AP-Automatisierung | Automation Anywhere

Die Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) ist eine wichtige Funktion in jedem Unternehmen. Die Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung, Erstellung von Bestellungen, Papierrechnungen oder elektronischen Rechnungen, Überwachung der Zahlungsströme und andere Arbeitsabläufe sind jedoch häufig manuelle Prozesse, die zu Fehlern, Streitigkeiten und Verzögerungen bei der Beschaffung oder den Zahlungen führen.

Die meisten Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung können die Dokumentenverwaltung beschleunigen, Fehler reduzieren, Arbeitsabläufe rationalisieren und Effizienzsteigerungen bewirken. AP-Automatisierungslösungen verwenden z. B. optische Zeichenerkennung (OCR), um Rechnungsdaten zu extrahieren und den Zahlungsvorgang zu unterstützen.

Automation Anywhere bietet eine cloudbasierte robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) mit künstlicher Intelligenz (AI) für eine schnelle End-to-End-Automatisierung in der Kreditorenbuchhaltung.

Welche Vorteile bietet die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Software für die Kreditorenbuchhaltung kann Arbeitsabläufe rationalisieren, den Kreditorenbuchhaltungsprozess digitalisieren, bei der Datenerfassung helfen, Bestellungen generieren, Konten automatisieren, Rückstände durch Zahlungsautomatisierung beseitigen, manuelle Prozesse reduzieren sowie die Dokumentenverwaltung und Datenerfassung optimieren.

Dies kann den Cashflow verbessern, die Genauigkeit der Audit-Pfade erhöhen, menschliche Fehler reduzieren und für mehr Compliance und Sicherheit sorgen.

Verbesserte Rechnungsverwaltung

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann den Zahlungsprozess durch die Erstellung automatisierter Rechnungen verbessern, die automatisch mit Verträgen, Wareneingängen und Bestellungen abgeglichen werden. Die elektronische Validierung von Rechnungen anhand dieser Datenquellen reduziert menschliche Fehler und erhöht den Cashflow.

Bessere Analysen und Einblicke

Durch die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erhalten Sie mehr Transparenz und tiefere Einblicke in den Cashflow. Darüber hinaus können Sie problemlos Daten für aktuelle Finanzberichte importieren und exportieren, die Ausgabentransparenz für Budgetierung und Prognosen verbessern und die Geschäftszyklusplanung optimieren.

Lieferantenmanagement

Die intelligente Automatisierung erstellt neue Lieferantenprofile mit Document Automation von Automation Anywhere. Diese Lösung kann Rechnungen verarbeiten und zur Validierung an das Kreditorenbuchhaltungsteam weiterleiten, sie in das ERP-System (Enterprise Resource Planning) eingeben, Rechnungen mit der Bestellung und dem Wareneingang abgleichen, die Rechnungsfreigabe überwachen und Zahlungen verarbeiten.

Betrugserkennung

Die intelligente Automatisierung mit OCR/KI authentifiziert die Dokumentation, erkennt Zahlungsanomalien, vergleicht Rechnungen mit Lieferungen, um zu überprüfen, ob Waren oder Dienstleistungen vor der Zahlung erhalten wurden, und kennzeichnet Unstimmigkeiten zur Untersuchung durch das Kreditorenbuchhaltungsteam in Echtzeit und für mehrere Konten gleichzeitig.

Erhöhte Effizienz

Die RPA-Zahlungsautomatisierung ersetzt manuelle Aufgaben, reduziert menschliche Fehler, aktualisiert das Buchhaltungssystem mit Rechnungsautomatisierung, ruft Daten ab, erstellt Bestellungen, aktualisiert Dashboards für Zahlungsmethoden und erstellt Berichte. Dies senkt die Bearbeitungskosten, ermöglicht es Mitarbeitern der Buchhaltung, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, und reduziert die Gesamtkosten.

Transparente Audit-Pfade

Die RPA-Rechnungsverwaltung kann mehrere Datenquellen abgleichen, Duplikate oder Abweichungen kennzeichnen und Auszüge und Ausnahmen erstellen. Sie authentifiziert gleichzeitig Informationen für die Einhaltung von Compliance- und Buchhaltungsstandards in zahlreichen Rechtsordnungen, gewährleistet die Einhaltung, reduziert das Risiko und bietet mehr Sicherheit mit Echtzeit-Audit-Trails.

