What is workflow automation?

Workflow automation is the design, execution, and automation of business processes, where tasks, information, or documents are passed from one participant to another according to a set of procedural rules.

How does workflow automation benefit a business?

Workflow automation improves efficiency, reduces the chance of errors, eliminates unnecessary tasks, and helps to ensure processes are completed in a standardized way. It can also increase transparency and make it easier to track progress.

What types of tasks can be automated with workflow automation?

You’d be hard-pressed to find any industry or department not using some form of this type of automation in some way. Since its core advantages of increased efficiency, effectiveness, scale and cost reductions are universally desirable in any work setting, workflow automation is usually found in most of them, regardless of these points of distinct.

What tools are used for workflow automation?

Workflow automation can be accomplished with a variety of tools ranging from simple task automation software to more advanced platforms that use artificial intelligence and machine learning.

Is it difficult to implement workflow automation?

The level of difficulty can vary depending on the complexity of the workflow being automated. However, with the right tools and guidance, most businesses can successfully implement workflow automation to improve efficiency and productivity.

Was ist Workflow-Automatisierung und wo fängt man da an?

Die Workflow-Automatisierung verwendet gängige Formen der Automatisierung wie Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und Automatisierung von Geschäftsprozessen, um die richtigen Informationen entsprechend der vorab definierten Geschäftsregeln zwischen IT-Systemkomponenten bereitzustellen, um beispielsweise Schritte für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender durchzuführen.

Die Workflow-Automatisierung ist der Schlüssel, um digitale Prozesse in allen Arbeitsbereichen (Personalabteilung, Buchhaltung, Beschaffung usw.) in einer wiederholbaren Abfolge von Schritten ohne menschliches Eingreifen ablaufen zu lassen. Benutzer definieren einfach diese Schritte und legen fest, was dabei zu erledigen ist, um Workflows mithilfe von Self-Service-Methoden wie Drag-and-Drop oder Modellierung zu automatisieren. Die daraus resultierende Automatisierung macht diese Prozesse konsistenter, genauer und effizienter – und zwar im gesamten Unternehmen.

Was sind die Vorteile der Workflow-Automatisierung?

Mit der Workflow-Automatisierung profitieren Sie von digitaler Transformation, indem Sie Benutzern helfen, mehr Workflows schneller, einfacher und besser abzuschließen, als es manuell oder gar auf Papier möglich wäre. Die Self-Service-Natur von Workflow-Automatisierungssoftware bietet allen Mitarbeitenden diese Vorteile, nicht nur den technikaffinen.

Diese Tools ermöglichen es jeder Geschäftseinheit, ihre Produktivität zu steigern, damit das Unternehmen mehr Arbeit erledigen und seine wichtigsten Ziele erreichen kann. Durch Workflow-Automatisierung nutzen Unternehmen den Einsatz ihrer Mitarbeitenden am besten, indem sie manuelle Prozesse beschleunigen, die normalerweise langsam, inkonsistent und fehleranfällig sind. Workflow-Automatisierungstools beseitigen diese Engpässe. Zu den besonderen Vorteilen zählen:

Genauigkeit

Die Genauigkeit wesentlicher Abteilungsfunktionen – wie die Sicherstellung, dass Rechnungen korrekt beglichen werden – steigt zwangsläufig mit Workflow-Automatisierungssoftware, da diese Automatisierungstools, im Gegensatz zu Mitarbeitenden, stets genau das tun, wofür sie programmiert wurden. Dieser Ansatz eliminiert menschliche Fehler.

Geringere Kosten

Workflow-Automatisierungen tragen wesentlich dazu bei, dass Unternehmen mit weniger Aufwand mehr erreichen können. Die Verbesserung der Effizienz und Produktivität von Menschen senkt drastisch aus Fehlern entstandene Kosten und reduziert die Anzahl der benötigten Arbeitskräfte zur Durchführung bestimmter Workflows.

