Förderung einer zuverlässigen Anwendungsfall-Pipeline

Das Orientierungsprogramm von Automation Anywhere ist die Schnellspur zur erfolgreichen Automatisierung. Nutzen Sie die Vorteile des Programms: Lernen in Eigenregie, Know-how von Kollegen und Partnern, Interaktionen mit der Community und Produktinnovationen. So können Sie unternehmensweit agile und skalierbare Automatisierungsprogramme durchführen. Dieser Blog-Artikel über die Erstellung einer Anwendungsfall-Pipeline ist Teil einer Serie, die Ihnen einen Vorgeschmack auf die Informationen und Ratschläge im Orientierungsprogramm gibt. Um mehr zu erfahren, besuchen Sie unsere Pathfinder-Webseiten.

Sie brauchen eine kontinuierliche Pipeline mit neuen Automatisierungsfällen, die Sie in Angriff nehmen können. So weit, so gut. Aber wie und wo generieren Sie diesen florierenden Fluss von Automatisierungsprioritäten über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg? Basierend auf unserer Erfahrung hier bei Automation Anywhere (ja, wir nutzen unsere Produkte auch selbst) sowie vielen Erfolgsgeschichten aus der Community haben wir drei Tipps formuliert, mit denen Sie eine gesunde Anwendungsfall-Pipeline aufbauen.

1. Finden Sie Ihren LOBBF

Wenn es nach den ersten Erfolgen an der Zeit ist, die Reichweite zu erweitern, wenden Automatisierungsunternehmen in der Regel zwei Methoden an, um die nächsten Anwendungsfälle zu finden.

• Crowdsourcing. Dies ist ein sicherer Weg, um ein hohes Volumen an Ideen zu erhalten. Bitten Sie die Nutzer um Vorschläge, was als Nächstes automatisiert werden soll. Theoretisch können Sie so herauszufinden, wo die Problempunkte Ihrer Endnutzer liegen. Wenn die Automatisierungskriterien jedoch nicht sorgfältig umrissen sind, können die eingehenden Vorschläge von viel zu einfach bis hin zu geradezu komisch reichen – ein Sammelsurium von Ideen, die nicht die Qualität der Anwendungsfälle haben, die Sie wollen und brauchen. Wird die Automatisierung des Thermostats im Büro eines Mitarbeiters das Geschäft revolutionieren? Bestimmt nicht. Crowdsourcing kann sicher irgendwann im Laufe Ihrer Automatisierungsreise nützlich sein (dazu später mehr), aber wenn Sie gerade dabei sind, Ihre Pipeline aufzubauen, haben wir eine bessere Methode für Sie.
• LOBBF. Diesen Ansatz empfiehlt Automation Anywhere, wenn Sie hochwertige Ideen mit hohem ROI wünschen. Bauen Sie eine persönliche Partnerschaft mit einem wichtigen Stakeholder eines Geschäftsbereichs auf und machen Sie ihn zu Ihrem „Line of Business Best Friend“ (LOBBF, bester Freund im Geschäftsbereich). Ihr LOBBF weiß genau, wie Sie beide als Team die Automatisierung nutzen können, um Ihr Unternehmen zu transformieren.

Schließlich ist die Transformation des Unternehmens eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Automatisierung. Ihnen und Ihren Stakeholdern geht es nicht nur um inkrementelle Verbesserungen, um hier oder da eine Stunde einzusparen. Und sobald Sie den Geschäftsbereich Ihres LOBBF transformiert haben, können Sie diesen Erfolg präsentieren, um einen anderen LOBBF ins Boot zu holen usw. Es hat sich immer wieder gezeigt, dass dies die effektivste Methode ist, um eine umfassende Pipeline aufzubauen, die erhebliche Erfolgskennzahlen für Ihr Automatisierungsprogramm liefert.

