Qu’est-ce que l’automatisation des processus métier ?
L’automatisation des processus métier désigne l’application de solutions logicielles pour exécuter des tâches ou des processus récurrents dans une organisation.
Également connue sous le nom de BPA, l’automatisation des processus métier est une tactique essentielle qui soutient les objectifs stratégiques de la gestion des processus métier. Elle implique d’utiliser la technologie pour rationaliser et automatiser les processus métier, et augmenter l’efficacité et la performance, réduire les coûts et transformer numériquement les opérations. Un processus métier automatisé délègue à un logiciel d’automatisation la gestion et l’exécution des tâches de travail numériques en plusieurs étapes, sur plusieurs systèmes et impliquant plusieurs fonctions.
Avantages de l’automatisation des processus métier.
Augmentez la vitesse, l’efficacité et la productivité dans les opérations de l’entreprise grâce à l’automatisation des processus métier pour exécuter et optimiser les tâches et les processus.
Économisez
du temps, et augmentez la productivité et de l’efficacité grâce à l’automatisation des processus chronophages afin d’accélérer les résultats commerciaux et de libérer les employés pour un travail à plus forte valeur ajoutée.
Réduisez
vos coûts grâce à l’automatisation des processus métier qui élimine les retards de processus, les variations et les incidents liés aux erreurs humaines.
Améliorez
la précision et la cohérence en établissant des flux de travail optimaux et en les répétant.
Évoluez
en même temps que l’entreprise en gérant facilement les augmentations de volume, sans erreurs ni contraintes de capacité.
Satisfaites
vos clients en offrant des temps de réponse plus courts et en libérant les agents pour qu’ils fournissent un service plus personnalisé.
Types d’automatisation des processus métier.
Il existe de nombreux termes qui se chevauchent pour désigner les approches d’automatisation des processus métier. La principale différence entre les stratégies ou technologies d’automatisation réside dans l’étendue de leurs capacités à automatiser des tâches, des processus et des flux de travail divers, ainsi qu’à s’intégrer aux données, systèmes et personnes impliqués.
L’automatisation des processus métier et l’automatisation des flux de travail représentent largement les types d’outils logiciels qui automatisent des processus métier au lieu de tâches individuelles ou isolées. Il est important de noter que l’automatisation des processus métier est différente de la gestion des processus métier (BPM) qui est une discipline opérationnelle pour gérer les processus à l’échelle de l’organisation. Un autre type d’automatisation des processus métier est l’automatisation des processus par la robotique (RPA). La RPA est une technologie logicielle spécifique qui sous-tend de nombreuses plateformes d’automatisation des processus métier et permet la capture, l’automatisation, l’exécution et la gestion de tâches répétitives et basées sur des règles.
Toutefois, les processus métier sont rarement linéaires ou statiques ; la plupart des flux de travail en entreprise nécessitent une prise de décision et doivent pouvoir s’adapter à des scénarios dynamiques et imprévus. Pour faire face à cette réalité, le secteur de l’automatisation des processus métier a évolué pour intégrer des technologies d’intelligence artificielle (IA) puissantes tout au long du cycle de vie de l’automatisation, qui soutiennent la flexibilité et l’imprévisibilité des opérations métier réelles. L’automatisation cognitive et l’automatisation intelligente, ou automatisation alimentée par l’IA, représentent l’avancement actuel de l’automatisation des processus métier.
Automatisation des processus métier (BPA)
Terme général désignant l’utilisation de logiciels pour automatiser les processus métier, y compris les plateformes d’automatisation polyvalentes et les applications propres à une fonction comme le CRM.
Automatisation des processus par la robotique (RPA)
La technologie logicielle RPA alimente la capture, l’automatisation, l’exécution et la gestion des tâches répétitives basées sur des règles.
Traitement intelligent des documents (IDP)
Technologie d’IA appliquée permettant d’automatiser le traitement des données non structurées provenant de documents tels que des factures, des formulaires et des contrats, et soutenant l’automatisation des processus de bout en bout.
