Principaux cas d'utilisation de l'automatisation alimentée par l'IA générative

Avec l’évolution constante du secteur de la santé, l’automatisation alimentée par l’IA s’avère être la composante centrale du plan à long terme de recrutement du National Health Service (NHS) afin de tirer pleinement parti des innovations numériques et technologiques, telles que l’IA générative. Sa capacité à révolutionner l’efficacité n’est pas seulement prometteuse, elle est aussi illimitée. Cependant, pour de nombreuses organisations de santé, réaliser ce potentiel assez rapidement pour répondre aux exigences actuelles peut sembler impossible.

Au centre de la discussion se trouvent des avancées sans précédent résultant de la collaboration des unités organisationnelles du NHS avec Automation Anywhere, un partenariat qui a permis de concrétiser la vision d’intégrer l’automatisation et l’IA au sein du NHS.

Exploiter pleinement l’IA : automatisation alimentée par l’IA au service du Kent Community Health NHS Foundation Trust

Il y a une poignée d’organisations du NHS qui se placent à l’avant-garde de l’utilisation de l’automatisation et de l’IA afin de changer et d’optimiser les processus. Parmi eux se trouve le Kent Community Health NHS Foundation Trust (KCHFT), où Sarah Hayden, Directrice des opérations du personnel, ouvre la voie à l’automatisation alimentée par l’IA. Lors d’un récent événement, Sarah a révélé l’excellent travail réalisé dans le Kent sur l’automatisation des Services aux personnes, expliquant au groupe les raisons, méthodes et contenu de leur programme d’automatisation en pratique. Elle a exposé clairement la valeur dont les participants peuvent tirer profit grâce à l’IA et à l’automatisation, insistant sur les avantages en termes de déblocage de trésorerie et d’amélioration de la qualité des automatisations en place dans le Kent, aidant à propulser les opérations du NHS vers les objectifs du plan à long terme de recrutement du National Health Service (NHS).

Au cours de l’année dernière, le programme d’automatisation de KCHFT a abordé la refonte radicale des opérations de recrutement, y compris ses processus et ses tâches administratives. Tout au long du cycle de recrutement, l’intégration de l’IA et de l’automatisation a eu un impact transformateur sur les processus et les personnes. Cela a permis au personnel de s’affranchir des tâches administratives routinières, leur permettant de consacrer leur temps à des activités à plus forte valeur ajoutée telles que des initiatives liées à la diversité, à l’équité et à l’inclusion (DEI).

En 2023, le programme d’automatisation de KCHFT a transformé l’administration du personnel, mettant en œuvre des automatisations qui gèrent des processus opérationnels critiques. Bien que les économies de coûts et les gains d’efficacité se distinguent comme des résultats mesurables, l’impact le plus exceptionnel de ces automatisations a été observé au niveau de l’expérience des employés. La nouvelle capacité de l’équipe à s’engager dans des interactions plus directes, en tête-à-tête, a considérablement amélioré l’expérience globale des employés, l’expérience des candidats et la dynamique de l’équipe.

En fait, l’impact et la prévisibilité offerts par l’automatisation alimentée par l’IA ont été si significatifs que l’équipe des services aux personnes de KCHFT est désormais en mesure d’offrir à d’autres organisations du NHS la possibilité de fournir un certain nombre de services en leur nom. Cela inclut le recrutement, l’administration du personnel, la maintenance de l’ESR ainsi que les ressources d’apprentissage et de développement.

L’implémentation de l’IA et de l’automatisation au sein des Services aux personnes du NHS illustre un modèle réussi que d’autres organisations de santé peuvent imiter. En s’alignant stratégiquement avec les propositions d’efficacité du NHS qui incluent l’extension des services aux personnes, KCHFT est en mesure de soutenir l’utilisation de modèles d’automatisation construits sur Automation Anywhere. Cette stratégie ouvre aux organisations la voie vers une automatisation immédiate sans les dépenses initiales en logiciels d’automatisation et peut être utilisée comme une démonstration de faisabilité pour réaliser des économies, améliorer la qualité et d’autres indicateurs afin de soutenir de futurs cas d’utilisation métier.

