Beschleunigte Transformation des NHS-Personals dank KI-gestützter Automatisierung

Im dynamischen Gesundheitswesen, das sich stetig verändert, tritt KI-gestützte Automatisierung als entscheidende Komponente im NHS Long Term Workforce Plan auf, um digitale und technologische Innovationen wie Generative KI voll auszuschöpfen. Ihre Fähigkeit, die Effizienz zu revolutionieren, ist nicht nur vielversprechend – sie ist grenzenlos. Allerdings erscheint es vielen Gesundheitsorganisationen als Ding der Unmöglichkeit, dieses Potenzial schnell genug zu realisieren, um den Anforderungen von heute gerecht zu werden.

Im Mittelpunkt der Diskussion stehen beispiellose Fortschritte, die sich aus der Zusammenarbeit der NHS Trusts mit Automation Anywhere ergeben, eine Partnerschaft, die die Vision ermöglicht hat, Automatisierung und KI in den NHS zu integrieren.

Wertschöpfung: KI-gestützte Automatisierung des Kent Community Health NHS Foundation Trusts

Es gibt eine Handvoll von NHS-Organisationen, die den Weg für die Nutzung von Automatisierung und KI ebnen, um Prozesse zu verändern und zu optimieren. Unter ihnen ist der Kent Community Health NHS Foundation Trust (KCHFT), in dem Sarah Hayden, Direktorin für Personaloperationen, KI-gestützte Automatisierung einführt. Bei einer Veranstaltung Anfang dieses Jahres teilte Sarah die großartige Arbeit, die in Kent zur Automatisierung der Personalservices geleistet wird, und führte die Gruppe durch das Warum, Wie und Was ihres Automatisierungsprogramms in der Praxis. Sie malte ein klares Bild von dem Wert, den die Teilnehmenden durch KI und Automatisierung gewinnen könnten, und wies insbesondere auf die liquiditätsfreisetzenden und qualitätsverbessernden Vorteile der in Kent implementierten Automatisierungen hin, die dazu beitragen, die NHS-Operationen in Richtung der Ziele des NHS Long Term Workforce Plan zu lenken.

Im letzten Jahr hat das Automatisierungsprogramm bei KCHFT die radikale Überarbeitung des Einstellungsverfahrens in Angriff genommen, einschließlich der Prozesse und der Papierarbeit. Im Verlauf des Einstellungszyklus hat die Integration von KI und Automatisierung einen transformativen Einfluss auf Prozesse und Menschen gehabt. Es hat die Mitarbeitenden von der Wiederholung routinemäßiger administrativer Aufgaben befreit, sodass sie ihre Zeit wertschöpfenderen Aktivitäten wie Initiativen zu Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion (Diversity, Equity and Inclusion = DEI) widmen können.

Im Jahr 2023 hat das Automatisierungsprogramm bei KCHFT die Personalverwaltung revolutioniert, indem es Automatisierungen implementierte, die betrieblich kritische Prozesse abwickeln. Während Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne als messbare Ergebnisse herausstechen, war der außergewöhnlichste Einfluss dieser Automatisierungen jener auf die Mitarbeitererfahrung. Die neu gewonnene Fähigkeit des Teams, direktere, persönliche Interaktionen zu führen, hat die gesamte Mitarbeitererfahrung, das Bewerbererlebnis und die Teamdynamik erheblich verbessert.

Tatsächlich war der Einfluss und die Vorhersehbarkeit, die durch KI-gestützte Automatisierung geboten werden, so erheblich, dass das Personalserviceteam von KCHFT jetzt anderen NHS-Organisationen eine Reihe von Dienstleistungen in ihrem Namen bereitstellen kann. Dazu gehören Einstellung, Personalverwaltung, ESR-Wartung sowie Lern- und Entwicklungsressourcen.

Die Implementierung von KI und Automatisierung innerhalb des NHS Personalservices stellt ein erfolgreiches Modell dar, an dem sich andere Gesundheitsorganisationen orientieren können. Eine strategische Ausrichtung an den Effizienzvorschlägen des NHS, die eine Skalierung der Personaldienste vorsehen, ermöglicht es KCHFT, Automatisierungsvorlagen von Automation Anywhere zu nutzen. Das bietet Unternehmen einen Weg zur sofortigen Automatisierung, ohne die anfänglichen Ausgaben für Automatisierungssoftware und kann als Machbarkeitsnachweis für die Erzielung von Einsparungen, die Verbesserung der Qualität und andere Kennzahlen verwendet werden, um zukünftige Geschäftsfälle für Automatisierung breiter in Unternehmen zu unterstützen.