Transparenz

Workflow-Automatisierungssoftware ist entscheidend, um die Sichtbarkeit der komplexesten Prozesse zu erhöhen. Sie stellt sicher, dass Prozesse klar definiert, wiederholbar und nachhaltig sind, wodurch eine lückenlose Verantwortlichkeit gewährleistet wird – sei es für Mitarbeitende oder Faktoren, die für bestimmte Geschäftsergebnisse verantwortlich sind. Ohne Automatisierung wäre dies oft eine kostspielige und zeitaufwändige Herausforderung.

Arbeitszufriedenheit

Die höheren Produktivitäts- und Effizienzniveaus, die durch Workflow-Automatisierung gefördert werden, wirken sich nicht nur auf das Geschäftsergebnis positiv aus. Diese verbesserte Effektivität führt auch zu einer höheren Arbeitszufriedenheit der einzelnen Mitarbeitenden, was wiederum zu einer höheren Mitarbeiterbindung und einer besseren Talentakquise führt.

Workflow-Flexibilität

Benutzer können eine beliebige Anzahl von Aufgaben in einem Workflow planen, erfüllen und koordinieren – unabhängig davon, wie schwierig sie sind. Anschließend können sie komplexe Prozesse automatisieren, die sowohl unstrukturierte als auch strukturierte Daten umfassen, um allen Anforderungen an Unternehmensworkflows gerecht zu werden.

Skalierbarkeit

Skalierung ist wahrscheinlich einer der Hauptvorteile von Workflow-Automatisierungssoftware. Sie befähigt Benutzer, einzelne Aufgaben für jeden Prozess auszuführen, unabhängig davon, wie viele Daten oder Personen beteiligt sind – beispielsweise die Implementierung von Anmeldedaten für Mitarbeitende aus einer kürzlich erfolgten Fusion. Die Automatisierung dieser Arbeitsabläufe stellt sicher, dass diese Prozesse so reibungslos ablaufen, wie es auch in einem viel kleineren Umfang der Fall sein würde.

Wer nutzt Workflow-Automatisierungen?

Workflow-Automatisierungen sind horizontal über verschiedene Branchen und Geschäftseinheiten hinweg anwendbar. Es ist schwer, eine Branche oder Abteilung zu finden, die nicht in irgendeiner Form diese Art von Automatisierung verwendet. Da die grundlegenden Vorteile wie gesteigerte Effizienz, Wirksamkeit, Skalierbarkeit und Kostensenkungen in jedem Arbeitsumfeld generell wünschenswert sind, findet sich Workflow-Automatisierung in der Regel in den meisten Bereichen, unabhängig von diesen Unterscheidungsmerkmalen.

Dennoch sind die Anwendungsfälle für Workflow-Automatisierung in einigen Geschäftsbereichen in der Regel umfassender als in anderen. Das Personalwesen ist ein Hauptkandidat für die Automatisierung von Workflows, hauptsächlich aufgrund der übermäßigen Abhängigkeit von Papier, die es hier traditionell gibt. Gleiches gilt für die Buchhaltung. Kundenserviceteams sind ebenfalls typische Nutzer von Workflow-Automatisierungssoftware, da sie damit schnell auf eine Vielzahl von Systemen zugreifen können, um Probleme zu lösen und die Kunden zufrieden zu stellen.

Finanzdienstleistungen und Banken haben wahrscheinlich die höchsten Akzeptanzraten für Workflow-Automatisierungstools aufgrund ihrer Unterstützung für Wissensarbeiter. Andere vertikale Märkte sind Versicherungen, Vertrieb und Marketing sowie Gesundheitswesen. Beispiele für spezifische Anwendungsfälle:

Personalwesen

Workflow-Automatisierung optimiert und beschleunigt eine Vielzahl wertvoller Funktionen im Personalwesen. Neben der Einarbeitung und dem Ausscheiden von Mitarbeitenden eignen sich diese Tools auch hervorragend für die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Arbeitszeitnachweisen und den verschiedenen Schritten zur Abwicklung von Benefits. Sie sind nützlich, um Änderungen im Zusammenhang mit dem Personalwesen, wie beispielsweise bei Krankenversicherungsplänen, zu beschleunigen.

