Automatisierung der Rechnungsverarbeitung

Einer der wichtigsten Aspekte im Geschäftsleben ist die Bezahlung Ihrer Dienstleistungen. Die Rechnungsstellung ist jedoch in der Regel ein zeitaufwändiger Geschäftsprozess, der die manuelle Eingabe von Daten, Protokollen und Excel-Tabellen erfordert und menschlichen Fehlern unterliegt. Eine Möglichkeit zur Verbesserung der Rentabilität und zur Rationalisierung der Arbeitsabläufe bei hochvolumigen Bürotätigkeiten ist die Einführung von robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) und optische Zeichenerkennung (OCR) bei Ihren Finanzdienstleistungstransaktionen.

RPA ist rund um die Uhr aktiv und automatisiert Rechnungsstellungs- und Fakturierungsfunktionen mit 100-prozentiger Genauigkeit, rationalisiert die Büroabläufe und erhöht die Rentabilität. Arbeitsaufträge lassen sich in Echtzeit generieren, sobald die Bestellungen abgeschlossen sind, was die Bearbeitungszeit verkürzt und die Kundenzufriedenheit erhöht. Rationalisieren Sie die Funktionen der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, indem Sie die Rechnungsstellung und den Abgleich automatisieren, die Genauigkeit erhöhen, menschliche Fehler reduzieren und die Gesamteffizienz Ihrer Finanz- und Buchhaltungsabteilungen verbessern.

Welche Vorteile bietet die Rechnungsautomatisierung?

RPA nutzt künstliche Intelligenz (AI), natürliche Sprachverarbeitung (NLP), maschinelles Lernen und intelligente Dokumentenverarbeitung zur Automatisierung von routinemäßigen Geschäftsprozessen wie Rechnungsstellung, Beschaffung und Onboarding von Lieferanten. RPA-Bots können Finanzdaten abgleichen, Unstimmigkeiten zur Untersuchung kennzeichnen, Berichte erstellen, Zahlungen verarbeiten, Konten aktualisieren und Echtzeit-Updates bereitstellen. RPA ersetzt die mühsame manuelle Dateneingabe und verschafft Mitarbeitern Zeit für höherwertige, erfüllende Aufgaben.

Rationalisierung der Teamkommunikation

Intelligente Automatisierung mit RPA kann die Kommunikation durch die automatische Validierung und das Onboarding von Kunden, die Verarbeitung von Zahlungen, die Kennzeichnung von Diskrepanzen zur Untersuchung und die Bereitstellung transparenter Finanzberichte in Echtzeit und vieles mehr verbessern. Außerdem extrahieren die Finanz-Bots von Automation Anywhere Daten aus verschiedenen Quellen.

Verbesserter Cashflow

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann den Cashflow durch die Automatisierung von zeitaufwändigen Arbeitsabläufen verbessern, z. B. die Erstellung von Hauptbüchern, die Zuordnung von Beträgen zu verschiedenen Konten und die Überprüfung von Zahlungen. Rechnungen können sofort erstellt und nach vordefinierten Zeitplänen versandt werden, was zu schnelleren Zahlungen und höherer Rentabilität führt.

Kosten senken

Die Zahlungsabwicklung ist ein zeitaufwändiger Vorgang mit mehreren Datenpunkten, manueller Dateneingabe, der Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen sowie dem Abgleich von Konten. Ein einziger Umsetzungsfehler kann zu stundenlangem Abgleichsaufwand, Zeit- und Produktivitätsverlust führen. RPA reduziert Fehler, senkt Kosten, erhöht die Effizienz und steigert die Kundenzufriedenheit.

Höhere Genauigkeit

Geschäftsrechnungen sind anfällig für Fehler, wie fehlende oder falsche Angaben. Die Untersuchung und der Abgleich von Unstimmigkeiten sind zeitaufwändig und können durch den Einsatz von RPA in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung vermieden werden. Als GLT International eine RPA-Lösung implementierte, wurde schnell „eine Genauigkeit von 95 % bei einer Durchlaufquote von 89 % erreicht.“

Schnellerer Finanzabschluss

RPA kann Rechnungen und Arbeitsaufträge erstellen, Zahlungen verarbeiten, Konten abgleichen, transparente Audit-Pfade erstellen und Berichte generieren sowie Konten in Echtzeit aktualisieren. RPA generiert Finanzdaten auf Anforderung und unterstützt so die Prognose, externe Berichterstattung und Entscheidungsfindung im Unternehmen.