Die wichtigsten Learnings aus der KI- und Automatisierungsreise des KCHFT Personalservices

Bei der Reise in die Automatisierung von Gesundheitsorganisationen geht es nicht nur um technologische Integration. Es geht darum, die Art und Weise, wie wir Dienstleistungen erbringen, neu zu gestalten, um den Anforderungen der modernen Gesundheitsversorgung gerecht zu werden. Sarah Hayden hat bei der Veranstaltung im House of Lords wesentliche Learnings erläutert, um anderen NHS- und Gesundheitsorganisationen den Weg zu ebnen, wenn sie sich auf die Reise begeben, Automatisierung und Generative KI zu nutzen:

Tipps für den Einstieg

• Standardisierung: Beginnen Sie mit der Standardisierung von Formularen und Daten, da dies eine solide Grundlage schafft, auf der ein genauer und effektiver Automatisierungsworkflow aufgebaut werden kann.
• Strategische Planung: Umreißen Sie klar die Ziele und skizzieren Sie strategische Lösungen. Automatisierung ist schnell bereitzustellen, aber Präzision in ihrer Ausführung ist entscheidend für ihren Erfolg. Hayden erklärte, wie wichtig es ist, echten Wert zu liefern, und dass die Automatisierungsreise Zeit und Energie in Anspruch nehmen wird. Wenn es jedoch richtig gemacht wird, können die Ergebnisse nicht nur für die Arbeitskräfte, sondern auch für die Bevölkerung transformativ sein.
• Unterstützung der Geschäftsführung: Die Gewinnung und Aufrechterhaltung der Unterstützung durch die Geschäftsführung ist von größter Bedeutung. Erstellen Sie einen überzeugenden Geschäftsfall, der den potenziellen ROI, die Vorteile der Reinvestition und die Kosteneinsparungen hervorhebt, um die Unterstützung von Finanzteams und Vorstandsmitgliedern zu gewinnen und aufrechtzuerhalten.
• Proof of Concept: Identifizieren und automatisieren Sie einen Prozess mit einem signifikanten ROI als Proof of Concept. Das zeigt nicht nur die greifbaren Vorteile der Automatisierung, sondern unterstützt auch Ihr Geschäftskonzept, um weitere Investitionen zu sichern.

Groß denken und die Reichweite und Übertragbarkeit von Automatisierungen maximieren

Nehmen Sie sich der Kunst des Machbaren an. Denken Sie über ein einzelnes Team hinaus, um möglicherweise Auswirkungen auf den gesamten Trust zu erzielen und den Wert zu teilen, sowie potenziell die Kosten für die Automatisierung auf verschiedene Teams zu verteilen. Der Schlüssel liegt darin, Anwendungsfälle zu nutzen, um das Interesse anderer Abteilungen zu wecken, dann den primären Geschäftsprozess oder das Ergebnis zu identifizieren, das jede Abteilung transformieren möchte, und zu erläutern, wie Automatisierung dies realisieren kann.

IT ist Ihr bester Freund

Entwickeln Sie ein starkes Band zur IT und beziehen Sie sie in den Prozess ein. Die Zusammenarbeit mit der IT kann effektiv die potenziellen Fragen, Bewertungen und Entscheidungen ansprechen, die im Zusammenhang mit Cybersicherheit und Datenmanagement erforderlich sind. Halten Sie eine offene Kommunikation mit ihnen aufrecht, um die notwendige Architektur und die Serviceumgebung für eine erfolgreiche und sichere Automatisierung mit der Implementierung von Generativer KI zu verstehen, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und Patientendaten zu schützen.

KI und Automatisierung brauchen Ihre Mitarbeitenden

Der Weg zur KI-gestützten Automatisierung im Gesundheitswesen betrifft ebenso die Menschen wie die Technologie. Die Erfahrungen, die vom Kent Community Health NHS Foundation Trust (KCHFT) geteilt werden, unterstreichen die tiefgreifende Bedeutung, in das menschliche Element der Transformation zu investieren.

Entscheidend für dieses Vorhaben ist das Konzept des Upskillings. Mitarbeitende mit den relevanten Kompetenzen auszustatten, um neben aufkommenden Technologien wie Generativer KI erfolgreich zu sein, ist ein Engagement, das über die bloße operative Effizienz hinausgeht – es geht darum, eine Kultur der Anpassungsfähigkeit und Wertschöpfung zu fördern. KCHFT hat proaktiv Kommunikation und Schulungen durch eine Reihe von Webinaren und Diskussionsforen initiiert, um Ängste abzubauen und Begeisterung zu wecken.

