O que é a automação de negócios?
Automação de negócios é uma aplicação de soluções de software para executar tarefas ou processos recorrentes em uma organização.
Também conhecida como automação de processos empresariais (BPA), a automação de negócios é uma tática essencial que apoia as metas estratégicas do gerenciamento de processos de negócios. Ela envolve o uso de tecnologia para otimizar e automatizar processos de negócios a fim de aumentar a eficiência e o desempenho, reduzir custos e transformar digitalmente as operações. Um processo de negócios automatizado delega tarefas de trabalho digitais (multietapas, multissistemas e multifuncionais) a um software de automação para execução e gerenciamento.
Benefícios da automação de negócios.
Aumente a velocidade, a eficácia e a produtividade em todas as operações empresariais com a automação de negócios para executar e otimizar tarefas e processos.
Economize
tempo e aumente a produtividade e a eficiência automatizando processos demorados para acelerar resultados de negócios e permitir que os funcionários se dediquem a trabalhos de maior valor.
Reduza
custos com automação de negócios ao eliminar atrasos nos processos, variações e incidentes de erro humano.
Aprimore
a precisão e a consistência ao estabelecer fluxos de trabalho ideais e repeti-los.
Dimensione
com o crescimento dos negócios, lidando de forma simples com aumentos de volume sem erros ou restrições de capacidade.
Encante
os clientes ao oferecer tempos de resposta mais rápidos e permitindo que os agentes se concentrem em serviços mais personalizados.
Tipos de automação de negócios.
Há muitos termos que coincidem nas abordagens de automação de processos de negócios. A principal diferença entre estratégias ou tecnologias de automação está no escopo de suas capacidades de automatizar diversas tarefas, processos e fluxos de trabalho, bem como de se integra aos dados, aos sistemas e às pessoas envolvidas.
BPA e automação de fluxo de trabalho representam amplamente tipos de ferramentas de software para automatizar processos de negócios em vez de tarefas individuais ou isoladas. É importante notar que a automação de processos empresariais não é o mesmo que o gerenciamento de processos de negócios (BPM), uma disciplina operacional para gerenciar processos em toda a organização. Outro tipo de automação de negócios é a automação robótica de processos (RPA). A RPA é uma tecnologia de software específica que sustenta muitas plataformas de automação de negócios, permitindo a captura, a automação, a execução e o gerenciamento de tarefas repetitivas baseadas em regras.
No entanto, os processos de negócios raramente são lineares ou estáticos. A maioria dos fluxos de trabalho empresariais exige tomada de decisões e adaptabilidade a cenários dinâmicos e não planejados. Para lidar com essa realidade, o setor de automação de negócios evoluiu para integrar tecnologias eficientes de inteligência artificial (IA) em todo o ciclo de vida da automação, apoiando a flexibilidade e a imprevisibilidade das operações comerciais reais. Automação cognitiva e automação inteligente, ou automação com tecnologia de IA, representam o avanço atual da automação de negócios.
Automação de processos empresariais (BPA)
Termo geral para o uso de software para automatizar processos de negócios, incluindo plataformas de automação para todos os fins e aplicativos específicos de função, como CRM.
Automação robótica de processos (RPA)
A tecnologia de software RPA possibilita a captura, a automação, a execução e o gerenciamento de tarefas repetitivas baseadas em regras.
Processamento inteligente de documentos (IDP)
Tecnologia de IA aplicada para automatizar o processamento de dados não estruturados de documentos, como faturas, formulários e contratos, dando suporte à automação completa de processos.
Automação Inteligente
Também conhecida como automação com tecnologia de IA, ela combina tecnologias cognitivas como PLN e aprendizado de máquina com RPA para automatizar processos complexos.
Automação cognitiva
Tecnologias de IA que imitam os processos de pensamento e tomada de decisão humanos na automatização de tarefas e processos complexos.
Automação de fluxo de trabalho
O uso de ferramentas de software para automatizar completamente as tarefas de trabalho e os processos. Outro termo para automação de processos empresariais.
O que procurar em uma solução de automação empresarial.