Wer profitiert von der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Obwohl das Kreditorenbuchhaltungsteam der logische Nutznießer der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist, ergeben sich dadurch auch Vorteile für das gesamte Unternehmen. Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung haben positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Hier sind einige dieser Vorteile:

Beschaffung

Automatisierte AP-Lösungen unterstützen die Beschaffung mit Bestandsaktualisierungen in Echtzeit, verbesserter Genauigkeit, durchgängiger Rechnungsverwaltung und Berichterstellung. So können etwa Beschaffungsanfragen eine automatische Bestellung auslösen, Zahlungen werden abgeglichen und Bücher und Konten werden aktualisiert.

Vertrieb

RPA erstellt umfassende Kundenprofile aus verschiedenen Quellen, die Cross-Selling-Möglichkeiten für den Vertrieb eröffnen. Darüber hinaus können überfällige oder betrügerische Konten sofort nach ihrer Entdeckung zur Untersuchung markiert werden, was eine sichere Sorgfaltsprüfung und treuhänderische Überwachung ermöglicht.

Finanzen

RPA und die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung liefern genaue Cashflow-Informationen, indem sie Echtzeitdaten für Budgetierung und Prognosen erfassen und konsolidieren. Darüber hinaus können diese Lösungen Abweichungen analysieren, Managementberichte erstellen und Rechnungslegungs- und Compliance-Protokolle in mehreren Rechtsordnungen gleichzeitig einhalten.

Verwaltung von Kundenbeziehungen

Die AP-Automatisierung generiert Bestellungen oder Rechnungen, erfasst per E-Mail oder Fax gesendete Rechnungen, verfolgt Genehmigungen, extrahiert Daten, gleicht Beträge mit Bestell- oder Lieferscheinen ab, genehmigt Zahlungen, benachrichtigt Anbieter und aktualisiert Dashboards. So können sich Mitarbeiter auf Beziehungen konzentrieren, statt auf die Dateneingabe.

Stant automatisiert komplexe Rechnungsprozesse

„RPA zeigt bereits die Vorteile hinsichtlich unserer Unternehmensziele. Dank Thirdware und Automation Anywhere konnten wir die Leistung verbessern, die Effizienz steigern und gleichzeitig unsere Rechnungsrückstände verringern.“

– Andy Anderson, CIO Stant

80%

Straight-Through Processing von Rechnungen

Fehler bei der Dateneingabe

94%

Lieferantenrechnungen verarbeitet

Fallstudie lesen

Wie kann die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung Ihr Unternehmen unterstützen?

Manuelle AP-Prozesse sind zeitaufwändig und fehleranfällig. Wenn Ressourcen nicht korrekt in das ERP-System eingegeben werden, kann sich dies auf die Lieferkette, den Bestand, den Einkauf und die Prognosen der Finanzteams auswirken.

Eine Automatisierungslösung für die Kreditorenbuchhaltung digitalisiert manuelle Funktionen und ermöglicht es Unternehmen, mit durchsuchbaren und zugänglichen umfassenden Daten papierlos zu arbeiten.

Automatisierte Rechnungsstellung

Bezahlen Sie Rechnungen, sobald sie geprüft wurden – keine verpassten Skonti mehr wegen verspäteter Zahlung.
Rufen Sie Daten aus den Frachtbriefen von Bestellungen und Sendungen ab, sobald die Bestellungen eingegangen sind.
Stanley Black & Decker sparte 3,3 Millionen Dollar und automatisierte über 1.500 Journaleinträge durch die Einführung von RPA.
Extrahieren Sie Rechnungsdaten, gleichen Sie Beträge mit Bestell- und Lieferscheinen ab und genehmigen Sie Zahlungen.
Digitalisieren Sie den Rechnungsprozess, erstellen Sie papierlose Unterlagen, auf die Sie überall zugreifen können, und reduzieren Sie den Speicherplatz.

