Was ist Process Mining? | Task Mining

Process Mining ist die einfache und erschwingliche Anwendung von Datenwissenschaft und Prozessanalysemethoden zur Verbesserung, Überwachung und Messung der Leistung von Geschäftsprozessen. Sie können fundierte Entscheidungen treffen, Anpassungen in Echtzeit vornehmen und die Ergebnisse mit wenig oder gar keinem menschlichen Eingriff überwachen. Automatisierung und künstliche Intelligenz sind für das Geschäftsprozessmanagement zwar relativ neu, Process Mining hingegen ist ein altbekanntes Mittel.

In der Vergangenheit haben Unternehmen Tausende von Arbeitsstunden mit dem manuellen Durchsuchen von Dokumenten vergeudet, um die für die Problemerkennung benötigten Informationen zu finden. Sie mussten raten, welche Optimierungslösung die beste sein könnte, wo die Ursachen liegen und wie Änderungen umzusetzen sind. Abschließend musste alles manuell überwacht werden, um die Ergebnisse zu bewerten. Und das hat funktioniert. Dennoch war eine Entscheidungsfindung ohne Raten nicht möglich, denn die sichtbaren Ergebnisse repräsentieren möglicherweise kein genaues Geschäftssystem. Die Verfahren und Algorithmen beim Process Mining stellen die digitale Variante dieser Schritte dar.

Heutzutage ermöglicht die automatisierte Process-Mining-Technologie mithilfe cleverer Programmierung, Daten und Prozessanalysen eine exakte Visualisierung der tatsächlichen Prozessleistung aller Systeme, die Ereignisprotokolle erzeugen, ohne direkt in die Abbildung und Optimierung der Prozessabläufe involviert zu sein. Diese reichen von Systemen für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Finanzoperationen bis hin zum Enterprise Resource Planning (ERP). Wie funktionieren also Process-Mining-Werkzeuge?

Business-Systeme erstellen durch ihre Protokolldaten eine digitale Analyse. Process-Mining-Werkzeuge generieren aus diesen Daten ein Modell und daraus wiederum eine Prozesslandkarte. Anschließend werden diese Modelle mit künstlicher Intelligenz (KI) und anderen Programmen ausgewertet, um Merkmale wie die Abfolge der Ereignisse, die Organisation und die Verarbeitungszeit zu verstehen. Auf dieser Grundlage können Sie die von den ermittelten Problemen verursachten Kosten berechnen, die Vorteile möglicher Lösungen aufzeigen und sichere datengestützte Entscheidungen treffen. Mit Process-Mining-Algorithmen können dann die verschiedenen Systeme weiter überwacht werden, um den Erfolg der implementierten Lösungen zu messen.

Was kann Process Mining für mich tun?

Jedes Unternehmen, jede Gruppe oder jede Organisation kann von einer sofortigen und echten Prozessautomatisierung profitieren. Diese Vorteile beginnen bei einer höheren Effizienz der Systeme selbst, erstrecken sich aber auch auf andere Bereiche.

Sie können die Wirksamkeit Ihres Mitarbeitertrainings analysieren und verbessern, indem Sie häufige Fehler ermitteln. Sie werden Möglichkeiten finden, Ihren Umsatz zu steigern, und sogar Lieferanten identifizieren, die die anspruchsvollen Anforderungen eines neuen Projekts erfüllen können. Je mehr Prozesse Sie automatisieren, desto weitreichender werden diese Vorteile.

Produktivitätssteigerung

Durch die Beseitigung von Engpässen, die Suche nach neuen Möglichkeiten, Ausnahmen zu behandeln, und die Beseitigung ineffizienter Prozesse kann jeder Bereich Ihres Unternehmens innerhalb kurzer Zeit mehr Leistung bringen. Integrieren Sie KI und Automatisierung in bestehendes Process Mining. Damit können Sie redundante Aufgaben automatisieren, sodass sich besser qualifizierte Teammitglieder auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren, während Process-Mining-Informationssysteme den Rest überwachen.

Risiken reduzieren

Systeme sind hervorragend, wenn sich nichts ändert, aber jegliche Ausnahmen können katastrophale Folgen haben. Es werden Schritte vergessen, Dinge übersehen und Fehler gemacht. Wenn man ein System auf der Grundlage von Annahmen optimiert, läuft man Gefahr, unvorhergesehene Umstände nicht zu berücksichtigen, sodass sich das Problem noch verschlimmert. Process Mining verringert diese Risiken und ermöglicht sichere Entscheidungen.

Mitarbeiterzufriedenheit verbessern

Auf den ersten Blick scheint das End-to-End-Process-Mining nur dem Unternehmen zu nutzen, aber das stimmt nicht. Wenn Mitarbeiter und Teammitglieder Vertrauen in die von ihnen genutzten Systeme haben und keine redundanten oder repetitiven Aufgaben mehr ausführen müssen, sind sie motiviert, etwas zu bewegen und Mehrwert zu schaffen. Außerdem werden sie wahrscheinlich weniger Dinge auf die lange Bank schieben.

