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워크플로 자동화는 로보틱 프로세스 자동화(RPA) 및 비즈니스 프로세스 자동화와 같은 일반적인 자동화 형태를 사용하여, 예를 들어 신규 직원의 온보딩 단계를 수행하기 위해 정의된 비즈니스 규칙에 따라 IT 시스템 구성 요소 간에 적절한 정보를 이동시킵니다.
워크플로 자동화는 인간의 개입 없이 반복 가능한 일련의 단계로 모든 직무 기능(HR, 회계, 조달 등)의 디지털 프로세스를 흐르게 하는 핵심입니다. 사용자는 해당 단계를 정의하고 드래그 앤 드롭이나 발생해야 할 일을 모델링하는 등의 셀프 서비스 방법으로 워크플로를 자동화하기 위해 각 단계에서 무엇을 해야 하는지 식별하기만 하면 됩니다. 이에 따른 자동화로 인해 이러한 프로세스는 기업 규모에서 보다 일관되고 정확하며 효율적으로 진행됩니다.
워크플로 자동화의 이점은 무엇인가요?
워크플로 자동화를 통해 사용자가 수작업이나 서류 작업보다 더 많은 워크플로를 더 빠르고, 쉽고, 더 잘 완료할 수 있도록 지원하여 디지털 혁신의 이점을 누릴 수 있습니다. 워크플로 자동화 소프트웨어의 셀프 서비스 특성은 기술에 정통한 직원뿐만 아니라 모든 직원에게 이러한 이점을 제공합니다.
이 도구들은 각 비즈니스 부서가 생산성을 향상시킬 수 있도록 도와주어, 회사가 더 많은 일을 처리하고 핵심 임무 목표를 달성할 수 있게 합니다. 워크플로 자동화를 통해 기업은 일반적으로 느리고, 일관성이 없으며, 오류가 발생하기 쉬운 수동 프로세스를 가속화하여 직원 활용도를 극대화할 수 있습니다. 워크플로 자동화 도구는 이러한 병목 현상을 제거합니다. 구체적 이점은 다음과 같습니다.
정확도
인보이스가 정확한 금액으로 지급되도록 확인하는 것과 같은 중요한 부서 기능의 정확성은 워크플로우 자동화 소프트웨어를 사용하면 자연스럽게 향상됩니다. 인간 직원과 달리, 이러한 자동화 도구는 훈련된 대로 항상 정확하게 수행하기 때문입니다. 이 접근 방식은 인적 오류를 제거합니다.
비용 절감
워크플로 자동화는 조직이 더 적은 자원으로 더 많은 성과를 달성하는 데 필수적입니다. 인간의 효율성과 생산성을 향상시키면 오류와 관련된 비용이 크게 절감되고 특정 워크플로를 완료하는 데 필요한 직원의 수가 감소합니다.
투명성
워크플로 자동화 소프트웨어는 가장 복잡한 프로세스의 가시성을 높이는 데 매우 중요합니다. 이는 프로세스가 명확히 정리되고, 반복 가능하며 지속 가능하도록 보장하여, 특정 비즈니스 결과에 대해 어떤 직원이나 요소가 책임이 있는지 완벽하게 추적할 수 있게 합니다. 그렇지 않으면 이를 조사하는 데 비용이 많이 들고 시간이 소요될 수 있습니다.
직업 만족도
워크플로 자동화가 지원하는 더 높은 수준의 생산성과 효율성은 단순히 수익에만 영향을 미치지 않습니다. 이러한 효과 개선은 개별 근로자의 직무 만족도 향상으로 이어져 직원 유지율이 증가하고 인재 확보도 더 용이해집니다.
워크플로 유연성
사용자는 작업의 난이도에 상관없이 워크플로에서 아무리 많은 작업이라도 계획하고, 이행하며 작업 완료를 조율할 수 있습니다. 이후, 기업의 워크플로 요구 사항을 충족시키기 위해 구조화되지 않은 데이터와 구조화된 데이터를 포함하는 복잡한 프로세스를 자동화할 수 있습니다.
확장성
규모는 워크플로 자동화 소프트웨어의 가장 큰 이점 중 하나일 것입니다. 이는 사용자가 데이터나 사람이 얼마나 많이 관련되었는지와 관계없이 모든 프로세스의 개별 작업을 수행할 수 있게 해줍니다. 예를 들어 최근 합병으로 인해 발생한 근로자의 보안 자격 증명을 구현하는 것과 같습니다. 이러한 워크플로를 자동화하면 규모가 훨씬 더 작을 때처럼 프로세스가 원활하게 진행됩니다.
누가 워크플로 자동화를 사용하나요?
