What is workflow automation?

Workflow automation is the design, execution, and automation of business processes, where tasks, information, or documents are passed from one participant to another according to a set of procedural rules.

How does workflow automation benefit a business?

Workflow automation improves efficiency, reduces the chance of errors, eliminates unnecessary tasks, and helps to ensure processes are completed in a standardized way. It can also increase transparency and make it easier to track progress.

What types of tasks can be automated with workflow automation?

You’d be hard-pressed to find any industry or department not using some form of this type of automation in some way. Since its core advantages of increased efficiency, effectiveness, scale and cost reductions are universally desirable in any work setting, workflow automation is usually found in most of them, regardless of these points of distinct.

What tools are used for workflow automation?

Workflow automation can be accomplished with a variety of tools ranging from simple task automation software to more advanced platforms that use artificial intelligence and machine learning.

Is it difficult to implement workflow automation?

The level of difficulty can vary depending on the complexity of the workflow being automated. However, with the right tools and guidance, most businesses can successfully implement workflow automation to improve efficiency and productivity.

O que é a automação de fluxo de trabalho e como começar?

A Automação de fluxo de trabalho utiliza formas comuns de automação, como Automação Robótica de Processos (RPA) e Automação de Processos Empresariais, para mover as informações corretas entre os componentes do sistema de TI conforme regras de negócios definidas, a fim de realizar etapas para a integração de novos funcionários, por exemplo.

A automação de fluxo de trabalho é essencial para fazer com que os processos digitais para qualquer função de trabalho (RH, contabilidade, compras etc.) fluam em uma série repetível de etapas sem intervenção humana. Os usuários simplesmente definem essas etapas e identificam o que deve ser feito nelas para automatizar fluxos de trabalho com métodos de autoatendimento, como arrastar e soltar ou modelar o que deve acontecer. A automação resultante torna esses processos mais consistentes, precisos e eficientes, em escala empresarial.

Quais são os benefícios da automação de fluxo de trabalho?

A automação de fluxo de trabalho permite que você aproveite a transformação digital capacitando os usuários a concluir mais fluxos de trabalho de forma mais rápida, fácil e melhor do que eles fariam manualmente ou com papel. A natureza de autoatendimento do software de automação de fluxo de trabalho oferece essas vantagens a todos os funcionários, não apenas àqueles que têm facilidade com tecnologia.

Essas ferramentas permitem que cada unidade de negócios aumente sua produtividade para que as empresas possam realizar mais trabalhos e cumprir os principais objetivos da missão. Com a automação de fluxo de trabalho, as empresas maximizam o uso de seus funcionários acelerando o que, de outra forma, seriam processos manuais, que normalmente são lentos, inconsistentes e propensos a erros. Ferramentas de automação de fluxo de trabalho removem esses gargalos. Os benefícios específicos incluem:

Precisão

A precisão das funções vitais do departamento, como garantir que as faturas sejam pagas corretamente, tende a aumentar com o software de automação de fluxo de trabalho, pois, ao contrário dos funcionários humanos, essas ferramentas automatizadas sempre fazem o que foram programadas para fazer. Esta abordagem elimina o erro humano.

Custos mais baixos

A automação do fluxo de trabalho é essencial para permitir que as organizações façam mais com menos. Melhorar a eficiência e a produtividade das pessoas reduz drasticamente os custos associados a erros e diminui o número de trabalhadores necessários para concluir fluxos de trabalho específicos.

Transparência

O software de automação de fluxo de trabalho é fundamental para aumentar a visibilidade dos processos mais complicados. Ele garante que eles sejam mapeados, repetíveis e sustentáveis para que fique extremamente claro quais pessoas ou fatores são responsáveis por resultados específicos de negócios, o que, de outra forma, pode se tornar uma tarefa cara e demorada de investigar.

Satisfação no trabalho

Os níveis mais altos de produtividade e eficiência que a automação de fluxo de trabalho suportam não apenas afetam o resultado final. Essa eficácia aprimorada também se traduz em maior satisfação no trabalho para as pessoas, levando a maiores taxas de retenção e melhor aquisição de talentos.

Flexibilidade do fluxo de trabalho

Os usuários podem mapear, cumprir e coordenar a conclusão de qualquer número de tarefas em um fluxo de trabalho, não importa quão difíceis elas sejam. Subsequentemente, eles podem automatizar processos complexos envolvendo dados não estruturados e estruturados para atender a quaisquer necessidades de fluxo de trabalho da empresa.

