Neue Studie: Die am meisten gehasste Tätigkeit im Büro

Eine weltweite, von Automation Anywhere beauftragte Studie enthüllt, dass Büroangestellte im Durchschnitt mehr als drei Stunden am Tag für manuelle, repetitive Aufgaben aufwenden, die nicht Teil ihrer eigentlichen Tätigkeitsbeschreibung und fehleranfällig sind. Insgesamt wurden mehr als 10.000 Mitarbeitern in elf Ländern befragt.

Die von OnePoll durchgeführte Studie untersuchte den Zeitaufwand und die Haltung von Mitarbeitern zu repetitiven, manuellen, digitalen Verwaltungstätigkeiten in modernen Unternehmen. Die Studie zeigt, dass 47 Prozent der Befragten, die sich geäußert haben, digitale Verwaltungstätigkeiten langweilig finden und 48 Prozent sehen ihre Fähigkeiten in Verwaltungsaufgaben schlecht eingesetzt. Für 51 Prozent der Teilnehmer weltweit, in Indien sind es sogar 80 Prozent, lenken diese administrativen Aufgaben von ihrer eigentlichen Arbeit ab und bei 64 Prozent wird dadurch die Produktivität verringert. Mehr als die Hälfte der befragten Millennials (52 Prozent) sind der Meinung, sie wären produktiver, wenn sie weniger Verwaltungsaufgaben zu erledigen hätten. Millennials liegen somit leicht über dem Durchschnitt von 48 Prozent.

„Vor nicht allzu langer Zeit, wurden die technologischen Erneuerungen am Arbeitsplatz noch als Befreiung gesehen“, erklärt Shelly Kramer, Principal Analyst, Futurum Research. „Das Zeitalter des PCs befreite Büroangestellte von starren Prozessen und gab uns die Kontrolle über unseren eigenen Workflow. Aber die Zeiten haben sich geändert und eine Reihe von Aufgaben sind zu einer erheblichen Last geworden. Heutzutage untergraben die vielen administrativen Tätigkeiten am Computer, die auch automatisiert werden können, die Produktivität und die eigene Zufriedenheit.“

Dateneingabe ist die weltweit am meisten gehasste Aufgabe

Die Rangliste der am meisten gehassten Tätigkeiten im Büro führt die manuelle Dateneingabe an. Mitarbeiter beschäftigen sich nach eigenen Angaben täglich vor allem mit der Eingabe von Daten in den Computer oder andere Geräte, dicht gefolgt von der Verwaltung des E-Mail-Verkehrs und der Ablage digitaler Dokumente wie Tabellenkalkulationen, Bilder oder PDFs in Ordnern. Die Erstellung von Berichten aus IT- und Software-Systemen sowie das Rechnungsmanagement haben es ebenfalls in die Top 5 der meistgehassten Aufgaben geschafft.

Gleichzeitig zeigt die Studie, dass die drei meist gehassten Aufgaben auch die drei zeitintensivsten Verwaltungsaufgaben am Tag sind, so die Befragten – und dass, obwohl Hunderte von Software Robots (Bots) viele der manuellen Tätigkeiten übernehmen könnten.

Es gibt für fast alles einen Bot

Mehr als 700 Bots sind im Automation Anywhere Bot Store verfügbar. Sie sind in der Lage, viele der zeitintensiven und verhassten Tätigkeiten zu übernehmen und somit die darauf verwendete Zeit zu reduzieren. Ausgehend von einem Acht-Stunden Tag verlieren Mitarbeiter 60 Stunden pro Monat durch leicht zu automatisierende Tätigkeiten. Durch den Einsatz einer digitalen Workforce und die Automatisierung dieser repetitiven Aufgaben, erhalten Mitarbeiter ein Viertel ihrer jährlichen Arbeitszeit (4,5 Monate) zurück. Wird diese Zeit für andere Tätigkeiten verwendet, steigt die Produktivität und der Unternehmenswert.

