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나날이 경쟁이 심화되는 세계 시장에서 기업이 성공하려면 신규 시장에 진출하고, 기존 시장에 대한 점유율을 확대하고, 경쟁자를 물리치는 등 기회를 재빠르게 잡을 수 있어야 합니다.
하지만 많은 비즈니스가 구매조달 프로세스에서 원활하지 못한 처리로 빠른 성공 실현에 어려움을 겪고 있습니다.
상품과 서비스의 구매를 위해 많은 기업들은 다음 작업을 수작업으로 수행해야 합니다.
- 요구 사항 계획
- 견적 요청서 발행
- 재고 수준 모니터링
- 구매 주문서 요청 및 승인
- 공급업체 정보 수집 및 관리
- 공급업체에 구매 주문서 생성 및 발행
- 공급업체 송장 처리 및 승인
- ERP에 승인된 송장 등록
- 공급업체 대금 지급
- 지출에 대한 조정 및 보고
이처럼 구매조달 프로세스에 많은 시간이 소요되어 비즈니스 기회를 놓치는 경우가 발생합니다.
예를 들어, 조달에 대한 APQC의 개방형 표준 벤치마킹에 따르면, 자동화가 안 되어 있거나 거의 없다시피 한 기업은 하나의 구매 주문서를 발행하는 데 24시간이 소요됩니다. 반대로 구매조달 프로세스를 자동화한 기업은 하나의 구매 주문서를 발행하는 데 8시간 밖에 소요되지 않습니다.
또한 직원들은 수작업으로 이루어지는 반복적인 구매조달 업무에 많은 시간을 할애합니다.
조달에 대한 APQC의 개방형 표준 벤치마킹 결과에 따르면, 자동화가 안 되어 있거나 거의 없는 기업의 경우 상근상당인력(FTE, Full Time Equivalent)당 구매 주문서 처리량이 자동화 수준이 높은 기업 대비 절반 이하의 수준(615.7 vs. 1302.1)이었습니다.
신속해진 구매조달 주기로 실현되는 비즈니스 가치
구매조달을 담당하는 리더는 프로세스 주기가 개선되지 않는 상황을 그냥 보고만 있으면 안 됩니다. Gartner의 Procurement 2020 보고서의 예측에 따르면, 앞으로 이 부문 전문가의 미래는 얼마나 신속하게 구매조달을 운영하고, 비즈니스 통찰력을 제공할 수 있는지에 따라 좌우될 것입니다. 구매조달 주기 시간이 단축되면 다음과 같은 이점을 누릴 수 있습니다.
- 직원의 시간 낭비를 없애고 운영 비용 절감
- 내부 이해관계자에 대한 서비스 향상
- 규제 관련 추적, 제어 및 보고 기능 강화
- 예산 부족 및 무단 지출 사전 식별
- 송장 및 지불 상태에 대한 공급업체 문의의 신속한 해결
- 공급업체와의 계약 협상에 사용할 강력한 카드 확보
- 공급 시장과 공급업체의 성과를 자세히 분석하여 신속하게 대응
인지 자동화와 로봇 프로세스 자동화(RPA)는 단순하고 반복적인 작업을 제거함으로써 주기 시간을 단축하여, 구매조달 전문가로 하여금 더 높은 가치의 작업에 집중할 수 있도록 합니다.
RPA는 소프트웨어 봇에게 키 입력을 복사하거나, 정의된 규칙 세트를 따르도록 지시함으로써 간단하고 반복적인 작업을 복제하고 자동화합니다. 봇은 마치 사람처럼 시스템과 상호작용을 합니다. 또한 이 기술은 대부분의 경우 플러그 앤 플레이로 작동하므로 기존 시스템이나 애플리케이션을 변경할 필요가 없습니다.
Gartner의 2018 조달 경영진 우선순위 설문 조사에 참여한 조달 리더의 75%는 낮은 가치의 활동을 없애는 일을 시급한 문제로 인식하고 있습니다.
인지 자동화는 인간의 뇌가 작동하는 방식을 모방하는 이미지 처리, 패턴 인식, 상황별 분석, 자연어 처리 및 머신 러닝 등의 인공 지능(AI) 기술을 적용하여 봇이 결정을 내리거나 작업을 완료할 수 있도록 돕습니다.
인지 기능을 갖춘 RPA 솔루션은 분야 전문성이 내장되어 있어 구매조달 프로세스와 같이 고도로 전문화된 프로세스에 요구되는 고유한 프로세스 관련 데이터를 찾아낼 수 있습니다. 컴퓨터 비전, 광학 문자 인식(OCR) 기술 및 퍼지 로직의 조합이 데이터를 추출하고 보강하는 동안 머신 러닝은 캡처된 데이터의 정확성을 향상합니다. 인지 자동화는 지능형 시스템이 모든 비정형 데이터를 추출할 수 있도록 돕습니다. 문서에서 데이터를 캡처한 후 판독하면 RPA 봇이 규칙 기반 자동화에 사용할 수 있습니다.
이렇게 하면 문서 중심의 구매조달 프로세스의 STP(일괄 처리율)를 매우 높이고, 사람의 개입이 없는 빠른 전체 비즈니스 프로세스 자동화를 실현할 수 있습니다.
시간 소모적인 수작업 프로세스가 줄어듦에 따라 구매조달 부서는 사업 부서에 소싱 관련 고문 역할을 하고 구매 전략의 개발과 관리에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
기업은 그 어느 때보다 더 빠르게 움직여야 합니다.
인지 자동화 기능을 갖춘 RPA는 구매조달 부서가 이 속도에 발맞출 수 있도록 합니다. 인지 자동화 기능을 갖춘 RPA가 구매조달 주기를 가속화하는 방법에 대해 알아보고 싶으십니까?