Automatisation intelligente
Également connue sous le nom d’automatisation alimentée par l’IA, elle associe à la RPA des technologies cognitives comme le TLN et l’apprentissage machine pour automatiser des processus complexes.
Automatisation cognitive
Technologies d’IA qui imitent les processus de pensée et de prise de décision humains pour automatiser des tâches et des processus complexes.
Automatisation des flux de travail
Utilisation d’outils logiciels pour automatiser les tâches et les processus de travail de bout en bout. Autre terme pour l’automatisation des processus métier.
Comment choisir une solution d’automatisation des processus métier ?
L’automatisation des processus métier est devenue un outil essentiel pour toutes les organisations, quels que soient leur taille et leur secteur. Les solutions d’automatisation des processus métier ont proliféré, offrant une gamme toujours croissante d’outils et de technologies pour aider à rationaliser les opérations et atteindre les objectifs de transformation numérique. Dans l’ensemble, lors du choix d’un fournisseur d’automatisation des processus métier, il est important de donner la priorité à la sécurité et à l’évolutivité, combinées à des technologies cognitives intégrées, telles que l’IA générative qui redéfinissent rapidement la vitesse et la portée des capacités d’automatisation des processus métier.
Simplicité d’utilisation
La simplicité d’utilisation peut être le critère essentiel pour évaluer les solutions d’automatisation des processus métier. Contrairement à d’autres technologies logicielles, la simplicité d’utilisation de l’automatisation des processus métier ne se limite pas à une interface intuitive. Permettre à l’automatisation d’atteindre chaque détail des opérations signifie que les outils d’automatisation doivent être accessibles aux utilisateurs métier sans compétences techniques avancées ni formation en modélisation IA, tout en soutenant et en accélérant le travail des développeurs experts de l’automatisation. Dans le même temps, l’automatisation d’entreprise nécessite toujours la cartographie de flux de travail complexes et de logiques, ainsi que l’intégration dans les systèmes et applications de l’entreprise. Les solutions pérennes d’automatisation des processus métier comblent déjà ces écarts en exploitant l’IA générative pour alimenter la découverte des processus et le développement de l’automatisation à partir d’invites en langage naturel, accélérant et simplifiant ainsi la transition vers l’automatisation, de l’idée à l’automatisation à proprement parler.
Intégrations, connectivité et évolutivité
Choisissez une solution d’automatisation qui non seulement répond aux exigences métier actuelles, mais qui est également suffisamment évolutive et flexible pour s’adapter aux futurs besoins de l’entreprise. La solution doit se connecter parfaitement à toute application métier que vous utilisez, avec des connecteurs natifs et des packages préconstruits à glisser-déposer dans les flux de travail d’automatisation. Les API peuvent également être disponibles en tant que blocs de construction d’automatisation sans code. Soutenez l’évolution en optant pour une solution d’automatisation qui fonctionne entièrement dans le cloud et apporte vitesse d’exécution, flexibilité et interactions des données en temps réel.
Automatisation pour les développeurs citoyens (non techniques)
Outre la formation approfondie en automatisation et l’aide fournie par des experts, recherchez des outils qui permettent aux employés non techniques, connus sous le nom de développeurs citoyens, de contribuer de manière sûre et efficace aux efforts d’automatisation des processus métier d’une organisation. L’automatisation assistée par l’IA générative utilise des invites en langage naturel pour créer et affiner des automatisations de processus, indépendamment de l’expertise en codage. L’utilisation de l’automatisation développée par les citoyens nécessite la gestion de normes de codage et la vérification de la qualité du code. Elle identifie automatiquement les erreurs, les goulets d’étranglement et les violations des meilleures pratiques. Les capacités intégrées d’analyse de la qualité du code peuvent identifier automatiquement les erreurs, les goulets d’étranglement et les violations des meilleures pratiques. Les solutions efficaces offrent une gouvernance et des garde-fous qui garantissent la sécurité et la qualité des automatisations, avec les examens nécessaires avant tout passage en production.