Mehr Präzision

Anstatt von einem idealisierten Systemkonzept auszugehen, liefert Process Mining unabhängig von den jeweiligen Umständen ein klares Bild des Systems. Es gibt also weniger Raum für Fehler. Process Mining bedeutet aber auch Einheitlichkeit, sodass einfachere Aufgaben stets demselben Prozess folgen.

Kosten senken

Process Mining bedeutet weniger Fehler, weniger Zeitverlust, mehr der benötigten Informationen und die Flexibilität, sich auf lukrative Aspekte und mehr Kundenzufriedenheit zu konzentrieren. Viele Anwendungsfälle zeigen, wie Ineffizienzen in nahezu jeder Branche reduziert werden können.

Chancen eröffnen

Da Process Mining mit jedem System funktioniert, das Ereignisprotokolle erstellt, lassen sich bislang verborgene Chancen zuverlässig ermitteln. Sie können Lieferanten identifizieren, die Ihre Anforderungen besser erfüllen, unzureichend ausgelastete Positionen oder Mitarbeiter ausfindig machen oder Partner mit Verbesserungspotenzial finden. Die Möglichkeiten sind endlos, wenn Sie die Prozesserkennung mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung (RPA) kombinieren.

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Wer nutzt Process Mining?

Ganz gleich, ob Sie Produkte an Kunden ausliefern, einwandfreie Finanzdienstleistungen erbringen oder Premium-Bildungsprodukte anbieten – von Process Mining kann Ihr gesamtes Unternehmen profitieren. Diese einfachen Bots arbeiten im Stillen, um Problembereiche in Prozessen zu identifizieren und sie mit beeindruckender Genauigkeit zu überwachen. Und da sie erschwinglich, skalierbar und flexibel sind, können sie sich gemeinsam mit Ihrem Unternehmen entwickeln. Anwendungsbereiche von Process Mining:

E-Commerce

Process Mining verschafft Marketing-, Webentwicklungs- und sogar Vertriebsteams einen deutlichen Vorteil. Sie erfahren mehr über das Kundenverhalten und die Kaufentscheidungen und müssen sich weniger auf stereotype Rollen verlassen. Sie können Ihre Empfehlungs-Engines verbessern und Ungewissheit beim Upselling beseitigen.

Kundendienst

Salesforce, SAP und viele andere CRM-Programme erstellen Ereignisprotokolle und sind daher ideal für Process Mining geeignet. Nutzen Sie diese Informationen, um die Lebensdauerüberwachung zu automatisieren, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und die Lead-Tracking-Effizienz zu steigern. So können Sie mehr Zeit für lukrative Leads und weniger Zeit für nicht lukrative Leads aufwenden.

Fertigung

Für eine erfolgreiche Fertigung müssen Sie Lieferketten, CRMs, Enterprise Resource Planning (ERP) und vieles mehr bewerten, überwachen und verfolgen. Dadurch können Sie Verschwendung reduzieren, Ressourcen effektiver zuweisen und genaue und quantifizierbare Produktivitätsmessungen durchführen. Auf dieser Grundlage können Sie datengestützte Konzepte präsentieren, Entscheidungen treffen und die Kapitalrendite Ihrer Änderungen in Echtzeit sehen.

Bildung Bildung

Bessere Kurse und Lernergebnisse setzen voraus, dass Sie verstehen, wie die Schüler lernen und wo sie Schwierigkeiten haben. Mit Process Mining können Sie erkennen und nachvollziehen, womit die Schüler ihre Zeit verbringen. Sie können ihre Ergebnisse vergleichen und diese Informationen zu den Kursinhalten in Relation setzen. Das Ergebnis? Jeder erreicht mehr Erfolg mit weniger Aufwand.

Gesundheitswesen

Prozessverbesserungen durch automatisiertes Geschäftsprozessmanagement erleichtern das Verständnis für die Abläufe im Gesundheitswesen und auch deren Abgleich mit den wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs). Sie erfahren mehr über Behandlungsprozesse und deren Auswirkungen auf Gesundheitseinrichtungen, Fachkräfte und Patienten. Sie können die Patientenversorgung verbessern, Engpässe reduzieren, Ergebnisse verfolgen und die Zielgenauigkeit der einzelnen Entscheidungen erhöhen.

Software

Softwareentwicklung wirkt oft wie produktives Chaos. Prozesslandkarten schaffen Ordnung, weil sie alle Funktionen und die Rollen der Beteiligten visuell veranschaulichten. Nutzen Sie diese und andere Lösungen mit künstlicher Intelligenz, um alle Elemente zu verfolgen, zu dokumentieren, zu überwachen und problematische Situationen sofort zu erkennen.

Häufige Fragen zu Process Mining und Geschäftsprozessen

Welche Arten von Process Mining gibt es?