Escalabilidade

A escala, provavelmente, é um dos principais benefícios do software de automação de fluxo de trabalho. Ela permite que os usuários realizem tarefas discretas para qualquer processo, independentemente, da quantidade de dados ou pessoas envolvidas, como implementar credenciais de segurança para funcionários de uma fusão recente. Automatizar esses fluxos de trabalho garante que esses processos ocorram tão tranquilamente quanto ocorreriam em uma escala muito menor.

Quem está usando a automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho é aplicável horizontalmente em diversos setores e unidades de negócios. Você teria dificuldade em encontrar um setor ou um departamento que não use uma forma desse tipo de automação. Como suas principais vantagens de maior eficiência, eficácia, escala e redução de custos são desejáveis em todos os ambientes de trabalho, a automação de fluxo de trabalho, geralmente, é encontrada na maioria deles, independentemente desses pontos de distinção.

Ainda assim, os casos de uso departamentais para automação de fluxo de trabalho são maiores em algumas unidades de negócios do que em outras. Recursos humanos é um excelente candidato para automação de fluxo de trabalho, em grande parte devido à grande dependência de documentos impressos. O mesmo sentimento se aplica à contabilidade. As equipes de suporte ao cliente também usam software de automação de fluxo de trabalho de forma frequente, pois isso permite acessar rapidamente qualquer número de sistemas para resolver problemas e satisfazer clientes.

Os serviços financeiros e bancários, provavelmente, têm as maiores taxas de adoção de ferramentas de automação de fluxo de trabalho devido ao suporte que oferecem aos trabalhadores do conhecimento. Outros setores verticais incluem seguros, vendas, marketing, e saúde. Os casos de uso específicos incluem:

Recursos humanos

Existem várias funções importantes que a automação de fluxo de trabalho simplifica e acelera no RH. Além dos processo de integração e desligamento de funcionários, essas ferramentas são eficazes para gerenciar pedidos de férias, folhas de ponto e as várias etapas necessárias para processar benefícios. Elas são úteis para agilizar quaisquer mudanças relacionadas a RH, como aquelas para planos de seguro saúde.

Jurídico

A automação do fluxo de trabalho é fundamental para automatizar funções essenciais em departamentos jurídicos individuais ou para empresas do setor jurídico. Métodos como RPA são excelentes para extrair informações de formulários de admissão de clientes e posicioná-las em sistemas de TI subsequentes. Os usuários também podem automatizar fluxos de trabalho para acompanhar prazos de caso, revisões de contratos e retenções legais.

Equipes de TI

Há uma infinidade de usos para automação de fluxo de trabalho em TI. Provavelmente, o mais urgente é o processamento de solicitações de serviço, que de outra forma nem sempre é simples. Esta abordagem também é útil para processar e lidar com incidentes de segurança e para configurar novas contas. Além disso, as ferramentas de automação de fluxo de trabalho aceleram solicitações de acesso a serviços ad-hoc para fins de auditoria e governança de dados.

Contabilidade

Existem vários fluxos de trabalho de contabilidade que você pode automatizar para aumentar a eficácia. A maioria das coisas relacionadas a aprovações ou solicitações (como solicitações de CapEx ou AFE ou aprovações de despesas) pode ser automatizada para reduzir o tempo de ação. Da mesma forma, itens relacionados a contas a pagar, contas a receber ou fazer alterações nos salários são ideais para soluções de automação de fluxo de trabalho.

Área da saúde

A automação do fluxo de trabalho melhora alguns dos processos mais vitais na área da saúde. Além de processar formulários de reivindicações para procedimentos médicos e de diagnóstico, também influencia a automação de vários aspectos do faturamento. As vantagens operacionais incluem o processamento de rotações de plantão e cronogramas de trabalho para a equipe. Exemplos adicionais incluem o processamento de formulários de admissão e alta de pacientes.

Serviços financeiros/Seguros

Alguns dos principais processos em finanças e seguros são tratados todos os dias com recursos de automação de fluxo de trabalho. O processamento de reivindicações de hipotecas e empréstimos, incluindo aspectos do processo de aprovação, é um dos mais importantes. Outros processos incluem a identificação e a ingestão de informações para que investidores e analistas financeiros baseiem suas decisões.

