Umfassender Erfolg bei der Automatisierung: häufige Hürden umgehen

Die ersten Schritte mit der intelligenten Automatisierung sind für Unternehmen heutzutage von entscheidender Bedeutung, vor allem, da Produktivitätslücken immer größer werden, die Menschen nach schnelleren Interaktionen verlangen und es immer wichtiger wird, die Kunden- und Mitarbeitererfahrung zu verbessern. Nach dem Start besteht allerdings der nächste Schritt darin, die Automatisierungen im gesamten Unternehmen effektiv zu skalieren.

Die ersten Schritte mit der Automatisierung werden von Tag zu Tag einfacher. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) bildet seit Jahren die Grundlage für reelle Geschäftswerte. Da jetzt noch künstliche Intelligenz (KI) und generative KI sowie kognitive Technologien wie Computer Vision, Verarbeitung natürlicher Sprache und Fuzzy-Logik hinzukommen, kann mithilfe intelligenter Automatisierung die Automatisierung einer Vielzahl von Geschäftsprozessen weiter vereinfacht und beschleunigt werden. So können Sie bei Ihrem Automatisierungsprogramm einen Gang hochschalten, da immer mehr Prozesse automatisiert werden und immer mehr Stakeholder und Führungskräfte das immense Potenzial erkennen.

Sie haben in einigen Abteilungen bereits Automatisierungen implementiert und erfolgreich bewiesen, dass eine attraktive Automatisierungsrendite möglich ist. Jetzt beginnt für Sie die Phase, in der sie die Automatisierungen skalieren. Zu diesem Zeitpunkt konzentrieren Sie sich darauf, Mitwirkende zu überzeugen und interne Champions zu benennen, damit Sie feststellen können, welche neuen großen Automatisierungsmöglichkeiten auf Sie warten.

Auf die folgenden vier Schlüsselbereiche sollten Sie bei der Skalierung Ihren Fokus richten:

1. Legen Sie sich Ihre Geschichten zurecht. Halten Sie Beispiele aus der Praxis, quantitative Auswirkungen und qualitative Vorteile bereit.
2. Teilen Sie Ihre Erfolgsgeschichten. Bewerben Sie Automatisierungsgewinne mit einem Kommunikationsprogramm.
3. Begeistern Sie die Community. Sammeln Sie mithilfe Ihrer Erfolgsgeschichten weitere Automatisierungsideen und setzen Sie sich für weitere Ressourcen ein.
4. Vereinfachen Sie die Beteiligung. Schaffen Sie einen Prozess, mit dem Sie Ideen einholen und mit dem Citizen Development loslegen können.

In dieser Skalierungsphase des Automatisierungsprogramms stehen viele Teams jedoch vor den ersten ernstzunehmenden Hürden. Im Folgenden finden Sie drei häufige Hürden bei der Skalierbarkeit und Tipps, wie Sie sie umgehen können.

Hürde Nr. 1: Automatisierungsideen sammeln

Ideen sind der Treibstoff der Automatisierungsprogramme. Ihre Bemühungen in der Anfangsphase sollten Ihnen Beispiele dazu geliefert haben, was möglich ist. Wenn Sie diese Erfolgsgeschichten skalieren und kommunizieren, werden sich weitere Ideen herausbilden. Es ist wichtig, diese Ideen an Ihr Automatisierungsteam oder Ihr Kompetenzzentrum (Center of Excellence, CoE) weiterzugeben, damit sie bewertet und ins Automatisierungsprogramm aufgenommen werden können.

Aber wenn es für die Mitarbeiter keine Möglichkeit gibt, die Ideen schnell und einfach einzureichen, kommt das einer verstopften Kraftstoffleitung an einem Motor gleich und Ihr Programm gerät ins Stottern. So verlieren Sie sicher gleich wieder den Schwung, nachdem Sie erst in Fahrt gekommen sind.

Die Lösung? Machen Sie es so einfach wie möglich, eine Automatisierungsidee einzureichen.

Da alle Mitarbeiter in allen Abteilung oder Funktionen großartige Ideen haben können, sollte Ihr Prozess zur Annahme von Automatisierungsideen für alle zugänglich sein. Verwenden Sie ein Webformular oder eine andere Methode, die im Handumdrehen gefunden und genutzt werden kann.

Gestalten Sie auch die Dateneingabe einfach. Die Menschen möchten keine langen Formulare ausfüllen oder Dutzende von detaillierten Fragen beantworten. Wenn das Verfahren zu umständlich ist, werden viele Ideen gar nicht erst eingereicht. Decken Sie nur die Grundlagen ab und stellen Sie dabei ca. fünf bis maximal zehn Fragen. Es sollte ausreichen, dass Ihr Team das Potenzial der Idee einschätzen kann, ohne dass Sie die Person, die die Idee eingereicht hat, kontaktieren müssen, um weiter Informationen zu erhalten.