Rechtswesen

Die Workflow-Automatisierung ist entscheidend für die Automatisierung von Schlüsselfunktionen in einzelnen Rechtsabteilungen oder für Unternehmen im Rechtsbereich. Methoden wie RPA eignen sich hervorragend, um Informationen aus Kundenaufnahmeformularen zu extrahieren und sie in nachgelagerten IT-Systemen zu positionieren. Auch können Benutzer Workflows automatisieren, um Fristen für Fälle, Vertragsprüfungen und rechtliche Aufbewahrungen im Auge zu behalten.

IT-Teams

Es gibt eine Fülle von Einsatzmöglichkeiten für die Workflow-Automatisierung in der IT. Am dringendsten ist vermutlich die Bearbeitung von Serviceanfragen, da diese sonst nicht immer unkompliziert ablaufen. Dieser Ansatz ist auch bei der Bearbeitung und Bewältigung von Sicherheitsvorfällen sowie bei der Einrichtung neuer Konten hilfreich. Zudem beschleunigen Workflow-Automatisierungstools spontane Zugriffsanfragen auf Dienste zu Audit- und Datenverwaltungszwecken.

Buchhaltung

Es gibt mehrere Buchhaltungs-Workflows, die Sie automatisieren können, um die Effektivität zu steigern. Die meisten Dinge im Zusammenhang mit Genehmigungen oder Anfragen (wie CapEx- oder AFE-Anfragen oder Ausgabengenehmigungen) können automatisiert werden, um die Bearbeitungszeit zu verkürzen. Ebenso sind Vorgänge, die sich auf Verbindlichkeiten, Forderungen oder Änderungen von Gehältern beziehen, ideal für Workflow-Automatisierungslösungen.

Gesundheitsbranche

Die Workflow-Automatisierung optimiert einige der wichtigsten Prozesse im Gesundheitswesen. Neben der Bearbeitung von Antragsformularen für diagnostische und medizinische Verfahren spielt sie auch eine wichtige Rolle bei der Automatisierung verschiedener Aspekte der Abrechnung. Operative Vorteile umfassen die Bearbeitung von Bereitschaftsplänen und Arbeitszeitplänen für das Personal. Weitere Beispiele umfassen die Bearbeitung von Patientenaufnahme- und Entlassungsformularen.

Finanzdienstleistungen/Versicherung

Einige der wichtigsten Prozesse in der Finanz- und Versicherungsbranche werden routinemäßig mit Workflow-Automatisierungsfunktionen bearbeitet. Die Bearbeitung von Ansprüchen für Hypotheken und Darlehen – einschließlich der Aspekte des Genehmigungsprozesses – gehört zu den wichtigsten. Weitere Vorteile umfassen die Identifizierung und Erfassung von Informationen, die Finanzanalysten und Investoren bei Entscheidungsfindungen unterstützen.

Wie schaffe ich den Einstieg in die Workflow-Automatisierung?

Benutzer können mit der Workflow-Automatisierung starten, indem sie einem Fünf-Schritte-Plan folgen: Festlegen, welche Prozesse von der Automatisierung profitieren, die Geschäftsziele der Automatisierung definieren, Automatisierungssoftware auswählen, Teammitglieder darin schulen und Workflows mithilfe von KPIs feinjustieren, um den ROI zu steigern.

SCHRITT 1

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Prozesse zu identifizieren, die automatisiert werden sollten. Diese können von offensichtlichen Aspekten reichen (z. B. die Analyse, welche Prozesse regelmäßig wiederholt werden müssen, welche die größten Auswirkungen auf die Kosten haben oder welche die Effizienz der Mitarbeitenden am stärksten beeinträchtigen) bis hin zu wissenschaftlicheren Ansätzen, bei denen Aufgaben in Prozessen mithilfe von Flussdiagrammen visuell dargestellt werden. Eine Kombination aus beiden Ansätzen funktioniert normalerweise am besten. Workflows, die komplizierter sind als andere, missionskritisch oder hochgradig wiederholend sind, lassen sich hervorragend automatisieren.

