Den vollen Mehrwert des Automatisierungsprogramms nachweisen

Das Orientierungsprogramm von Automation Anywhere ist die Schnellspur zur erfolgreichen Automatisierung. Nutzen Sie die Vorteile des Programms: Lernen in Eigenregie, Know-how von Kollegen und Partnern, Interaktionen mit der Community und Produktinnovationen. So können Sie unternehmensweit agile und skalierbare Automatisierungsprogramme durchführen. Dieser Blog-Artikel ist Teil einer Serie, die Ihnen einen Vorgeschmack auf die Informationen und Ratschläge im Orientierungsprogramm gibt. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie unsere Pathfinder-Webseiten.

Wenn Ihr Automatisierungsprogramm schon in Schwung gekommen ist, bringt es Ihrem Unternehmen sicherlich einen Mehrwert ein. Aber um diesen Mehrwert zu ermessen, müssen Sie die richtigen Fragen nach den zentralen, weniger leicht quantifizierbaren Kennzahlen stellen, die Ihrem Programm die Durchschlagskraft verleihen. Welche Fragen Sie am besten stellen (und mit Kennzahlen beantworten) hängt wahrscheinlich von der Phase ab, in der Sie sich befinden: Start, Beschleunigung oder Skalierung.

Die Kennzahlen, die Sie nachverfolgen, und die Geschichten hinter Ihren Zahlen können zu den wirkungsvollsten Hilfsmitteln in Ihrem Werkzeuggürtel gehören. Sie können dramatische Auswirkungen auf Ihr Automatisierungsprogramm haben und Ihnen helfen, Folgendes zu erreichen:

• Akzeptanz und Finanzierung durch die Unternehmensleitung
• Teamübergreifende Überzeugungsarbeit gegenüber der Unternehmensleitung
• Rechtfertigung zusätzlicher Automatisierungsbemühungen
• ROI-Projektionen

Bot-Mehrwert ist immer wichtiger als Bot-Volumen

Es gibt einen allgemeinen Rhythmus für die Messung der Leistung und den Ausbau des Automatisierungsprogramms.

• In der Startphase schaffen Sie die Grundlagen für die Nachverfolgung der wichtigsten Kennzahlen.
• In der Beschleunigungsphase haben Sie auch die nötigen Daten zur Nachverfolgung harter, materieller Kennzahlen.
• In der Skalierungsphase können Sie alle obengenannten Daten nachverfolgen, zusätzlich aber auch die eher immateriellen „weichen Kennzahlen“, mit denen Sie Automatisierungswirkungen ebenso gut oder sogar noch deutlicher aufzeigen können.

BEKENNTNISSE EINER FÜHRUNGSKRAFT FÜR AUTOMATISIERUNG:

Beachten Sie, dass die Zahl Ihrer Bots für unsere Vorschläge keine Rolle spielt. Viele Bots können zwar eine große Wirkung entfalten – aber ein Bot, der 20 Prozesse automatisiert, spart oft mehr Kosten oder Arbeit als 10 Bots, die 10 Prozesse automatisieren. Bei einem Community-Mitglied von Automation Anywhere war dies der Fall. Dieser Kunde erklärte seiner Benutzergruppe, dass er bei der Nachverfolgung der Automatisierungserfolge zunächst von falschen Voraussetzungen ausgegangen war. Er hatte sich auf die Anzahl der implementierten Automatisierungen konzentriert, aber schnell erkannt, dass diese Kennzahl die Unternehmensleitung nicht über die Auswirkungen der Automatisierung informierte. Sie und Ihre Stakeholder möchten verstehen, welchen Mehrwert das Automatisierungsprogramm insgesamt hat. Wenn Sie sich auf die Anzahl der Bots konzentrieren, übersehen Sie möglicherweise wichtige Datenpunkte mit wertvollen geschäftlichen Auswirkungen.

Wichtige Kennzahlen in der Startphase

Zu Beginn Ihres Automatisierungsprogramms müssen Sie keine komplexen Kennzahlen in die Berichte aufnehmen. DIESE Information sollten Sie aber auf jeden Fall weitergeben. Im weiteren Verlauf können Sie dann darauf aufbauen. Am Anfang sind einfache Berichte, in denen zum Beispiel die Anzahl der Bot-Einsätze für eine bestimmte Automatisierung ermittelt und mit den erwarteten Einsparungen pro Einsatz multipliziert wird, völlig ausreichend. Das sieht dann folgendermaßen aus:

• Bot A sollte im Laufe des Jahres 52 Mal eingesetzt werden und 52.000 $ einsparen.
• Bot A wurde im Laufe des Jahres letztendlich 50 Mal eingesetzt und hat daher 50.000 $ eingespart.

Das ist ein guter Einstieg, wenn Sie noch in der Startphase sind.

Greifbare Vorteile in der Beschleunigungsphase

Harte Kennzahlen sind unglaublich wertvoll. Verinnerlichen Sie sie, flechten Sie sie in Gespräche ein und weisen Sie darauf hin, wenn Sie von Ihrem Automatisierungsprogramm erzählen. Dies ist die beste Methode, anderen die Augen für die Leistungsfähigkeit des Automatisierungsprogramms zu öffnen und ihnen zu zeigen, dass es einen großen Mehrwert bietet. Denken Sie in etwa so:

• eingesparte Stunden
• eingesparter Betrag
• Anzahl der Bot-Einsätze (Vergleichswert für die Zukunft)
• % der Mitarbeiter mit Automatisierungsvorteilen/-zugriff

BEKENNTNISSE EINER FÜHRUNGSKRAFT FÜR AUTOMATISIERUNG:

Eines unserer Community-Mitglieder, ein weltweit tätiger Bekleidungseinzelhändler, wollte harte Kosteneinsparungen erzielen. Das Unternehmen investierte in die Automatisierung, um die Doppellieferungen zu reduzieren, die bei einigen Großhandelskunden auftraten. Durch diese Automatisierung konnten monatlich 25 % harte Kosten eingespart werden, z. B. Ausgaben für Rücksendungen, Arbeitsstunden, die Wiederauffüllung der Lagerbestände usw. Wenn Sie den Umgang mit diesen harten Kennzahlen beherrschen, können Sie zu den weichen Einsparungen übergehen.

