What is workflow automation?

Workflow automation is the design, execution, and automation of business processes, where tasks, information, or documents are passed from one participant to another according to a set of procedural rules.

How does workflow automation benefit a business?

Workflow automation improves efficiency, reduces the chance of errors, eliminates unnecessary tasks, and helps to ensure processes are completed in a standardized way. It can also increase transparency and make it easier to track progress.

What types of tasks can be automated with workflow automation?

You’d be hard-pressed to find any industry or department not using some form of this type of automation in some way. Since its core advantages of increased efficiency, effectiveness, scale and cost reductions are universally desirable in any work setting, workflow automation is usually found in most of them, regardless of these points of distinct.

What tools are used for workflow automation?

Workflow automation can be accomplished with a variety of tools ranging from simple task automation software to more advanced platforms that use artificial intelligence and machine learning.

Is it difficult to implement workflow automation?

The level of difficulty can vary depending on the complexity of the workflow being automated. However, with the right tools and guidance, most businesses can successfully implement workflow automation to improve efficiency and productivity.

Qu’est-ce que l’automatisation des flux de travail et par où commencer ?

L’automatisation des flux de travail utilise des formes courantes d’automatisation telle que l’automatisation des processus par la robotique (RPA) et l’automatisation des processus métier pour déplacer les informations pertinentes d’une composante à l’autre du système informatique selon des règles métier définies, par exemple pour effectuer les étapes d’intégration de nouveaux employés.

L’automatisation des flux de travail est essentielle pour que les processus numériques de toute fonction professionnelle (RH, comptabilité, approvisionnement, etc.) traversent une série d’étapes répétables sans intervention humaine. Les utilisateurs n’ont qu’à définir ces étapes et identifier les opérations à effectuer pour automatiser les flux de travail avec des méthodes en libre-service comme le glisser-déposer ou la modélisation des tâches à réaliser. L’automatisation qui en résulte améliore la cohérence, la précision et l’efficacité des processus dans toute l’entreprise.

Quels sont les avantages de l’automatisation des flux de travail ?

L’automatisation des flux de travail permet de tirer parti de la transformation numérique : les utilisateurs peuvent traiter un plus grand nombre de flux de travail, plus rapidement, plus facilement et plus efficacement que s’ils les effectuaient manuellement ou sur papier. La disponibilité en libre-service des logiciels d’automatisation des flux de travail offre ces avantages à tous les employés, pas seulement à ceux qui sont férus de technologie.

Grâce à ces outils, chaque unité opérationnelle peut augmenter sa productivité afin que les entreprises puissent accomplir davantage et atteindre leurs objectifs fondamentaux. Avec l’automatisation des flux de travail, les entreprises maximisent l’activité de leurs employés en accélérant des processus qui, sinon, seraient manuels, généralement lents, incohérents et sujets à erreurs. Les outils d’automatisation des flux de travail éliminent ces goulets d’étranglement. Les avantages spécifiques comprennent :

Précision

Avec les logiciels d’automatisation des flux de travail, la précision des fonctions essentielles du service (par exemple, s’assurer que les montants réglés correspondent à ceux des factures) ne peut qu’être améliorée puisque, contrairement aux employés humains, ces outils automatisés exécutent exactement les tâches pour lesquelles ils ont été formés. Cette approche élimine l’erreur humaine.

Diminution des coûts

L’automatisation des flux de travail est essentielle, car elle permet aux organisations de faire plus avec moins de ressources. L’amélioration de l’efficacité et de la productivité des humains réduit considérablement les coûts associés aux erreurs et diminue le nombre de personnes nécessaires pour accomplir des flux de travail spécifiques.

Transparence

Le logiciel d’automatisation des flux de travail est essentiel, car il augmente la visibilité sur les processus les plus complexes. Ils sont cartographiés, reproductibles et durables, et indiquent de manière parfaitement transparente les personnes ou les facteurs responsables de résultats commerciaux spécifiques (cette identification, si elle est manuelle, peut être à la fois coûteuse et fastidieuse).

Satisfaction au travail

Les niveaux supérieurs de productivité et d’efficacité que l’automatisation des flux de travail soutient n’ont pas seulement un impact sur le résultat net. Cette efficacité améliorée se traduit également par une plus grande satisfaction au travail des employés, ce qui entraîne une augmentation des taux de rétention et une meilleure acquisition de talents.

Flexibilité du flux de travail

Les utilisateurs peuvent cartographier, réaliser et coordonner l’achèvement d’un nombre quelconque de tâches dans un flux de travail, quelle que soit leur difficulté. Ils peuvent ensuite automatiser des processus complexes impliquant des données non structurées et structurées pour répondre à tous les besoins de flux de travail de l’entreprise.

