تشغيل Gsuite آليًا | تشغيل Workspace آليًا

يحب رواد الأعمال والشركات الصغيرة والمؤسسات Google Suite (قد تعرفها أيضًا باسم Google Suite أو Google Apps أو Google Workspace). تعمل هذه البرامج معًا بسلاسة. يمكنك الوصول إليها من أي مكان، ولا يحتاج استخدامها إلى تدريب أو يحتاج إلى القليل منه. ومع ذلك، فهي مثالية للتشغيل الآلي بفضل هذه البساطة والاتساق.

يتطلب بدء تشغيل تعليمة Google apps script البرمجية، مثلها مثل GSuite نفسها، قليلاً جدًا من المال أو الوقت مسبقًا. يمكنك تشغيل مهمة GSuite الأولى آليًا في غضون ساعات قليلة من الاشتراك. تمكّن من استيراد المعلومات إلى Google Sheets أو إنشاء نماذج في Google Docs أو تشغيل Gmail آليًا وتحسين التواصل مع العملاء والأشخاص الآخرين عبر المؤسسة. فثمة إمكانات لا حصر لها.

ما الذي يمكن أن يقدمه إليّ تشغيل GSuite آليًا؟

يقدم تشغيل GSuite آليًا إلى المؤسسات وأصحاب الأعمال خيارات وفرصًا لا حصر لها لتحسين عمليات أعمالهم. لذلك، بغض النظر عن برامج Google Workspace‎ التي تختار تشغيلها آليًا، ستستفيد بطرق متعددة في كل مرة.

يمكن لتشغيل Google Docs آليًا تسريع عملية المشاركة الآمنة للمستندات بين أعضاء الفريق. على سبيل المثال، يتيح لك تشغيل Google Sheets آليًا تنظيم وحدات الماكرو والاستفادة منها تلقائيًا لإنشاء مخططات للتقارير ربع السنوية. وفوق هذا كله وبغض النظر عن شكل التشغيل الآلي لـ GSuite الذي تختاره، أنت لست بحاجة إلى أي تعليمات برمجية أو مهارات خاصة للاستفادة من قوة هذه الإمكانيات. وتشمل فوائد تشغيل Google Workspace المحددة آليًا ما يأتي:

سرعة النشر

يجعل GSuite نشر عمليات الأعمال في جميع أنحاء المؤسسة وتوحيدها أمرًا سهلاً. وبمجرد تنفيذها، لا يتطلب تشغيلها أي تدخل بشري. وحسب الإجراء الذي تقرر تشغيله آليًا، يمكن أن تبدأ العمليات الآلية بفتح بريد إلكتروني أو فاتورة أو استخراج البيانات أو ملء نموذج.

زيادة التعاون

تأخذ أدوات عمليات الأعمال الآلية في Google Workspace كثيرًا من مهام البيانات الإدارية واليدوية من المهام التي يتم إكمالها داخليًا ومع المقاولين وعبر مؤسستك. يمكنك تحديث قواعد البيانات والمستندات آليًا في غضون دقائق وتعيين المهام وإرسال الإشعارات والحصول على أحدث التحديثات. ويمكن للجميع معرفة التحديثات في لحظة تغيُّر البيانات، ما يجعل العمل معًا ومساعدة بعضنا والقيام بأشياء رائعة أسهل من ذي قبل.

أخطاء أقل

قد لا تكون للخطأ آثار كارثية في عملك أو مؤسستك، ولكن يمكن أن يستهلك الوقت والموارد حتى يتم إصلاحه. ويعني هذا الهدر قلة الوقت الذي يمضيه فريقك فيما يخص حل المشكلات والمنتجات والخدمات والعملاء. إنه يمنع شركتك أو مؤسستك من أن تكون منتجة قدر الإمكان، وهذا يحد من أرباحك النهائية. لا يرتكب تشغيل GSuite آليًا والتشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) أخطاء بشرية ولا ينسيان أبدًا ويعملان على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

الكفاءة

ما كان يستغرق منك أنت أو أي شخص في مؤسستك ساعات لإكماله كل يوم سيحدث آليًا خلف الكواليس. ستوفر كثيرًا من ساعات العمل للمهام الأخرى وستنجز مزيدًا من المهام بشكل عام. ستحب المرونة والفرص الجديدة. نقترح أن تبدأ رحلة التشغيل الآلي الخاصة بك بأكثر المهام استهلاكًا للوقت للحصول على أفضل النتائج وأقصى عائد استثمار على التشغيل الآلي للروبوت الخاص بك.

