Was ist Automatisierungssoftware?
Automatisierungssoftware ist jedes Programm oder Tool, das digitale Aufgaben und Geschäftsprozesse mit minimalem menschlichen Eingriff ausführen kann, wodurch die betriebliche Geschwindigkeit und Produktivität gesteigert wird.
Im Kern ermöglicht Automatisierungssoftware Computern, repetitive Aufgaben und Aktionssequenzen auszuführen, wobei häufig mehrere Teile eines Geschäftsprozesses in einen einzigen automatisierten Workflow integriert werden. Unternehmensweite Automatisierungssoftware integriert künstliche Intelligenz (KI), um die Automatisierungsfähigkeiten auf komplexere und variablere Arbeitsabläufe auszudehnen und die Aufgabenleistung zu verbessern. Automatisierungssoftware erhöht nicht nur die Prozesseffizienz, sondern ermöglicht es auch menschlichen Mitarbeitenden, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die Strategie, Kreativität und Entscheidungsfindung erfordern.
Vorteile von Automatisierungssoftware
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Effizienz. Automatisierungssoftware bietet die Möglichkeit, die Arbeitsweise von Unternehmen zu transformieren, indem Prozesse rationalisiert und automatisiert werden, menschliche Fehler reduziert und wertvolle Ressourcen für strategischere Initiativen freigesetzt werden.
Genauigkeit
Die Automatisierung sich wiederholender Prozesse gewährleistet ein Maß an Genauigkeit, das mit menschlicher Ausführung nur schwer zu erreichen ist. Eine höhere Genauigkeit wiederum führt zu einer besseren Qualität durch wiederholte fehlerfreie Prozesse und Ergebnisse.
Compliance
Automatisierte Prozesse sind bei jeder Ausführung konsistent, was bedeutet, dass der Prozess allen Anforderungen entspricht, wie er entworfen wurde. Darüber hinaus kann Automatisierungssoftware verwendet werden, um kontinuierlich die Einhaltung der geltenden Vorschriften und Standards zu überwachen und sicherzustellen.
Geringere Kosten
Die Automatisierung von Prozessen führt zu Kosteneinsparungen durch Fehlerreduktion, effiziente Ressourcennutzung, Zeitersparnis und, bei Cloud-Automatisierungssoftware, niedrigeren Infrastrukturkosten. Darüber hinaus kann Automatisierung zur Nachhaltigkeit beitragen, indem sie den Ressourcenverbrauch optimiert und Abfall reduziert.
Prozessverbesserung
Die Implementierung von Automatisierungssoftware fördert die Prozessverbesserung, indem sie hilft, bestehende Prozesse aufzudecken und komplexe Workflows zu optimieren, Engpässe zu beseitigen und den Bedarf an menschlicher Intervention zu reduzieren.
Kapazitätsskalierung
Bewältigen Sie problemlos erhöhte Workloads, ohne die personellen Ressourcen proportional zu erhöhen. Die Automatisierung von Prozessen bietet in der Regel eine integrierte Skalierbarkeit, um den Geschäftsbedürfnissen gerecht zu werden. Die Skalierung automatisierter Prozesse erhält zudem Genauigkeit und Effizienz, unterstützt beschleunigte Produktion und die gesamten Abläufe.
Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Als ein Tool zur Ausführung von alltäglichen, zeitaufwändigen und sich wiederholenden Aufgaben kann Automatisierungssoftware das Mitarbeitererlebnis verbessern, indem sie monotone Aufgaben erleichtert, sodass die Mitarbeitenden mehr Zeit für kreative, strategische und problemlösende Aktivitäten aufwenden können, was zu höherer Arbeitszufriedenheit und reduzierten Burnoutraten führen kann.
Bessere Kundenerfahrungen
Durch die Automatisierung von Kundenservicetätigkeiten können Unternehmen schnellere und zuverlässigere Dienstleistungen mit kürzeren Reaktionszeiten anbieten, während sie personalisierte und zeitnahe Kundeninteraktionen ermöglichen, die dazu beitragen, stärkere Kundenbeziehungen aufzubauen.
Schnellere Entscheidungsfindung
Automatisierungssoftware kann Berichte und Dashboards erstellen, die einen klaren Überblick über die Geschäfts-KPIs bieten. Sie kann sowohl große Datenmengen in Echtzeit verarbeiten als auch mehrere Datenquellen (z. B. CRM, ERP, HRM) konsolidieren. Automatisierungssoftware bietet zudem zentralen Zugriff auf Betriebsdaten, die eine schnelle Reaktion auf variable Marktbedingungen, Kundenbedürfnisse und betriebliche Herausforderungen unterstützen.
