Gestão de documentação automatizada

O tempo de um profissional de recursos humanos é gasto com frequência na inclusão de dados e gerenciamento de arquivos, mas muitas dessas tarefas podem ser automatizadas por ferramentas que reduzem a necessidade de inclusão manual de dados. Além disso, a implementação de um fluxo de trabalho de automação significa que os profissionais de recursos humanos podem gastar mais tempo fazendo o que fazem de melhor – fornecendo orientação e cuidados aos funcionários.

A automação robótica de processos (RPA) permite que você projete fluxos de trabalho tão simples ou complexos quanto seu departamento de RH exigir. A criação de múltiplos fluxos de trabalho facilita o mapeamento do roteamento automatizado de documentos durante todo o ciclo de vida do funcionário, desde candidaturas e folha de pagamento até processos de aposentadoria e demissão. Pense nisso como uma gestão automatizada de documentos.

A RPA da Automation Anywhere Document Automation e os bots de tarefas pré-construídos para RH são indispensáveis. Você pode começar com pequenos processos, como coletar assinaturas eletrônicas ou mergulhar com uma prova de conceito para ver como a RPA pode se expandir para ajudar sua organização. Em seguida, veja o que a implementação da automação de RH pode fazer por seu resultado final, como este banco global fez.

Quais são os benefícios dos sistemas de gestão automatizada de documentos para RH?

Muitas tarefas de RH dependem muito de processos manuais e da supervisão humana. Infelizmente, muitos líderes de RH acreditam que os bots são impessoais e incapazes de gerar muito valor. Isso está longe de ser verdade. A automação da recuperação de registros transforma as tarefas de RH, aumentando a eficiência, a precisão e a acessibilidade. E a RPA trabalha com a maioria dos softwares de RH para que você possa manter seus sistemas Workday, Jobvite e OKTA em funcionamento sem tempo de inatividade de implementação. É um ganho para todos.

Colaboração melhorada

A automação de recuperação de registros de empregados (ERRA) é projetada para trabalhar de forma interfuncional para encontrar, promover e treinar novas contratações enquanto melhora a retenção de empregados. Entretanto, o ERRA também reduz a complexidade dos processos de múltiplas etapas e multissinais e pode colaborar entre múltiplos sistemas de parceiros de RH.

Custos mais baixos

O processamento automatizado de documentos é econômico. Torna a contratação e a integração mais eficientes, trazendo os benefícios de menos duplicação de tarefas e menos requisições para os profissionais de RH. Em resumo, quanto mais você incorpora a automação no RH, maior se torna a economia de custos.

Tomada de decisão orientada por dados

Os bots da RPA podem ser treinados para gerar relatórios detalhados sobre o desempenho ou fluxo de trabalho dos funcionários e identificar problemas ou oportunidades em tempo real, fornecendo às empresas melhores informações sobre sua organização e seus funcionários.

Precisão aprimorada

A entrada de dados manual no local tende a ser altamente repetitiva. Quanto mais humanos tiverem que realizar essas ações e migrar dados de um banco de dados para outro, mais provável será que cometam erros que custam caro. A automação do fluxo de trabalho de RH, como a recuperação de registros, elimina o risco e garante que você nunca mais perca documentos.

Conformidade

O registro automatizado e a recuperação de documentos podem incluir registros auditáveis que os diretores de conformidade e especialistas podem usar para garantir a adesão a políticas, regras e regulamentos locais, nacionais e internacionais. Os bots também podem localizar e remover dados PII, de acordo com as políticas governamentais de gestão de informações.

Melhor gestão dos dados dos funcionários

Além da conformidade, a gestão adequada dos dados dos funcionários – tais como mudanças de endereço, promoções ou movimentos verticais para diferentes departamentos – significa manter essas informações atualizadas. Este processo pode estar cheio de erros e consumir muito tempo. A automação inteligente reúne os dados, reduz os erros, acelera o tempo de ciclo e reduz os custos.

Quem se beneficia da gestão automatizada de documentos?

O uso da automação da gestão de documentos não está limitado ao departamento de RH. Qualquer departamento dentro de uma empresa pode se beneficiar de seu uso, já que pode ajudar a eliminar processos baseados em papel e melhorar a produtividade e a rentabilidade de qualquer departamento.

Folha de pagamento e departamentos de contabilidade

Os encarregados da folha de pagamento e do rastreamento de benefícios acham o RH automatizado e a recuperação de registros particularmente úteis. Eles podem atualizar benefícios tais como férias ou subsídio de doença acumulados. Eles também podem gerar declarações ou outros documentos para se comunicar mais efetivamente com os funcionários e a gestão.