Hürde Nr. 2: Ideen in Automatisierungen umwandeln

Jedes Automatisierungsteam verfügt nur über begrenzte Ressourcen. Dies gilt insbesondere für Entwickler. Talentierte Entwickler sind heutzutage außerdem begehrte und teure Fachkräfte. Die Kombination aus beidem kann schnell dafür sorgen, dass die Automatisierungsentwicklung zu einem Engpass beim Erfolg Ihres Programms wird.

Die Lösung? Sorgen Sie dafür, dass mehr Menschen großartige Automatisierungen erstellen können.

Ja, wir sprechen von Citizen Development bzw. von Automatisierungsdemokratisierung, wie es manchmal genannt wird. Aber es ist nicht so, dass Quinn aus der jetzt Buchhaltung ein eingefleischter Software-Ingenieur werden muss. Genauso wie durch KI und generative KI die Möglichkeiten der Automatisierungen gesteigert werden, können technisch nicht versierte Mitarbeiter mithilfe dieser und anderer Technologien auch leistungsstarke Automatisierungen erstellen. Dazu reichen Klicks, es wird kein Code benötigt. Außerdem können sie die Anwendungen nutzen, die sie bereits verwenden.

Ein guter Rahmen bildet der „Drei C“-Ansatz für das Citizen Development. Dieser umfasst „Consumers“ (engl. für „Verbraucher“, diejenigen, die von Automatisierungen profitieren), „Contributors“ (engl. für „Mitwirkende“, diejenigen, die Automatisierungen identifizieren und im Auge behalten) und „Creators“ (engl. für „Entwickler“, diejenigen, die Automatisierungen entwickeln). Dadurch werden nicht nur mehr Menschen begeistert und miteinbezogen, sondern es wird auch der Tatsache Rechnung getragen, dass es ein ganzes Dorf braucht, um ein Automatisierungsprogramm zu skalieren. Ihre eingefleischten Entwickler können sich auf komplexe Automatisierungen konzentrieren, ohne überlastet zu werden. Ihre „normalen“ Mitarbeiter und Hauptnutzer bekommen darüber hinaus das Gefühl, besser in das gesamte Automatisierungsprogramm integriert und ein wichtiger Bestandteil davon zu sein.

Vergessen Sie nicht, wie wichtig die vier oben genannten Schlüsselkomponenten der Skalierung sind. Sie brauchen großartige Geschichten, eine hervorragende Kommunikation und einen reibungslosen Prozess, um Citizen Developer an Bord zu holen. Sorgen Sie dann dafür, dass diese Citizen Developer Protagonisten ihrer eigenen Erfolgsgeschichte werden.

Hürde Nr. 3: Automatisierungssicherheit und Governance aufrechterhalten

Es war relativ einfach, Sicherheit und Governance aufrechtzuerhalten, als nur Ihr eingespieltes Automatisierungsteam verantwortlich war und alles im Auge behielt. Da Teams und Citizen Developer nun das Wissen und die Fähigkeiten erlangen, zu automatisieren, wann und wie sie wollen, wird die Automatisierung strategisch im CoE betreut. Aber wer kümmert sich um Sicherheit und Governance?

Die Lösung? Skalieren Sie die Automatisierung auf einer sicheren Plattform für intelligente Automatisierung.

Zunächst müssen Sie die Sicherheit der Automatisierungsplattform selbst berücksichtigen. Ihre Daten, wichtige Prozesse und der Ruf Ihrer Marke sind gefährdet. Die Sicherheit muss in die Plattformarchitektur integriert sein und grundlegende Sicherheitsprinzipien, End-to-End-Schutz für unternehmenskritische Anwendungen sowie robuste Kontrollen unterstützen, damit der Datenschutz und die Verwaltung des Nutzerzugriffs sichergestellt werden können. Außerdem muss zertifizierte Compliance mit SOC, ISO und HITRUST gewährleistet sein und es müssen Vorschriften wie die DSGVO und andere Datenschutzgrundsätze beachtet werden.

Als Nächstes ist die Anwendung von Sicherheits-, Governance- und anderen Kontrollmechanismen für alle Projekte der Citizen Developer unerlässlich. Bei der intelligenten Automatisierung kommen KI und generative KI zum Einsatz, um die Entwicklung von Automatisierungslösungen zu vereinfachen und Anleitungen und Schutzvorrichtungen einzubetten, sodass sich die Citizen Developer auf die Automatisierung von Prozessen konzentrieren können, ohne zusätzliche Risiken ins Spiel zu bringen.

Sorgenfreie Skalierung der Automatisierung

Sie freuen sich darauf, Ihr Automatisierungsprogramm unternehmensweit zu skalieren. Wenn Sie diese häufigen Hürden im Voraus kennen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie ins Straucheln geraten, wenn Sie mit der Skalierung beginnen.

Natürlich haben Sie eventuell noch weitere Fragen. Auf der Seite Automation Anywhere Pathfinder Mission Control finden Sie weitere Ressourcen für die Skalierung Ihres Automatisierungsprogramms. So können Sie am besten dafür sorgen, dass Sie effektiv skalieren und alle Hürden überwinden können!