العثور على فرص جديدة

كم مرة فكرت في تجربة شيء جديد أو إنشاء تقارير محددة ولكنك لم تفعل ذلك لأن الأمر سيستغرق وقتًا أطول مما يستحق؟ يعمل تشغيل GSuite آليًا والتشغيل الروبوتي للعمليات على إزالة عبء العمل من معادلة عائد الاستثمار لإنجاز المزيد من المهام في وقت أقل واكتساب معلومات جديدة في عملك.

الامتثال

عند التعامل مع المعلومات الحساسة والبيانات المهمة لوظيفة الأعمال والأنظمة المالية والمهام الأخرى عالية المستوى، قد يبدو الامتثال شرًا لا بد منه. يعمل تشغيل تقنية RPA وتشغيل Google Workspace آليًا على إنشاء سجلات تدقيق لإزالة هذا العمل والاهتمام بشأن قائمة المهام اليومية.

تقرير هام فريد من نوعه حول الصناعة

تعرّف على كيفية تحقيق أفضل الشركات 8,5 أضعاف عائد الاستثمار على برامج التشغيل الآلي الخاصة بها واكتشف الطريقة التي تقوم فيها الشركات الرائدة في صناعاتها بتحويل أعمالها للتغلب على التحديات العالمية وتحقيق الازدهار بفضل التشغيل الآلي الذكي.

الحصول على التقرير

مَن يستخدم تشغيل GSuite آليًا؟

قد تعتقد أن برامج GSuite الآلية تفيد بشكل أساسي أقسام تكنولوجيا المعلومات. ورغم أن هذا صحيح جزئيًا، يُعدّ تشغيل Google Workspace آليًا عملية بسيطة وسهلة بما يكفي لمساعدة أي شخص فيما يتعلق بأي عمل أو مؤسسة تخسر الوقت في المهام اليدوية المتكررة.

الموارد البشرية

تخيل ما يمكن أن يفعله قسم الموارد البشرية لديك إذا لم يكن يمضي ساعات كل يوم في المساعدة على التوظيف والعثور على الموظفين وإعدادهم وحفظ الملفات والموافقة على الطلبات وتحديث قواعد البيانات وتوفير المعلومات وإكمال المهام المتكررة الأخرى. يمكن أن يهتم تشغيل GSuite آليًا بجميع هذه المهام اليدوية وأكثر من ذلك، ما يؤدي إلى رفع العبء عن فريق الموارد البشرية لديك حتى يتمكنوا من التركيز بشكل أكبر على الأشخاص وبدرجة أقل على الأعمال الورقية.

خدمة العملاء

في كل مرة يضطر فيها العميل إلى ترك رسالة أو الانتظار أو عدم الحصول على رد على بريد إلكتروني، يزداد الإحباط وعدم الرضا عن الخدمة التي يتلقاها. يمكن أن يضيف التشغيل الآلي لإدارة علاقات العملاء (CRM) وGoogle Forms وظائف خدمة العملاء في الوقت الحقيقي. ويمكنه أيضًا حماية العملاء من أن يتم إغفالهم ومنعهم من إرسال الهدايا وإرسال رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة وأكثر من ذلك. وأخيرًا، يمكن لأدوات تشغيل GSuite آليًا توفير مزيد من الوقت لمعالجة هذه المشكلات لأنها توفر وقت الموظفين.