Die Process-Mining-Verfahren umfassen drei Grundtypen:

Process Mining zur Prozesserkennung

Wird angewendet, wenn es sich um das zuerst erstellte Prozessmodell handelt (ohne bestehendes Modell)
Die Daten stammen ausschließlich aus Protokolldaten.
Erstellt Prozesslandkarten für bestehende betriebliche Abläufe

Konformitätstest

Wird durchgeführt, wenn ein A-priori-Modell oder ein früheres Modell existiert.
Vergleicht Ereignisprotokolldaten mit einem bestehenden Modell
Zeigt Ausnahmen und untypische Ereignisse auf

Optimierung

Wendet ein aktuelles Modell an
Sucht nach Möglichkeiten zur Verbesserung des bestehenden Modells in Bezug auf Zeitplanung, Kosten und andere Merkmale
Ideal für die Prozessoptimierung

Sind Process Mining und Prozesserkennung das Gleiche?

Nein. Process-Mining-Technologie funktioniert nur mit Systemen, die Ereignisdatenprotokolle erstellen. Sie zeigt die verschiedenen Schritte innerhalb der vielen Geschäftstätigkeiten auf. Sie kann diese Arbeitsprozesse identifizieren, auswerten und Wissen extrahieren, um Ihnen Einblick in die Abläufe des gesamten Prozesses zu gewähren. Zur Prozesserkennung gehört auch zu lernen und zu analysieren, wie Menschen mit Geschäftsprozessen interagieren. Diese Informationen werden in Verbindung mit den Protokolldaten verwendet.

Kann ich Process Mining nutzen, nachdem ich Änderungen vorgenommen und meine Geschäftsprozesse optimiert habe?

Ja! Nach der Implementierung von Änderungen ist Process Mining immer noch ein hilfreiches Werkzeug für das Geschäftsprozessmanagement (BPM). Es überwacht die betreffenden Systeme weiterhin, damit Sie die gewünschten Ergebnisse erzielen. Außerdem erhalten Sie einen vollständigen Audit-Trail, den Sie für Compliance- und sonstige Geschäftszwecke nutzen können.

Arbeitet die Process-Mining-Software mit anderen Automatisierungslösungen zusammen?

Natürlich. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) hat sich neben dem Process Mining zu einem unverzichtbaren Werkzeug entwickelt. RPA kann alle repetitiven oder Routineaufgaben automatisieren, die stundenweise bezahlte Zeit für wenig Gegenleistung verschlingen. So kann sich Ihr Team auf kritische Aufgaben konzentrieren, bei denen Fähigkeiten und Fachwissen gefragt sind. Um die rechtzeitige Erledigung banaler Aufgaben braucht sich niemand mehr zu sorgen.

Ist die Optimierung mit Process Mining im Geschäftsprozessmanagement (BPM) wirklich so wichtig?

Die Idee, das Geschäftsprozessmanagement (BPM) zu optimieren, wirkt auf den ersten Blick einfach. Sie beobachten einen Prozess, finden das Problem innerhalb des Workflows und ändern irgendwie den Prozess, damit er weniger nervig ist. Leider werden bei der Vereinfachung des Prozesses viele Details übersehen, die solche komplexen Verfahren oft mit sich bringen. Das führt zu Missverständnissen mit Blick auf die tatsächliche Funktionalität des Systems.

Nicht jeder Mitarbeiter ist an jedem Schritt eines Verfahrens beteiligt. Schlechte Angewohnheiten und provisorische Fehlerbehebungen werden zur gängigen Praxis. Und manchmal ändern sich die Umstände, sodass sich auch Ihr System ändern muss. Das Ergebnis? Vergeudete Zeit, Fehler, Ungenauigkeiten, finanzielle Verluste und vielleicht noch größere Probleme.

Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre Geschäftsprozesse kosteneffizient, flexibel und präzise verlaufen, können Sie sich schnell an Veränderungen anpassen und die neu gewonnene freie Zeit für Ihre Kunden und deren Zufriedenheit nutzen. Sie können Ihre Kosten senken und Ihren ROI steigern, indem Sie mehr aus den bereits verwendeten Systemen herausholen.

Wie beginne ich mit Process Mining?

Die Automatisierung, Optimierung und Neugestaltung von betrieblichen Informationssystemen kann nur dann effektiv verlaufen, wenn sie auf tatsächlichen Daten und nicht auf idealisierten Vorstellungen von einem System beruht. Daher ist Process Mining der perfekte Ausgangspunkt. Sie müssen zunächst einen Plan entwickeln.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie ein Dokument anlegen, das Sie durch den Prozess führt. Stellen Sie eine Liste von Unternehmenszielen mit Informationen über die Priorität und die wichtigsten mit jedem Ziel verbundenen Leistungsindikatoren (KPIs) zusammen. Erstellen Sie einen Zeitplan für die verschiedenen Aufgaben, und führen Sie die Hauptakteure auf, sodass sich alle Beteiligten einig sind. Schließlich erhalten Sie eine Liste potenzieller Datenquellen und erkennen die Vorteile der Einbeziehung aller Datenquellen für Ihre Zielsetzung.

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