Finanzgeschäfte

Automatisieren Sie den monatlichen Hauptbuchabschluss und erstellen Sie Finanzberichte in Echtzeit aus dem ERP-System.
Automatisieren Sie die Beschaffung und Aggregation von Daten, damit sich Finanzteams auf die Finanzanalyse und die strategische Planung konzentrieren können.
Gleichen Sie die Salden der konsolidierten Bankkonten mit den in der Bilanz ausgewiesenen Barmitteln ab, um einen Cashflow in Echtzeit zu erhalten.
Verringern Sie ungenaue oder doppelte Rechnungszahlungen, indem Sie zeitaufwändige manuelle Dateneingaben und Fehlerabgleiche vermeiden.
Erfüllen Sie gleichzeitig die Anforderungen mehrerer Rechtsordnungen und Buchhaltungsprotokolle.
Generieren Sie automatisch Berichte über Zahlungsrückstände, Auszüge, Kontoabgleichsvorgänge und Ausnahmeberichte.

Audit und Compliance

Erhalten Sie präzise Finanzprognosen, Berichte und Beschaffungsberichte in Echtzeit.
Die Dokumentenauthentifizierung und -überprüfung kennzeichnet Anomalien und Unstimmigkeiten, um Betrug frühzeitig zu erkennen.
Greifen Sie auf Kundendaten zu, um die KYC-Analyse zu verbessern, die Transaktionsüberwachung zu automatisieren und regulatorische Änderungen zu verfolgen.
Document Automation überwacht die AML-Vorschriften (Anti-Geldwäsche), die Risikoprofile der Kunden und die Kontoüberwachung.
Navigieren Sie durch Legacy-Systeme und vernetzen Sie Frontoffice- und Backoffice-Abläufe für eine umfassende Berichterstattung.
Nutzen Sie Kontrollen und Abgleichsvorgänge zur Analyse von Strukturen, Bewertung von Bedrohungen und Behebung potenzieller Sicherheitslücken.

Onboarding von Kunden

Automatisieren Sie die Einrichtung neuer Konten und optimieren Sie die Datenerfassung aus internen und externen Systemen.
Greifen Sie auf Daten aus mehreren Systemen zu oder fassen Sie sie zusammen, bearbeiten Sie Änderungsanfragen und erstellen Sie umfassende Kundenprofile.
Erfassen Sie Daten aus Anwendungen, Legacy-Systemen, Browsern, Datenbanken und E-Mails, um Kundenprofile zu erstellen.
Extrahieren und indexieren Sie Dokumente und beauftragen Sie Dritte mit Berichten zur Kreditprüfung und Dokumentenauthentifizierung.
Skalieren Sie Ihre AP-Automatisierungslösung parallel zu Ihrem Unternehmen.
Durch die Digitalisierung manueller Prozesse können sich Mitarbeiter auf das Beziehungsmanagement konzentrieren.

Worauf sollten Sie bei einer Lösung für die Kreditorenbuchhaltung achten?

Bei der Automatisierung Ihrer Kreditorenbuchhaltung gibt es mehrere Faktoren zu berücksichtigen. Genaue Daten helfen dabei, Budgets zu prognostizieren, Unternehmensausgaben zu kontrollieren, Betrug zu reduzieren und den Cashflow zu analysieren, damit Unternehmen ihr Betriebskapital besser verwalten können. Ungenaue Informationen hingegen wirken sich nachteilig auf Unternehmen aus, da sie zu unnötigen Verzugsgebühren, Lieferschwierigkeiten und Kreditproblemen führen.

Sie benötigen einen Anbieter, der Daten aus verschiedenen Systemen, einschließlich Legacy-Systemen, erfassen, Rechnungsdaten genau festhalten, den Rechnungsgenehmigungsprozess verwalten und Eingangsrechnungen im System verfolgen kann. Die AP-Automatisierung muss skalierbar sein und gleichzeitig eine Integration in Ihr Buchhaltungssystem bieten. Verschiedene Zahlungen müssen automatisierbar sein, einschließlich elektronischer Banküberweisungen und Schecks.

Wächst Ihr Anbieter mit Ihrem Unternehmen mit, verfügt er über robuste Compliance- und Buchhaltungsprotokolle, einschließlich AML und KYC, und ermöglicht er die Anpassung an unterschiedliche Rechtsordnungen? Wie werden Aktualisierungen gehandhabt und wer ist dafür verantwortlich? Welche Art von Unterstützung und Schulung nach dem Kauf bietet er?

Erste Schritte mit Ihrer Lösung für die Kreditorenbuchhaltung

Wir bieten mit der Automation Anywhere University eine umfassende Schulungsplattform an, die Ihre Mitarbeiter dabei unterstützt, ihre Fähigkeiten zu erweitern, damit sie auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmte automatisierte Systeme erstellen können.

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