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Die Verwaltung von Zusatzleistungen und Gehaltsabrechnungen besteht aus vielen typischerweise manuellen Prozessen und beinhaltet sich wiederholende Aufgaben, die oft von Legacy-Systemen ausgeführt werden. Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse durch Workflow-Automatisierung und vermeiden Sie, dass Ihre Personalabteilungen mit Aufgaben wie der Eingabe von Daten in Tabellen, Gehaltsabrechnungsprüfungen, Abstimmungen, der Einrichtung der Rentenvorsorge und endlosem Klicken, Kopieren und Einfügen beschäftigt sind.
Die Workflow-Automatisierung eignet sich hervorragend für die Planung, die Erstellung und den Einsatz von automatisierten Prozessen in Abteilungen und Unternehmen. Sie ist in die HR-Software integriert und verschafft den Teams für die Verwaltung von Zusatzleistungen und Gehaltsabrechnungen Zeit für wichtigere Aufgaben, wie die Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses, um herausragende Talente auszubilden und die Fluktuationsrate zu verringern. Verwenden Sie Cloud-native RPA und Automatisierungssoftware, um Ihre Gehaltsabrechnungsprozesse, das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Fehlerprüfung, die Einrichtung von Zahlungen usw. zu verbessern.
Was sind die Vorteile von automatisierten Gehaltsabrechnungen?
Eine gut geführte Personalabteilung trägt zur Rentabilität des Unternehmens bei und profitiert von der Integration in ein automatisiertes System. Mit einem solchen System lassen sich alle Funktionen von einfachen Abzügen bis hin zu komplexeren Verfahren wie Überstunden, Provisionen und Boni bei der Mitarbeitervergütung und den Zusatzleistungen effizient verwalten. Führungskräfte im Personalbereich können ihre Zeit stattdessen für die strategische Planung und das Personalmanagement nutzen.
Verwaltungsfehler minimierenRPA und Workflow-Automatisierung tragen dazu bei, dass menschliche Fehler in kostspieligen Bereichen wie Gehaltsabrechnungen, bezahlten Urlaubstagenund Erstattungen so gut wie nicht mehr vorkommen. Software-Bots können schnell so programmiert werden, dass sie auf der Grundlage einfacher Vorlagen genaue Zeiterfassungsbögen erstellen, überwachen und verfolgen und bei Sonderfällen Benachrichtigungen an die Beteiligten senden.
Self-Service-Optionen für Mitarbeiter bereitstellenSelf-Service-HR-Portale für Mitarbeiter reduzieren Frustration und Wartezeiten beim Onboarding und bei der Verwaltung von Zusatzleistungen und schaffen positive Erlebnisse. Mitarbeiter können über KI-Chatbots, RPA und Precision Engagement Messaging ihre Pläne für Zusatzleistungen auswählen, Mitarbeiterinformationen aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einsehen, ein- und ausstempeln, Urlaub beantragen und vieles mehr.
Manuelle Abläufe reduzierenDurch Workflow-Automatisierung und RPA werden zeitaufwendige, manuelle Workflows aus den Geschäftsprozessen gestrichten – zum Beispiel mit einem Screening-Bot für Lebensläufe, der Lebensläufe überprüft und auf der Grundlage logischer Regeln entweder in die engere Wahl nimmt oder ablehnt. Sie können auch einen vorgefertigten Bot verwenden, der Sie bei den Workday-Funktionen, also beispielsweise bei Datenabfragen und beim Abruf von EIB-Berichten unterstützt.
Zugänglichkeit von Gehaltsabrechnungen verbessernSelbst mit einer Gehaltsabrechnungssoftware kann es schwierig sein, die Daten zu Gehaltsabrechnungen genau und aktuell zu halten. Durch die Automatisierung der Gehaltsabrechnung können genaue Daten leicht gefunden werden. Bots tragen Informationen aus dem gesamten Unternehmen zusammen, um eine einzige Datenquelle zu schaffen, die bestimmten Mitarbeitern, Führungskräften und Prüfern zur Verfügung steht.