الخدمات المالية

تأخذ أدوات GSuite الآلية كثيرًا من مسارات العمل الرتيبة التي يجب على الاختصاصيين الماليين في كثير من الأحيان إدارتها، فضلاً عن مسؤولياتهم الأخرى. ويمكن لأدوات GSuite الآلية حساب الفائدة والضرائب والتكاليف آليًا واستخراج المعلومات لتحديث قواعد البيانات وواجهات المستخدم وأكثر من ذلك، كل ذلك مع المساعدة فيما يتعلق بالامتثال.

القطاع العام

يمكن للكيانات الحكومية تشغيل أدوات مثل Google Sheets آليًا لملء قواعد البيانات المخصصة. ويمكن لتشغيل GSuite آليًا كذلك إنشاء تنبيهات والمساعدة على تزويد العامة بالمعلومات والقيام بمهام أخرى بخلاف الوظائف التي تحتاج إلى مهارة أكبر.

أقسام التسويق

يُعدّ تشغيل Google Sheets وGoogle Analytics آليًا من الأمور المهمة لتنظيف النتائج وإنشاء تصورات وتحديث الأسعار ومشاركة المعلومات مع أعضاء الفريق المعنيين. ويمكن لتشغيل GSuite آليًا كذلك جمع بيانات السوق المستهدفة وتسريعها والاشتراك في التسويق عبر البريد الإلكتروني ومراقبة الحملات والمهام الأخرى التي يعتمد نجاحها عليها. وبعد ذلك، يمكنه مشاركة النتائج التي توصل إليها مع الآخرين في المؤسسة من دون الحاجة إلى بذل أي جهد.

التصنيع

قد لا تبدو مستندات الصحة والسلامة المهنية وصحيفة بيانات سلامة المواد والامتثال وإدارة المورِّدين وخدمة العملاء والعديد من العناصر الموجودة في قائمة مهامك اليومية تستغرق وقتًا طويلاً، ولكن كل دقيقة تضيف المزيد. ويكمن الخبر السار في أن تقنية RPA وأدوات GSuite الآلية يمكنها الاهتمام بالعديد من هذه المهام. ابدأ بالتشغيل الآلي لأكثر الأعمال رتابة واستهلاكًا للوقت وتابع مهامك. ستوفر ساعات العمل كل يوم قبل أن تدرك ذلك.

الأسئلة المتداولة حول تشغيل Gsuite آليًا

هل يعمل تشغيل Gsuite آليًا مع كل تطبيقات Google Workspace؟

نعم! يعمل تشغيل Gsuite آليًا داخل تطبيق واحد أو بين عدة برامج في Google Workspace، بما فيها:

وإذا كنت ترغب في استخدام تشغيل Gsuite آليًا للتكامل مع تطبيقات سطح المكتب الأخرى أو برامج الأعمال أو البرامج المخصصة أو صفحات الويب أو حتى الحلول الأخرى عبر الإنترنت، فيمكنك القيام بذلك أيضًا.

هل ثمة فرق بين أدوات GSuite الآلية وتقنية RPA؟

لا تعمل أدوات تشغيل Gsuite آليًا إلا بين برامج Google، لكنك لست مقيدًا بذلك. فيعمل تشغيل Gsuite آليًا والتشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) معًا بشكل لا تشوبه شائبة. أما تقنية RPA، فتعمل عبر منصات سطح المكتب والبرامج المخصصة وبرامج إدارة علاقات العملاء (CRM) مثل Salesforce وتطبيقات Javascript وHTML وصفحات الويب، ما يمنحك الحرية والقدرة على تصميم أدوات تشغيل آلي مخصصة طوال عملية الأعمال.

