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Google Cloud Google Cloud 與 Automation Anywhere 使企業能快速追蹤其 AI 和自動化作業流程。 Google Cloud
Amazon Web Services 結合自動化成功平台與 AWS，簡化工作流程、降低成本，讓自動化變得更加容易 Amazon Web Services - 資源
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人力資源專業人員的工時經常花在資料輸入與檔案管理上，但其實這些工作很多都可透過能減少手動資料輸入需求的工具來自動化。此外，導入自動化工作流程也意味著人力資源專業人員可以花更多時間做他們最擅長的事，亦即為員工提供指引與關懷。
機器人流程自動化 (Robotic Process Automation，RPA) 可讓您依人力資源 (Human Resources，HR) 部門的要求來設計簡單或複雜的工作流程。建立多個工作流程可讓您輕鬆地在整個員工生命週期中，規劃從應徵、支付薪資到退休和離職手續等自動化文件的傳送程序。您可以把它想像成自動化的文件管理。
Automation Anywhere 的 RPA Document Automation 和為 HR 預先建置的工作機器人都是必備工具。您可以從收集電子簽名之類的小型程序開始，或是深入進行概念驗證以瞭解 RPA 能如何擴展以協助您的組織。接著，請看看導入 HR 自動化能為您的盈虧帶來什麼影響，就像這家全球銀行所做的。
自動化文件管理系統能為 HR 帶來哪些好處？
許多 HR 工作都極度依賴手工程序與人力監督。不幸的是，很多 HR 主管都認為，機器人程式缺乏人情味，無法創造太多價值。事情絕非如此。記錄擷取自動化功能可轉換 HR 工作，提高效率、精準度，以及可存取性。RPA 可與大部分的 HR 軟體搭配運作，讓您的 Workday、Jobvite 和 OKTA 系統能持續運作，不需因為進行導入而停機。這是個雙贏局面。
改善協同作業員工記錄擷取自動化 (Employee Record Retrieval Automation，ERRA) 的設計旨在進行跨部門尋找、推廣及訓練新進員工，同時改善員工留任率。此外，ERRA 也能降低多步驟、多重登入程序的複雜度，並能夠在多個 HR 合作夥伴系統之間協同運作。
降低成本自動化文件處理符合成本效益。這能讓招募和到職作業更有效率，同時也能減少工作重複的情形，並降低對 HR 專業人員的需求。簡言之，您將自動化機制整合到 HR 部門的程度越高，所節省的成本就越多。
以資料為導向的決策方式RPA 機器人程式可接受訓練以產生關於員工績效或工作流程的詳細報告，並即時發現問題或機會，為企業提供更詳盡的組織資訊及其員工資訊。
改善準確性手動輸入內部資料往往重複性很高。越多人必須執行這些動作，並將資料從一個資料庫移轉至另一個資料庫，他們就越有可能犯下代價高昂的錯誤。如記錄擷取等自動化的 HR 工作流程，可消除風險，並確保您再也不會遺失文件。
合規性自動化的記錄與文件擷取可包含可稽核的記錄，讓法規遵循主管與專家能夠用於確實遵守當地、國家及國際的政策、法規與條例。機器人程式也能根據政府資訊管理政策來找出和移除個人識別資訊 (Personally Identifiable Information，PII) 資料。
更好的員工資料管理除了合規性外，妥善管理員工資料，例如處理職務變動、升遷，或是到不同部門的垂直移動等，就意味著要持續更新該資訊。此程序可能會充滿許多錯誤且十分耗時。智慧自動化功能可彙整資料、減少錯誤、加速循環時間，並降低成本。
自動化文件管理對誰有好處？
文件管理自動化的運用並不僅限於 HR 部門。公司內的任何部門都能受益於其運用，因為這有助於消除紙本程序，並改善所有部門的生產力與獲利能力。
Dell 運用 RPA 自動化小型任務以提升 HR 的生產力
「我們擁有大量各種不同的自動化，有些非常複雜，有些則相當簡單。我們全力嘗試透過執行這些自動化來改變工作方式。」
– Dell 業務流程啟用部門，人力資源資訊系統主管 Joe Cotnoir 
85%
效率提升
30
2019 年單年部署的 HR 自動化數量
文件管理自動化能夠如何幫助人力資源部門
將收集文件、確認資訊、法規遵循和歸檔等程序自動化，可節省 HR 專業人員的時間。HR 部門經常受制於許多重複的文件管理任務，以至於無法專注於專業及策略性的工作。然而，結合文件管理和記錄擷取系統與其他 RPA 及業務工作，則可讓自動化的優勢不侷限於基本工作。
聘僱流程自動化
- 處理應徵與履歷
- 將技能與工作配對，找出最適合者
- 文件驗證
- 到職程序
- 薪資與福利登記
- 身分識別、帳戶設定及員工控制面板
溝通
- 視需要擷取文件
- 在認證到期時提供通知
- 讓員工隨時掌握如應計的休假和醫療保健福利等細節資訊
- 產生合約、退休和離職文件
- 向符合資格的人員宣傳內部升遷機會
- 自動要求並更新記錄
智慧文件處理
- 追蹤認證到期日
- 產生高品質報告
- 發現遺漏的資訊或文件
- 追蹤文件使用狀況與績效指標
- 將資料標準化，讓其他程式能夠存取
- 確認文件的有效性
安全性與合規性工作
- 監管鏈記錄
- 交互參照以彌補資訊系統間的差距
- 編碼、加密及其他安全措施
- 控制文件存取
- 自動化文件清除
- 監控是否具有足夠的訓練與認證
選擇文件處理與管理解決方案時應注意的事項
最好的人力資源管理軟體必須整合靈活度、易用性及一致的安全要求，才能維持最佳體驗。這絕對不是件容易的任務，不過 Automation Anywhere RPA 的雲端原生平台和獨特的功能組合能滿足所有這些需求，因而得以成為全球企業的首選。
Automation Anywhere 的 HR 文件管理解決方案使用可輕鬆部署的機器人程式、人工智慧 (Artificial Intelligence，AI) 和機器學習 (Machine Learning，ML) 技術來建立功能強大的動態工作流程。在短時間內，這些自動化的全通路解決方案將執行多項任務，並提供可據以行動且可測量的洞見讓您運用，以便在拓展業務的同時將風險降至最低。如此一來，您就能將 HR 部門的效能最大化，同時確保您的業務在未來的競爭中表現亮眼。
企業如何開始自動化文件處理
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