Sensible Daten zu Gehaltsabrechnungen und Zusatzleistungen sicher aufbewahrenRPA-Software-Bots, die auf der Plattform Automation 360 erstellt wurden, verfügen über bankkonforme Sicherheitsfunktionen, z. B. mehrschichtige Sicherheitskonzepte, rollenbasierte Datenabfrage und erstklassige Datenverschlüsselung. So haben nur die wichtigsten Beteiligten Einblick in die Mitarbeiterdaten, und es gibt klare Prüfprotokolle.
Drittanbieteranwendungen einfach integrierenCloud-native RPA-Lösungen lassen sich problemlos mit Anwendungen von Drittanbietern und Legacy-Systemen integrieren. Automation Co-Pilot stellt die Verbindung über APIs her und macht die Anmeldung bei jeder Plattform überflüssig. Die SSO-Funktion (Single Sign-On) ermöglicht es den Mitarbeitern, sich über ein einziges Dashboard bei mehreren Konten anzumelden, wodurch jeder Mitarbeiter täglich einige Minuten sparen kann.
Wer profitiert von der Automatisierung der Verwaltung von Zusatzleistungen und Gehaltsabrechnungen?
Um mit RPA maximale Erfolge zu erzielen, sollte sie in eine Initiative zur Unternehmensautomatisierung eingebettet sein. Denn wenn RPA-Programme beispielweise für den Einkauf, für Schulungen und für die Genehmigung von Anwendungsfällen ausgereift sind, profitiert das gesamte Unternehmen davon.
Das Shared-Services-Team von BAE Systems erreicht mit Automatisierung neue Höchstleistungen
„RPA hat BAE Systems über die eigentlichen Prozesse hinaus zu einer höheren Qualität und First-Time-Right-Quote sowie zu einer konsistenten Verarbeitung und Skalierbarkeit verholfen.“
– Ian Jones, Leiter der Abteilung Transformational Services, HR 
50
Prozesse automatisiert
7x
schnelleres Hochladen von Gehaltsabrechnungsdaten
120
Automatisierungen bis 2021 geplant
Wie die Automatisierung in der Verwaltung von Zusatzleistungen und Gehaltsabrechnungen Ihrem Unternehmen helfen kann
Ihr gesamtes Unternehmen kann von der Einführung eines automatisierten Systems für die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen und Zusatzleistungen profitieren. Natürlich sind die Kosten immer ein wichtiger Punkt: Durch die Workflow-Automatisierung können Millionen von Euro eingespart werden, die durch falsch geplante Aufgaben verloren gehen. Bei Aufgaben, die von Bots erledigt werden, gibt es wenig Spielraum für Fehler, d. h., Sie können Erstattungsanträge, Reiseanfragen, den Abgleich von Rechnungen usw. automatisieren.
Dokumentationsworkflows optimieren
- Unstrukturierte Dokumente mit der OCR-Technologie schneller verarbeiten
- Konvertieren Sie Inhalte aus Bildern, handschriftlichen Notizen, Quittungen und vielem mehr mit einer Genauigkeit von 99 % in durchsuchbaren Text.
- Senken Sie Arbeitskosten durch den Einsatz von Software-Bots zur Erstellung, Verwaltung, Aktualisierung und Nachverfolgung digitaler Dokumente.
- Sorgen Sie für bessere Compliance und Sicherheit durch Prüfprotokolle und ein rollenbasiertes Sicherheitssystem.
- Erleichtern Sie die Remote-Arbeit durch den sicheren Zugriff auf ein zentrales Repository – egal wo Sie sich befinden.
- Verbessern Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter, indem Sie manuelle, zeitintensive Aufgaben durch wichtigere Arbeit austauschen.
Compliance-Richtlinien verwalten
- Schränken Sie Benutzerzugriffe auf der Grundlage von Rollen oder anderer Datenlogiken ein.
- Weisen Sie Dokumenten und Automatisierungsworkflows Berechtigungen zu, die nicht autorisierte Aktivitäten einschränken.
- Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn gegen Sicherheitsprotokolle verstoßen wird.
