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이전 글에서, 이메일, ERP, 결제 솔루션 사이의 간격을 메우기 위해 RPA 및 인지 자동화를 추가하여 조달에서 결제까지의 절차를 완전히 자동화할 수 있는 방법에 대해 설명했습니다. 또한 Bot Store에서 사전 구축된 봇을 활용하여 이런 프로젝트를 구현하는 가장 쉬운 방법에 대해서도 이야기했습니다.
이제 저는 왜 AP 자동화가 중요하며 조달에서 결제까지의 절차에서 반자동화와 완전 자동화의 차이점에 대해 집중적으로 말씀 드리겠습니다. AP 부서 책임자들의 가장 큰 골치거리에 집중하면서, 자동화가 이를 어떻게 해결하는지 확인할 수 있습니다.
1. 조달에서 결제까지 절차 효율성. AP 부서는 충분한 리소스를 가지고 있는 경우가 거의 없으며 항상 적은 리소스로 많은 일을 수행하도록 압박을 받고 있습니다. 특히 어려운 점은 유입되는 송장의 흐름으로 인해 처리 효율성이 떨어진다는 것입니다. 처리 효율성은 FTE(Full Time Equivalent)당 송장 수로 측정되며, 이는 하루 8시간 근무하는 AP 직원과 맞먹습니다. 아래 차트는 P2P 자동화 수준에 따라 한 명의 전문가가 1년에 처리하는 평균 송장 수를 보여줍니다.
미지급금 자동화를 채택하여 70% 이상의 송장을 전자적으로 수신하고 자동화된 워크플로를 통해 처리하는 조직에서는 한 명의 AP 직원이 연간 22,500건 이상의 송장을 처리할 수 있습니다. 여전히 수작업으로 송장을 처리하고 있는 유사 조직에서는, AP 직원의 성과가 10배까지 적을 수 있습니다.
2. 송장 처리 비용. IOFM(Institute of Finance and Management)의 데이터는 자동화의 수준에 따른 송장 처리 평균 비용을 보여줍니다. 이 수치에는 간접비와 초기 자동화 비용과 같은 일부 비용은 포함되어 있지 않지만, 서로 다른 조직 간의 AP 기능은 비교해서 보여주고 있습니다. 고도로 자동화된 AP 부서는 비용을 최대 80%까지 줄일 수 있습니다.
출처: 2017년 IOFM(Institute of Finance and Management) AP 벤치마크 보고서
3. 공급업체 관계. 보다 효율적인 송장 처리는 더 많은 정시 지불로 귀결됩니다. 상당한 수준의 자동화가 구축되어 있는 IOFM 응답자의 약 29%는 비-PO 송장의 최소 96%를 적시에 지불하고 있다고 보고 했는데, 중간 정도의 자동화가 이뤄진 응답자의 13% 수준에 비해 아주 높은 수치입니다. 이는 공급업체가 더 행복해지고, 직원도 스트레스를 덜 받아서 직장 생활에 더 만족하게 된다는 것을 의미합니다. 조기 지불은 추가 할인을 통해 더 많은 비용 절감으로 이어질 수도 있습니다.
전반적으로 자동화는 AP 프로세스의 성능을 개선시키고 수작업 또는 반자동화 환경에서 요구되는 송장 데이터 입력, 수작업 송장 처리 및 라우팅을 제거함으로써 비용을 절감합니다. 이 기술은 자동으로 송장 데이터를 추출, 검증하여 PO와 송장을 서로 매칭시키고, 납품 확인 영수증과 함께 승인된 송장을 ERP 플랫폼에 직접 등록합니다. 검토, 승인 또는 예외 처리가 필요한 모든 송장은 미리 설정된 규칙을 기반으로 특정 개인에게 전자적으로 전달됩니다.
또한 대시보드는 매니저에게 병목 지점을 알려주고 사용자에게 만기가 다가오고 있는 송장을 자동으로 알려줍니다. 이 기술은 주요 생산성 지표를 추적하므로 미지급금을 공급업체에 지불하기 위해 더 이상 여러 은행 시스템에 수수료를 지불할 필요가 없게 됩니다.
조달에서 결제까지 전체 절차의 자동화가 왜 그렇게 중요한지, 그리고 RPA 기술과 인지 Document Automation의 결합이 최고 수준의 자동화를 어떻게 달성하는지에 대해 자세히 알아보려면 온디맨드 웨비나를 시청하십시오.