Principales leçons du parcours IA + Automatisation des Services aux personnes de KCHFT

L’adoption de l’automatisation pour les organisations de santé ne concerne pas seulement l’intégration technologique ; il s’agit de réinventer la manière dont nous fournissons des services pour répondre aux exigences des soins de santé modernes. Les réflexions de Sarah Hayden lors de l’événement à la Chambre des Lords ont distillé des enseignements primordiaux aux autres organisations du NHS et de santé qui se lancent dans le parcours d’adoption de l’exploitation de l’automatisation et de l’IA générative :

Conseils pour démarrer

Standardisation : commencez par standardiser les formulaires et les données afin de créer une base solide sur laquelle un flux de travail d’automatisation précis et efficace peut être développé.
Planification stratégique : définissez clairement les aspirations et élaborez des solutions stratégiques. L’automatisation est rapide à déployer, mais la précision dans son exécution est cruciale pour son succès. Sarah a expliqué que fournir une valeur tangible est essentiel, et que le parcours d’automatisation prendra du temps et de l’énergie. Cependant, lorsque cela est bien fait, les résultats peuvent être transformateurs non seulement pour la main-d’œuvre, mais aussi pour la population.
Adhésion des dirigeants : obtenir et maintenir le soutien des dirigeants est primordial. Élaborez un dossier commercial solide mettant en avant le retour potentiel sur investissement, les avantages du réinvestissement et les économies de coûts pour persuader les équipes financières ainsi que les membres du conseil d’administration, et conserver leur soutien.
Démonstration de faisabilité (POC) : identifiez et automatisez un processus avec un retour sur investissement significatif dans le cadre d’un projet de démonstration de faisabilité. Cela met non seulement en avant les avantages tangibles de l’automatisation, mais soutient également votre dossier pour obtenir un investissement supplémentaire.

Voyez les choses en grand pour maximiser la portée et la transférabilité des automatisations

Adoptez le champ des possibles. Pensez au-delà d’une seule équipe pour générer un impact sur l’ensemble de l’organisation et partager la valeur, ainsi que potentiellement répartir le coût de l’automatisation entre différentes équipes. La clé réside dans l’exploitation des cas d’utilisation pour susciter l’intérêt des autres départements, dans l’identification du principal processus métier ou résultat que chaque service souhaite transformer, puis dans l’articulation de la manière dont l’automatisation peut en faire une réalité.

Faites de l’assistance informatique votre meilleur allié

Développez une relation solide avec le service informatique et impliquez-le dans le processus. Collaborer avec le service informatique peut faciliter le traitement des questions, évaluations et décisions potentielles nécessaires concernant la cybersécurité et la gestion des données. Maintenez une communication ouverte avec ces membres pour comprendre l’architecture nécessaire et l’environnement du service pour obtenir une automatisation réussie et sécurisée avec la mise en œuvre de l’IA générative, en veillant à la conformité et à la protection des données des patients.

Le parcours IA + automatisation a besoin de vos collaborateurs.

Le parcours d’adoption de l’automatisation alimentée par l’IA dans le secteur de la santé concerne autant les personnes que la technologie. Les expériences partagées par le Kent Community Health NHS Foundation Trust (KCHFT) soulignent l’importance profonde d’investir dans l’élément humain de la transformation.

Le concept de montée en compétences est central à cette entreprise. Doter le personnel des compétences pertinentes pour prospérer aux côtés des technologies émergentes comme l’IA générative est un engagement qui résonne au-delà de la simple efficacité opérationnelle, car il s’agit d’encourager une culture d’adaptabilité et de création de valeur. KCHFT a insufflé de manière proactive la communication et la formation à travers une série de webinaires et de forums de discussion pour apaiser les craintes et susciter l’enthousiasme.