A automação empresarial se tornou uma ferramenta essencial para organizações de todos os tamanhos e setores, e as soluções para automação empresarial proliferaram, oferecendo uma variedade cada vez maior de ferramentas e tecnologias para ajudar a otimizar as operações e atingir as metas de transformação digital. No geral, ao selecionar um fornecedor de automação de negócios, é importante priorizar a segurança e a escalabilidade combinadas com tecnologias cognitivas integradas, como IA generativa, que estão redefinindo rapidamente a velocidade e o alcance das capacidades de automação de negócios.
Fácil de usar
A facilidade de uso pode ser o principal critério para a avaliação de soluções de automação de negócios. Ao contrário de outras tecnologias de software, a facilidade de uso para automação de negócios significa muito mais do que ter uma interface intuitiva. Habilitar a automação para alcançar todos os aspectos das operações significa que as ferramentas de automação devem ser acessíveis para usuários corporativos sem habilidades técnicas avançadas ou treinamento em modelagem de IA, ao mesmo tempo que apoiam e aceleram o trabalho dos desenvolvedores de automação especializados. Ao mesmo tempo, a automação empresarial ainda precisa do mapeamento de fluxos de trabalho e lógica complexos, bem como a integração entre sistemas e aplicativos empresariais. Soluções de automação de negócios preparadas para o futuro já preenchem essas lacunas ao aproveitar a IA generativa para impulsionar a descoberta de processos e o desenvolvimento de automação usando comandos em linguagem natural, acelerando e simplificando a jornada da ideia até a automação.
Integrações, conectividade e escala
Escolha uma solução de automação que não apenas atenda aos requisitos comerciais atuais, mas que também seja escalável e flexível o suficiente para acomodar necessidades comerciais futuras. A solução deve se conectar perfeitamente a qualquer aplicativo empresarial que você usar, com conectores nativos e pacotes pré-criados para arrastar e soltar em fluxos de trabalho de automação. As APIs também podem estar disponíveis como blocos de construção de automação sem código. Ofereça suporte à escala optando por uma solução de automação que funcione totalmente na nuvem para velocidade de execução, flexibilidade e interações de dados em tempo real.
Automação para desenvolvedores cidadãos (sem formação técnica)
Juntamente com o treinamento aprofundado em automação e a orientação liderada por especialistas, procure ferramentas que capacitem funcionários sem formação técnica, chamados de desenvolvedores cidadãos, a contribuir de forma segura e eficaz com os esforços de automação de negócios de uma organização. A automação assistida por IA generativa utiliza prompts de linguagem natural para criar e refinar automações de processos, independentemente da experiência com programação. Utilizar a automação desenvolvida por cidadãos requer a manutenção de padrões de programação e a verificação da qualidade do código. Isso identifica automaticamente erros, gargalos e violações de melhores práticas. Recursos integrados de análise de qualidade de código podem identificar automaticamente erros, gargalos e violações de melhores práticas. Soluções eficazes oferecem governança e proteções para garantir automações seguras e de alta qualidade com revisões necessárias antes da ativação.
Segurança e conformidade em nível empresarial
Como a automação de processos de negócios envolve sistemas operacionais essenciais e dados potencialmente confidenciais, a segurança e a conformidade são aspectos essenciais que devem ser avaliados antes de escolher uma solução de automação de negócios. Procure práticas sólidas de privacidade de dados e criptografia segura de dados (por exemplo, criptografia AES-256, certificação FIPS-140). Considere autenticação/autorização. Como o acesso é gerenciado e as credenciais são armazenadas? Procure por gerenciamento de identidade e acesso (IAM). Faça uma lista de verificação de padrões de conformidade do setor, como GDPR, ISO 22301, ISO 27001, SOC 1 Tipo 2, SOC 2 Tipo 2 e HITRUST. Garanta que os fornecedores tenham realizado avaliações de risco, avaliações de vulnerabilidade e auditorias de conformidade rigorosas para oferecer suporte e manter sua postura de segurança.
