الاشتراك
في الفترة التي تشهد بحث الشركات عن طرق لانتزاع أوجه القصور من عملياتها بهدف تحقيق هوامش ربح أكبر، تبرز معالجة طلبات البيع باعتبارها مرشحًا رئيسيًا للتشغيل الآلي.
يفيد التشغيل الآلي لعملية معالجة طلبات البيع في تقليل التكاليف، ويعمل على تخفيض زمن الدورات، ويرتقي بتجربة العملاء، ويفرّغ الموظفين لأداء المهام ذات القيمة المضافة. جاء هذا وفقًا لاستطلاع أجرته شركة APQC لعدد 167 من المختصين في طلبات البيع من شركات لديها عدد كبير من الطلبات أو إستراتيجيات الجرد في الوقت المناسب. في الواقع، يساعد التشغيل الآلي الشركات على توفير مبلغ يتراوح بين 5 دولارات أمريكية إلى 15 دولارًا أمريكيًا لكل طلب بيع، ويخفض أزمنة دورات طلبات البيع بأكثر من 46%، وفقًا لأبحاث شركة APQC.
في بعض المجالات، يُعتبر التشغيل الآلي لعملية معالجة طلبات البيع عاملاً رئيسيًا للبقاء ضمن المنافسة فيما يخص رضا العملاء. غير أنه لا تزال العديد من الشركات تعالج طلبات البيع التي تصل كورق مطبوع أو عبر البريد الإلكتروني أو الفاكس يدويًا. للمعالجة اليدوية تأثير كبير على كفاءة معالجة الطلبات وفعاليتها في معظم الشركات، ناهيك عن الأخطاء والتأخيرات في التسليم التي تنتج حتمًا عن الإدخال اليدوي.
ومع وجود ضغوط مستمرة لتقليل التكاليف، وقيام 34% من الشركات التي تم إجراء الاستطلاع عليها من قِبل شركة APQC بنقل المزيد من موظفيها إلى وظائف يتعاملون فيها مع العملاء مباشرة، حان وقت إجراء التشغيل الآلي لعملية معالجة الطلبات.
إعادة النظر في نهجك في التشغيل الآلي
تشير الشركات إلى عدة أسباب للمماطلة فيما يتعلق بالتشغيل الآلي لعملية معالجة طلبات البيع الخاصة بها، منها عدم توفر ميزانية رأسمالية، وموارد الإدارة الشحيحة، والخوف من التغيير، وتضارب الأولويات، والافتقار إلى موارد تكنولوجيا المعلومات، وعدم وجود أي شخصية قيادية في الإدارة العليا. ولكن يتمثل أحد العوائق الرئيسية التي تعترض طريق التشغيل الآلي لعملية معالجة طلبات البيع في اتباع أغلب الشركات لنهج قديم عفا عليه الزمن من أجل التشغيل الآلي لعملياتها.
اتبعت معظم الشركات النهج التنازلي التقليدي في التشغيل الآلي حيث يتم تكليف موظفي تكنولوجيا المعلومات بتثبيت الأنظمة المستقلة وإتاحتها من أجل التشغيل الآلي لوظيفة ما، مثل معالجة الطلبات. ولكن وتيرة الابتكار سريعة جدًا، الأمر الذي يؤدي إلى تراكم هائل للأعمال غير المنجزة لدى قسم تكنولوجيا المعلومات. وعلاوة على ذلك، تقوم المؤسسات بانتظام بنشر أنظمة جديدة، دون سحب الأنظمة القديمة. ونتيجة لذلك، يقوم البشر يدويًا بأداء 80% من عمليات الأعمال، بما في ذلك العمليات التي تتطلب نقل البيانات يدويًا بين الأنظمة القديمة وتلك التي لم يكن لدى تكنولوجيا المعلومات الوقت لتشغيلها آليًا على الإطلاق. يمكنك التفكير في مقدار الوقت الذي يهدره الموظفون في إعادة إدخال المعلومات وقصها ولصقها في العديد من الأنظمة.
ومما يزيد الأمور سوءًا أن الأنظمة التقليدية لإدخال الطلبات لا تتعامل إلا مع البيانات المنظمة، أي نوع البيانات التي تأتي من جداول البيانات أو قواعد البيانات أو النماذج الموحدة الورقية أو الإلكترونية. ولكن الشركات منهمكة في التعامل مع البيانات غير المنظمة، مثل الرسائل النصية والرسائل الإلكترونية، والرسائل المكتوبة بخط اليد، والوثائق شبه المنظمة التي تحتوي على مجموعة معروفة من البيانات، ولكن بتنسيقات مختلفة يصعب معها استخراج البيانات. يتجاهل الكثيرون هذه البيانات لصعوبة معالجتها أو تحليلها. في الواقع، يشار إلى هذه البيانات باسم "البيانات المظلمة" لأن الشركات ببساطة لا تعرف محتواها.