2. Gewährleisten Sie die Relevanz Ihrer Process Discovery

Kennen Sie das? Sie fahren mit dem Auto an einen gut bekannten Ort und plötzlich sind Sie an Ihrem Ziel ankommen, ohne dass Sie den Weg dorthin richtig wahrgenommen haben. Das liegt daran, dass Ihr Gehirn auf Autopilot geschaltet hat. Aber eine andere Person, die dieselbe Strecke zum ersten Mal fährt, sitzt vielleicht aufrecht, konzentriert sich auf die Straße und die Umgebung und hat das Radio leiser gestellt, als ob sie sich dadurch besser auf den Weg konzentrieren könnte. Manchmal braucht man einen unvoreingenommenen Blick, um feine Nuancen eines Prozesses herauszuarbeiten, der für Sie selbst selbstverständlich geworden ist.

Dies bringt uns zum nächsten entscheidenden Schritt bei der Erstellung Ihrer Pipeline: der Process Discovery. Die Process Discovery zielt darauf ab, einen 360-Grad-Blick darauf zu werfen, wie Nutzer ihre Arbeit im gesamten Unternehmen erledigen. In der Anfangs- und manchmal auch in den Beschleunigungsphasen Ihres Programms können Sie die End-to-End-Prozesse möglicherweise manuell überprüfen, insbesondere, wenn der Prozess einfach und Ihre LOBBF-Beziehung ausgereift und vertrauenswürdig ist. Abgesehen von diesen Ausnahmen sind die Prozesse aber meist zu komplex und zu umfangreich, um sie manuell zu überprüfen, und die Menschen sind zu nah an der täglichen Arbeit, um sie mit einem frischen Blick betrachten zu können. Sie benötigen die Hilfe einer Process Discovery-Plattform.

Aber Process Discovery-Werkzeug ist nicht gleich Process Discovery-Werkzeug, daher verraten wir Ihnen, warum wir uns auf unsere Process Discovery-Lösung konzentriert haben, um die Community bei diesem wichtigen Schritt zu unterstützen.

• Das Ergebnis ist ein umfassendes 360-Grad-Bild mit granularen Daten und menschlichen Verhaltensmustern gepaart mit Empfehlungen, was genau automatisiert werden sollte, um den höchsten ROI zu erzielen. Unsere Lösung umfasst mehr als eine Million Stunden aufgezeichneten Nutzerverhaltens. Wir wissen, was Sie denken: Sie spüren bereits, wie sich Ihre Nutzer sträuben, weil sie Angst haben, dass eine Überwachungssoftware jede ihrer digitalen Bewegungen kontrolliert. Kunden, die die Ergebnisse der Process Discovery sehr zu schätzen wissen, betonen in der Regel ihre unverzichtbare Fähigkeit, jeden Prozess zu analysieren und zu identifizieren und die Automatisierungsmöglichkeiten mit dem höchsten ROI zu ermitteln. So erhalten Sie einen Plan, was Sie als Nächstes automatisieren sollten.
• Das Privacy Enhanced Gateway (PEG) zensiert alle vertraulichen Daten, während es den Prozess unternehmensweit durchleuchtet. Daher ist es wichtig, das durch die ersten Automatisierungserfolge im Unternehmen aufgebaute Vertrauen zu nutzen und zu betonen, dass keine Arbeitsplätze in Gefahr sind.
• Hier eine gute Metapher für unsere Process Discovery-Lösung: Denken Sie an die Arbeit, die nötig ist, um das Abendessen für Ihre Familie auf den Tisch zu bringen. Sagen wir, heute Abend steht Hähnchen Parmigiana auf dem Speiseplan. Zuerst müssen Sie eine Einkaufsliste schreiben: Hähnchen, Semmelbrösel, Tomatensoße und Parmesankäse. Dann gehen Sie in den Supermarkt, um die Zutaten einzukaufen. Anschließend kehren Sie nach Hause zurück und kochen das Abendessen. Die Process Discovery würde die Schritte auflisten, die Sie unternommen haben, um das Abendessen auf den Tisch zu bringen: das Erstellen der Liste, der Gang zum Laden und das Kochen des Abendessens. Dann würde sie genauer hinschauen und die Aufgaben ermitteln, die Sie bei jedem dieser Schritte erledigt haben: Haben Sie den Kühlschrank oder die Vorratskammer überprüft, als Sie Ihre Einkaufsliste erstellt haben, welche Gänge sind Sie im Laden auf und ab gegangen, haben Sie Ihr Hähnchen im Ofen gebacken oder gebraten? All diese erfassten Daten vermitteln dann ein vollständiges Bild davon, was nötig war, um das Abendessen auf den Tisch zu bringen.