تميل معظم البرامج المخصصة إلى التعقيد وتتطلب مهندس برامج. فهل يمكنني تكوين تشغيل Gsuite آليًا من دون توظيف مهندسين خارجيين أو خبراء في التشغيل الآلي؟

في حين أنك قد تحتاج إلى بعض التعليمات البرمجية أو الخبرة لإعداد برنامج معقد للغاية أو تكامل واجهة API، فإنه يمكنك التحكم في تشغيل Gsuite آليًا وتقنية RPA باستخدام واجهة رسومية سهلة الاستخدام. ومن ثَمَّ، فإن معظم العمليات التي ستُشغِّلها آليًا تعتمد على الإشارة والنقر. يمكنك بعد ذلك استخدام الواجهة نفسها لتحرير أدوات التشغيل الآلي الخاصة بك أو إدارتها، لذلك ليست هناك حاجة إلى مهارات متقدمة.

لإنشاء أدوات لتشغيل Gsuite آليًا، يمكنك سحب الخطوات لإنشاء إطار عمل الروبوت والتسجيل في أثناء السير عبر الخطوات اليدوية في العملية والتحرير حسب الحاجة والنقر فوق حفظ. من السهل جدًا أن يتمكن أي شخص في المؤسسة لديه حق الوصول إلى لوحة المعلومات من إنشاء مقطع فيديو تعليمي لا يستغرق بدء تشغيله أكثر من ساعة أو ساعتين.

هل أحتاج إلى إنشاء أدوات منفصلة لتشغيل Gsuite آليًا لكل مساحة عمل في المؤسسة؟

لا. في حين أنه يمكنك تخزين برامج التشغيل الآلي لـ Gsuite محليًا، فأنت لست مقيدًا بذلك ولن تضطر إلى تثبيت التشغيل الآلي نفسه في كل مساحة عمل. إننا نُخزِّن عمليات تشغيل Google Workplace آليًا وتقنية RPA على خادم يمكن لأي جهاز في مؤسستك الوصول إليه. يمكنك مشاركة المستندات والمعلومات والعناصر الأخرى من تطبيقات سطح المكتب أو Gmail أو برامج الويب في مساحة تخزين عبر الإنترنت مثل Google Drive. يجعل هذا العمل مع الأشخاص عن بُعد أمرًا سهلاً.

هل لديّ بالفعل أي عمليات أعمال يمكنني استبدالها بأدوات تشغيل Gsuite آليًا؟

إذا فتحت بريدًا إلكترونيًا أو ملفًا أو كان لديك إجراء تتبعه عند الاتصال بأحد العملاء، فلديك بالفعل عملية واحدة على الأقل يمكنك من أجلها استخدام التشغيل الآلي لمسار عمل GSuite. ابدأ ذلك بالتفكير في كل عمليات الأعمال التي تمر بها يوميًا. ابحث بعد ذلك عن تلك العمليات التي تتبع مجموعة أساسية من الخطوات وتتطلب اتخاذ قرارات بسيطة أو لا تتطلب اتخاذ قرارات وتستغرق وقتًا طويلاً ولا تتغير إلا نادرًا. يمكنك إعداد العديد من العمليات الآلية أو ربطها معًا لإكمال مهام كاملة تستهلك عمومًا أوقاتًا كبيرة من يومك.

تعجبني فكرة تشغيل Gsuite آليًا، لكن لا يمكنني جعل كل هذه العمليات تقاطع عملي. هل ستكون هذه مشكلة؟

مطلقًا. تُخزَّن أدوات GSuite الآلية وتُشغَّل من خادم لتجنب استهلاك موارد الكمبيوتر المهمة. فهي تقوم بالتحديث والعمل خلف الكواليس ولن تمنعك من متابعة يومك. لن تحتاج إلا إلى مجرد مراقبة الأخطاء أو إجراء التعديلات إذا تغيرت العملية التي تتبعها.

كيف أبدأ باستخدام تشغيل Gsuite آليًا؟

تبدأ الشركات غالبًا باستخدام وحدات الماكرو المضمنة التي تعد جزءًا من معظم مجموعة أدوات GSuite. وتُعدّ هذه طريقة ممتازة للاعتياد على الأدوات الآلية، لكنها قد تكون مُقيِّدة للغاية. وهنا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه أدوات التشغيل الآلي لعمليات الأعمال في Google Workspace.