Flexibilidade na implantação
Os principais provedores de automação de negócios oferecem suporte a várias opções de implantação, mesmo com plataformas de automação totalmente nativas da nuvem. As plataformas devem estar prontas para uso imediato e não precisar de uma infraestrutura especial, com opções para implantar na nuvem (e aproveitar provedores de nuvem como AWS e GCP) ou permanecer no local, hospedando em sua própria infraestrutura. Procure a alta disponibilidade global e a recuperação de desastres (HA/DR), e uma arquitetura multilocatária altamente escalável que inclua recursos de dimensionamento automático para otimizar o desempenho e minimizar gargalos.
Processamento inteligente de documentos (IDP)
Selecionar a solução certa de automação de negócios inclui avaliar a capacidade de automação de documentos. Nem todas as plataformas de automação de negócios oferecem processamento inteligente de documentos (IDP) integrado. Os compradores devem procurar soluções que aproveitem nativamente o processamento de documentos com tecnologia de IA para extração precisa de dados que se integrem perfeitamente a fluxos de trabalho automatizados para impulsionar a execução completa dos processos. Os recursos fundamentais incluem excelente classificação e separação de documentos para identificar com precisão páginas relevantes em documentos de várias páginas, mas capacidades avançadas de extração e validação de dados são críticas para resultados precisos e confiáveis. Ofertas avançadas poderão melhorar a qualidade dos documentos por meio de técnicas, como redução de ruído e correção de distorção. Recursos de flexibilidade e personalização ajudam a adaptar a automação de documentos às necessidades específicas do negócio, incluindo suporte para diversos idiomas. Priorize soluções com forte proteção de dados e suporte para conformidade regulatória. Modelos de documentos pré-criados podem reduzir significativamente o tempo de configuração, e a solução deve ser versátil o suficiente para atender aos requisitos específicos do seu setor.
Suporte do centro de excelência (COE) de automação
Seu centro de excelência (COE) de automação pode ser o fator decisivo para o impulso e o sucesso do programa de automação. Ao selecionar uma solução, priorize aquelas que oferecem treinamento e orientação especializada, juntamente com ferramentas de gerenciamento do CoE desenvolvidas especificamente para esse fim. As ferramentas do CoE devem oferecer visibilidade e controle em todo o programa, incluindo rastreamento integrado de KPI e ROI para medir o tempo economizado, a eficiência de custos, a agilidade operacional e o impacto financeiro. Procure ferramentas que possam ajudar a acelerar o pipeline, facilitando o envio de ideias de automação, bem como identificar e consolidar as oportunidades de automação por meio de integrações com aplicativos de trabalho que os funcionários usam, como JIRA ou ServiceNow.
Exemplos de casos de uso de automação de negócios em diferentes setores.
- Atendimento ao cliente aprimorado: a automação pode otimizar as operações de atendimento ao cliente ao automatizar consultas rotineiras, acelerar o processamento de cartões de crédito e agilizar o processo de KYC, garantindo respostas rápidas e melhorando a satisfação do cliente.
- Conformidade e detecção de fraudes aprimoradas: garanta a conformidade regulatória e melhore a segurança por meio da automação de processos de conformidade, protocolos KYC e sistemas de detecção de fraudes, identificando e tratando irregularidades rapidamente.
- Operações financeiras otimizadas: aumente a eficiência e a precisão nos processos financeiros automatizando contas a pagar, cumprimento de empréstimos e relatórios do livro razão, reduzindo erros manuais e acelerando funções bancárias essenciais.
- Redução de custos e melhoria de eficiência: a automação de negócios pode melhorar o gerenciamento do ciclo de receita, agilizar o atendimento do paciente ao automatizar processos, como autorização prévia, e impulsionar a transferência precisa e oportuna de informações por meio da extração automatizada de dados de documentos.
- Melhora da experiência do paciente: automatize processos centrados no paciente, como pré-admissão, registro e agendamento, para simplificar checkins e reduzir o tempo de espera. Automatize as coletas no ponto de venda e a configuração da telemedicina para oferecer melhores experiências aos pacientes, mesmo em ambientes de atendimento remoto.