Arten von Automatisierungssoftware
Automatisierungssoftware kann Geschäftsabläufe abdecken oder sich auf einzelne Aufgaben und Prozesse konzentrieren. Viele Automatisierungstools richten sich an Prozesse in spezifischen Funktionen oder Abteilungen und bieten Prozessvorlagen und Funktionssets an, um verwandte Anwendungsfälle oder Prozessbereiche wie Finanzen und Buchhaltung, E-Mail-Marketing und Lead-Erfassung oder Integrationen zu adressieren.
Am anderen Ende des Spektrums wirft Unternehmensautomatisierungssoftware ein viel breiteres Netz über die Abläufe und Teams, um die Automatisierung beliebiger Geschäftsprozesse zu ermöglichen. Unternehmensautomatisierungslösungen bieten robuste Möglichkeiten, um Aufgaben und Prozesse über funktionale Bereiche hinweg zu verbinden, gesamte Workflows zu automatisieren und Silos in Betrieben zu beseitigen.
In den verschiedenen Arten von Automatisierungssoftware finden Sie unterschiedliche Kombinationen von Automatisierungstechnologien, von grundlegenden Ausführungstools wie OCR (Optical Character Recognition = Optische Zeichenerkennung) und RPA (Robotergesteuerte Prozessautomatisierung) bis hin zu fortgeschrittenen Fähigkeiten, die KI (Künstliche Intelligenz) integrieren, wie IDP (Intelligent Document Processing = Intelligente Dokumentenverarbeitung), Intelligente Automatisierung und agentenbasierte Automatisierung.
Optische Zeichenerkennung (OCR)
OCR ist eine Technologie, die Bilder von Text in maschinenlesbare, durchsuchbare Daten umwandelt und typischerweise in Geschäftsabläufen verwendet wird, die große Mengen an Dokumenten wie Rechnungen, Quittungen und juristische Dokumente beinhalten. Die OCR-Technologie spielt auch eine integrale Rolle in fortschrittlichen Automatisierungslösungen zur Datenverarbeitung in verschiedenen Branchen, von der Erfassung von Nummernschildern in selbstfahrenden Autos bis zur Digitalisierung von Patientenakten im Gesundheitswesen, und liefert wertvolle Informationen für operative Entscheidungen.
Selbstbedienungsautomatisierung
Selbstbedienungsautomatisierungssoftware ist eine zentral verwaltete Automatisierungsplattform, die typischerweise von der IT verwaltet wird, um Teams in anderen Abteilungen einfache, sichere Tools zur Verfügung zu stellen, um Automatisierung bei der Arbeit zu nutzen. Die Software ermöglicht es den Nutzern, automatisierte Geschäftsprozesse auszulösen sowie abzubrechen und neu zu starten, während sie der IT eine kontinuierliche Überwachung bietet. Diese Art von Automatisierungssoftware kann nicht-technischen Teams wie Vertrieb, Marketing und HR helfen, automatisierte Aufgaben zu erstellen und auszuführen, ohne dass Kenntnisse in Programmierung oder visueller Workflow-Bearbeitung erforderlich sind.
Low-Code-/No-Code-Automatisierung
No-Code-Automatisierungssoftware ermöglicht es Benutzern, wie der Name schon sagt, Aufgaben und Workflows ohne Programmiererfahrung zu automatisieren. Ihr Hauptunterscheidungsmerkmal von anderen Automatisierungstools ist die visuelle Drag-and-Drop-Benutzererfahrung mit vordefinierten Aktionen, die den Prozessaufbau und die Anpassung vereinfachen, wodurch Automatisierung für Mitarbeitende und bürgerliche Entwickler außerhalb von IT- oder Automatisierungsteams zugänglich wird. Unternehmensautomatisierungssoftware umfasst typischerweise No-Code-Automatisierungsfunktionen, die oft von generativen KI-gestützten Assistenten unterstützt werden. Eigenständige No-Code-Automatisierungsplattformen wie Zapier und Hubspot konzentrieren sich hingegen in der Regel darauf, maßgeschneiderte Lösungen für spezifische Abteilungen anzubieten, einschließlich HR, IT, Beschaffung und Projektmanagement.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP)
IDP verwendet künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) mit optischer Zeichenerkennung (OCR), um Daten aus Geschäftsdokumenten zu extrahieren, zu klassifizieren und zu organisieren. IDP erkennt und extrahiert nicht nur Daten aus Dokumenten, sondern interpretiert auch den Kontext und die Bedeutung der Informationen. IDP-Tools können große Mengen unstrukturierter und halbstrukturierter Dokumente schnell in zugängliche und nutzbare Informationen umwandeln. Typischerweise wird IDP in Kombination mit Intelligenter Automatisierung verwendet, um eine End-to-End-Prozessautomatisierung zu ermöglichen. Häufige Anwendungsfälle sind die Automatisierung von Kreditanträgen, die Digitalisierung von Patientenakten oder Versicherungsansprüchen, die Rechnungsverarbeitung und das Onboarding von Mitarbeitenden.
Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA)
Die Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ist eine Art von Automatisierungstechnologie, die Softwareprogramme verwendet, oft als „Bots“ bezeichnet, um repetitive, regelbasierte digitale Aufgaben in hoher Menge und Geschwindigkeit auszuführen. Im Gegensatz zu anderen Automatisierungstools ahmt RPA menschliche Interaktionen mit Systemen und Anwendungen nach, um repetitive Aufgaben wie das Extrahieren von Daten, das Durchführen von Berechnungen, das Öffnen und Verschieben von Dateien und das Anmelden bei Programmen auszuführen. RPA glänzt bei Arbeiten, die wiederholte Präzision und 100 % Genauigkeit erfordern, wie z.B. Dateneingabe und Rechnungsverarbeitung. Während RPA eigenständig für Aufgaben mit strukturierten Daten funktionieren kann, ist sie oft ein Teil einer Plattform zur Intelligenten Automatisierung, auf der sie mit KI-Tools für die Verarbeitung unstrukturierter Daten integriert wird, um eine umfassendere Automatisierungslösung bereitzustellen.
Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA)
BPA-Software (Business Process Automation) ist eine Automatisierungstechnologie, die Softwarelösungen kombiniert, um mehrstufige Geschäftsprozesse zu automatisieren. BPA konzentriert sich auf komplexere Unternehmensprozesse, die oft mehrere IT-Systeme berühren, und passt jede Automatisierung an die spezifischen Bedürfnisse einer Organisation an. BPA wird typischerweise dort angewendet, wo Prozesse die Koordination mehrerer Systeme erfordern, wie die Abwicklung und Rechnungsstellung einer Kundenbestellung, die Genehmigung eines Kreditantrags oder das Onboarding neuer Mitarbeitender.
Intelligente Automatisierung
Intelligente Automatisierung ist eine fortgeschrittene Stufe der Automatisierungstechnologie, die KI und Technologien wie maschinelles Lernen (ML) und RPA integriert. Im Vergleich zu Standardautomatisierungstools, die gut definierte, voreingestellte Regeln und strukturierte Eingaben erfordern, nutzt die Intelligente Automatisierung die kognitiven Fähigkeiten der KI, um auf der Grundlage von mehrdeutigen oder unstrukturierten Daten zu verstehen, zu lernen und fundierte Entscheidungen zu treffen, wodurch die Möglichkeiten der Automatisierung von Geschäftsprozessen erweitert werden. Intelligente Automatisierung wird in verschiedenen Branchen eingesetzt, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und Abläufe zu transformieren. Anwendbar auf jeden digitalen Geschäftsprozess kann die Intelligente Automatisierung komplexe Daten verarbeiten und vorhersagen, die Datenerfassung und den Abruf verbessern, die Genauigkeit und Reaktionszeiten erhöhen sowie die Sicherheits- und Compliance-Standards stärken.
Agentenbasierte Automatisierung
Agentenbasierte Automatisierung, auch Agentic Process Automation (APA) genannt, nutzt das Potenzial großer Sprachmodelle (Large Language Models = LLMs), um komplexe Aufgaben zu erledigen, die menschliche Intelligenz erfordern. Im Gegensatz zur traditionellen Robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA), die regelbasierte Aufgaben verarbeitet, ist APA dynamisch. Sie bewältigt Entscheidungsfindung, indem sie sich an verändernde Umstände anpasst, indem sie ihre Betriebsumgebung wahrnimmt, bewertet und darauf reagiert. APA kombiniert die hochentwickelten kognitiven Fähigkeiten der KI mit Automatisierungsfähigkeiten, wodurch Systeme Aufgaben ausführen können, die Planung, Schlussfolgerung und Anpassung erfordern. Beispielsweise könnte in einer APA-Umgebung ein LLM-basierter Agent nach Erhalt einiger Anleitungen autonom einen Workflow erstellen und dabei andere spezialisierte Agents oder Tools für Aktionen wie Datenanalyse oder Kundeninteraktion nutzen.