Évolutivité

L’évolutivité est probablement l’un des principaux avantages des logiciels d’automatisation des flux de travail. Elle permet aux utilisateurs d’effectuer des tâches discrètes pour tous les processus, quels que soient la quantité de données ou le nombre de personnes impliquées. Ils peuvent, par exemple, mettre en œuvre des identifiants de sécurité pour les employés après une fusion. L’automatisation de ces flux de travail garantit que ces processus se déroulent avec la même fluidité que dans une structure beaucoup plus petite.

Qui utilise l’automatisation des flux de travail ?

L’automatisation des flux de travail s’applique à tous les secteurs et toutes les unités opérationnelles. Vous aurez du mal à trouver un secteur d’activité ou un service n’utilisant aucune forme d’automatisation. Dans tous les environnements de travail, on recherche les avantages essentiels de l’automatisation des flux de travail (augmentation de l’efficience, de l’efficacité et de l’évolutivité ; réduction des coûts). Vous la trouverez donc probablement dans la plupart d’entre eux, indépendamment de ces différences.

Toutefois, les cas d’utilisation de l’automatisation des flux de travail dans les différents services sont généralement plus importants dans certaines unités opérationnelles. Les ressources humaines sont un service particulièrement adapté à l’automatisation des flux de travail, notamment parce que ce domaine d’activité avait traditionnellement une dépendance excessive au papier. C’est le cas également du service de comptabilité. Les équipes d’assistance client utilisent aussi souvent des logiciels d’automatisation des flux de travail, car elles peuvent ainsi accéder rapidement à un grand nombre de systèmes pour résoudre des problèmes et satisfaire les clients.

Les services financiers et bancaires ont probablement les taux d’adoption les plus élevés des outils d’automatisation des flux de travail en raison de leur soutien aux travailleurs du savoir. L’assurance, les ventes, le marketing et les soins de santé sont d’autres secteurs avec un taux d’adoption élevé également. Voici quelques exemples de cas d’utilisation spécifiques :

Ressources humaines

Dans le domaine des ressources humaines, l’automatisation des flux de travail rationalise et accélère un certain nombre de fonctions essentielles. Outre l’intégration et le départ des employés, ces outils sont également efficaces pour la gestion des demandes de congés, des feuilles de temps et des différentes étapes nécessaires au traitement des avantages. Ils accélèrent tous les changements liés aux RH, notamment ceux concernant la couverture maladie.

Juridique

L’automatisation des flux de travail est essentielle pour automatiser les fonctions principales dans les différents services juridiques ou pour les entreprises du secteur juridique. Les méthodes comme la RPA sont particulièrement adaptées pour extraire des informations des formulaires d’enregistrement des clients et les intégrer dans les systèmes informatiques en aval. Les utilisateurs peuvent également automatiser des flux de travail pour suivre les délais de dossiers, les examens de contrats et les conservations à des fins juridiques.

Équipes informatiques

En informatique, l’automatisation des flux de travail a une multitude d’utilisations. Les processus les plus demandés concernent probablement le traitement des demandes de service, ce qui n’est pas toujours simple. Cette approche est également utile pour traiter et gérer les incidents de sécurité et pour configurer de nouveaux comptes. Par ailleurs, les outils d’automatisation des flux de travail accélèrent les demandes d’accès ponctuel aux services à des fins d’audit et de gouvernance des données.

Comptabilité

Vous pouvez automatiser plusieurs flux de travail comptables pour augmenter l’efficacité. La plupart des éléments relatifs aux approbations ou aux demandes (autorisations d’investissement ou de dépenses, par exemple) peuvent être automatisés pour être traités plus rapidement. De la même manière, les solutions d’automatisation des flux de travail sont parfaitement adaptées aux questions relatives aux comptes fournisseurs, aux comptes clients ou aux modifications de salaires.

Soins de santé

L’automatisation des flux de travail améliore certains des processus les plus essentiels du secteur des soins de santé. Outre le traitement des formulaires de réclamation pour les procédures diagnostiques et médicales, elle est également essentielle dans divers aspects de la facturation. Les avantages opérationnels incluent le traitement des équipes d’astreinte et des horaires de travail du personnel. Sans oublier le traitement des formulaires d’admission et de sortie des patients.

Services financiers/Assurances

Certains des processus essentiels dans la finance et l’assurance sont régulièrement gérés avec des fonctionnalités d’automatisation des flux de travail. C’est le cas notamment du traitement des demandes de crédits immobiliers et de prêts, y compris leur approbation. On peut y ajouter l’identification et l’intégration d’informations pour les prises de décisions par les analystes financiers et les investisseurs.

Comment commencer à utiliser l’automatisation des flux de travail ?