- Prüfen, nachverfolgen, überwachen und validieren Sie die Prozesse für Gehaltsabrechnungen und Zusatzleistungen zur Fehlersuche und einfachen Prüfung.
- Greifen Sie auf Prüfprotokolle zu, um den Verlauf von Aktionen in einem oder mehreren Dokumenten zu sehen.
- Reduzieren Sie das Risiko von Datenschutzverletzungen, indem Sie den menschlichen Einfluss minimieren.
Gehaltsabrechnungsdienste einrichten und digitalisieren
- Standardisieren Sie die Einrichtung von Gehaltsabrechnungen für neue Mitarbeiter über einfache rollenbasierte Formulare.
- Importieren Sie die Zeiterfassungsdaten Ihrer Mitarbeiter automatisch in die integrierte Gehaltsabrechnungssoftware.
- Binden Sie Software wie Quickbooks und Ultipro ein, um einfach die Brutto-/Nettoeinnahmen zu berechnen.
- Ersetzen Sie manuell erstellte Gehaltsschecks durch automatisch generierte Gehaltsabrechnungen, Gehaltszettel und direkte Einzahlungen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitgeberbeträge zur Sozialversicherung und Steuern auf der Grundlage der geltenden Bedingungen korrekt einbehalten.
- Erstellen, verwalten und speichern Sie automatisch die Gehaltsabrechnungs- und Lohnsteuerdaten, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden.
Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern beschleunigen
- Erstellen, digitalisieren und verwalten Sie die erforderlichen Onboarding-Unterlagen.
- Erstellen Sie je nach Benutzerrolle die erforderlichen Benutzerkonten und Zugriffsberechtigungen.
- Arbeiten Sie in Echtzeit mit den beteiligten Abteilungen zusammen, um die Benutzerregistrierungen einfach abzuschließen.
- Nutzen Sie die API-Integration, um das Hochladen von neuen Mitarbeiterdaten in mehrere Systeme zu optimieren.
- Automatisieren Sie die Planung von Abschlussgesprächen in der letzten Woche eines Mitarbeiters.
- Automatisieren Sie die Entfernung nicht benötigter Zugriffsberechtigungen und Benutzerkonten und verhindern Sie so eine unnötige Ansammlung.
Worauf ist bei einer RPA-Lösung für die Verwaltung von Zusatzleistungen und Gehaltsabrechnungen zu achten?
Die Automatisierung von Schlüsselbereichen der Verwaltung von Zusatzleistungen und Gehaltsabrechnungen steht oft weit unten auf der Prioritätenliste. Die Vorteile machen sich jedoch schnell bemerkbar: ein effizienteres Unternehmen, zufriedenere Mitarbeiter und weniger Stress in den Abteilungen.
Was muss die Automatisierungssoftware können, um diese Vorteile zu bieten?
Ein wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit zur Integration mit Legacy-Software. Personalabteilungen sind berüchtigt dafür, dass sie mehrere Softwareprogramme verwenden, darunter Plattformen wie Workday, ServiceNow und Monday.com.
Ihre RPA-Lösung sollte in der Lage sein, mit Ihrem Unternehmen mitzuwachsen und Qualifikationslücken zu schließen, wenn das Wachstum die Mitarbeiterzahl übersteigt. Der Einsatz von Software-Bots und Digital Workers auf Abruf ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Fähigkeiten zu erweitern, ohne überfordert zu werden.
Zudem sollten Sie die Sicherheit, die Benutzerfreundlichkeit und die Frage berücksichtigen, ob die Lösung problemlos implementiert werden kann, ohne die Geschäftskontinuität zu beeinträchtigen.
Was sind die ersten Schritte für die Automatisierung von Gehaltsabrechnungen?
Sie können eine von Experten geführte Demo anfordern, relevante Fragen stellen und Hilfe bei der Erstellung eines Proof of Concept erhalten.
Sie können darüber hinaus bei Automation Anywhere University einen rollenbasierten Trainingspfad starten, um zu sehen, wie einfach die Erstellung von Software-Bots per Drag-and-Drop und ohne Code ist. Erfahren Sie zudem, wie RPA und die Workflow-Automatisierung Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen können.
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