워크플로 자동화는 다양한 산업 분야와 사업 부문에 수평적으로 적용할 수 있습니다. 어떤 식으로든 이런 유형의 자동화를 사용하지 않는 산업이나 부서를 찾는 것은 어려울 것입니다. 효율성, 효과성, 규모 확장, 비용 절감이라는 핵심 이점은 어떤 업무 환경에서든 보편적으로 바람직하기 때문에, 워크플로 자동화는 이러한 차별화된 요소들과 관계없이 대부분의 업무 환경에서 찾아볼 수 있습니다.
그럼에도 불구하고 워크플로 자동화의 부서별 활용 사례는 일부 비즈니스 부서에서 다른 부서보다 더 많습니다. 인사 관리는 전통적으로 서류에 지나치게 의존했기 때문에 워크플로 자동화에 가장 적합한 분야입니다. 회계에도 같은 논리가 적용됩니다. 고객 지원팀 역시 워크플로 자동화 소프트웨어를 자주 사용하는데, 그 이유는 고객 만족을 위해 여러 시스템에 빠르게 접근하여 문제를 해결할 수 있기 때문입니다.
금융 서비스와 은행업은 지식 노동자에 대한 지원 덕분에 워크플로 자동화 도구의 도입률이 가장 높을 가능성이 큽니다. 다른 분야로는 보험, 영업 및 마케팅, 의료 등이 포함됩니다. 활용 사례는 다음과 같습니다.
인사 관리(HR)
워크플로 자동화는 인사 관리에서 여러 가지 중요한 기능을 간소화하고 가속화합니다. 이러한 도구는 직원의 온보딩 및 오프보딩을 관리하는 것 외에도 휴가 요청, 근무 시간표 및 혜택 처리에 필요한 다양한 단계를 관리하는 데 효과적입니다. HR과 관련된 모든 변경 사항, 예를 들어 건강 보험 플랜과 같은 것들을 신속하게 처리하는 데 유용합니다.
법무
워크플로 자동화는 개별 법무 부서나 법률 분야의 회사에서 핵심 기능을 자동화하는 데 중요한 역할을 합니다. RPA와 같은 방법은 클라이언트 등록 양식에서 정보를 추출하고 이를 하위 IT 시스템에 배치하는 데 매우 효과적입니다. 사용자는 또한 워크플로를 자동화하여 케이스 마감일, 계약 검토 및 법적 보류를 추적할 수 있습니다.
IT 팀
IT 분야에서 워크플로 자동화는 매우 다양한 용도로 사용됩니다. 가장 시급한 문제는 워크플로 자동화를 사용하지 않을 경우 항상 단순하지만은 않을 수 있는 서비스 요청을 처리하는 것입니다. 이 접근 방식은 보안 사고를 처리하고 대처하는 데 유용하며, 새로운 계정을 설정하는 데도 유용합니다. 또한, 워크플로 자동화 도구는 감사 및 데이터 거버넌스 목적으로 임시 서비스 액세스 요청을 가속화합니다.
회계
효과성을 높이기 위해 자동화할 수 있는 여러 회계 워크플로가 있습니다. 승인이나 요청(CapEx 또는 AFE 요청, 경비 승인 등)과 관련된 대부분의 작업은 자동화하여 처리 시간을 단축할 수 있습니다. 마찬가지로, 지급금, 수취금 또는 급여 변경과 관련된 항목은 워크플로 자동화 솔루션에 적합합니다.
의료 서비스
워크플로 자동화는 의료 분야의 가장 중요한 프로세스 중 일부를 개선합니다. 진단 및 의료 절차에 대한 청구서 양식 처리 외에도, 다양한 청구 업무의 자동화에 중요한 역할을 합니다. 운영상의 이점으로는 대기 근무 로테이션 처리와 직원의 근무 일정 처리가 포함됩니다. 추가적인 예로는 환자 입원 및 퇴원 양식 처리가 있습니다.
금융 서비스/보험
금융 및 보험 분야의 핵심 프로세스 중 일부는 워크플로 자동화 기능을 통해 일상적으로 처리됩니다. 주택담보대출과 대출에 대한 청구 처리(승인 절차의 일부 포함)는 가장 중요한 사례 중 일부입니다. 다른 사례로는 금융 분석가와 투자자가 결정을 내릴 수 있도록 정보를 식별하고 수집하는 것이 포함됩니다.
워크플로 자동화를 시작하려면 어떻게 해야 하나요?
