Was ist OCR?

Geschwindigkeit

Der größte Vorteil der OCR-Software besteht darin, dass sie Prozesse der Dateneingabe und Datenverarbeitung beschleunigen kann. Die schnellste jemals gemessen Schreibkraft tippte 216 Wörter pro Minute. Im Vergleich dazu kann die schnellste OCR-Software auf einem anständigen Computer über 1500 Zeichen pro Sekunde erkennen.

Genauigkeit

Ein weiterer Vorteil ist die Genauigkeit. Bei der manuellen Verarbeitung können bei jedem Touchpoint – Dateneingabe, Datenverarbeitung, Datenextraktion – Fehler auftreten. Die OCR-Genauigkeit beträgt schon mit der Basissoftware allein etwa 98 %. Durch Hinzufügen von KI-Technologie wie Deep-Learning-Algorithmen, Verarbeitung natürlicher Sprache (Natural Language Processing, NLP), intelligenter Zeichenerkennung (Intelligent Character Recognition, ICR) und anderer Erkennungssoftware steigt die Genauigkeit weiter.

Funktionsumfang

Handgeschriebener Text kann zwar ohne optische Zeichenerkennung in digitale Bilder und gescannte Dokumente umgewandelt werden, mit der OCR-Funktionalität lassen sich diese Dokumente darüber hinaus jedoch auch indizieren, bearbeiten und durchsuchen. Wenn Sie schon einmal eine PDF-Datei erhalten haben, die nichts weiter als ein gescanntes Bild war, wissen Sie, wie frustrierend es ist, den Text nicht bearbeiten zu können. Mit OCR ist das kein Problem mehr, ganz gleich, ob Sie mit eingescannten Papierdokumenten, Visitenkarten, handschriftlichen Notizen oder sogar Kassenbons arbeiten.

Kosten

Immer mehr Unternehmen wechseln heute zur Cloud und digitalisieren alles, da es viele Vorteile bietet, von überall aus auf die Informationen zugreifen zu können. Die Kosten für die manuelle Dateneingabe, -verarbeitung und -extraktion können jedoch schnell ins Unermessliche steigen. Wenn Sie sich für OCR entscheiden, können Sie die Einstellungskosten für die Datenextraktion sowie die Kosten für Kopieren, Drucken usw. senken.

Platz

Da OCR Ihnen dabei hilft, unternehmensweite Berge von Papierdokumenten schnell und präzise in digitalisierte, dokumentierte und katalogisierte Informationen umzuwandeln, werden diese physischen Papiere nicht mehr benötigt. Die Zeit der riesigen Aktenschränke voller Papierakten ist vorbei. Ein einziger Server und eine Plattform, die es einfach macht, alle Informationen innerhalb des Unternehmens zu finden, ersetzen sie.

Bearbeitbarkeit

Wie bereits erwähnt, ist es sehr frustrierend, eine PDF-Datei zu haben, die nur aus einem Bild besteht, sodass der Text nicht bearbeitet werden kann. OCR löst dieses Problem, indem alle Ihre Dokumente in ein bevorzugtes Dateiformat wie Word konvertiert werden. Dies erleichtert das Aktualisieren von Dokumentinhalten und man muss nicht viel Zeit damit verbringen, sie zu kopieren, einzufügen und zu bearbeiten.

Bankwesen

Banken waren einer der ersten Orte, an denen automatisierte Technologie und OCR zu Einsatz kamen, und die Bankenbranche ist immer noch einer der größten Nutznießer. Die Datenerfassung macht Bankprozesse einfacher, schneller und effizienter.

Geldautomaten waren eines der ersten Beispiele für Automatisierung und OCR-Technologie, mit mobilen Scheckeinzahlungen als eines der neuesten. Die Qualität der OCR-Technologie ist so weit gewachsen, dass der Computer nun die Differenz zwischen Kontonummer, Unterschrift und Dollarbetrag lesen und genau erkennen kann. Tatsächlich ist die Schriftart für die Kontonummer am unteren Rand des Schecks speziell maschinenlesbarer gemacht worden.

OCR ermöglicht es Banken auch, Daten aus anderen Bereichen, einschließlich Hypothekenanträgen, Gehaltsabrechnungen und Kreditanträgen, genau zu extrahieren.

Versicherungswesen

Versicherungen haben täglich eine Menge Verwaltungsarbeit zu bewältigen. Versicherungsanträge, neue Konten, Vertragsverlängerungen und Schadenbearbeitung erfordern alle Formalitäten. Alle notwendigen Dokumente manuell zu digitalisieren, kostet zu viel Gehalt und Arbeitsaufwand.