Funktions-Checkliste für Automatisierungssoftware-Tools
Die Verbreitung von Automatisierungssoftware-Tools hat zu einer überwältigenden Vielzahl von spezialisierten Funktionen geführt, die darauf abzielen, einen Anbieter von einem anderen zu unterscheiden. Dennoch bleiben bestimmte Kernfähigkeiten entscheidend für den Erfolg der Automatisierung. Wichtige Funktionen wie Aufgabenautomatisierung und -planung sowie Integrationen und Sicherheit sind entscheidend und konsistent über Softwarelösungen hinweg, einschließlich Low-Code-Plattformen und funktionsspezifischen Tools wie automatisiertem E-Mail-Marketing, Lead-Generierung und Social-Media-Management.
Task-Automatisierung
Diese Funktion zielt darauf ab, einzelne Aufgaben innerhalb der Geschäftsprozesse zu automatisieren, um den manuellen Aufwand zu minimieren und Abläufe zu optimieren.
Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung ist die Fähigkeit, den sequenziellen Fluss von Aufgaben innerhalb eines bestimmten Prozesses oder Projekts anstatt über Systeme hinweg zu automatisieren. Funktionen zur Automatisierung von Workflows ermöglichen es Benutzern, Routinen einzurichten, die Serien von Aufgaben automatisch ausführen.
Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung umfasst die Automatisierung einer Reihe von Aufgaben oder Schritten in einem spezifischen Geschäftsprozess, typischerweise über mehrere Abteilungen, Datensätze, Systeme und Apps hinweg. Funktionen zur Prozessautomatisierung ermöglichen die Überbrückung unterschiedlicher Systeme sowie Orchestrierungstools zur Koordination von Prozessschritten.
Planung
Automatisierungsplanung ist eine wesentliche Funktion, um die Prozessausführung zu planen und zu koordinieren. Selbst bei einzelnen Aufgaben ist die Planung von Abläufen entscheidend, um die richtige Arbeit zur richtigen Zeit zu erledigen und einen effektiven Workflow und Output zu ermöglichen.
Integrationen
Die Verbindung und Integration über verschiedene Systeme, Datenquellen und Anwendungen hinweg ist ein grundlegendes Merkmal von Automatisierungssoftware.
Anpassbare Workflows
Um spezifische Geschäftsbedürfnisse zu erfüllen, sollte Automatisierungssoftware anpassbare Workflows bieten. Dies ermöglicht es Unternehmen, einzigartige Workflows zu erstellen, die mit ihren jeweiligen Prozessen übereinstimmen.
Berichterstattung und Analytik
Die Überwachung der Automatisierungsleistung stellt sicher, dass Automatisierungen die beabsichtigten Ergebnisse liefern und Probleme behoben werden können, bevor ein kritischer Fehler auftritt. Automatisierte Berichtsfunktionen von Automatisierungssoftware unterstützen die kontinuierliche Leistungsüberwachung und datengestützte Entscheidungsfindung.
Echtzeitdaten
Es kann nur mit Funktionen zur Echtzeitdatensynchronisierung sichergestellt werden, dass alle Daten aktuell und genau sind. Dies hilft, die Datenintegrität und Konsistenz über verschiedene Systeme hinweg aufrechtzuerhalten.
Support
Automatisierungssoftware ist in der Regel einfach zu bedienen, jedoch bleiben technische Unterstützung, Schulung, Kundenerfolg, Dokumentation und Kundenbindung standardmäßige – und hilfreiche –Unterstützungsangebote der Anbieter.
Skalierbarkeit
Skalierbarkeit ist ein zentrales Merkmal der Infrastruktur und des Designs von Automatisierungssoftware. Skalierbare Software kann Volumenfluktuationen und Wachstum bewältigen, indem sie sich an variable Workloads anpasst und diese unterstützt. Hochgradig skalierbare Automatisierungssoftware ermöglicht angemessene Technologieinvestitionen, die mit den Geschäftsanforderungen wachsen können.
Zusammenarbeit
Tools zur Zusammenarbeit sind ein zentrales Merkmal von Automatisierungssoftware, die für mehr als die Automatisierung einzelner Aufgaben verwendet wird. Stakeholder, die an der Definition von Prozessen und der Gestaltung automatisierter Workflows beteiligt sind, müssen einfachen Zugriff haben, um innerhalb des Tools zusammenzuarbeiten, Aufgaben zu überprüfen und zu genehmigen.
Mobiler Zugriff
Der Zugriff auf Arbeitsanwendungen von Mobiltelefonen ist heute gängige Praxis. Automatisierungssoftware ist keine Ausnahme. Mobiler Zugriff ist insbesondere wertvoll, um die Übersicht zu ermöglichen und sicherzustellen, dass automatisierte Arbeitsabläufe von überall reibungslos voranschreiten.