Die Reise erfordert nicht nur digitale Kompetenz, sondern auch ein scharfes Augenmerk auf die Soft Skills, die notwendig sind, um Veränderungen effektiv zu navigieren und umzusetzen. Hayden hat es während ihrer Präsentation gut ausgedrückt: „Unterschätzen Sie nicht die erforderliche Zeit und Bedeutung, sicherzustellen, dass das Team auf die Reise mitgenommen wird – denn ihre Arbeitsweise hat sich völlig verändert.“

Vitalzeichen: Der messbare Wert und die Auswirkungen von KI-gestützter Automatisierung

KI-gestützte Automatisierung wird nun zu einem integralen Bestandteil der langfristigen Strategie, um die Effizienz bei KCHFT zu steigern. In Zusammenarbeit mit Automation Anywhere hat KCHFT bisher Folgendes erreicht:

• 164 aktive Automatisierungen implementiert, was Einsparungen von über 700.000 £ und 45.000 Stunden zur Folge hatte.
• Um 41 % verringerte Einstellungszeit in den letzten 15 Monaten, von 8,51 Wochen auf 4,99 Wochen.
• Als Bester des Landes eingestuft für die kürzeste Zeit, die Manager benötigen, um Bewerber auszuwählen.
• Auf dem 10. Platz von 285 NHS-Organisationen im WoVEn-Ranking (Platz 191 vor der Automatisierung).
• Massiv verbesserte ESR-Datenrangliste, von Platz 191 auf Platz 21 gestiegen.

Unter Nutzung von Automation Anywhere hat KCHFT eine innovative Flotte von „Flobots“ entwickelt, die jeweils einzigartig benannt und mit einem Mitarbeiterprofil versehen sind, um sie nahtlos in das Team zu integrieren. Die Flotte der Flobots umfasst Automatisierungen und Vorlagen, die Prozesse von Vorbeschäftigungsprüfungen im Einstellungsverfahren bis hin zu ESR-Updates und Berichterstattung in den Workforce-Services abdecken. Die im Verlauf der Automatisierungsreise von KCHFT erstellten Vorlagen sind auf jeden NHS Trust übertragbar, der daran interessiert ist, seine eigene Automatisierungsreise zu beginnen. KCHFTs herausragendes Beispiel für gut gemachte Automatisierung zeigt perfekt die Kunst des Machbaren in Bezug auf den NHS und die Automatisierung. Es ist aufregend, sich vorzustellen, was noch kommen wird.

Die Zukunft des Gesundheitswesens mit KI und Automatisierung gestalten

Die Unterstützung des bahnbrechenden Automatisierungserfolgs von KCHFT erfolgt durch die Plattform für Automatisierungserfolg und die strategische Partnerschaft des NHS mit Automation Anywhere zur Unterstützung der „We Care“-Strategie des Trusts. Diese Zusammenarbeit war entscheidend für die Einrichtung und Erweiterung des Automatisierungs-Kompetenzzentrums (Center of Excellence = COE) bei KCHFT, das Innovation und Führungsstärke in der Effizienz und dem Fortschritt im Gesundheitswesen verkörpert. Es ist in der Lage, sowohl intern als auch extern ein umfangreiches Wissen zu teilen, sodass auch andere Unternehmen ähnliche Vorteile nutzen können.

Als das Automatisierungs-CoE für den Südosten arbeitet Kent mit Systempartnerorganisationen zusammen, um sie bei der Entwicklung erfolgreicher Automatisierungsprogramme zu unterstützen, die das Potenzial von KI und Automatisierung nutzen. Die Teams der Personalabteilung haben Automation Anywhere übernommen, um die steigenden Arbeitsanforderungen zu unterstützen.

Die Partnerschaft zwischen KCHFT und Automation Anywhere hat sich ebenso darauf konzentriert, die Skalierbarkeit von KI-gestützter Automatisierung durch greifbare Ergebnisse und Erfolgsgeschichten zu demonstrieren. Ihre Erfolge gehen über bedeutende Geschäftsergebnisse und ROI hinaus. Sie haben Systempartner im Kent und Medway ICB befähigt, ihre Dienstleistungen anderen Unternehmen anzubieten und sie auf ihrem Automatisierungsweg zu unterstützen.

Die Skalierungsautomatisierung hat nicht nur betriebliche Effizienz gebracht, sondern auch eine Innovationskultur gefördert, die die Grenzen der Gesundheitsbetriebe übersteigt. Sie ebnet zudem den Weg für eine Zukunft, in der die Automatisierung im Gesundheitswesen nicht die Ausnahme, sondern vielmehr ein integraler Bestandteil der Dienstleistungserbringung ist.