Stärkere Unternehmensführung und Kontrollen

Änderungen in der internationalen Finanzbuchhaltung können zu Verzögerungen führen, da die Mitarbeiter neue Prozesse erlernen müssen. RPA aktualisiert Standards, Toleranzen und Kontrollen automatisch und stellt so sicher, dass Ihre Finanzberichterstattung stets den Vorschriften entspricht. Durch die Automatisierung von Audit-Verfahren und -Kontrollen verbessern Sie die Governance und Einhaltung von Vorschriften.

Wer profitiert von der Automatisierung der Rechnungsverarbeitung?

Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung unterstützt Ihr Unternehmen durch die Rationalisierung zeitaufwändiger Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe, die Vereinheitlichung von Unternehmensrichtlinien, die Erleichterung des Onboardings in der Lieferkette und Echtzeitdaten für Geschäftsentscheidungen und Rentabilität.

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Durch den Einsatz von RPA bei der Rechnungsstellung können manuelle Prozesse eliminiert werden, um Kosten zu senken, Kontrollen zu verstärken, die Genauigkeit zu verbessern, die Finanzberichterstattung zu beschleunigen und schnellere Zahlungen, genaue Abgleichsvorgänge und Finanztransaktionen in Echtzeit zu ermöglichen. So haben Mitarbeiter Zeit, sich auf befriedigendere, höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

Beschaffung

RPA ermöglicht die Automatisierung von Routinefunktionen, wie das Onboarding neuer Lieferanten, die automatische Generierung von Arbeitsaufträgen, Rechnungen, E-Commerce-Transaktionen, Kontoauszügen und den Kontenabgleich. 100-prozentige Genauigkeit führt zu höherer Kundenzufriedenheit, weniger Kontodiskrepanzen und effizienteren Geschäftsabläufen.

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

RPA nutzt künstliche Intelligenz und intelligente Dokumentenverarbeitung, um Unternehmensrichtlinien, gesetzliche Änderungen in Richtlinien, Verfahren und Standardbuchhaltungspraktiken schnell zu aktualisieren und so sicherzustellen, dass Ihr Finanzdienstleistungsgeschäft immer zu 100 % konform ist.

Kundenbeziehungen

Da zeitaufwändige manuelle Vorgänge durch rationalisierte RPA-Workflows ersetzt werden, haben Mitarbeiter Zeit, sich auf die Kundenzufriedenheit zu konzentrieren und ihre Kommunikationsfähigkeiten zu nutzen, anstatt sich mit der Dateneingabe und Excel aufzuhalten.

Sie entscheiden sich nicht nur anhand der Kosten für einen RPA-Partner. Sie suchen sich auch einen Partner aus, der Sie unterstützt. Automation Anywhere hat uns an jedem Punkt der Entwicklung begleitet und die erfolgreiche Umsetzung unterstützt.

– Prateek Kapoor, Lean Digital Transformation Leader Juniper Networks

100%

weniger Prozesslaufzeit

33%

weniger manuelle Arbeit

24/7

unbegrenzte Fakturierungskapazität

Fallstudie lesen

Wie Rechnungsautomatisierung Ihr Unternehmen unterstützt

Beschaffung, Lieferkettenmanagement, Lagerhaltung, Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Kundenbeziehungen, Vertrieb und Marketing arbeiten zwar getrennt voneinander, sind aber alle von effizienten Geschäftsprozessen im Bereich der Finanzdienstleistungen Ihres Unternehmens abhängig. Hier sind einige Möglichkeiten, wie RPA für die Rechnungsstellung Ihr Unternehmen unterstützt.

Rechnungsstellung

Erstellen Sie Rechnungen aus Unternehmensdaten auf Abruf oder nach einem Zeitplan.
Gleichen Sie Daten ab, erstellen Sie Kundenauszüge, gleichen Sie Konten ab und kennzeichnen Sie Unstimmigkeiten rund um die Uhr.
Optimieren Sie die routinemäßige Dateneingabe, den Zugriff auf mehrere Konten und die Datenabfrage.
Stellen Sie Daten aus verschiedenen Quellen und Systemen zusammen, um Konten, Berichte und Auszüge zu füllen.
Verarbeiten Sie Zahlungen, aktualisieren Sie Konten, gleichen Sie Auszüge ab und erstellen Sie bei Bedarf Berichte in Echtzeit.
Erstellen Sie transparente Audit-Pfade zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Beschaffung

Generieren Sie Arbeitsaufträge und Frachtbriefe, verfolgen Sie Sendungen, aktualisieren Sie Konten und versenden Sie Mahnungen.
Binden Sie automatisch neue Lieferanten gemäß den Unternehmensrichtlinien ein.
Bearbeiten Sie reibungslos umfangreiche Anfragen über mehrere Konten hinweg gleichzeitig.
Bearbeiten Sie routinemäßige Kundenanfragen zu Auszügen, Salden, Zahlungsanfragen und Aktualisierungen.
Generieren Sie Bestandsmahnungen, Berichte, Arbeitsaufträge und Rechnungen in Echtzeit.
Prüfen Sie Lieferantenanfragen durch Querverweise auf die technische Bibliothek, die Datenbank und die Dokumentenablage.