Datenschutz und -sicherheit
Automatisierungen interagieren mit Geschäftssystemen und Daten, die sicher und unversehrt bleiben müssen, wodurch Sicherheits- und Datenschutzfunktionen für jede Automatisierungssoftwarelösung von grundlegender Bedeutung sind.
Funktionsspezifische Funktionen
Bei Automatisierungssoftwarelösungen, die sich an eine bestimmte Branche oder einen bestimmten Funktionsbereich richten, z. B. Vertrieb und Marketing oder Finanz- und Rechnungswesen, gehören zu den unverzichtbaren Funktionen auch funktionsspezifische Fähigkeiten wie Segmentierungstools für E-Mail-Marketing-Automatisierungssoftware oder Lead-Management-Tools für Marketing-Automatisierungssoftware.
Bewertung von Unternehmensautomatisierungs-Software
Für Unternehmen ist eine umfassende Automatisierungsplattform entscheidend für die Förderung der digitalen Transformation. Achten Sie bei der Bewertung von Automatisierungssoftware auf die Bandbreite der von einem Anbieter angebotenen Funktionen und Lösungen, die einfache Skalierbarkeit und Interoperabilität sowie darauf, wie deren Technologie und Engagement für Innovationen eine zukunftssichere digitale Transformation unterstützen können. Eine starke Automatisierungslösung für Unternehmen ermöglicht die nahtlose Integration von Automatisierungs- und KI-Technologien, maximiert bestehende Investitionen und minimiert gleichzeitig die Komplexität und Kosten, die mit redundanten Technologien verbunden sind.
Benutzerfreundlichkeit
Befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden, sich mit der Automatisierung zu beschäftigen, indem Sie sich für eine einheitliche Automatisierungslösung mit Anwendungen und Tools entscheiden, die sie problemlos nutzen können. Nutzen Sie das Potenzial der generativen KI, indem Sie auf Lösungen mit konversationalen Automatisierungsassistenten setzen, die es Unternehmensnutzern ermöglichen, Automatisierungen in natürlicher Sprache zu finden und auszuführen. Diese Automatisierungs-Co-Pilots bringen Automatisierung zu den Mitarbeitenden, indem sie sie in Arbeitsanwendungen einbetten und es den Benutzern ermöglichen, KI-Agenten zu nutzen und Workflows über Systeme und Teams hinweg zu orchestrieren. Entscheiden Sie sich für Lösungen, die ein vollständiges Entwickler-Toolkit bieten und gleichzeitig Geschäftsanwender mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Automatisierungserstellungserfahrung (und Entwickleraufgaben beschleunigen).
KI-gestützte Entwicklung
Beschleunigen Sie die Automatisierungsentwicklung mit KI zur nahtlosen Identifizierung von Prozessen und Umwandlung von Dokumentation in funktionale Automatisierungen in großem Maßstab. Generative KI verändert den Automatisierungsprozess, indem sie professionellen und bürgerlichen Entwicklern ermöglicht, natürliche Sprachaufforderungen zu nutzen, um End-to-End-Automatisierungen zu erstellen. Entscheiden Sie sich für KI-gestützte Automatisierungsentwicklungsmöglichkeiten, die den Automatisierungslebenszyklus beschleunigen und es Entwicklern ermöglichen, generative KI sicher in Workflows zu integrieren.
Prozessorchestrierung
Geschäftsprozesse funktionieren nicht im Vakuum. Workflows und ihre Ergebnisse müssen mit der Arbeit jedes Teams und jeder Abteilung in den Unternehmensabläufen verbunden und synchronisiert sein. Um Prozessautomatisierungen abzustimmen und zu koordinieren, stellen Sie sicher, dass jede in Betracht gezogene Lösung robuste Prozessorchestrierungstools bietet, einschließlich einer umfassenden Suite von Funktionen wie intuitives Workflow-Design, Plug-and-Play-Integrationen und APIs, robuste Aufgabenautomatisierung und -Planung sowie Echtzeitüberwachung und -analyse.
Datenmanagement und Integrationsflexibilität
Achten Sie auf grundlegenden Integrationsmöglichkeiten, die eine nahtlose Verbindung zu Geschäftsanwendungen über vorgefertigte Pakete, eine ausgefeilte Workflow-Automatisierung durch iPaaS-Integrationen und Unterstützung für Entwickler aller Fähigkeitsstufen bei der Integration von APIs in jeden Prozess bieten.
