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Welche Vorteile bietet das automatisierte Vertragsverlängerungsmanagement?
Das Contract Lifecycle Management (CLM), einschließlich neuer Verträge, Vertragsverlängerungen, Vertragsabläufe, Einholung elektronischer Unterschriften und Sicherstellung des Vertragseingangs bis zum Verlängerungsdatum, kann ein zeitaufwändiger Teil des Beschaffungswesens sein, insbesondere bei komplizierten Workflow-Prozessen.
Da sich viele Verträge auf Vorlagen und elektronische Unterschriften stützen, eignet sich dieser Geschäftsvorgang ideal für RPA. Hier sind einige Vorteile eines automatisierten Vertragsmanagements:
Treiber des digitalen WandelsVerträge, Vertragsänderungen oder -verlängerungen erfordern manuelle Prozesse, zeitaufwändige Vertragsentwürfe und -aktualisierungen, Genehmigungsverfahren mit mehreren Beteiligten und Geschäftsprozesse für Audit-Trails und Contract Lifecycle Management (CLM). Im Rahmen des digitalen Wandels eines Unternehmens können Funktionen automatisiert werden. Symantec hat dank der RPA von Automation Anywhere 4500 Stunden eingespart.
MitarbeiterförderungDie Mitarbeiter sind die Hauptakteure im Vertragsmanagementprozess und können Engpässe, Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe ermitteln und Vertragsmanagement-Software testen. Sie können bei der Erstellung von Vertragsvorlagen und Genehmigungsverfahren behilflich sein und zu einer benutzerfreundlichen Vertragslösung beitragen, die ihnen Entwicklungsmöglichkeiten bietet.
FehlerreduzierungDie manuelle Dateneingabe bei der Vertragserstellung ist zeitaufwändig und fehleranfällig und führt zu Frustration bei Stakeholdern, internen und externen Vertriebsmitarbeitern, im Einkauf, sowie bei den Anbietern und Vertragspartnern. Lösungen und Anwendungen für das Vertragsmanagement können Arbeitsabläufe automatisieren und rationalisieren, Dashboards erstellen und aktualisieren, und die Mitarbeiter können sich auf das Beziehungsmanagement konzentrieren.
Vertrauen und ReputationUnvollständige oder fehlerhafte Verträge werfen ein schlechtes Licht auf den Aussteller. Die Integration einer Vertragsmanagement-Software verbessert die Reaktionszeiten, zeigt Verlängerungsmöglichkeiten auf, stellt sicher, dass die Termine für die Vertragsverlängerung eingehalten werden, und rationalisiert das Verlängerungsmanagement und die Genehmigungsprozesse. Diese Faktoren schaffen Vertrauen und Ansehen bei internen und externen Stakeholdern.
Vereinfachter ArbeitsablaufAutomatisierte Vertragsmanagementlösungen können die Funktionalität rationalisieren, den Vertragsverwaltungsprozess und das Genehmigungsverfahren vereinfachen und die Verfolgung von Meilensteinen und Vertragsdaten ermöglichen, um den Audit-Trail transparenter zu gestalten. RPA kann Vertragsänderungen in Echtzeit vornehmen und den Vertriebsmitarbeitern und anderen Beteiligten Status-Aktualisierungen in Echtzeit zur Verfügung stellen.
Erhöhte EffizienzDie RPA-Vertragsmanagement-Software überwacht Verlängerungen und Mahnungen, erstellt Vorlagen in Echtzeit, holt elektronische Unterschriften ein und archiviert Verträge. Die Möglichkeit, ein zentrales Repository, Meilensteine und Dashboards zu aktualisieren, führt zu einem rationalisierten Arbeitsablauf. Durch eine jährliche Einsparung von 132.000 Stunden konnte sich die Dai-ichi Life Insurance von der Effizienz von RPA überzeugen.
Wer profitiert von der Automatisierung der Vertragsverlängerung?
RPA rationalisiert standortübergreifend die Geschäftsprozesse zur Vertragsverhandlung, -erstellung und -verlängerung, erkennt und untersucht Unstimmigkeiten, archiviert Verträge und verwaltet die erforderlichen Unterlagen, um die Rentabilität zu steigern.
Es gab Zeiten, in denen ich bis drei Uhr nachts Auftragsformulare bearbeiten musste. Jetzt übernehmen die Bots die Bearbeitung, und ich kann mich mehr auf die Kunden konzentrieren.
– Brandi Ford, Vertragsverwaltung, Automation Anywhere 
88%
Zeiteinsparung bei der Bearbeitung von Verträgen
100%
Reduzierung der Ausnahmebehandlung mit Automation Co-Pilot
80%
Zeiteinsparung bei der Bearbeitung von Unterschriften
Wie die Automatisierung von Vertragsverlängerungen Ihrem Unternehmen helfen kann
Vertragsmanagement kann die finanzielle Leistung maximieren und das Geschäft steigern. Beschaffungs- und Lieferantenverträge haben unmittelbare Auswirkungen auf Angebot, Kosten und Gewinn. Durch die Automatisierung von Vertragsverlängerungen können Genehmigungsprozesse gestrafft, Vertragsentwürfe, -bestimmungen und -abläufe standardisiert, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet, ein zentrales Repository zum einfachen Auffinden von Verträgen eingerichtet und ein transparenter Audit-Trail geschaffen wird.
