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以自動化方式管理合約續約有哪些好處？
合約生命週期管理 (CLM)，包括新合約、續約、合約工作流程、取得電子簽章，以及確保在續約日前收到合約等等可能是採購流程中相當耗時的部分，尤其是當作業流程很複雜時。
由於許多合約都需要合約範本和電子簽章，因此這項業務流程非常適合由 RPA 代勞。以下是將合約管理流程自動化的若干優點：
可帶動數位轉型合約、合約的修改或續約牽涉到人工作業、耗時的合約撰寫及更新、多位利益相關者的簽核，以及稽核追蹤和合約生命週期管理 (CLM) 等業務流程。可將工作自動化，做為公司數位轉型的一部分。Symantec 因使用 Automation Anywhere 的 RPA 而成功節省了 4500 個小時。
員工成長員工是合約管理流程中的重要利益相關者，他們能夠發覺瓶頸、業務流程、工作流程，並測試合約管理軟體。他們可以協助製作合約範本、加速簽核程序的完成，並在易於使用的合約解決方案上有所貢獻，這些都為員工提供了成長機會。
減少錯誤以人工方式製作合約並鍵入資料相當耗時費工，且容易出錯，這會令利益相關者、內/外部銷售團隊、採購、供應商和交易對象等都感到沮喪、受挫。合約管理解決方案與應用程式可自動化並簡化工作流程、建立及更新控制面板，這樣員工便能專注於關係的管理。
信賴與聲譽合約不完整或有錯誤會讓人對簽發者印象很差。將合約管理軟體予以整合可改善回應時間、發掘續約機會、確保及時續約，還能簡化續約的管理與簽核程序。這些都能建立內部和外部利益相關者的信賴與聲譽。
簡化工作流程自動化合約管理解決方案可讓公司運作更順暢有效率、簡化合約的管理與簽核程序，且可追蹤重要的里程碑和合約資料好讓稽核追蹤清楚透明。RPA 可即時修改合約，為業務部門和利益相關者即時提供最新資訊。
提高效率RPA 合約管理軟體能監測續約工作的進展、提醒應注意事項、即時產生合約範本、取得電子簽章，並將合約建檔。更新集中式資料庫、重要事件里程碑及控制面板的功能，提供了精簡流暢的工作流程。第一生命保險株式會社發現 RPA 真的非常有效率，每年為公司節省了 13 萬又 2 千個小時。
合約續約自動化可為哪些人帶來好處？
RPA 可簡化所有地點的合約斡旋、製作與續約等業務流程，能夠標記並調查不一致處、將合約建檔，還能管理必要文件以提高獲利能力。
以前為了處理訂單表格，我必須挑燈夜戰到凌晨三點。現在，由機器人處理這些工作，我可以專注在客戶關係上。
- Brandi Ford，資深合約管理員，Automation Anywhere 
88%
的合約處理時間減少了
100%
的 Automation Co-Pilot 例外處理減少了
80%
的簽核處理時間減少了
以自動化方式管理合約續約對您的公司業務有何幫助？
合約管理可將財務效能最大化，並增進業務。採購與供應商合約對供應、成本與利潤有直接影響。將合約續約自動化可精簡簽核程序，能將合約的撰寫、提供和工作流程標準化，可遵守法規並建立集中式存放庫，以便輕鬆取得合約並建立清楚透明的稽核追蹤。
改善品質
- 使用目前的 CLM 軟體，一致且持續地完成眾多文書工作
- 確保對每位客戶的合約定價、發票開立及合約範本都一致。
- 將多個平台 (包括舊系統) 的資料彙整至單一控制面板中
- 標示不完整或錯誤的資訊，送交調查，並在發覺後盡速解決
- 在合約管理流程中建立明確的稽核追蹤
採購
- 以即時方式更新合約斡旋的最新資訊，同時對更改與排除項目維持稽核追蹤
- 對照業務程序檢查客戶的折扣請求、定價及例外狀況，
- 預約時段，並自動將資訊和必要文件傳送到適當的行事曆
- 快速發覺並標記不符合標準的合約條款，發送給有關人員以進行調查並更新合約狀態
- 追蹤分層價格、折扣和報酬變動或罰款，並調整價格以反映資料
- 掃描多個資料來源，以標記有問題、狀況惡化、延誤或未履約的供應商
財務
- 確保合約是在自動化的資料控管下依據標準條款產生，且遵守相關法規
- 減少人為錯誤、改善現金流，並節省人工核對與輸入資料的時間
- 分析合約條款，標示不一致、例外、折扣和偏差
- 捕捉、擷取及處理各種表單中的資料，以進行合約修改或查看合約的條款與條件
- 依需求產生即時資料、例外報告、帳務核對和清楚透明的稽核資料
共享服務
- 提高生產力、減少錯誤，在整個合約管理生命週期中提供流程透明度
- 調查、分析並解決例外、差異及對帳問題
- 把即將續約的合約發送給銷售、客戶支援、會計及採購部門
- 從各種企業系統和文件擷取資料，核對資訊並產生報告
- 改善部門間的溝通，將合約作業流程最佳化，並使合約條款與價格具一致性
- 在合規性方面找出有疑慮的部分，將問題發送給適當的部門，並提供相關支援文件
合約續約自動化平台的注意事項
在考慮是否要投資自動化合約管理解決方案時，很重要的一點是，思考您所需要的解決方案類型。您要使用的範圍有多大？也許目前您只想要一套合約自動化解決方案來處理合約範本這個領域內的作業，但您日後可能會想要其他功能。因為您的業務需求會隨著公司的成長而改變，因此您的自動化解決方案應該要能夠隨著公司的成長而擴展或升級。這樣您就可以增添自訂合約產生功能、發送合約以供簽核和電子簽章功能，以及標記例外狀況等其他功能。
貴公司目前使用何種類型的企業平台？您需要從舊系統擷取資訊嗎？合約管理解決方案是否相容？您是否能依據需求擴展或升級解決方案？貴公司是否擁有內部專業可自訂合約管理解決方案？逐項列出您現在和未來的需求。
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