Integrationen und APIs
Integrieren Sie die Automatisierung in vorhandene Technologien und Team-Workflows, indem Sie auf eine Plattform mit einsatzbereiten Konnektoren für Kernsysteme und Arbeitsanwendungen setzen. Achten Sie auf zentrale Integrationsfunktionen, um Geschäftsanwendungen über sofort einsatzbereite Pakete anzubinden, Workflow-Automatisierung durch iPaaS-Integrationen zu ermöglichen und Entwickler mit unterschiedlichen Niveaus dabei zu unterstützen, APIs per Drag & Drop in jeden Prozess zu integrieren.
Cloud-native-Architektur
Skalieren Sie die Automatisierung reibungslos und sicher, indem Sie auf eine Automatisierungstechnologie setzen, die eine cloud-native Microservices-Architektur und ein flexibles Bereitstellungsmodell bietet. Indem Sie auf eine Cloud-native Plattform setzen, stellen Sie Hochverfügbarkeit und Notfallwiederherstellung (HA/DR) sicher.
Agentenbasierte Automatisierung
Machen Sie Ihre Automatisierungsstrategie mit einer Lösung zukunftssicher, die agentenbasierte Automatisierung unterstützt. KI-Agenten fördern die End-to-End-Automatisierung kognitiver Workflows. Entscheiden Sie sich für Plattformen, die die No-Code-Entwicklung von KI-Agenten erleichtern und es den Agenten ermöglichen, sich in bestehende Unternehmensarchitekturen, KI-Modelle, Anwendungen und Systeme zu integrieren. Benutzerfreundliche Funktionen müssen Sicherheit und Governance bieten und eine verantwortungsvolle KI-Nutzung gewährleisten.
Vertrauen und Sicherheit
Sichern Sie Ihre Geschäftsdaten und Prozessautomatisierungen, indem Sie nach Zuverlässigkeit mit hoher Verfügbarkeit und mehrschichtigen Sicherheitsstandards und -zertifizierungen auf Enterprise-Niveau suchen, einschließlich SOC 1 Typ 2, SOC 2 Typ 2, ISO 27001, HITRUST und ISO 22301. Umfassende Lösungen werden branchenspezifische Vorschriften und die DSGVO- und Datenschutzgrundsätze einhalten, einschließlich der Verschlüsselung sensibler Informationen, und einen Cloud-Speicher bereitstellen, der nur für wichtige Elemente vorgesehen ist.
Training und Supportökosystem
Erfolgreiche Implementierung und Leistung von Automatisierungssoftware hängen von einem Anbieter ab, der effektives Training und ein globales Unterstützungsökosystem bietet. Achten Sie auf robuste Supportrressourcen und Leitfäden, um eine Grundlage für den Erfolg der Automatisierung zu schaffen, indem Sie aus ähnlichen Implementierungen, Strategien und Betriebsmodellen lernen, um den am besten geeigneten Ansatz für Ihr Unternehmen anzuwenden.
Anwendungsfälle für Automatisierungssoftware
Finanz- und Rechnungswesen
- Rechnungsbearbeitung: Automatisieren Sie den Genehmigungs- und Zahlungsprozess für Rechnungen, um manuelle Fehler zu reduzieren und Transaktionen zu beschleunigen.
- Kostenmanagement: Optimieren Sie die Einreichung, Genehmigung und Erstattung von Mitarbeiterausgaben.
- Finanzberichterstattung: Automatisieren Sie die Konsolidierung und Erstellung von Finanzberichten, um Genauigkeit und Compliance sicherzustellen.
Personalwesen
- Rekrutierung und Onboarding: Automatisieren Sie Stellenanzeigen, die Vorauswahl von Kandidaten, die Planung von Vorstellungsgesprächen und den Onboarding-Prozess.
- Mitarbeiterdatenmanagement Pflegen und aktualisieren Sie Mitarbeiterdaten, verwalten Sie Sozialleistungen und Gehaltsabrechnungen.
- Leistungsmanagement: Automatisieren Sie Leistungsbewertungszyklen, Zielsetzungen und Feedbacksammlungen.
Marketing
- Kampagnenmanagement: Automatisieren Sie die Planung, Durchführung und Analyse von Marketingkampagnen über mehrere Kanäle.
- Lead Nurturing: Optimieren Sie die Lead-Bewertung, -Pflege und -Konversionsprozesse durch automatisierte E-Mail-Workflows.
- Social-Media-Management: Beiträge planen, Engagement überwachen und Social-Media-Metriken analysieren.
Vertrieb
- Customer Relationship Management (CRM): Automatisieren Sie die Lead-Verfolgung, die Kundenachverfolgung und das Management der Vertriebspipeline.
