ما المقصود بأتمتة مهام سير العمل؟

هناك عدة طرق لتحديد العمليات التي من المفيد أتمتتها. يمكن أن تتراوح هذه من الطرق الواضحة (رؤية العمليات التي يجب إعادة تنفيذها بانتظام، والتي لها أكبر تأثير على التكلفة، أو التي تضر بكفاءة الموظف أكثر) إلى الأكثر علمية، حيث تمثل بصريًا المهام في العمليات باستخدام مخططات التدفق. عادةً ما يكون الجمع بين هذين النهجين هو الخيار الأفضل. تعد مهام سير العمل التي تكون أكثر تعقيدًا من غيرها، أو حرجة للمهمة، أو متكررة بشكل كبير مثالية للأتمتة.

بعد ذلك، من الضروري تحديد أهداف الأعمال المتعلقة بالعملية. يجب أن تكون هذه محددة بصورة جيدة وأن تكون ناتجًا طبيعيًا للعملية - حيث تؤدي من الناحية المثالية إلى تقليل التباين. من المفيد التفكير في هذه الأهداف من منظور "إما/أو". على سبيل المثال، إما أن تتم الموافقة على طلب المتقدم للحصول على قرض أو رفضه. من الضمني في هذه الخطوة تحديد المهام في سير العمل التي تساهم في هدف الأعمال المنشود، وكيفية ذلك. على الرغم من أن العمليات قد تكون متعددة الأوجه، إلا أن المهام فيها وعلاقتها بأهداف العمل يجب أن تكون بسيطة.

هناك بعض الاعتبارات التي تؤثر على اختيارك لبرامج أتمتة مهام سير العمل. تعتمد هذه على حالة الاستخدام المحددة، والصناعة، والقسم. بالنسبة إلى المهام التي تتضمن اتخاذ القرارات أو التحليلات، فإن أتمتة العمليات الروبوتية - التي غالبًا ما يتم دمجها مع الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي - تكون مفيدة. خلال هذه الخطوة يجب أن تفكر في ما يلي

يعد تدريب المستخدمين على أداة أتمتة مهام سير العمل أساس النجاح. تتميز الخيارات مثل أتمتة العمليات الروبوتية بمنحنيات تعلم منخفضة للغاية ولا تتطلب الكثير من التدريب. في المعتاد، تقوم المنظمات ببساطة بعرض العملية التي ترغب في أن يؤديها هذا البرنامج على الشاشة، والتي يقوم بعد ذلك باستيعابها وأتمتتها.