Sécurité et conformité de niveau entreprise
Étant donné que l’automatisation des processus métier implique des systèmes d’exploitation fondamentaux et des données potentiellement sensibles, il est essentiel d’évaluer la sécurité et la conformité avant de choisir une solution d’automatisation des processus métier. Recherchez des pratiques de confidentialité des données solides et un chiffrement des données sécurisé (par exemple, chiffrement AES-256, certifié FIPS-140). Considérez l’authentification/l’autorisation. Comment l’accès est-il géré et les identifiants sont-ils stockés ? Cherchez la gestion des accès et des identités (IAM). Faites une liste de contrôle des normes de conformité du secteur : RGPD, ISO 22301, ISO 27001, SOC 1 de type 2, SOC 2 de type 2 et HITRUST. Assurez-vous que les fournisseurs ont effectué des évaluations des risques solides, des évaluations de vulnérabilité et des audits de conformité pour soutenir et maintenir votre posture de sécurité.
Déploiement flexible
Les principaux fournisseurs d’automatisation des processus métier prennent en charge plusieurs options de déploiement, même avec des plateformes d’automatisation entièrement natives du cloud. Les plateformes doivent être prêtes à l’emploi sans aucune configuration et ne doivent nécessiter aucune infrastructure particulière ; elles doivent avoir des options de déploiement dans le cloud (et exploiter en toute transparence les fournisseurs de cloud tels qu’AWS et GCP) ou rester sur site, hébergées dans votre propre infrastructure. Recherchez une haute disponibilité et une récupération après sinistre (HA/DR) mondiales, ainsi qu’une architecture multilocative hautement évolutive qui inclut des capacités de mise à l’échelle automatique pour optimiser les performances et minimiser les goulets d’étranglement.
Traitement intelligent des documents (IDP)
La sélection de la bonne solution d’automatisation des processus métier passe par l’évaluation des capacités d’automatisation des documents. Les plateformes d’automatisation des processus métier n’intègrent pas toutes un traitement intelligent des documents (IDP). Les acheteurs doivent rechercher des solutions qui exploitent nativement le traitement de documents alimenté par l’IA pour que l’extraction de données soit précise et s’intègre parfaitement aux flux de travail automatisés afin de favoriser l’exécution des processus de bout en bout. Parmi les fonctionnalités fondamentales, citons notamment la classification et la séparation performantes des documents qui identifient avec précision les pages pertinentes au sein de documents multipages. Toutefois, des capacités avancées d’extraction et de validation des données sont essentielles pour obtenir des résultats précis et fiables. Les offres avancées pourront améliorer la qualité des documents grâce à des techniques telles que la réduction du bruit et le redressement. Les fonctionnalités de flexibilité et de personnalisation aident à adapter l’automatisation des documents aux besoins spécifiques de l’entreprise, y compris la prise en charge de plusieurs langues. Donnez la priorité aux solutions avec une protection renforcée des données et prenant en charge la conformité réglementaire. Les modèles de documents préconçus peuvent réduire considérablement le temps de configuration et la solution doit être suffisamment polyvalente pour répondre aux exigences propres à votre secteur d’activité.
Assistance à l’automatisation par le centre d’excellence (CdE)
Votre centre d’excellence (CdE) en automatisation peut être déterminant dans le dynamisme et le succès du programme d’automatisation. Lorsque vous sélectionnez une solution, privilégiez celles qui offrent une formation et des conseils d’experts, ainsi que des outils de gestion de CdE conçus à cet effet. Les outils du CdE doivent offrir une visibilité et un contrôle sur tout le programme, y compris un suivi intégré des ICP et du retour sur investissement pour mesurer le gain de temps, l’efficacité des coûts, l’agilité opérationnelle et l’impact financier. Recherchez des outils qui peuvent aider à accélérer le pipeline en facilitant la soumission d’idées d’automatisation, ainsi qu’en identifiant et en consolidant les opportunités d’automatisation grâce à des intégrations avec les applications de travail utilisées par les employés, telles que JIRA ou ServiceNow.