- Erstellung von Angeboten und Kostenvoranschlägen: Optimieren Sie die Erstellung und Genehmigung von Angeboten und Kostenvoranschlägen für potenzielle Kunden.
- Bestellverarbeitung: Automatisieren Sie die Auftragserfassung, Bestätigung und Abwicklungsprozesse, um das Kundenerlebnis zu verbessern.
IT und Support
- Incident Management: Automatisieren Sie Ticketing-Systeme zur Verwaltung von IT-Vorfällen und Serviceanfragen.
- Systemüberwachung: Verwenden Sie Automatisierung, um die Systemleistung zu überwachen, Anomalien zu erkennen und Korrekturmaßnahmen auszulösen.
- Softwarebereitstellung: Optimieren Sie die Bereitstellung, Updates und das Patch-Management von Softwareanwendungen.
Fertigung
- Produktionsplanung: Automatisieren Sie die Planung und Koordination von Produktionsaktivitäten, um die Ressourcennutzung zu optimieren.
- Qualitätskontrolle: Implementieren Sie automatisierte Qualitätstests und Inspektionen, um sicherzustellen, dass die Produktstandards eingehalten werden.
- Bestandsmanagement: Optimieren Sie die Verfolgung und Verwaltung von Bestandsniveaus und Nachbestellprozessen.
Gesundheitsbranche
- Verwaltung von Patientenakten: Automatisieren Sie die Wartung und Aktualisierung elektronischer Patientenakten (ePA) für eine bessere Patientenversorgung.
- Terminplanung: Optimieren Sie die Terminplanung und Erinnerungen für Patienten.
- Rechnungsstellung und Schadenbearbeitung: Automatisieren Sie die Einreichung und Bearbeitung von Versicherungsansprüchen und Patientenabrechnungen.
Einzelhandel
- Online-Bestellabwicklung: Automatisieren Sie die Kommissionierung, Verpackung und Versandprozesse für Online-Bestellungen, um die Liefergeschwindigkeit zu erhöhen.
- Kundenservice: Implementieren Sie Chatbots und automatisierte Antwortsysteme, um Kundenanfragen zu bearbeiten und Support zu gewährleisten.
- Bestandsmanagement: Nutzen Sie KI und Automatisierung, um den Bestandsbedarf vorherzusagen und Nachbestellprozesse auszulösen.
Logistik und Lieferkette
- Sendungsverfolgung: Automatisieren Sie die Sendungsverfolgung und Benachrichtigungen zum Lieferstatus.
- Lieferantenmanagement: Optimieren Sie die Kommunikation/Koordination mit Lieferanten, um eine pünktliche Lieferung zu gewährleisten.
- Lagermanagement: Automatisieren Sie die Verwaltung von Lagerbetrieben, einschließlich Bestandsverfolgung und Auftragsabwicklung.
Finanzdienstleistungen
- Betrugserkennung: Automatisieren Sie die Überwachung von Transaktionen auf potenziellen Betrug und das Auslösen von Warnungen bei verdächtigen Aktivitäten.
- Compliance-Angelegenheiten: Optimieren Sie die Compliance-Berichterstattung und Dokumentationsprozesse, um die Einhaltung von Branchenvorschriften zu stärken.
Telekommunikation
- Netzwerkmanagement: Automatisieren Sie die Überwachung und Wartung von Telekommunikationsnetzen, um die Betriebszeit und Leistung sicherzustellen.
- Onboarding von Kunden: Optimieren Sie die Aktivierungs- und Einrichtungsprozesse für neue Kunden.
Ausbildung
- Studenteneinschreibung: Automatisieren Sie die Bewerbungs- und Einschreibungsprozesse für neue und zurückkehrende Studierende.
- Lernmanagement: Optimierung der Verwaltung von Online-Kursen, einschließlich der Bereitstellung von Inhalten und der Bewertung.
Die Entwicklung von Automatisierungssoftware
Automatisierungssoftware ist nicht neu, aber sie hat sich im letzten Jahrzehnt rasant weiterentwickelt. Mit dem Einzug künstlicher Intelligenz (KI) erweitern sich die Horizonte der Automatisierung und definieren die Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen neu.
Früher: OCR und grundlegende Automatisierung
Automatisierungstools haben in kurzer Zeit einen weiten Weg zurückgelegt. Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR) haben es ermöglicht, alltägliche Dokumenten- und Datenverarbeitungsaufgaben zu automatisieren und Papierdokumente in ein digitales Format zu transformieren, um die Grundlage für digitale Abläufe zu legen. Der Umfang der Automatisierung beschränkte sich jedoch auf die grundlegende Automatisierung von repetitiven, fehleranfälligen und zeitaufwändigen datenbezogenen Aufgaben.
