تحقيق الكفاءة: إستراتيجيات التشغيل الآلي القابلة للتنفيذ مع المديرين الماليين

بصفتي المدير المالي في Automation Anywhere، يشكِّل التعاون مع المدير التنفيذي للشركة في دفع عجلة التنمية جزءًا حيويًا في دوري. ومع ذلك، يمثل تحقيق النمو المربح وإدارة رأس المال العامل والحفاظ على النقد ودفع عجلة الإنتاجية تحديات تتطلب دراسة متأنية. وبصفتي المدير المالي، أسعى جاهدًا لتحقيق التوازن بين خفض التكاليف والاستثمار في المبادرات الإستراتيجية التي تعزز التنمية. وواحدة من الطرق الأساسية لتحقيق هذا التوازن هي من خلال التشغيل الآلي.

نعطي الأولوية للاستثمارات المتماشية مع أهدافنا الإستراتيجية لتعزيز قيمة المساهمين من خلال تبسيط العمليات وتوفير الشفافية لشركائنا التجاريين الإستراتيجيين. ولقد تمكنا من تقليل الأخطاء ما أدى إلى اتخاذ قرارات أسرع ومدروسة، وهو ما يساعد في نهاية المطاف على تأسيس قوة عاملة أكثر إنتاجية وسعادة.

التشغيل الآلي للعمليات المالية

في فريقي، ندرك تمامًا فوائد التشغيل الآلي، ليس فقط في توفير الوقت ولكن في الحصول على أفكار أكثر قابلية للتنفيذ. إليك بعض الأمثلة على المبادرات التي وضعناها في حيز التنفيذ داخل فريقنا:

• حساب ضريبة المبيعات: لقد وفر التشغيل الآلي الشامل لتحصيل ضريبة المبيعات وحساب الاقتطاع نحو 60-70% من وقت الموظفين وأتاح لهم التركيز على العميل بدلاً من العمل الورقي.
• تبسيط عمليات التحصيل وتحويل عروض الأسعار إلى النقد: لقد شهدنا تحسنا في الإدارة ومسارات التدقيق، ما أدى إلى تعزيز الامتثال وتقليل مشكلات الإمداد وتسريع إنشاء الفواتير وتقليل حالات رفض الفواتير وتسريع وقت التحصيل.
• إعداد تقارير المجموعات المحسَّن: لقد أدى تطبيق أدوات تنفيذ إعداد التقارير المتقدمة للحسابات المدينة إلى انخفاض كبير في فترة تحصيل المبيعات بنسبة 25% وتحسين التحصيل النقدي بنسبة 30%. ومن خلال تعزيز العمليات المبسطة والمعلومات المحدَّثة، يعمل فريق التحصيلات بشكل أكثر إنتاجية، ما يسمح لهم بتحديد أولويات الحسابات على نحو إستراتيجي.

نصائح للبدء

وبصفتي المدير المالي، أطمح في تنمية هذه المؤسسة المالية الأكبر بحيث تبقى متماشية مع تقدم العصر. في ما يلي بعض الاعتبارات التي أوصي بها لأقراني الذين يتطلعون إلى تحقيق التشغيل الآلي وزيادة الإنتاجية:

تقييم العمليات الحالية: ابدأ بتحليل العمليات الحالية وتحديد المجالات التي يمكن أن يكون فيها التشغيل الآلي فعالاً. فكر في العمليات المستهلكة للوقت والمتكررة والمعرضة للأخطاء.

تحديد عائد الاستثمار: لضمان فعالية التكلفة، يحتاج المديرون الماليون إلى حساب عائد الاستثمار (ROI) لكل مبادرة. ويتضمن ذلك تقدير نسبة التوفير في التكاليف وزيادة الإنتاجية التي ستنتج عن التشغيل الآلي ومقارنتهما بتكلفة تطبيق التقنية.

إعطاء الأولوية للأمان: يستطيع التشغيل الآلي جلب منافع كثيرة، ولكنه قد يتسبب كذلك في بعض المخاطر؛ وخاصةً في ما يتعلق بأمن البيانات. تأكد من تحقيق الأمن والامتثال للوائح ذات الصلة، فضلاً عن وضع تدابير أمنية إضافية مثل مركزية الوصول لضمان المصادقة المناسبة.

استخدام التشغيل الآلي للحفاظ على القدرة التنافسية: مما لا شك فيه أن الذكاء الاصطناعي، وخاصة الذكاء الاصطناعي التوليدي، سيصبح قريبًا جزءًا لا يتجزأ من حياتنا الشخصية والمهنية. بعض حالات الاستخدام التي يجب أخذها في الحسبان عند دمج الذكاء الاصطناعي التوليدي تشمل:

• عمليات التدقيق بالتشغيل الآلي تعمل على تحسين دقة تحليل البيانات المالية وسرعته واتساقه وقابليته للتوسع وإدارة المخاطر المتعلقة به، ما يتيح لمدققي الحسابات التركيز على المهام المعقدة وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية. يمكن للذكاء الاصطناعي بسهولة تحليل كميات كبيرة من البيانات للكشف عن الأوضاع غير الطبيعية أو التناقضات في التقارير والوثائق المالية.
• يُعد التنبؤ المالي وتحليل البيانات أمرين بالغي الأهمية في اتخاذ القرارات المستنيرة لتخطيط الأعمال والعمليات. ومع ذلك، فإن العمليات اليدوية تستغرق وقتًا طويلاً ومعرضة للأخطاء وقد تفوت أفكارًا حاسمة. يعمل التشغيل الآلي الذكي المدعوم من الذكاء الاصطناعي على تبسيط تحليل البيانات المالية والتنبؤ بها وزيادة الكفاءة والحد من الأخطاء وتعزيز إدارة المخاطر لتحقيق نتائج أفضل للأعمال.
• يعمل التشغيل الآلي المدعوم من الذكاء الاصطناعي على تبسيط مفاوضات الموردين من خلال مقارنة طلباتهم مع اتجاهات السوق وأسعار المنافسين بسرعة، ما يوفر الوقت للشركات ويمكِّنها من الحصول على صفقات وخصومات أفضل في أيام بدلاً من الحصول عليها في أسابيع أو أشهر.

اصنع فارقًا مع التشغيل الآلي

يؤدي المدير المالي دورًا حاسمًا في دفع عجلة تنمية الشركة من خلال التشغيل الآلي. ومن خلال التشغيل الآلي للمهام المتكررة، تستطيع فرق التمويل توفير الوقت وتقليل الأخطاء وتعزيز النمو. والسر هنا هو الطموح وتحديد المجالات التي يمكن أن يكون للتشغيل الآلي فيها أعمق تأثير.

وباتباع منهج التشغيل الآلي أولاً، يستطيع المدير المالي قيادة تحول المؤسسة ووضعها في طريق النمو المستدام. انضم إلينا في مؤتمر المديرين الماليين القادم الذي تقيمه شركة Gartner لمعرفة المزيد حول كيفية مساعدة فرق التمويل الخاصة بك على توفير الوقت ومساعدتك على خفض التكاليف.