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Frage: Wenn sich eine Umgebung ändert und eine automatisierte Aufgabe nicht funktioniert, was dann?
Antwort: Wenn es bei der IT ein „Hot Button“-Problem gibt, dann ist dies das Problem der Änderung selbst, und die Frage, wie eingeführte Systeme damit umgehen und Schritt halten können. Wenn sich die Back-End-Systeme ändern, kann die Automatisierungssoftware auf verschiedene Weisen darauf reagieren. Zunächst verfügt eine robuste Automatisierungssoftware über integrierte Fehlerbehandlungsmechanismen, um solche Probleme zu erkennen, wenn sie auftreten. Es ist sehr einfach, Logik in das System zu integrieren, wenn Szenarien gewünscht werden, in denen das System auf eine bestimmte Weise reagieren soll. Wenn sich Systeme und Umgebungen ändern, ermöglicht Automatisierungssoftware auch die einfache Bearbeitung von Skripts, ohne dass diese neu geschrieben oder automatisierte Aufgaben neu aufgezeichnet werden müssen.
Frage: Erkennt das Tool Prozesse, die automatisiert werden sollen?
Antwort: Eine der ersten Fragen, die bei der Prüfung von Software gestellt werden, ist einfach „Was können wir automatisieren?“ Es gibt immer zwei mögliche Antworten darauf.
1. Sie haben auf jeden Fall die beste Kontrolle über Ihre täglichen Geschäftsabläufe und können daher selbst bestimmen, welcher Prozess automatisiert werden sollte, um Ihnen den größtmöglichen Nutzen zu bieten. Aber wie bestimmen Sie, was zuerst automatisiert werden sollte? Ihre Automatisierungssoftware sollte über einen ROI-Rechner verfügen, um festzustellen, welche Prozessautomatisierung die meisten Vorteile bietet, um diese dann zu priorisieren.
2. Neben ROI-Rechnern besteht die beste Möglichkeit zur Ermittlung Ihrer Automatisierungskandidaten im Crowdsourcing von Informationen in Ihrem Unternehmen. Sie können bereits vorhandene Ideengenerator-Tools verwenden oder – für einen noch effizienteren Weg von der Idee bis zur Automatisierung – ein Tool wie Cumulus, das alle Angehörigen Ihres Unternehmens dazu aufruft, Aufgaben für die Automatisierung vorzuschlagen, anderen die Möglichkeit zu geben, über Aufgaben abzustimmen, und das anzeigt, wie viel Zeit durch die Automatisierung einer bestimmten Aufgabe eingespart wird; dazu können Sie direkt zur Automatisierung der Projekte mit den meisten Stimmen oder der besten Investitionsrendite übergehen.
Frage: Mit wie vielen verschiedenen Systemen kann dies interagieren bzw. arbeiten?
Antwort: Automatisierungssoftware, die Front-End-Automatisierung verwendet, ermöglicht Ihnen die Interaktion mit praktisch allen Arten von Systemen, da keine Back-End-Codierung erforderlich ist. Und, ja, dazu gehören auch ältere LOB-Systeme mit „Dinosaurierstatus“.
Frage: Wie genau ist dies?
Antwort: Die Genauigkeit, die für IT-Teams von allergrößter Bedeutung ist, wird in Ihren Gesprächen über Automatisierungssoftware mit Sicherheit angesprochen werden. Automatisierungssoftware beantwortet im Kern diese Frage, da sie hauptsächlich dazu dient, Zeit zu sparen, Kosten zu senken und menschliche Fehler zu reduzieren. Es gibt die Redensart, dass „Automatisierung niemals Urlaub macht“, und das stimmt auch. Viele Aufgaben und Prozesse können ständig ohne Fehler oder Ermüdungserscheinungen ablaufen. Falls Fehler auftreten, gibt das System Alarme aus und informiert Sie sofort. Dadurch wird verhindert, dass Sie Zeit oder Geld für einen Fehler verschwenden, der möglicherweise übersehen wurde und später größere negative Auswirkungen haben könnte.
Frage: Wie wird die Aufgabenerstellung gesteuert?
Antwort: Es gibt viele Möglichkeiten, um zu verhindern, dass die Automatisierung außer Kontrolle gerät (oder dass die Möglichkeit zum Erstellen von Aufgaben an Anfänger übertragen wird, wobei Sie dann sowieso später intervenieren müssen). Zu den Optionen gehören:
1. Auswahl einer ausgewählten Gruppe von internen Verantwortlichen, die automatisierte Aufgaben und Prozesse entwickeln und die Aufgabenerstellung übernehmen.
2. Die Ausgabe von (Runtime-)Lizenzen an andere Personen im Unternehmen, die auf jeden Fall Automatisierungen verwenden sollten, die Aufgaben jedoch nicht unbedingt selbst erstellen müssen.
3. Die Verwendung direkter oder Online-Schulungsmöglichkeiten des Unternehmens, um sicherzustellen, dass alle Personen, die Aufgaben erstellen sollen, gründlich dafür ausgebildet sind.
Welche Fragen erwarten Sie von Ihrer IT-Abteilung zur Automatisierung?