Exemples de cas d’utilisation de l’automatisation des processus métier dans différents secteurs d’activité.
- Service client amélioré : l’automatisation peut rationaliser les opérations de service client en automatisant les requêtes courantes, en accélérant le traitement des cartes de crédit et en accélérant le processus de connaissance du client, et garantir ainsi des réponses rapides et une plus grande satisfaction client.
- Amélioration de la conformité et de la détection des fraudes : assurez-vous de la conformité réglementaire et renforcez la sécurité grâce à l’automatisation des processus de conformité, des protocoles de connaissance du client et des systèmes de détection de fraudes, en identifiant et en traitant rapidement les irrégularités.
- Opérations financières optimisées : améliorez l’efficacité et la précision des processus financiers en automatisant les comptes fournisseurs, le traitement des prêts et les écritures comptables ; vous réduisez ainsi les erreurs manuelles et accélérez les fonctions bancaires essentielles.
- Réduction des coûts et amélioration de l’efficacité : l’automatisation des processus métier peut améliorer la gestion du cycle de revenus, accélérer les soins aux patients en automatisant des processus tels que l’autorisation préalable, et favoriser le transfert précis et rapide d’informations grâce à l’extraction automatisée de données documentaires.
- Amélioration de l’expérience du patient : automatisez les processus centrés sur le patient (préadmission, enregistrement et planification) pour simplifier les enregistrements et réduire les temps d’attente. Automatisez les collectes au point de vente et la configuration de la télémédecine pour offrir de meilleures expériences aux patients, même dans des environnements de soins à distance.
- Gestion des risques et connaissance des données : appliquez l’automatisation aux audits, aux alertes de soins préventifs et à la détection de fraude afin d’aider à atténuer les risques. L’automatisation favorise également l’intégration et l’interopérabilité des systèmes, et peut améliorer l’analyse prédictive pour une meilleure prise de décision en fournissant des tableaux de bord opérationnels en temps réel.
- Efficacité opérationnelle et conformité : améliorez la planification de la demande, les prévisions de ventes et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Optimisez les tâches de gestion financière telles que les comptes fournisseurs et la gestion des stocks pour réduire les coûts et accroître la conformité.
- Expérience client : automatisez le tri des cas, la remontée des informations et la capture de données en temps réel pour offrir des interactions fluides et personnalisées.
- Innovation et connaissance des données : stimulez l’innovation en automatisant les processus de développement de produits tels que la gestion des nomenclatures et les simulations de tests de produits. Automatisez les rapports et l’analyse pour rationaliser la collecte et l’interprétation des données pour une prise de décision éclairée.
- Événements indésirables et plaintes : appliquez l’automatisation des processus métier pour accélérer la réception et le tri des plaintes, extraire des informations de plusieurs sources, systèmes et types de documents, remplir des formulaires et envoyer des communications de suivi.
- Chaîne d’approvisionnement : automatisez les processus d’approvisionnement, de stockage et d’ajustement des stocks, intégrez de nouveaux fournisseurs et coordonnez la gestion des programmes de la chaîne d’approvisionnement, et sécurisez et ajustez les options logistiques et de transport.
- Études cliniques : utilisez l’automatisation intelligente pour créer des documents réglementaires et des dépôts d’audit, préparer des formulaires réglementaires pour le développement préclinique et clinique, et compléter des bases de données cliniques et des rapports de recherche.
Évolution de l’automatisation des processus métier.
L’impératif de productivité, associé à la demande croissante de processus plus rapides et plus précis, stimule l’innovation dans l’automatisation des processus métier, avec des avancées récentes exploitant l’IA générative.