Le parcours d’adoption nécessite non seulement une maîtrise numérique, mais aussi une attention particulière aux compétences interpersonnelles nécessaires afin de mettre en œuvre le changement de manière efficace. Sarah l’a bien dit lors de sa présentation : « Ne sous-estimez pas le temps que cela va prendre ni l’importance de l’implication de l’équipe dans le parcours ; cela a complètement changé leur façon de travailler. »

Signes vitaux : la valeur mesurable et l’impact de l’automatisation alimentée par l’IA

L’automatisation alimentée par l’IA devient maintenant une partie intégrante de la stratégie à long terme pour améliorer l’efficacité chez KCHFT. En collaboration avec Automation Anywhere, KCHFT a, à ce jour, obtenu les résultats suivants :

Mise en œuvre de 164 automatisations en direct, entraînant plus de 700 000 £ d’économies et libérant 45 000 heures.
Réduction du temps de recrutement de 41 % au cours des 15 derniers mois, passant de 8,51 semaines à 4,99 semaines.
Classé comme meilleur établissement du pays en matière de recrutement avec des durées de présélection des candidats les plus faibles à l’échelle nationale.
Atteint la 10e place sur 285 organisations NHS dans le classement WoVEn (contre 191e avant l’automatisation).
Ascension spectaculaire dans le classement relatif à la qualité des données ESR, passant de la 191e à la 21e place.

En tirant parti d’Automation Anywhere, KCHFT a développé une flotte innovante de « flobots », chacun étant nommé de manière unique et assigné à un profil de personnel, assurant ainsi une intégration parfaite à l’équipe. La flotte de flobots comprend des automatisations et des modèles couvrant des processus allant des vérifications préalables à l’emploi dans le recrutement aux mises à jour et rapports d’ESR dans les services de main-d’œuvre. Les modèles créés tout au long du parcours d’automatisation de KCHFT sont transférables à toute organisation du NHS intéressée sur le point de démarrer son propre parcours. L’exemple exceptionnel de KCHFT illustre parfaitement l’art du possible entre le NHS et l’automatisation. Il est intéressant d’imaginer la suite.

Tracer l’avenir des soins de santé avec l’IA et l’automatisation

Ce succès révolutionnaire de l’automatisation de KCHFT a été possible grâce à la Plateforme pour réussir l’automatisation et le partenariat stratégique du NHS avec Automation Anywhere pour soutenir sa stratégie We Care. Cette collaboration a été déterminante pour établir et développer le Centre d’excellence (CdE) en automatisation chez KCHFT, qui illustre l’innovation et le leadership en matière d’efficacité et de progrès dans le secteur de la santé, capable de partager une richesse de connaissances tant en interne qu’en externe, permettant à d’autres organisations d’en tirer des avantages similaires.

En tant que centre d’excellence en automatisation pour le Sud-Est, le Kent collabore avec des organisations partenaires pour les aider à développer des programmes d’automatisation réussis qui exploitent le potentiel de l’IA et de l’automatisation. Les équipes de la direction des ressources humaines ont adopté Automation Anywhere pour soutenir l’augmentation des charges de travail.

Le partenariat entre KCHFT et Automation Anywhere s’est également concentré sur la démonstration de l’évolutivité de l’automatisation alimentée par l’IA à travers des résultats tangibles et des témoignages de réussite. Leurs réalisations vont au-delà des résultats commerciaux significatifs et du retour sur investissement, car ils ont habilité les partenaires du système dans l’Integrated Care Board (ICB) du Kent et du Medway à fournir leurs services à d’autres organisations pertinentes, les soutenant dans leur parcours d’automatisation.

L’automatisation à grande échelle a non seulement permis d’améliorer l’efficacité opérationnelle, mais a également favorisé une culture d’innovation qui dépasse les limites des opérations de santé. Et cela ouvre la voie à un avenir où l’automatisation des soins de santé ne sera pas l’exception, mais plutôt une composante intégrale de la prestation de services.