- Gerenciamento de riscos e insights de dados: aplique automação para auditorias, alertas de cuidados preventivos e detecção de fraudes para ajudar a mitigar riscos. A automação também ajuda na integração e na interoperabilidade dos sistemas e pode melhorar a análise preditiva para uma melhor tomada de decisão, fornecendo painéis operacionais em tempo real.
- Eficiência operacional e conformidade: melhore o planejamento de demanda, a previsão de vendas e o gerenciamento da cadeia de suprimentos. Otimize tarefas de gestão financeira, como contas a pagar e gestão de inventário, para reduzir custos e aumentar a conformidade.
- Experiência do cliente: automatize a triagem de caso, o escalonamento e a captura de dados em tempo real para oferecer interações simples e personalizadas.
- Inovação e insights de dados: incentive a inovação automatizando processos de desenvolvimento de produtos, como gerenciamento de BOM e simulações de testes de produtos. Automatize relatórios e análises para otimizar a coleta e a interpretação de dados para a tomada de decisões informadas.
- Eventos adversos e reclamações: aplique automação de negócios para acelerar o recebimento e a triagem de reclamações, extraia informações de várias fontes, sistemas e tipos de documentos, preencha formulários e envie comunicações de acompanhamento.
- Cadeia de suprimentos: automatize os processos de aquisição, estocagem e ajuste de inventário, integre novos fornecedores e coordene o gerenciamento do programa da cadeia de suprimentos, além de garantir e ajustar as opções de logística e transporte.
- Estudos clínicos: use Automação Inteligente para criar documentação regulatória e registros de auditoria, preparar formulários regulatórios para desenvolvimento pré-clínico e clínico e preencher o banco de dados clínico e os relatórios de pesquisa.
A evolução da automação empresarial.
A produtividade, combinada com a crescente demanda por processos mais rápidos e precisos, está impulsionando a inovação na automação empresarial, com os avanços recentes aproveitando a IA generativa.
Sistemas empresariais
A automação de negócios começou para valer com a chegada de sistemas empresariais, como o software de planejamento de recursos empresariais (ERP), para alinhar e gerenciar operações comerciais globais, integrando diversas funções como finanças, RH e gerenciamento da cadeia de suprimentos em um único sistema unificado. Os sistemas empresariais proporcionaram amplos benefícios comerciais, incluindo maior precisão de dados, redução de silos operacionais e fluxos de trabalho mais simplificados. Por meio do uso de sistemas empresariais integrados, as organizações viram o potencial para uma transformação mais profunda dos processos, a fim de otimizar ainda mais as operações e criar uma mudança significativa na eficiência.
Melhoria e excelência
O gerenciamento de processos de negócios (BPM) surgiu para atender à necessidade de transformação de processos. As ferramentas de BPM forneceram às organizações as capacidades para modelar e otimizar processos além do escopo de sistemas empresariais, como ERP. As ferramentas de BPM ofereceram uma abordagem mais granular para a melhoria de processos, com foco em eficiência e agilidade. Mas mesmo com a evolução do BPM para abranger recursos mais avançados, como monitoramento e análise de processos, a automação de processos continuou sendo um esforço lento e que exigia muita TI. A necessidade de aumentar a produtividade em toda a empresa e de forma muito mais rápida exigia uma solução. Essa demanda abriu caminho para o desenvolvimento de tecnologia de automação empresarial acessível.
Automação acessível
O salto crítico para ferramentas de automação acessíveis chegou começou na década de 2010, com o desenvolvimento da automação robótica de processos (RPA). A RPA introduziu o conceito de software de automação intuitivo para configurar programas de forma rápida e fácil para imitar atividades digitais humanas e executar tarefas repetitivas com base em regras. Essa tecnologia de automação de negócios permitiu grandes melhorias na eficiência operacional e uma economia imediata de custos ao eliminar erros de execução de processos. Além disso, a capacidade da RPA de operar em vários sistemas empresariais sem a necessidade de integrações significava que ele poderia obter o ROI em um tempo muito menor de projetos de automação legados.
