Aceleração da transformação da força de trabalho do NHS por meio da automação com tecnologia de IA

Com a expansão dos horizontes na área da saúde, a automação com tecnologia de IA surge como um componente essencial dentro do Plano de Força de Trabalho de Longo Prazo do NHS para aproveitar ao máximo as inovações digitais e tecnológicas, como a IA generativa. Sua capacidade de revolucionar a eficiência não é apenas promissora, é ilimitada. No entanto, para muitas organizações de saúde, concretizar esse potencial com rapidez suficiente para atender às demandas atuais pode parecer como perseguir um unicórnio.

No centro da discussão estão os avanços sem precedentes decorrentes da colaboração dos Trusts do NHS com a Automation Anywhere, uma parceria que possibilitou a visão de integrar automação e IA no NHS.

Revelando valor: automação com tecnologia de IA em funcionamento para o Kent Community Health NHS Foundation Trust

Algumas organizações do NHS estão liderando o uso da automação e da IA a fim de mudar e otimizar os processos. Entre elas está o Kent Community Health NHS Foundation Trust (KCHFT), onde Sarah Hayden, diretora de operações de pessoal, está liderando a automação com tecnologia de IA. Em um evento no início deste ano, Sarah compartilhou o excelente trabalho que está sendo feito em Kent na automação de serviços de pessoal, orientando o grupo sobre os detalhes do programa de automação na prática. Ela descreveu claramente aos participantes o valor que pode ser agregado por meio da IA e da automação, observando, em particular, os benefícios de liberação de recursos financeiros e de melhoria da qualidade das automações implementadas em Kent, ajudando a impulsionar as operações do NHS em direção às metas do plano de força de trabalho de longo prazo do NHS.

No ano passado, o programa de automação do KCHFT realizou uma revisão radical das operações de recrutamento, incluindo seus processos e documentação. Em todo o ciclo de vida do recrutamento, a integração da IA e da automação teve um impacto transformador nos processos e nas pessoas. Ela livrou a equipe da repetição de tarefas administrativas rotineiras, possibilitando que esse tempo fosse dedicado a atividades de maior valor agregado, como iniciativas relacionadas à diversidade, equidade e inclusão (DEI).

Em 2023, o programa de automação do KCHFT transformou a administração da força de trabalho, implementando automações que lidam com processos essenciais para a operação. Embora a economia de custos e os ganhos de eficiência se destaquem como resultados mensuráveis, o impacto mais excepcional dessas automações foi na experiência do colaborador. A nova capacidade de interações individuais mais diretas melhorou muito a experiência geral do colaborador e do candidato, assim como a dinâmica da equipe.

De fato, o impacto e a previsibilidade oferecidos pela automação com tecnologia de IA foram tão grandes que a equipe de serviços de pessoal do KCHFT agora está em condições de oferecer a outras organizações do NHS a opção de fornecer uma variedade de serviços em seu nome. Isso inclui recrutamento, administração da força de trabalho, manutenção do ESR e recursos de aprendizagem e desenvolvimento.

A implementação da IA e da automação nos serviços de pessoal do NHS exemplifica um modelo bem-sucedido que outras organizações de saúde podem seguir. Por meio do alinhamento estratégico com as propostas de eficiência do NHS, que incluem a ampliação dos serviços de pessoal, o KCHFT pode dar suporte à utilização de modelos de automação criados na Automation Anywhere. Isso oferece às organizações um caminho para a automação imediata, sem o investimento inicial em software de automação, e pode ser usado como prova de conceito para gerar economia, melhorar a qualidade e outras métricas que apoiem futuros casos de negócios para automação mais ampla em todas as organizações.

Principais lições da jornada de IA + automação nos serviços de pessoal do KCHFT

A jornada rumo à automação para as organizações de saúde não se trata apenas de integração tecnológica; trata-se de repensar a maneira como prestamos serviços para atender às demandas da saúde moderna. Os insights de Sarah Hayden no evento da Câmara dos Lordes revelaram aprendizados essenciais para ajudar a estabelecer as bases para outras organizações do NHS e do setor de saúde ao embarcarem na jornada de implantação da automação e da IA generativa.

Dicas para começar

• Padronização: comece pela padronização de formulários e dados, pois isso cria uma base sólida sobre a qual um fluxo de trabalho de automação preciso e eficaz pode ser desenvolvido.
• Planejamento estratégico: descreva claramente as aspirações e mapeie soluções estratégicas. A automação é rápida de implementar, mas a precisão em na execução é crucial para o sucesso dela. Sarah explicou como a entrega de valor concreto é fundamental, e a jornada de automação exigirá tempo e energia. No entanto, quando isso é feito corretamente, os resultados podem ser transformadores não apenas para a força de trabalho, mas também para a população.
• Apoio executivo: obter e manter o apoio executivo é fundamental. Elabore um caso de negócios conciso que destaque o potencial de retorno sobre o investimento, os benefícios do reinvestimento e a economia de custos para convencer e garantir o apoio das equipes financeiras e dos membros da diretoria.
• Prova de conceito: identifique e automatize um processo com um retorno considerável sobre o investimento como prova de conceito. Isso não apenas demonstra os benefícios tangíveis da automação, mas também dá suporte ao seu caso de negócios para garantir mais investimentos.

