الاشتراك
في مشاركات سابقة، وضحنا كيف يمكن تطبيق التشغيل الآلي على العمليات من الشراء إلى الدفع بشكل شامل متكامل من خلال إضافة تقنية RPA والتشغيل الآلي الإدراكي لسد الفجوات بين البريد الإلكتروني وتخطيط موارد المؤسسات وحلول الدفع. وتحدثنا أيضًا عن أسهل طريقة لتنفيذ مثل هذه المشاريع من خلال الاستفادة من الروبوتات المصممة مسبقًا من Bot Store.
أريد الآن أن أركز على أسباب أهمية تطبيق التشغيل الآلي على حسابات المدفوعات والفرق بين التشغيل الآلي الكامل وشبه الكامل للعملية من الشراء إلى الدفع. عندما نركّز على الاهتمامات الرئيسية لرؤساء أقسام حسابات المدفوعات، يمكننا أن نرى كيف يعالجها التشغيل الآلي.
1. كفاءة العملية من الشراء إلى الدفع. نادرًا ما تمتلك أقسام حسابات المدفوعات موارد كافية ودائمًا ما تواجه ضغوطات لإنجاز المزيد بموارد أقل. ويمثل ذلك تحديًا بشكل خاص نظرًا لأن تدفق الفواتير الواردة يقلل من كفاءة المعالجة، التي يتم قياسها بعدد الفواتير لكل مكافئ بدوام كامل (FTE)، وهو ما يعادل موظف بقسم حسابات المدفوعات يعمل لمدة 8 ساعات في اليوم. يوضح الرسم البياني أدناه متوسط عدد الفواتير التي تتم معالجتها بواسطة محترف واحد سنويًا، بناءً على مستوى التشغيل الآلي لنظير إلى نظير.
في المؤسسات التي اعتمدت تقنية التشغيل الآلي لحسابات المدفوعات - حيث يتم استلام 70% على الأقل من الفواتير إلكترونيًا، ثم تتم معالجتها عبر سير العمل الآلي - يمكن لموظف بقسم حسابات المدفوعات واحد معالجة أكثر من 22500 فاتورة سنويًا. في المؤسسات النظيرة التي لا تزال يتم فيها معالجة الفواتير يدويًا، يقل أداء موظف حسابات المدفوعات الواحد عن ذلك بمقدار 10 أضعاف.
2. تكلفة معالجة الفاتورة. تُظهر بيانات معهد Institute of Finance and Management اعتماد متوسط تكلفة معالجة الفاتورة على مستوى التشغيل الآلي. ولا يتضمن هذا الرقم بعض النفقات، مثل النفقات العامة ونفقات التشغيل الآلي الأولي، ولكنه يقوم بمقارنة وظائف حسابات المدفوعات عبر المؤسسات المختلفة. يمكن لأقسام حسابات المدفوعات التي تعمل آليًا بدرجة عالية خفض تكاليفها بنسبة تصل إلى 80%.
المصدر: تقرير مستوى أداء حسابات المدفوعات لمعهد Institute of Finance and Management لعام 2017
3. علاقات المورِّدين. يؤدي تعزيز كفاءة معالجة الفواتير إلى إتمام المزيد من عمليات الدفع في وقتها المحدد. ذكر 29% تقريبًا من المشاركين في استبيان معهد IOFM ممن لديهم تقنية تشغيل آلي متميزة أنهم يدفعون فواتيرهم غير المستلزمة لتسجيل أوامر الشراء في وقتها المحدد بنسبة لا تقل عن 96% طوال الوقت، مقارنةً بنسبة 13% فقط لمن لديهم تقنية تشغيل آلي متواضعة. ويعني هذا مزيدًا من الرضا للمورّدين وتقليل الضغط على الموظفين وزيادة رضاهم عن وظائفهم. كما قد تؤدي عمليات الدفع المبكرة إلى خصومات إضافية ومزيد من التوفير في التكاليف.
يؤدي التشغيل الآلي بشكل عام إلى تحسين أداء عمليات حسابات المدفوعات وخفض التكاليف من خلال القضاء على إدخال بيانات الفواتير والمعالجة اليدوية للفواتير والتوجيه المطلوب في البيئة اليدوية أو شبه الآلية. يتم من خلال التقنية تلقائيًا استخراج بيانات الفواتير والتحقق من صحة البيانات ومطابقة الفواتير مع أوامر الشراء، بالإضافة إلى إيصالات إثبات التسليم، وإرسال الفواتير المعتمدة مباشرةً إلى نظام تخطيط موارد المؤسسة. ويتم توجيه أي فواتير تتطلب مراجعة أو موافقة أو قرار استثناءات إلكترونيًا إلى الموظفين المعينين بناءً على قواعد مسبقة التكوين.
بالإضافة إلى ذلك، تقوم لوحات المعلومات تلقائيًا بتنبيه المديرين إلى العقبات وتنبيه المستخدمين إلى الفواتير التي تقترب من تاريخ استحقاقها. وتتبع التقنية مقاييس الإنتاجية الرئيسية، بحيث لا تحتاج حسابات المدفوعات إلى دفع رسوم على أنظمة مصرفية متعددة للدفع للمورِّدين.
لمعرفة المزيد حول أسباب الأهمية البالغة التي يحظى بها التشغيل الآلي الشامل والمتكامل للعملية من الشراء إلى الدفع، وكيف يسمح الجمع بين تقنية RPA وتقنية Document Automation الإدراكية بتحقيق أقصى مستوى من التشغيل الآلي، شاهد .