사용자는 자동화로 이익을 얻는 프로세스를 결정하고, 자동화의 비즈니스 목표를 설정하고, 자동화 소프트웨어를 선택하고, 팀원들에게 소프트웨어 사용법을 교육하며, ROI를 확장하기 위한 KPI를 사용하여 워크플로를 개선하는 5단계 계획에 따라 워크플로 자동화를 시작할 수 있습니다.
1단계
자동화에 도움이 되는 프로세스를 식별하는 방법은 여러 가지가 있습니다. 이러한 작업은 명확한 것(어떤 프로세스가 자주 다시 수행되어야 하는지, 어떤 프로세스가 비용에 가장 큰 영향을 미치는지, 또는 어떤 프로세스가 직원 효율성에 가장 해로운지)부터 흐름도 형태로 프로세스 내의 작업을 시각적으로 표현하는 과학적인 작업까지 다양합니다. 일반적으로 두 가지 접근 방식을 결합하는 것이 가장 효과적입니다. 다른 작업보다 더 복잡하거나, 임무에 필수적이거나, 매우 반복적인 작업은 자동화에 적합합니다.
2단계
다음으로, 프로세스와 관련된 비즈니스 목표를 개략적으로 설명하는 것이 중요합니다. 이는 이상적으로는 변동을 최소화하면서 명확하게 정의되어야 하며 프로세스의 자연스러운 결과여야 합니다. 이러한 목표를 "양자택일"의 관점에서 생각하는 것이 도움이 됩니다. 예를 들어, 신청자는 대출에 대해 승인을 받거나 거부됩니다. 이 단계에는 워크플로의 어떤 작업이 염두에 둔 비즈니스 목표에 기여하는지, 그리고 어떻게 기여하는지를 명확하게 하 것이 내재되어 있습니다. 프로세스는 다면적일 수 있지만, 그 안의 작업과 비즈니스 목표와의 관계는 간단해야 합니다.
3단계
어떤 워크플로 자동화 소프트웨어를 선택해야 할지 결정할 때는 몇 가지 사항을 고려해야 합니다. 이는 구체적인 활용 사례, 업계 및 부서에 따라 달라집니다. 의사결정이나 분석과 관련된 작업의 경우 RPA(인공지능 및 머신 러닝과 자주 결합됨)가 유용합니다. 이 단계에서는 다음 사항을 생각해야 합니다.
4단계
워크플로 자동화 도구를 성공적으로 사용하려면 사용자를 교육하는 것이 기본입니다. RPA와 같은 옵션은 학습 곡선이 매우 낮고 많은 교육이 필요하지 않습니다. 일반적으로 조직은 소프트웨어가 화면에서 수행하기를 원하는 프로세스를 간단히 보여주고, 소프트웨어는 이를 내부화하고 자동화합니다.
5단계
마지막 단계는 생산 결과에 따라 워크플로를 개선하는 것입니다. KPI는 워크플로 자동화 소프트웨어의 성공 여부를 판단할 수 있습니다. 예를 들어, 사용자는 자동화된 워크플로 승인의 기준으로 사용되는 정확도의 임계값(예: 특정 고객 서비스 요청을 충족하는 데 필요한 정보를 검색하는 경우 정확도 90% 이상)을 설정할 수 있습니다. KPI를 지속적으로 모니터링하고 평가하면 프로세스 자동화를 통해 비즈니스 목표를 달성하기 위해 워크플로를 얼마나 변경해야 하는지, 그리고 언제 변경해야 하는지 알 수 있습니다.
워크플로 자동화에 관해 자주 묻는 질문
워크플로 자동화는 일련의 절차적 규칙에 따라 작업, 정보 또는 문서가 한 참가자에게서 다른 참가자에게 전달되는 비즈니스 프로세스를 설계, 실행 및 자동화하는 것입니다.
워크플로 자동화는 효율성을 높이고, 오류 가능성을 줄이며, 불필요한 작업을 없애고, 표준화된 방식으로 프로세스를 완료하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 투명성이 높아지고 진행 상황을 추적하기가 더 쉬워질 수도 있습니다.
반복적이고 예측 가능하며 규칙을 기반으로 한 작업은 워크플로 자동화에 매우 적합합니다. 여기에는 인보이스 처리, 직원 온보딩, 고객 지원 티켓 등이 포함될 수 있습니다.
워크플로 자동화는 간단한 작업 자동화 소프트웨어부터 인공지능과 머신러닝을 활용하는 보다 고급 플랫폼에 이르기까지 다양한 도구를 사용하여 달성할 수 있습니다.
난이도는 자동화되는 워크플로의 복잡성에 따라 달라질 수 있습니다. 그러나 적절한 도구와 지침이 있다면 대부분의 기업은 워크플로 자동화를 성공적으로 구현하여 효율성과 생산성을 개선할 수 있습니다.
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