Verbreitung von Tools: RPA, RDA, BPA, IDP
Die Einführung der Robotergesteuerten Prozessautomatisierung (RPA) markierte den Beginn der schnellen Einführung von Automatisierungssoftware und der entsprechenden Verbreitung von Tools und Technologien, einschließlich der Robotergesteuerten Desktopautomatisierung (RDA), der Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA) und der Intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP). Der Slogan „Dafür gibt es einen Bot“ erfasst treffend diese Entwicklungsphase der Automatisierungssoftware, als Unternehmen begannen, separate Automatisierungstools auf voneinander getrennte Prozesse in verschiedenen Abteilungen anzuwenden.
Zusammen besser: Intelligente Automatisierung
Mit der Reifung der Automatisierungstechnologien bedeutete die Integration von KI den Beginn einer neuen Ära. Intelligente Automatisierung, die KI und maschinelles Lernen mit traditionellen Automatisierungstools kombiniert, machte koordinierte, strategische Automatisierungsbemühungen in Unternehmen möglich. Dank Orchestrierung und nahtlosen Integrationen konnten Technologien, Systeme und Daten harmonisch zusammenarbeiten und eine kohärente End-to-End-Prozessautomatisierung vorantreiben.
Die Zukunft: Generative KI und KI-Agenten
Die Zukunft der Automatisierungssoftware ist eng mit Fortschritten in der KI verbunden. Generative KI und das Aufkommen von KI-Agenten stellen einen bedeutenden Wandel in der Landschaft der Automatisierungssoftware dar. KI-Agenten, die Generative KI mit automatisierten Aktionen kombinieren, können kognitive Aufgaben ausführen und verwalten, fundierte Entscheidungen basierend auf Echtzeitdaten und Eingaben treffen und die Grenzen dessen neu definieren, was Automatisierungssoftware erreichen kann.
So schafft man den Einstieg in Automatisierungssoftware
Willkommen auf der Reise, Automatisierungssoftware zu finden und zu implementieren. Diese Reise geht nicht nur darum, neue Software anzuwenden – es geht darum, sowohl betriebliche als auch kulturelle Veränderungen zu schaffen, um Effizienz, Produktivität und letztendlich Transformation voranzutreiben.
Beurteilen
Bevor Sie automatisieren können, müssen Sie die richtige Software auswählen, die zu Ihren Geschäftszielen passt. Ein Ansatz, um ein Verständnis für Ihre Softwarebedürfnisse zu entwickeln, besteht darin, repetitive, zeitaufwändige Aufgaben innerhalb Ihrer Organisation sowie die damit verbundenen Daten- und Systemanforderungen zu identifizieren. Bei so vielen verfügbaren Automatisierungssoftware-Optionen, die jeweils ihre Stärken und Spezialitäten haben, erfordert die Wahl eines Anbieters Recherche und eine strategische Bewertung sowohl der unmittelbaren Geschäftsbedürfnisse als auch der langfristigen Ziele.
Lernen
Nachdem Sie eine Software ausgewählt haben, stellen Sie sicher, dass Ihr Automatisierungsteam ein umfassendes Verständnis ihrer Funktionalität erlangt. Indem Sie Zeit investieren, um die Funktionen der Software zu beherrschen, wird Ihre Organisation langfristig davon profitieren, da sie die Software so effektiv nutzen kann. Nutzen Sie Schulungen und Tutorials, Webinare und den Kundenservice, um den Lernprozess zu beschleunigen.
Automatisieren
Überlegen Sie als Nächstes, klein anzufangen und schrittweise zu skalieren. Automatisierung ist eher eine Reise als ein Ziel. Viele Organisationen beginnen damit, einfache Aufgaben zu automatisieren, und gehen dann zu komplexeren Prozessen über. Dieser Ansatz hat den Vorteil, Ihr Verständnis von Automatisierung im Kontext Ihres Unternehmens aufzubauen und Ihnen zu ermöglichen, schrittweise zu lernen, wie Sie Ihre ausgewählte Software auf komplexere Anwendungsfälle anwenden können.
Optimieren
Nach dem Start ist eine fortlaufende Überprüfung und Optimierung der Schlüssel zum Automatisierungserfolg. Automatisierung ist kein einmaliges Unterfangen – eine laufende Leistungsüberwachung und regelmäßige Bewertungen automatisierter Aufgaben und Prozesse geben Aufschluss über ihre Effektivität und zeigen verbesserungswürdige Bereiche auf. Nehmen Sie notwendige Anpassungen vor und verfeinern Sie Ihre Prozesse weiter für optimale Ergebnisse.
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