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Cuando se trata de comprar bienes y servicios, la mayoría de las empresas están volando a ciegas.
El sesenta y cinco por ciento de los líderes de adquisiciones tienen poca o ninguna visibilidad más allá de sus proveedores de nivel 1, según The Global Chief Procurement Officer Survey 2018 de Deloitte. Deloitte encuestó a más de 500 líderes de adquisiciones de 39 países que representan organizaciones con una facturación anual combinada de $ 5,5 billones. Solo el 6 por ciento de los líderes de adquisiciones cuentan con transparencia en toda su cadena de suministro.
La mala visibilidad en todo el proceso del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) crea seis grandes desafíos para las empresas:
- Problemas en la cadena de suministro: La poca visibilidad de la información sobre el proceso del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) hace que sea extremadamente difícil para las empresas identificar y abordar rápidamente las ineficiencias y los problemas. Permitir que los problemas en el proceso del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) se agraven aumenta las posibilidades de mayores costos por bienes y servicios adquiridos, errores de compra, demoras en la entrega y mayores interrupciones en la cadena de suministro.
- Ineficiencias operativas: En lo que respecta a las adquisiciones, resulta difícil realizar un seguimiento eficaz de su desempeño operativo o prever y satisfacer necesidades futuras sin una visibilidad sólida de la información sobre el proceso del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay). Sin ese control, el sector de adquisiciones tendrá dificultades para mantenerse al día en las tareas diarias o en los cambios de la economía o del entorno regulatorio. El setenta y ocho por ciento de los líderes de adquisiciones encuestados para The Global Chief Procurement Officer Survey 2018 de Deloitte afirman que la reducción de costos es una de sus principales prioridades.
- Tiempo perdido del empleado: En el proceso del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) manual o semiautomático, las partes interesadas de diferentes departamentos que trabajan en el mismo proyecto o subvención no pueden acceder fácilmente a la información vital que necesitan en los contratos de proveedores, solicitudes de compra, pedidos de compra, facturas y comprobantes de entrega. Como resultado, el personal desperdicia mucho tiempo buscando datos, haciendo fotocopias de documentos, y cambiando la clave o cortando y pegando datos.
- Gastos fuera del presupuesto: El gasto fuera del presupuesto es un gran problema para los departamentos relacionados con el proceso del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) que operan en un entorno manual o semiautomático. Los compradores nunca pueden estar seguros de que hay suficiente presupuesto para cubrir los bienes y servicios que están comprando. Además, los sistemas fragmentados y la falta de visibilidad en los procesos de aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) hacen que a los gerentes les resulte difícil identificar rápidamente los gastos “indebidos” o no aprobados.
- Poca colaboración con las partes interesadas: El papel de las adquisiciones está evolucionando de una función táctica de administración a un asesor de abastecimiento estratégico para los departamentos en todos los niveles de la empresa. La función ampliada de Adquisiciones requiere que tenga acceso a la información sobre el proceso completo del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) de la organización (es decir, el inventario) para ayudar a guiar las decisiones de compra de los departamentos y evitar errores, problemas de entrega y malas relaciones con los proveedores.
- Problemas de contratos: La visibilidad inadecuada del proceso de aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) dificulta que las empresas se aseguren de que los bienes y servicios se compren a proveedores preferidos en los términos negociados o que administren de manera estricta los contratos de los proveedores. En la mayoría de las empresas, los compradores no pueden acceder fácilmente a los detalles del contrato ni monitorear las compras realizadas en conformidad de un contrato con un proveedor. El cincuenta y cuatro por ciento de los líderes de adquisiciones encuestados para The Global Chief Procurement Officer Survey 2018 de Deloitte afirman que una mejor gestión de los riesgos es una de sus principales prioridades.
La raíz de estos problemas es que solo un tercio de los departamentos de aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) están utilizando tecnologías digitales avanzadas, según The Global Chief Procurement Officer Survey 2018 de Deloitte. Como resultado de depender de procesos de aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) manuales y semiautomáticos, la información clave sobre adquisiciones no se captura, los datos son incompletos o inexactos, la información no es oportuna, los sistemas están fragmentados y los líderes de adquisiciones no pueden acceder fácilmente a las variables que necesitan para tomar decisiones informadas.
De qué manera la RPA con automatización cognitiva mejora la transparencia
La automatización robótica de procesos (RPA) con automatización cognitiva aborda estos desafíos.
Las soluciones de RPA con capacidades cognitivas tienen una experiencia de dominio integrada para encontrar datos únicos y específicos de procesos que se requieren para procesos altamente especializados, como el proceso del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay). Una combinación de visión artificial, tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y lógica parcial extrae y enriquece automáticamente los datos, mientras que el aprendizaje automático ayuda a mejorar la precisión de los datos capturados. La automatización cognitiva ayuda a garantizar que se extraigan todos los datos no estructurados.
Una vez que los datos de los documentos han sido capturados y descifrados, los bots de RPA pueden utilizarlos para la automatización basada en reglas, lo que elimina la necesidad de que el ser humano realice tareas simples y repetitivas.
Si bien la RPA con automatización cognitiva sobresale en los procesos centrados en documentos, la tecnología también puede comprender y procesar solicitudes de correo electrónico y mensajería, tales como consultas de estado de la facturación.
Y lo especialmente atractivo de la RPA con automatización cognitiva es que es una tecnología que aprende con el tiempo. A medida que la solución de automatización cognitiva recibe nuevos datos, establece más conexiones y aprende cómo procesar la información. Esto significa que la RPA con automatización cognitiva puede pasar de automatizar principalmente tareas básicas, como la captura de datos de facturas, a asumir procesos complejos de cumplimiento, auditoría e informes. El hecho de que los bots de software hagan más del "trabajo pesado" permite a los humanos comenzar a salir de los procesos de aprovisionamiento al pago (procure-to-pay) para centrarse en actividades de valor agregado.
La RPA con automatización cognitiva mejora la transparencia de la cadena de suministro a través de análisis descriptivos, predictivos y en tiempo real, visualización de datos y paneles con información sobre el negocio.
El sector de adquisiciones puede desempeñar un papel importante para ayudar a la empresa a maximizar las oportunidades y diferenciarse de la competencia a medida que la economía global continúa mejorando. Pero nada de esto será posible para las empresas que dependen de procesos manuales y semiautomáticos para la compra de bienes y servicios.
La transparencia facilitada por la RPA con automatización cognitiva permite a los líderes de adquisiciones lograr mejores resultados comerciales, ofrecer un mayor valor y evitar riesgos potencialmente significativos.
¿Está listo su negocio para aprovechar el valor de la información sobre el proceso del aprovisionamiento al pago (procure-to-pay)?