يقدم التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) مع التشغيل الآلي الإدراكي نهجًا أفضل للتشغيل الآلي. تقوم تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) بالتشغيل الآلي للمهام البسيطة والمتكررة، والتي يمكن تكرارها بسهولة عن طريق تزويد روبوت برمجي بالتعليمات لنسخ ضغطات المفاتيح أو اتباع مجموعة محددة من القواعد. وتتفاعل الروبوتات مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات وتطبيقاتها، تمامًا مثل البشر. وتعتبر هذه التقنية جاهزة للتوصيل والتشغيل إلى حد كبير ولا تتطلب تغييرات على التطبيقات أو الأجهزة القديمة أو أنظمة تكنولوجيا المعلومات الموجودة. وهذا يجعل تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) مثالية لمعالجة طلبات البيع، حيث يعتبر الإدماج السلس مع أنظمة السجلات، مثل تطبيق تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، أو نظام المخزون، أو منصة إدارة علاقات العملاء (CRM)، أمرًا بالغ الأهمية للقضاء على أوجه القصور في العملية وثغرات المعلومات.
تعمل تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) على التشغيل الآلي لعمليات معالجة طلبات البيع، مثل:
- استعادة طلبات البيع
- استخراج بيانات طلبات البيع
- التحقق من صحة معلومات طلبات التوريد
- توجيه طلبات البيع إلكترونيًا للتعامل مع النهج والاستثناءات
- تحميل معلومات طلبات البيع إلى الأنظمة الأمامية
تؤدي الاستفادة من الذكاء الاصطناعي (AI) في التشغيل الآلي الإدراكي إلى تزويد تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) بالقدرة على معالجة الوثائق ذات البيانات غير المنظمة والبيانات شبه المنظمة وتحليلها، مثل طلبات البيع. تتمتع حلول RPA التي تتضمن قدرات الذكاء الاصطناعي بخبرة مدمجة بالمجال في العثور على البيانات الفريدة والخاصة بالعمليات، والتي تلزم للعمليات المتخصصة. تعمل مجموعة من التقنيات كالرؤية الحاسوبية والتعرف البصري على الحروف (OCR) والبنية المنطقية غير الواضحة آليًا على استخراج البيانات وإثرائها، بينما يساعد التعلم الآلي (ML) على تحسين دقة البيانات المسجّلة. ويساعد التشغيل الآلي الإدراكي على التأكد من استخراج جميع البيانات غير المنظمة من خلال نظام ذكي.
والأهم من ذلك، أن التشغيل الآلي المدعوم بالذكاء الاصطناعي يحقق نتائج أسرع من الأنظمة القديمة. ويتم التدريب المُسبق في هذه التكنولوجيا على التشغيل الآلي لعمليات الأعمال. وهذا يُغني علماء البيانات و/أو تكنولوجيا المعلومات عن الحاجة إلى تصميم نماذج مفصلة. يمكن للمستخدمين في قطاع الأعمال تصميم نماذج المعالجة الخاصة بهم وبدء التشغيل في غضون بضعة أسابيع فقط ولا يُشترط التمتع بأي مهارات للترميز. تساعد سهولة الاستخدام على مستوى المستهلك وقابلية التوسع على مستوى المؤسسة على ضمان قوة الاعتماد من جانب المستخدم وعائد سريع على الاستثمار مع تلبية متطلبات الأعمال الحالية والمستقبلية.
مفتاح نجاح الأعمال
تتسم دراسة جدوى التشغيل الآلي لعملية معالجة طلبات البيع بثبات صحتها وإقناعها. وتذكر ما يقرب من 90% من المؤسسات التي شملها الاستطلاع الذي أجرته شركة APQC أن زيادة التشغيل الآلي للعمليات وتكاملها كان فعّالاً جدًا أو له فعالية قصوى في دفع الكيان التجاري نحو النجاح. وبفضل هذا الثنائي الذي يضم تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) والتشغيل الآلي الإدراكي، اكتسبت الشركات سهولة غير مسبوقة في التشغيل الآلي لعمليات معالجة طلبات البيع.
تتغلب تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) مقترنة بالتشغيل الآلي الإدراكي على العوائق التي تضعها النهج التقليدية للتشغيل الآلي، مما يتيح للشركات في نهاية الأمر الاستغناء عن عمليات إدخال الطلبات الورقية وخفض التكاليف، وخفض أزمنة الدورات، والاستفادة بشكل أفضل من الموظفين، وتقديم تجربة أفضل للعملاء.
هل أنت مستعد للتشغيل الآلي لعملية معالجة طلبات البيع الخاصة بك؟ جرِّب تقنية التشغيل الروبوتي للعمليات (RPA) مجانًا اليوم أو تحديد موعد لعرض توضيحي مباشر مع خبرائنا في التشغيل الآلي.