Les utilisateurs peuvent commencer en suivant un plan en cinq étapes : détermination des processus qui bénéficient de l’automatisation, définition des objectifs commerciaux de l’automatisation, sélection d’un logiciel d’automatisation, formation des membres de l’équipe à son utilisation, et perfectionnement des flux de travail avec des indicateurs clés de performance afin d’augmenter le retour sur investissement.

ÉTAPE 1

Il existe plusieurs façons d’identifier les processus pour lesquels l’automatisation serait bénéfique. Cela peut aller des évidences (déterminer les processus qui doivent régulièrement être recommencés, ceux ayant le plus fort impact sur les coûts ou ceux qui sont les plus préjudiciables à l’efficacité des employés) à des approches plus scientifiques, où vous représentez visuellement les tâches dans les processus avec des diagrammes de flux. Une combinaison des deux approches fonctionne généralement le mieux. Les flux de travail compliqués, stratégiques pour une mission ou très répétitifs sont particulièrement adaptés à l’automatisation.

ÉTAPE 2

Ensuite, il est essentiel de définir les objectifs commerciaux liés au processus. Ils doivent être bien définis et constituer le résultat naturel du processus (idéalement, en minimisant la variation). Il est conseillé de réfléchir à ces objectifs avec les mots « soit… soit… ». Par exemple, une personne demandant un prêt reçoit soit une approbation soit un refus. Bien entendu, il convient à cette étape de déterminer les tâches du flux de travail auxquelles l’automatisation contribue, en gardant à l’esprit l’objectif commercial. Les processus peuvent avoir de nombreux aspects, mais les tâches qui les composent et leur relation avec les objectifs commerciaux doivent être simples.

ÉTAPE 3

Quelques points ont une influence sur le choix du logiciel d’automatisation des flux de travail à sélectionner. Tout dépend du cas d’utilisation spécifique, du secteur d’activité et du service. Pour les tâches impliquant une prise de décision ou une analyse, la RPA, souvent associée à l’intelligence artificielle et à l’apprentissage machine, est utile. Cette étape implique une période de réflexion.

ÉTAPE 4

Former les utilisateurs à l’outil d’automatisation des flux de travail est essentiel à la réussite. Des options comme la RPA ont des courbes d’apprentissage extrêmement faibles et n’exigent que peu de formation. En général, les organisations montrent simplement à l’écran le processus qu’elles souhaitent voir exécuter par le logiciel, et il est ensuite internalisé et automatisé.

ÉTAPE 5

La dernière étape consiste à affiner le flux de travail en fonction des résultats en production. Les ICP peuvent déterminer le succès du logiciel d’automatisation des flux de travail. Par exemple, les utilisateurs peuvent avoir un seuil de précision (au-dessus de 90 % pour récupérer des informations nécessaires pour satisfaire une demande de service client spécifique, par exemple) qui sert de base à l’approbation d’un flux de travail automatisé. La surveillance continue et l’évaluation des ICP indiqueront dans quelle mesure un flux de travail doit être modifié, et à quel moment, pour atteindre les objectifs commerciaux grâce à l’automatisation des processus.

Questions fréquentes sur l’automatisation des flux de travail

Qu’est-ce que l’automatisation des flux de travail ?

L’automatisation des flux de travail fait référence à la conception, l’exécution et l’automatisation des processus métier, dans lesquels des tâches, des informations ou des documents sont transmis d’un participant à un autre selon un ensemble de règles procédurales.

Comment l’automatisation des flux de travail profite-t-elle à une entreprise ?

L’automatisation des flux de travail améliore l’efficacité, réduit le risque d’erreurs, élimine les tâches inutiles et aide à garantir que les processus sont réalisés de manière standardisée. Cela peut également accroître la transparence et faciliter le suivi des progrès.

Quels sont les types de tâches pouvant être automatisés avec l’automatisation des flux de travail ?

Les tâches répétitives, prévisibles et basées sur des règles sont d’excellents candidats à l’automatisation des flux de travail. Il peut s’agir par exemple du traitement des factures, de l’intégration des employés, des tickets d’assistance client, etc.

Quels sont les outils utilisés pour l’automatisation des flux de travail ?

L’automatisation des flux de travail peut être réalisée avec une variété d’outils allant de logiciels d’automatisation de tâches simples à des plateformes plus avancées utilisant l’intelligence artificielle et l’apprentissage machine.

Est-il difficile de mettre en œuvre l’automatisation des flux de travail ?

Le niveau de difficulté peut varier en fonction de la complexité du flux de travail automatisé. Cependant, avec les bons outils et les bonnes directives, la plupart des entreprises peuvent mettre en œuvre avec succès l’automatisation des flux de travail pour améliorer l’efficacité et la productivité.

Faites vos premiers pas avec la RPA

Demander une démo

Contactez-nous