Kundenbeziehungen

Erstellen Sie zeitnah genaue Arbeitsaufträge, Auszüge, Rechnungen und Konten.
Automatisieren Sie die Dateneingabe, damit sich die Mitarbeiter auf das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) konzentrieren können.
Erreichen Sie 100-prozentige Genauigkeit bei der Lösung von Kontodiskrepanzen, Zahlungsanfragen und Kontoabgleichen.
Greifen Sie auf Kundeninformationen von jeder Plattform, jedem Legacy-System oder jeder Datenbank zu und stellen Sie Aktualisierungen in Echtzeit bereit.
Profitieren Sie von Fehlerbehebung und Problemlösung in Echtzeit mit umfassenden Updates für alle Aspekte einer Kundenakte.
Automatisieren Sie komplexe Multi-Touch-Workflows und betten Sie die Automatisierung direkt in CRM- und Ticketing-Systeme ein.

Finanzdienste

Verarbeiten Sie regulatorische Anforderungen aus verschiedenen Rechtsordnungen auf der Grundlage regelbasierter Entscheidungsfindung.
Skalieren Sie die Vorgänge in der Debitorenbuchhaltung, eröffnen Sie Kundenkonten, stellen Sie Rechnungen aus und bearbeiten Sie Zahlungen.
Generieren Sie Finanzberichte in Echtzeit, um zuverlässige Prognosen, Entscheidungsfindungen und Audit-Anfragen zu unterstützen.
Gleichen Sie Konten in Echtzeit ab, senden Sie Zahlungserinnerungen und erstellen Sie Auszüge rund um die Uhr.
100-prozentige Genauigkeit bei der Rechnungserstellung, dem Abgleich und der Zahlungsabwicklung erhöht die Rentabilität.
Reduzieren Sie Betrug und kennzeichnen Sie Ausnahmen zur Untersuchung, während Sie gleichzeitig die Geschäfts- und Betriebskontinuität verbessern.

Worauf Sie bei einem Anbieter von Rechnungsautomatisierung achten sollten

Überlegen Sie, welche langwierigen Prozesse, wie z. B. die Bearbeitung von Außenständen mit geringem Wert, sich automatisieren lassen, damit sich die Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können. Welchen Automatisierungsgrad benötigen Sie, welche Art von Proof-of-Concept wenden Sie an und wie werten Sie die Ergebnisse aus?

Bots können Zahlungen verarbeiten, Konten aktualisieren und überfällige Konten innerhalb bestimmter Parameter abgleichen und angehen, während sich die Mitarbeiter auf hohe Salden und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Intelligente Automatisierung mit RPA sendet Mahnungen, verfolgt Antworten und eskaliert, wenn der Kunde Mahnungen ignoriert.

Eine RPA-Lösung muss sich in Unternehmens- oder Legacy-Systemen integrieren lassen, um Daten aus verschiedenen Quellen nahtlos zu extrahieren. Sie muss mit Ihrem Betrieb mitwachsen, robust und anpassbar sein. Sie können die RPA zunächst nur für Ihre Finanzabteilung einführen, aber der Erfolg kann auch auf andere Abteilungen in Ihrem Unternehmen übertragen werden.

Erste Schritte

Automation Anywhere unterstützt Sie bei jedem Schritt des Weges. Arbeiten Sie mit unseren Experten zusammen, um zu untersuchen, wie RPA Ihr Unternehmen unterstützen kann.

DEMO ANFORDERN

Weitere Ressourcen zu Rechnungsautomatisierung

Erfolgsgeschichten unserer Kunden

Lesen Sie, was passierte, als der Automobilzulieferer Stant sein Rechnungsstellungssystem automatisierte, um Teile schneller auf den Markt zu bringen.

Blog

Erfahren Sie, warum die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wichtig ist und worin der Unterschied zwischen halbautomatischer und vollständiger Automatisierung des Procure-to-Pay-Prozesses besteht.

Blog

Erfahren Sie, wie unsere intelligente Lösung für die Dokumentenverarbeitung, Document Automation, die Einrichtung der Rechnungsautomatisierung noch einfacher macht.

Blog

Lernen Sie die fünf wichtigsten Funktionen im Finanzwesen kennen, die durch die Implementierung von RPA erhebliche Vorteile erzielen können.