Weiche Einsparungen in der Skalierungsphase

Weiche Einsparungen sind Vorteile für das Unternehmen, die sich nicht unbedingt materiell greifen lassen, die aber wichtig genug sind, um Berücksichtigung zu finden. Hier kommen in Betracht:

• Verbesserte Arbeitsmoral, weil sich die Mitarbeiter besser auf größere Aufgaben konzentrieren können
• Höhere Kundenzufriedenheit, weil die Mitarbeiter mehr Zeit für Kundengespräche haben

BEKENNTNISSE EINER FÜHRUNGSKRAFT FÜR AUTOMATISIERUNG:

Ein anderes Community-Mitglied im Finanzsektor berichtete von einigen „weichen Kennzahlen“ rund um die Arbeitsmoral. Jeder Quartalsabschluss brachte Arbeitsabläufe mit sich, die mit großen Belastungen für die Mitarbeiter verbunden waren. Bei den Kündigungen war ein Muster erkennbar: Die meisten Mitarbeiter verließen das Unternehmen vor oder nach dem Quartalsabschluss. Vor der Automatisierung mussten sie in dieser Phase immer rund um die Uhr arbeiten.

Nach der weitgehenden Automatisierung des Quartalsabschlusses stieg die Arbeitsmoral, die Mitarbeiterzufriedenheit nahm zu und das Unternehmen hatte letztlich eine geringere Fluktuation. Auch hier handelt es sich um eine weiche Kennzahl, die aber dennoch bemerkenswert ist (und die jedes Unternehmen zu schätzen weiß). Auch wenn es in diesen Fällen nicht unbedingt zu greifbaren Kosteneinsparungen kommt und die Anzahl der eingesetzten Bots (wieder einmal) keine Rolle spielt, haben Ihre Automatisierungen in dieser Phase einen ungreifbaren, nicht zu unterschätzenden Wert.

Besonders wertvolle Prozesse kennen

Sie haben also gute Fragen gestellt und Kennzahlen festgelegt, um sie zu beantworten. Es gibt noch einen Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Vermittlung des Mehrwerts mit Kennzahlen: Sie müssen wissen, welche Ihrer Prozesse den meisten Mehrwert einbringen. Dies sind die Automatisierungen, die zu transformativen Säulen Ihres gesamten Automatisierungsprogramms werden.

BEKENNTNISSE VON FÜHRUNGSKRÄFTEN FÜR AUTOMATISIERUNG:

Einer unserer Einzelhandelskunden erklärte, die Vorlaufzeiten bei der Einführung eines neuen Produkts hätten erhebliche Marktauswirkungen. Von der Ideenfindung bis zur endgültigen Auslieferung war die Markteinführung einfach unglaublich langsam. Die Konkurrenz brachte in der Zwischenzeit ihre neuen Produkte in der Hälfte der Zeit auf den Markt.

Der eingeführte Automatisierungsprozess verkürzte die Vorlaufzeiten um mehr als die Hälfte und eröffnete dem Unternehmen große geschäftliche Chancen. Und obwohl sich die Markteinführungszeit nicht unbedingt in Form einer granularen Kennzahl erfassen lässt, war der übergreifende Mehrwert für die Führungsposition auf dem Markt und die Differenzierung der Marke der Unternehmensführung völlig klar. Das ist ein „besonders wertvoller Prozess“.

Ein anderes Szenario: Ein weltweit tätiger Kunde aus der Finanzbranche verstieß gegen die Berichterstattungsvorschriften. Für jede Woche, in der die Vorschriften nicht eingehalten wurden, fielen erhebliche Strafzahlungen an. Das Unternehmen setzte auf Automatisierung, um diese Compliance-Probleme in den Griff zu bekommen und die gewaltigen Geldstrafen zu vermeiden. Gibt es eine granulare Kennzahl für die Einhaltung von Vorschriften? Vielleicht nicht. Aber dieser Automatisierungsprozess ist für das Unternehmen der „besonders wertvolle Prozess“, weil er einen enormen Beitrag für den Reingewinn leistet. Ein solcher Prozess bringt möglicherweise nur immaterielle Vorteile – diese sind aber so wesentlich, dass ihr greifbarer oder hypothetischer Geldwert keiner Erklärung bedarf. Es kann sich dabei um alles handeln, was die Systeme Ihres Unternehmens sicherer oder konformer macht, oder um etwas, das große Opportunitätskosten verursacht.

Das letzte Wort

Sie können Ihr Automatisierungsprogramm auf den richtigen Weg bringen, indem Sie die richtigen Fragen stellen und mithilfe der Antworten nach und nach zu den Kennzahlen gelangen. Denken Sie daran, mit den einfachen Dingen zu beginnen, erst die harten Kosten zu erfassen und dann den Wert der weichen Kosten zu berücksichtigen. Diese Formel hat sich in unserer Community immer wieder bewährt. Auch bei Ihnen wird es so sein.