Pense grande para maximizar o alcance e a capacidade de transferência das automações

Aceite a arte do possível. Pense além de uma única equipe para ter o potencial de criar impacto em todo o Trust e compartilhar o valor, bem como potencialmente distribuir o custo da automação entre várias equipes. O segredo está em aproveitar casos de uso para despertar o interesse de outros departamentos, identificar o principal processo ou resultado de negócios que cada departamento pretende transformar e articular como a automação pode torná-lo realidade.

Faça da equipe de TI sua melhor amiga

Desenvolva um relacionamento forte com a equipe de TI e torne-a parte do processo. Trabalhar em colaboração com a equipe de TI pode resolver com eficácia as possíveis perguntas, avaliações e decisões necessárias relacionadas à segurança cibernética e ao gerenciamento de dados. Mantenha uma comunicação aberta com ela para compreender a arquitetura e o ambiente de serviço necessários para uma automação bem-sucedida e segura com a implementação de IA generativa, garantindo a conformidade e a proteção dos dados dos pacientes.

A jornada de IA + automação precisa das suas pessoas

O caminho para a automação com tecnologia de IA na área da saúde depende tanto de pessoas quanto de tecnologia. As experiências compartilhadas pelo Kent Community Health NHS Foundation Trust (KCHFT) ressaltam a profunda importância de investir no elemento humano da transformação.

O conceito de capacitação é fundamental para esse empreendimento. Equipar as pessoas com as competências relevantes para prosperar ao lado de tecnologias emergentes, como a IA generativa, é um compromisso que vai além da mera eficiência operacional: trata-se de cultivar uma cultura de adaptabilidade e criação de valor. O KCHFT abordou de maneira proativa a comunicação e o treinamento por meio de uma série de webinars e fóruns de discussão para aliviar o medo e gerar entusiasmo.

A jornada exige não apenas proficiência digital, mas também um foco agudo nas habilidades sociais necessárias para navegar e implementar mudanças de maneira eficaz. Sarah se expressou bem durante sua apresentação: “Não subestime o tempo que isso vai levar e a importância de garantir que a equipe seja levada junto na jornada. Isso mudou completamente a maneira como ela trabalha.”

Sinais vitais: o valor e o impacto mensuráveis da automação com tecnologia de IA

A automação com tecnologia de IA agora está se tornando parte integrante da estratégia de longo prazo para impulsionar a eficiência no KCHFT. Em colaboração com a Automation Anywhere, o KCHFT conseguiu, até o momento:

• Implementar 164 automações ativas, resultando em mais de £700 mil em economia e liberando 45.000 horas.
• Reduzir 41% no tempo de recrutamento nos últimos 15 meses, de 8,51 semanas para 4,99 semanas.
• Ser classificada como a melhor do país pelo menor tempo gasto pelos gestores para selecionar candidatos.
• Alcançar o 10º lugar entre 285 organizações do NHS no ranking WoVEn (estava na posição 191 antes da automação).
• Melhorar drasticamente a classificação da qualidade dos dados do ESR, subindo da 191ª para a 21ª posição.

Graças à Automation Anywhere, o KCHFT desenvolveu uma frota inovadora de "flobots", cada um com um nome exclusivo e um perfil de funcionário, integrando-os perfeitamente à equipe. A frota de flobots inclui automações e modelos que abrangem processos desde verificações pré-admissão em recrutamento até atualizações de ESR e relatórios em serviços de gestão de pessoal. Os modelos criados ao longo da jornada de automação do KCHFT são transferíveis para qualquer NHS Trust interessado em iniciar sua própria jornada de automação. O excelente exemplo de automação bem-feita do KCHFT retrata perfeitamente a arte do possível em relação ao NHS e à automação. É emocionante imaginar o que está por vir.

Mapeamento do futuro da saúde com IA e automação

O sucesso inovador da automação do KCHFT é apoiado pela Automation Success Platform e pela parceria estratégica do NHS com a Automation Anywhere, em apoio à estratégia We Care do trust. Essa colaboração foi fundamental para estabelecer e expandir o centro de excelência (CoE) em automação do KCHFT, que exemplifica a inovação e a liderança com a eficiência e o progresso na área da saúde, sendo capaz de compartilhar uma vasta gama de conhecimento interna e externamente, permitindo que outras organizações colham benefícios semelhantes.

Como CoE de automação para o sudeste, Kent está trabalhando com organizações parceiras do sistema para apoiá-las no desenvolvimento de programas de automação bem-sucedidos que aproveitem o potencial da IA e da automação. As equipes da diretoria de pessoal adotaram a Automation Anywhere para dar suporte às crescentes demandas de carga de trabalho.

A parceria entre o KCHFT e a Automation Anywhere também se concentrou em demonstrar a escalabilidade da automação com tecnologia de IA por meio de resultados tangíveis e histórias de sucesso. Suas conquistas vão além de resultados comerciais e ROI consideráveis; eles capacitaram parceiros do sistema do ICB de Kent e Medway para fornecer seus serviços a outras organizações de cuidados agudos, apoiando-as em sua jornada de automação.

O aumento da automação não apenas proporcionou eficiência operacional, mas também promoveu uma cultura de inovação que ultrapassa as limitações das operações de saúde. E está abrindo caminho para um futuro em que a automação da assistência médica não será exceção, mas sim um componente integral da prestação de serviços.