Como faço para começar com a automação de fluxo de trabalho?

Os usuários podem começar a usar a automação de fluxo de trabalho seguindo um plano de cinco etapas, que consiste em determinar quais processos se beneficiam da automação, delinear as metas comerciais da automação, selecionar o software de automação, treinar os membros da equipe e refinar os fluxos de trabalho com KPIs para expandir o ROI.

ETAPA 1

Existem várias maneiras de identificar processos que são benéficos para a automatização. Elas podem variar desde as óbvias (ver quais processos sempre precisam ser refeitos, quais têm o maior impacto no custo ou quais são mais prejudiciais à eficiência dos funcionários) até as mais científicas, no qual você representa visualmente as tarefas em processos com diagramas de fluxo. Uma combinação de ambas as abordagens geralmente funciona melhor. Fluxos de trabalho que são mais complicados que outros, de missão crítica ou altamente repetitivos são ideais para automação.

ETAPA 2

Em seguida, é fundamental esboçar as metas de negócios relacionadas ao processo. Elas devem ser bem definidas e um resultado natural do processo, idealmente minimizando a variação. Ajuda pensar nessas metas em termos de “ou/ou”. Por exemplo, um requerente é aprovado ou negado para um empréstimo. Está implícito nesta etapa que especificar as tarefas no fluxo de trabalho contribui para o objetivo comercial e como. Embora os processos possam ser multifacetados, as tarefas neles contidas e sua relação com as metas do negócio devem ser simples.

ETAPA 3

Há algumas considerações que influenciam qual software de automação de fluxo de trabalho você deve selecionar. Isso vai depender do caso de uso específico, do setor e do departamento. Para tarefas que envolvem tomada de decisão ou análise, o RPA, que frequentemente é combinado com a Inteligência Artificial e de aprendizado de máquina, é útil. Durante esta etapa, você deve pensar.

ETAPA 4

Treinar usuários na ferramenta de automação de fluxo de trabalho é fundamental para ter sucesso. Opções como RPA têm curvas de aprendizado extremamente baixas e não exigem muito treinamento. Normalmente, as organizações simplesmente demonstram o processo que gostariam que este software executasse na tela, que então é internalizado e automatizado.

ETAPA 5

A etapa final é refinar o fluxo de trabalho com base nos resultados em produção. Os KPIs podem determinar o sucesso do software de automação de fluxo de trabalho. Por exemplo, os usuários podem ter um limite de precisão (acima de 90% para recuperar as informações necessárias para satisfazer uma solicitação específica de atendimento ao cliente, por exemplo) que serve como base para a aprovação de um fluxo de trabalho automatizado. O monitoramento e a avaliação contínuos dos KPIs indicarão o quanto um fluxo de trabalho deve ser alterado e quando isso deve ocorrer, para atingir as metas de negócios por meio da automação de processos.

Perguntas frequentes sobre automação de fluxo de trabalho

O que é a automação de fluxo de trabalho?

Automação de fluxo de trabalho é o design, a execução e a automação de processos de negócios, onde tarefas, informações ou documentos são passados de um participante para outro conforme um conjunto de regras processuais.

Como a automação do fluxo de trabalho beneficia uma empresa?

A automação do fluxo de trabalho melhora a eficiência, reduz a chance de erros, elimina tarefas desnecessárias e ajuda a garantir que os processos sejam concluídos de maneira padronizada. Ela também pode aumentar a transparência e facilitar o acompanhamento do progresso.

Quais tipos de tarefas podem ser automatizados com a automação de fluxo de trabalho?

Tarefas que são repetitivas, previsíveis e baseadas em regras são excelentes candidatas para automação de fluxo de trabalho. Isso pode incluir coisas como processamento de faturas, integração de funcionários, tíquetes de suporte ao cliente e mais.

Quais ferramentas são usadas para automação de fluxo de trabalho?

A automação do fluxo de trabalho pode ser realizada com diversas ferramentas, desde software simples de automação de tarefas até plataformas mais avançadas que utilizam inteligência artificial e aprendizado de máquina.

É difícil implementar a automação de fluxo de trabalho?

O nível de dificuldade pode variar dependendo da complexidade do fluxo de trabalho que está sendo automatizado. No entanto, com as ferramentas e orientações certas, a maioria das empresas pode implementar a automação do fluxo de trabalho para melhorar a eficiência e a produtividade.

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