Das hat nicht nur Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter im Berufsleben. Fast die Hälfte der Befragten gibt an, dass einfache Verwaltungsaufgaben sie oft davon abhalten, das Büro pünktlich zu verlassen. Das wiederum hat Auswirkungen auf ihr Privatleben bzw. ihre Work-Life-Balance. Besonders männliche Angestellte leiden darunter: 54 Prozent geben an, dass es ihnen schwerfällt, das Büro pünktlich zu verlassen. Im Vergleich dazu, ringen nur 43 Prozent der weiblichen Befragten damit.

Jedoch beschäftigen sich überproportional mehr Frauen mit der digitalen Verwaltung. 3,4 Stunden pro Tag verbringen Frauen mit diesen „verhassten” Tätigkeiten, bei den männlichen Kollegen sind es nur 2,8 Stunden. In den USA liegt der Durchschnitt bei allen Mitarbeitern bei insgesamt 2,9 Stunden pro Tag, in Deutschland sind es drei Stunden pro Tag; Brasilien, Korea und Mexiko kommen sogar auf 3,5 Stunden. Die 3,5 Stunden werden von Arbeitnehmern im öffentlichen Sektor in allen untersuchten Ländern erreicht, womit der öffentliche Dienst der verwaltungsintensivste Sektor ist. 69 Prozent der Befragten aus dem öffentlichen Sektor wünschen sich Technologien, die sie ohne viel manuellen Aufwand selbst verwalten können.

Durch Automatisierung manuelle Prozesse eliminieren

Mitarbeiter heutzutage begrüßen es, dass sich manuelle Prozesse durch Automatisierung reduzieren. 85 Prozent der Befragten sind zuversichtlich, dass die Automatisierung problemlos manuelle, repetitive Tätigkeiten im Büro übernehmen kann. 88 Prozent sind der Meinung, dass sie mit einer solchen Veränderung zufriedener wären. Die Studienteilnehmer sehen darin außerdem eine große Chance: So können sie sich durch den Zeitgewinn besser auf Aufgaben konzentrieren, die Produktivität in ihrer Abteilung steigern und Weiterbildungsmöglichkeiten nutzen.

Mitarbeiter sehen ihren Arbeitgeber in der Pflicht

Eine überwältigende Mehrheit (87 Prozent) der Teilnehmer, die die Frage beantwortet haben, wünschen sich, dass ihre Arbeitgeber eine höhere Anzahl manueller und repetitiver Arbeitsabläufe automatisieren. Mehr als die Hälfte (55 Prozent) würden ihren Job kündigen, wenn der manuelle Berg an Verwaltungstätigkeiten zu hoch wird. Für 85 Prozent der Befragten sind Unternehmen, die in die Automatisierung investieren, attraktive Arbeitgeber.

„Die Studie ist eindeutig: Repetitive, manuelle Arbeitsabläufe, die den Arbeitsalltag definieren, haben einen negativen Einfluss auf die Produktivität und Moral der Mitarbeiter“, sagt Stephan DeWitt, Chief Strategy Officer von Automation Anywhere. Das Versprechen der Digitalen Workforce ist deshalb, die Mitarbeiter davon zu befreien, um ihnen mehr Raum für bedeutendere Aufgaben zu geben. Unternehmen, die erfolgreich Automatisierungstechnologien einsetzen, genießen Wettbewerbsvorteile. Dazu gehören zum Beispiel eine höhere Produktivität und Attraktivität für Mitarbeiter und andere Talente.“

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Über die Studie

Automation Anywhere hat die unabhängige Forschungsgruppe OnePoll beauftragt, 10.500 Interviews mit Mitarbeitern, die im Büro tätig sind, in elf Ländern weltweit im Herbst 2019 durchzuführen. Die Befragten repräsentieren eine Vielzahl von demographischen Gruppen, Job-Leveln, Branchen und Unternehmensgrößen.

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