OCR-Software macht die automatisierte Datenextraktion zu einem schnellen Bestandteil der täglichen Prozesse der Versicherungsbranche. Nach dem Ausfüllen neuer Versicherungspapiere können diese eingescannt und im System abgelegt werden. Der Neukunde ist nun „im System“ und bleibt für die gesamte Laufzeit seiner Police dort erhalten. Das bedeutet, dass die Versicherungsgesellschaft die Informationen jederzeit abrufen kann: wenn sie Fragen zur Police haben, wenn sie ihre Police ändern wollen oder wenn sie einen Schadensfall bearbeiten müssen.

Gesundheitswesen

Jährlich werden medizinische Ansprüche in Millionenhöhe bearbeitet. Dies verursacht viel Papierkram, viel manuelle Verarbeitung und – in einer Branche, in der es auf Genauigkeit ankommt – viele Fehler. Übersehene Patientenakten sind nur eines der häufigen Probleme, die sich aus der großen Menge an Papierdokumenten im Gesundheitswesen ergeben. Diese Fehler sind einer der Hauptgründe für den Vorstoß zu digitalen Datensätzen.

Geben Sie OCR ein, um die Vielzahl von Datensätzen in ein elektronisches Format zu übertragen. Es beseitigt den manuellen Aspekt, was Fehler reduziert, den Prozess der Einreichung von Krankenakten und Ansprüchen beschleunigt und die Zugänglichkeit zu den Informationen verbessert. Jetzt können beliebig viele medizinische Formulare, Apothekenakten, klinische Notizen oder andere medizinische Dokumentationen innerhalb von 24 Stunden überall dort verfügbar sein, wo sie benötigt werden.

Einzelhandel

Die OCR-Technologie ermöglicht es dem Einzelhandel, unter anderem Versand- und Empfangsinformationen besser zu verwalten. Sie wird häufig verwendet, um Daten aus Packlisten zu erfassen, Bestellungen zu scannen, Rechnungen zu digitalisieren, Lagerbestände zu verfolgen und vieles mehr.

Das OCR-Programm kann automatisch Tausende von Rechnungsvorlagen ohne Benutzerinteraktionen erstellen. Es kann SKU, Preis und Produktname mit Hilfe von Kameras in ein digitales Format umwandeln.

Für Kunden erhöht die Software die Flexibilität von Prämienprogrammen und Gutscheinen. Mit mobiler OCR müssen sie nur ihre Seriennummern einscannen, um sie einzulösen.

Personalwesen

Die Personalabteilung ist ein integraler Bestandteil jedes Unternehmens und auch einer der Bereiche mit den zeitaufwendigsten Aufgaben. Die Bewerbervorauswahl ist ein hervorragendes Beispiel. Es kostet einen Personalvermittler durchschnittlich 3 Tage für eine Neueinstellung.

Wie kann OCR-Software helfen? Mit der OCR-Software können Personalvermittler Bewerbungen stapelweise verarbeiten. Bei der Verarbeitung werden die relevanten Daten extrahiert und klassifiziert. Personalvermittler können diese extrahierten Daten dann verwenden, um Kandidaten mit Stellenanforderungen abzugleichen.

Dies bietet dem Personalwesen mehrere Vorteile. Erstens spart es den Personalvermittlern wertvolle Zeit. Zweitens unterstützt es bei Initiativen wie Geschlechter- und ethnische Gleichstellung, indem es alles außer den notwendigen Qualifikationen aus der Gleichung entfernt. Unbewusste Voreingenommenheit und Subjektivität lassen sich so vermeiden. Drittens müssen die Kandidaten, weil der Prozess schneller ist, nicht so lange auf eine Antwort warten, was von Anfang an einen positiveren Eindruck hinterlässt.

Immobilienbranche

Gewerbe- und Wohnimmobilienunternehmen sind quasi darauf spezialisiert, Unmengen an Verwaltungsarbeit zu generieren. Abrechnungen, Ausgaben, Wartungsunterlagen, Kaufverträge und mehr müssen unterschrieben und abgelegt werden. Einmal abgelegt, müssen sie leicht zugänglich sein.

Kein manuelles Ablagesystem ist so effizient und schnell wie ein elektronischer Aktenschrank mit der Technologie zum automatischen Kategorisieren, Zusammenstellen und Erstellen der erforderlichen Dokumentenpakete. Integriert in Ihr Dokumentenmanagementsystem macht OCR jedes Dokument durchsuchbar, egal ob es sich um ein Bild- oder Textdokument handelt.