SCHRITT 2

Jetzt ist es entscheidend, die Geschäftsziele im Zusammenhang mit dem Prozess zu skizzieren. Diese sollten gut definiert und ein natürlicher Output des Prozesses sein – idealerweise wird dabei die Variation minimiert. Es hilft, diese Ziele nach dem Prinzip „entweder/oder“ einzuordnen. Beispielsweise wird die Anfrage eines Antragsstellers zu einem Darlehen entweder genehmigt oder abgelehnt. Dazu gehört es implizit auch, festzulegen, welche Aufgaben im Workflow wie zum angestrebten Geschäftsziel beitragen. Zwar können Prozesse vielschichtig sein, doch die Aufgaben darin und ihre Beziehung zu den Geschäftszielen sollten einfach sein.

SCHRITT 3

Es gibt einige Abwägungspunkte, die bei der Entscheidung helfen können, welche Workflow-Automatisierungssoftware Sie auswählen sollten. Diese hängen vom konkreten Anwendungsfall, der Branche und der Abteilung ab. Für Aufgaben, die Entscheidungsfindung oder Analysen beinhalten, ist RPA – das häufig mit Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen kombiniert wird – nützlich. Dabei sollten Sie über Folgendes nachdenken

SCHRITT 4

Die Schulung der Nutzer im Workflow-Automatisierungstool ist Voraussetzung für den Erfolg. Optionen wie RPA haben extrem niedrige Lernkurven und es braucht nicht viel Schulung. Typischerweise demonstrieren die Unternehmen den Prozess, den die Software ausführen soll, einfach auf dem Bildschirm, den sie dann internalisiert und automatisiert.

SCHRITT 5

Der letzte Schritt besteht darin, den Workflow basierend auf den Ergebnissen in der Produktion feinzujustieren. Anhand von KPIs kann man festmachen, wie erfolgreich Workflow-Automatisierungssoftware ist. Beispielsweise können Benutzer einen Genauigkeitsgrenzwert (über 90 Prozent für das Abrufen von Informationen, die erforderlich sind, um eine spezifische Kundenserviceanfrage zu erfüllen) festlegen, der als Grundlage für die Genehmigung eines automatisierten Workflows dient. Die kontinuierliche Überwachung und Bewertung von KPIs zeigt auf, wie stark ein Workflow angepasst werden sollte und wann, um durch die Automatisierung von Prozessen die Unternehmensziele zu erreichen.

Häufig gestellte Fragen zu Workflow-Automatisierung

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung ist die Gestaltung, Ausführung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, bei denen Aufgaben, Informationen oder Dokumente gemäß einer Reihe von Verfahrensregeln von einem Teilnehmenden zum nächsten weitergeleitet werden.

Wie profitiert ein Unternehmen von Workflow-Automatisierungen?

Die Workflow-Automatisierung verbessert die Effizienz, verringert die Fehlerwahrscheinlichkeit, eliminiert unnötige Aufgaben und trägt dazu bei, dass Prozesse auf standardisierte Weise gelöst werden. Sie kann zudem die Transparenz erhöhen und es einfacher machen, den Fortschritt zu verfolgen.

Welche Aufgabentypen können mit Workflow-Automatisierung automatisiert werden?

Aufgaben, die repetitiv, vorhersehbar und regelbasiert sind, lassen sich hervorragend automatisieren. Das kann beispielsweise die Rechnungsverarbeitung, die Einarbeitung von Mitarbeitenden, die Verwaltung von Kundenservice-Tickets und mehr umfassen.

Welche Tools kommen bei der Workflow-Automatisierung zum Einsatz?

Die Workflow-Automatisierung kann mit einer Vielzahl von Tools erreicht werden, die von einfacher Software zur Aufgabenautomatisierung bis hin zu fortschrittlichen Plattformen reichen, die Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen nutzen.

Ist es schwierig, die Workflow-Automatisierung zu implementieren?

Der Schwierigkeitsgrad kann je nach Komplexität des zu automatisierenden Workflows variieren. Jedoch können die meisten Unternehmen mit den richtigen Tools und Anleitungen Workflow-Automatisierung erfolgreich umsetzen, um effizienter und produktiver zu arbeiten.

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