IA + automação
A automação de negócios atingiu um novo patamar com a integração de tecnologias de inteligência artificial (IA), incluindo IA generativa. A Automação Inteligente utiliza IA não apenas para executar tarefas cognitivas, mas também para processar documentos e dados complexos, aprender e melhorar com a experiência, e possibilitar um desenvolvimento de automação exponencialmente mais rápido. Esta evolução está rapidamente fechando a lacuna de produtividade, permitindo que as empresas automatizem e utilizem com segurança a IA generativa para acelerar a transformação digital e, em última análise, obter uma vantagem competitiva em um mercado global dinâmico.
Como Início da sua jornada de automação de negócios.
Inicie sua jornada de automação de negócios planejando as primeiras automações estratégicas, estabelecendo seu centro de excelência (COE) e pensando no futuro para escalar com segurança e flexibilidade.
Como começar
Iniciar sua jornada de automação de negócios
Embora não haja uma maneira errada de começar, é um equívoco pensar que processos simples e sem importância devem ser automatizados primeiro. Pelo contrário, é fundamental automatizar primeiro processos de alto valor, mesmo que complexos, para criar uma compreensão clara do que a automação envolverá para a organização, bem como para obter um ROI tangível nos projetos iniciais de automação, o que impulsionará a expansão do programa. Considere processos que exigem rapidez e consistência, onde erros acarretam altos custos. Preparar a organização e identificar processos para automatização envolve discussões internas e externas, a utilização das melhores práticas e ferramentas do setor e a antecipação da transição geral para operações digitais automatizadas. Envolver o RH desde o início pode ajudar a garantir uma abordagem realista e resolver abertamente quaisquer preocupações.
Preparação
Preparação para automatizar com as ferramentas e tecnologias certas
Como uma ferramenta estratégica central para impulsionar a produtividade e a competitividade, avalie fornecedores de automação de negócios com base em critérios imediatos e de longo prazo, como segurança, escalabilidade, integrações e histórico de inovação. Ao mesmo tempo, desenvolva a prontidão interna estabelecendo um centro de excelência (COE) de automação com uma estrutura de governança clara e aproveitando a oportunidade para aprender com implementações de automação de negócios em seu setor. Use esses aprendizados para definir metas para suas iniciativas de automação e estabelecer referências e critérios de sucesso.
Automação
Desenvolvimento e implementação da automação de negócios
Desenvolva as primeiras automações de processo trabalhando em cada fase, desde a descoberta de processos e mapeamento até o projeto do fluxo de trabalho, o teste e a implementação. O objetivo dessas automações iniciais é detalhar completamente o ambiente único da sua empresa para validar suposições e modelos de implementação, assim como medir o impacto da automação em relação às suas métricas de sucesso e planos de gestão de mudanças. Pensando no futuro, a fase de automação se tornará o centro do seu programa de automação de negócios, com monitoramento e melhorias contínuos para ajustar os processos e obter resultados ideais.
Dimensionamento
Aumento do seu programa de automação e gerenciamento de mudanças
A automação realmente é uma jornada, não um destino. Planeje melhorar, expandir, avaliar e testar continuamente as iniciativas de automação para garantir o sucesso de longo prazo da sua estratégia de automação de negócios. Incentive a adoção de automação pela força de trabalho, capacitando os funcionários para que eles participem, seja enviando ideias de automação ou criando automações por conta própria como desenvolvedores cidadãos. Mantenha os canais de comunicação abertos compartilhando e promovendo histórias de sucesso de automação interna, além de ouvir as necessidades e o feedback dos funcionários.
Como uma plataforma completa de automação com tecnologia de IA oferece suporte à automação de negócios.
Alcance a automação empresarial bem-sucedida com desenvolvimento e integração de automação rápidos e flexíveis, usando a Automation Success Platform. Receba suporte durante toda a jornada de automação, incluindo gestão da força de trabalho, integração de sistemas, segurança e escalabilidade, para desfrutar de automações resilientes, implantação rápida e governança eficaz.