Profissionais de conformidade, segurança e auditoria

Os sistemas de automação permitem aos departamentos de RH planejar e identificar necessidades, tais como datas de expiração da certificação, e registrar funcionários para renovações. Mais importante ainda, estes sistemas são seguros e permitem que as empresas mantenham os dados seguros, limitando o acesso às informações privadas.

Gestão e liderança

Os líderes podem usar a recuperação automática de registros para avaliar o desempenho do trabalho, tomar decisões sobre pagamento ou decidir promoções. Este software também é útil ao ajudar os funcionários a traçar uma carreira, ministrar treinamento ou planejar programas de desenvolvimento de habilidades.

TI e segurança

A automação da recuperação de registros é fácil de implantar, ajustar e gerenciar. Também incluem recursos adicionais de segurança e reduzem a demanda da rede. Finalmente, a automação facilita o desenvolvimento e a execução de cronogramas de retenção de documentos para purgar dados desnecessários sem violar leis e regulamentos.

A Dell alavanca a RPA para aumentar a produtividade de RH automatizando pequenas tarefas

“Temos uma quantidade grande e variável de automações, algumas são muito complexas e outras bem simples. Nós realmente tentamos mudar a maneira como trabalhamos implementando essas automações.”

– Joe Cotnoir, Diretor de HRIS, Habilitação de Processo de Negócios, Dell

85%

em ganhos de eficiência

automatizações em RH implantadas somente em 2019

Leia o estudo de caso

Como a automação da gestão de documentos pode ajudar os departamentos de recursos humanos

A automação de procedimentos como coleta de documentação, verificação de informações, conformidade e arquivamento pode poupar tempo aos profissionais de RH. Os departamentos de RH muitas vezes não conseguem se concentrar em tarefas especializadas e estratégicas devido a muitas tarefas repetitivas de gestão de documentos. Entretanto, a combinação da gestão de documentos e sistemas de recuperação de registros com outras RPA e tarefas comerciais pode estender as vantagens da automação além das tarefas básicas.

Automação de processos de contratação

Processamento de candidaturas e currículos
Combinação de habilidades com empregos para encontrar o melhor ajuste
Verificação de documentos
Processos de integração
Folha de pagamento e registro de benefícios
Identificação, configuração de contas e painéis de controle dos funcionários

Comunicações

Busca de documentos conforme necessário
Fornecimento de notificações quando as certificações expiram
Informação aos funcionários sobre os detalhes como o acúmulo de férias e benefícios de saúde
Geração de contratos, aposentadoria e documentos de rescisão
Promoções internas com aqueles que se qualificam
Solicitação e atualização automática de registros

Processamento Inteligente de Documentos

Rastreamento da expiração da certificação
Geração de relatórios de alta qualidade
Identificação de informações ou documentos em falta
Rastreamento do uso de documentos e métricas de desempenho
Padronização dos dados para torná-los acessíveis a outros programas
Verificação da validade do documento

Tarefas de segurança e conformidade

Cadeia de registros de custódia
Cruzamento de referências para preencher a lacuna entre os sistemas de informação
Codificação, criptografia e outras medidas de segurança
Controle de acesso a documentos
Automatização da purgação de documentos
Monitoramento para treinamento e certificação adequados

O que procurar ao escolher soluções de processamento e gestão de documentos

O melhor software de gestão de recursos humanos precisa integrar flexibilidade, usabilidade e requisitos de segurança consistentes para manter a melhor experiência. Isso certamente não é uma tarefa fácil, mas a plataforma nativa da nuvem de RPA da Automation Anywhere e uma combinação única de características podem atender a todos esses requisitos, tornando-a a principal escolha para empresas em todo o mundo.

As soluções de gestão de documentos de RH da Automation Anywhere usam bots, IA e ML facilmente implantados para criar fluxos de trabalho poderosos e dinâmicos. Em pouco tempo, estas soluções automatizadas e omnichannel executarão múltiplas tarefas e fornecerão a você insights acionáveis e mensuráveis que poderão ser usados para fazer sua empresa crescer enquanto minimiza seus riscos. Como resultado, você poderá maximizar o desempenho de seu departamento de RH e, ao mesmo tempo, garantir que sua empresa tenha um desempenho superior à concorrência no futuro.

Como as empresas podem começar com o processamento de documentos automatizado

Para descobrir o que a Automation Anywhere e a RPA podem fazer por você e seus funcionários, contate-nos agora para agendar uma demonstração. Nossos especialistas em automação ficarão felizes em mostrar a você como nossas diversas soluções RPA podem economizar seu dinheiro, aumentar a produtividade e abrir as portas para novas oportunidades que de outra forma não seriam possíveis.

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