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Ao longo dos últimos dois anos, o custo do trabalho tornou-se mais importante para as operações de uma empresa, enquanto as equipes de operações foram pressionadas a acelerar os tempos de ciclo. Ao mesmo tempo, os fornecedores de automação robótica de processos (RPA) forneceram um mecanismo para automatizar tarefas. O casamento entre a necessidade e a tecnologia especificamente direcionada para atender a essa necessidade provocou uma onda de interesse na automação em todo o mundo.
Regionalmente, a razão para o interesse na automação do trabalho varia, mas houve alguns impactos:
- O primeiro foi a ligação entre a automação de tarefas e uma compreensão de que fazer isso resultaria em um retorno positivo mensurável ao negócio.
- O segundo impacto foi a vontade de se tornar excelente na automação, com automação de tarefas tornando-se uma área central de foco. Isso gerou esforços para estabelecer Centros de excelência (CoE) em RPA, com a expectativa de que um dólar investido nos CoE entregaria vários dólares em benefícios.
Embora seja comum incorporar relatórios e análises de negócios em aplicativos, medir o valor real de negócios dos investimentos tecnológicos não é, de maneira nenhuma, disseminado. Então, por que há uma necessidade de medir os benefícios de negócios da RPA?
- Não há nenhuma razão para automatizar se a automação não estiver diretamente associada ao melhor desempenho do negócio. A única maneira de identificar os ganhos de desempenho é medi-los.
- O sucesso mensurável em uma iniciativa torna mais fácil aplicar esse sucesso a outros esforços semelhantes. A medição é usada para comunicar-se com os patrocinadores interessados em adotar a RPA.
- A medição apoia a melhoria contínua de projetos de RPA existentes e fornece uma fundação para ajudar a RPA a evoluir em casos de uso mais novos e, possivelmente, mais inovadores.
Quando as medições de RPA devem começar?
Antes de investir na descoberta de processos para identificar projetos de automação de candidatos, as equipes de melhoria de processos começam a coletar informações sobre problemas e tipos de melhorias necessárias em suas discussões iniciais com o dono do processo. É aí que a captura de métricas realmente começa.
Com base em entrevistas e discussões, juntamente com a captura de custos e problemas de desempenho, a equipe pode trabalhar com o patrocinador em uma avaliação preliminar de se a RPA pode ajudar a melhorar o processo, ou não.
Processar feeds de descoberta em um plano de automação preliminar. Isso é acompanhado por um modelo de métricas que descreve como o impacto das melhorias vai aprimorar o desempenho do processo. Tudo isso se une para criar um caso de negócios, que inclui custos e benefícios para o proprietário do processo. De forma ideal, há algum tipo de cálculo de retorno sobre o investimento que avalie os custos das melhorias, quanto tempo demora para entregar um benefício positivo e qual será o retorno ao longo de um período de 2 a 3 anos.
A medição é usada assim que o projeto de automação começa a rastrear o andamento. E uma vez na produção, a inteligência de processo rastreia quão bem a automação funciona na produção para garantir que quaisquer problemas ou mudanças necessárias recebam atenção imediata.
À medida que os aplicativos são implantados de maneiras diferentes – na nuvem, no local, híbrido e entregues como um aplicativo móvel – é importante fazer uma nova avaliação das oportunidades de automação para determinar como a RPA pode ser usada para direcionar o valor para o negócio. As habilidades na medição de valor dos negócios são críticas para tornar o caso da automação em cenários de implantação cada vez mais complexos.
Implementando métricas de automação
Além das métricas de integridade da RPA, que devem estar enraizadas no seu sistema de RPA, as medições de valor de negócios com foco nas principais métricas necessárias para manter o ROI do projeto e do programa devem ser um objetivo.
Se um patrocinador de RPA puder ver quantas pessoas/hora estavam atribuídas previamente a uma tarefa e o custo por hora, então o dinheiro economizado pelo processo e pelo departamento pode ser calculado. Existem outros elementos para a métrica de ROI, incluindo: custos contínuos de gerenciamento de mudanças, custos de infraestrutura e equipe de RPA, juntamente com os custos de serviços profissionais que atualizarão o ROI regularmente. As métricas também devem incluir um período de retorno. Compreender o período de retorno mais amplamente entre os programas facilita o orçamento e o planejamento de novas iniciativas de RPA.
O benefício de focar nas métricas do ROI é a capacidade de validar e comunicar o sucesso de qualquer projeto de RPA individual e do programa de RPA em geral. O sucesso mensurável torna mais fácil a implantação de projetos de RPA de forma mais ampla, especialmente porque facilita o orçamento de investimentos e custos iniciais, juntamente com os benefícios em uma base contínua, bem como a confiança de que novos investimentos alcançarão um bom retorno.
A melhoria contínua evoluiu amplamente para um esforço quase em tempo real que acompanha o desempenho contínuo da automação na produção e a integridade dos ativos usados para automação. Como os funcionários digitais podem trabalhar o tempo todo, a disponibilidade contínua e as informações sobre desempenho são importantes. É importante considerar que as soluções de métricas que automatizam totalmente a geração de métricas em uma base contínua são incorporadas em plataformas de automação que estão disponíveis em formatos de navegador e móvel.
Por: Maureen Fleming, Blogueira convidada, VP da IDC, Integraccedilatildeo e automaccedilatildeo de processos.