3. Blicken Sie weiter nach vorn

Bisher haben Sie Partnerschaften aufgebaut, eine Pipeline von Anwendungsfällen erstellt und Ihre LOBBFs zu Vorreitern der Transformation erhoben. Sie haben auch eine Process Discovery eingeführt, um weitere Automatisierungsmöglichkeiten schneller zu identifizieren. Und dann gibt es noch zukünftige Wellen von Automatisierungsideen zu erfassen. An dieser Stelle sind wir wieder bei der Crowdsourcing-Methode angelangt. Sie stehen vor denselben Herausforderungen, die wir bereits angesprochen haben, sobald Sie die Vorschlagsbox für Anwendungsfälle öffnen. Daher möchten wir noch einmal betonen, dass es nicht nur wichtig ist, Standards und Erwartungen für die eingereichten Vorschläge festzulegen, sondern auch, diese Parameter immer wieder zu wiederholen. Automatisierungen sollten ein hohes ROI-Potenzial haben, nicht übermäßig komplex sein und einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Trotz alledem wird man Ihnen wieder vorschlagen, den Thermostat eines Büros zu automatisieren. Aber zu diesem Zeitpunkt haben Sie bereits eine zuverlässige Pipeline entwickelt, die sich voran bewegt, und Sie müssen nicht auf solche Vorschläge für ein transformatives Automatisierungsprogramm zurückgreifen.

Die Kunden von Automation Anywhere haben uns mitgeteilt, wie sie erfolgreich eine Vorschlagsbox eingerichtet haben. Wir freuen uns, einige dieser Ideen an Sie weitergeben zu können.

• Richten Sie eine spezielle E-Mail für Vorschläge ein, z. B. „AutomatisiereMich@unternehmen.com“.
• Erstellen Sie ein Online-Vorschlagsformular im Intranet Ihres Unternehmens.
• Versenden Sie einen E-Mail-Newsletter mit einem Aufruf zur Einreichung von Vorschlägen.

Sobald die Vorschläge eintrudeln, ob gut oder weniger gut, sollten Sie die Beiträge anerkennen. Ihre Antworten sollten ein Dankeschön und eine Kurskorrektur enthalten, wenn die Idee nicht passt, z. B. eine vorgefertigte E-Mail-Bestätigung: „Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihre Automatisierungsidee einzureichen. An Ihrer Idee hat uns ABC sehr gefallen. Leider können wir sie nicht weiterverfolgen, weil sie derzeit nicht zu einem oder mehreren unserer wichtigen Ziele X, Y und Z passt.“ Und wenn Sie eine großartige Idee erhalten, sollten Sie den Mitarbeiter loben und feiern. Senden Sie z. B. eine unternehmensweite E-Mail oder verleihen Sie eine Auszeichnung: „Erika Mustermann hat die beste Automatisierungsidee eingereicht. Wir haben damit 1.000 Stunden eingespart und das Problem XYZ gelöst. Herzlichen Glückwunsch, Erika! Wer möchte die nächste Erika sein? Reichen Sie Ihre Idee bei uns ein!“

Dies sind drei überschaubare Tipps, mit denen Sie zweifellos eine umfangreiche Automatisierungspipeline für Ihr Programm aufbauen. Denken Sie beim Durchlaufen der einzelnen Schritte daran, das Vertrauen in die Automatisierung zu stärken und die Partner und Helden, die Ihnen bei der Erstellung von Anwendungsfällen geholfen haben, stets zu würdigen.