Qualitätssteigerung
- Nutzen Sie die aktuelle CLM-Software zur konsistenten und kontinuierlichen Erledigung zahlreicher Büroarbeiten.
- Stellen Sie sicher, dass Vertragspreise, Rechnungsstellung und Vorlagen von Kunde zu Kunde einheitlich sind.
- Konsolidieren Sie Daten aus verschiedenen Plattformen, einschließlich Altsystemen, in einem einzigen Dashboard.
- Markieren Sie unvollständige oder fehlerhafte Informationen, leiten Sie sie zur Untersuchung weiter und korrigieren Sie sie direkt nach der Entdeckung.
- Erstellen Sie einen klaren Audit-Trail in Ihren Vertragsmanagementprozessen.
Beschaffung
- Aktualisieren Sie Vertragsverhandlungen in Echtzeit und halten Sie gleichzeitig einen Audit-Trail für Änderungen und Ausschlüsse aufrecht.
- Prüfen Sie Anträge anhand von Geschäftsprozessen auf Rabatte, Preise und Ausnahmen.
- Buchen Sie Termine und senden Sie Informationen und notwendige Dokumente automatisch an die entsprechenden Kalender.
- Erkennen und kennzeichnen Sie schnell nicht standardisierte Bedingungen, und leiten Sie sie zur Überprüfung und Aktualisierung des Vertragsstatus weiter.
- Verfolgen Sie Preisstaffelungen, Rabatten und Vergütungsänderungen oder Strafen und passen Sie Ihre Preise an die Daten an.
- Scannen Sie mehrere Datenquellen, um Lieferanten mit Problemen, Eskalationen, Verzögerungen oder Nichterfüllung zu erkennen.
Finanzen
- Stellen Sie mit automatischer Datenkontrolle und durch Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher, dass Verträge nach Standardbedingungen erstellt werden.
- Reduzieren Sie menschliche Fehler, verbessern Sie den Cashflow und sparen Sie Zeit bei der manuellen Abstimmung und Dateneingabe.
- Analysieren Sie Vertragsbestimmungen, ermitteln Sie Diskrepanzen, Ausnahmen, Rabatte und Abweichungen
- Erfassen, extrahieren und verarbeiten Sie Daten aus einer Vielzahl von Formaten für Vertragsänderungen, Bedingungen und Konditionen.
- Generieren Sie Echtzeitdaten, Ausnahmeberichte, Abstimmungen und transparente Audit-Daten auf Anfrage.
Unternehmensweite Dienste
- Steigern Sie die Produktivität, reduzieren Sie Fehler und schaffen Sie Prozesstransparenz über den gesamten Lebenszyklus des Vertragsmanagements hinweg.
- Untersuchen, analysieren und beheben Sie Ausnahmen, Diskrepanzen und Abstimmungsprobleme.
- Leiten Sie anstehende Verlängerungen an Vertrieb, Kundendienst, Buchhaltung und Einkauf weiter.
- Greifen Sie auf Daten aus einer Vielzahl von Unternehmenssystemen und Dokumenten zu, führen Sie sie zusammen und erstellen Sie Berichte.
- Verbessern Sie die abteilungsübergreifende Kommunikation, optimieren Sie die Vertragsabläufe und schaffen Sie einheitliche Bedingungen und Preise.
- Erkennen Sie Compliance-Probleme, leiten Sie sie an die zuständige Abteilung weiter und stellen Sie Belege bereit.
Worauf Sie bei einer Automatisierungsplattform für Vertragsverlängerungen achten sollten
Wenn Sie eine Investition in eine automatisierte Vertragsverwaltungslösung in Erwägung ziehen, sollten Sie sich überlegen, welche Art von Lösung Sie suchen. Wie weit wollen Sie sie integrieren? Vielleicht suchen Sie derzeit nur nach einer Lösung zur Vertragsautomatisierung, um Felder in einer Vertragsvorlage auszufüllen, möchten aber in Zukunft vielleicht andere Funktionen nutzen. Da sich Ihre geschäftlichen Anforderungen mit dem Wachstum des Unternehmens ändern, sollte Ihre Automatisierungslösung skalierbar sein. So können Sie zusätzlich benutzerdefinierte Verträge erstellen, Verträge zur Genehmigung und elektronischen Unterschrift versenden, Ausnahmen kennzeichnen und andere Aktionen durchführen.
Welche Art von Unternehmensplattformen nutzen Sie derzeit? Müssen Sie Informationen aus Altsystemen extrahieren? Ist die Vertragsmanagementlösung kompatibel? Können Sie die Lösung an Ihre Bedürfnisse anpassen? Verfügen Sie über internes Fachwissen zur Anpassung der Vertragsmanagementlösung? Legen Sie Ihren aktuellen Bedarf fest und konzentrieren Sie sich auf die Zukunft.
Erste Schritte bei der Automatisierung von Vertragsverlängerungen
Ermitteln Sie zuerst, welche Funktionen und Geschäftsprozesse automatisiert werden sollen, und legen Sie dann fest, wie der Wirksamkeitsnachweis und die Erfolgsbewertung erfolgen sollen. Gibt es wichtige Abteilungen, die von einer Automatisierung der Vertragsverlängerung profitieren würden? Wo gibt es Engpässe in Ihrem Betrieb?
Automation Anywhere kann Sie dabei bei jedem Schritt unterstützen.
Weitere Ressourcen zur Automatisierung von Vertragsverlängerungen
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