Systèmes d’entreprise
L’automatisation des processus métier a véritablement commencé avec l’arrivée des systèmes d’entreprise tels que les logiciels de planification des ressources d’entreprise (ERP), pour aligner et gérer les opérations métier mondiales en intégrant dans un système unifié diverses fonctions telles que la finance, les ressources humaines et la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Les systèmes d’entreprise ont apporté d’importants avantages aux entreprises, notamment une meilleure précision des données, une réduction des silos opérationnels et une meilleure rationalisation des flux de travail. Grâce à l’utilisation de systèmes d’entreprise intégrés, les organisations ont vu qu’une transformation plus profonde des processus avait le potentiel pour rationaliser davantage les opérations et créer un véritable changement en matière d’efficacité.
Amélioration des processus
La gestion des processus métier (BPM) a émergé pour répondre au besoin de transformation des processus. Les outils de la BPM ont fourni aux organisations des fonctionnalités de modélisation et d’optimisation des processus au-delà du cadre des systèmes d’entreprise tels que l’ERP. Les outils de la BPM offraient une approche plus granulaire de l’amélioration des processus, en se concentrant sur l’efficacité et l’agilité. Mais même si la BPM a évolué pour inclure des capacités plus avancées comme la surveillance des processus et l’analyse, l’automatisation des processus est restée une initiative lente et réquisitionnant de nombreuses ressources informatiques. La nécessité d’augmenter la productivité beaucoup plus rapidement et à l’échelle de l’entreprise exigeait une solution. Cette demande a ouvert la voie au développement de technologies d’automatisation des processus métier accessibles.
Automatisation accessible
Le grand bond vers des outils d’automatisation accessibles a eu lieu dans les années 2010, avec le développement de l’automatisation des processus par la robotique (RPA). La RPA a introduit le concept de logiciel d’automatisation intuitif pour configurer rapidement et facilement des programmes afin de mimer les activités numériques humaines et d’effectuer des tâches répétitives basées sur des règles. Cette technologie d’automatisation des processus métier a permis d’améliorer considérablement l’efficacité opérationnelle et de générer des économies immédiates en éliminant les erreurs d’exécution des processus. Par ailleurs, la capacité de la RPA à fonctionner sur plusieurs systèmes d’entreprise sans nécessiter d’intégrations permettait un retour sur investissement beaucoup plus rapide qu’avec les projets d’automatisation traditionnels.
IA + Automatisation
L’automatisation des processus métier a passé une nouvelle étape avec l’intégration des technologies d’intelligence artificielle (IA), y compris l’IA générative. L’automatisation intelligente utilise l’IA non seulement pour exécuter des tâches cognitives, mais aussi pour traiter des documents et des données complexes, apprendre et s’améliorer grâce à l’expérience, et permettre un développement de l’automatisation exponentiellement plus rapide. Cette évolution comble rapidement l’écart de productivité ; elle permet aux entreprises d’automatiser et d’exploiter en toute sécurité l’IA générative pour accélérer la transformation numérique et, finalement, obtenir un avantage concurrentiel dans un marché mondial dynamique.
Comment commencer votre transition vers l’automatisation des processus métier ?
Commencez votre transition vers l’automatisation des processus métier en planifiant les premières automatisations stratégiques, en établissant votre centre d’excellence (CdE), et en anticipant l’évolutivité avec sécurité et flexibilité.
Premiers pas
Commencez votre transition vers l’automatisation des processus métier
Il n’y a pas de mauvaise façon de commencer, mais une idée reçue veut que les processus simples et peu importants soient les premiers à être automatisés. En réalité, il est essentiel d’automatiser d’abord les processus à forte valeur ajoutée, même s’ils sont complexes, pour établir une compréhension claire de ce que l’automatisation impliquera pour l’organisation et pour réaliser un retour sur investissement tangible sur les projets d’automatisation initiaux, ce qui favorisera l’expansion du programme. Considérez les processus qui nécessitent rapidité et cohérence, où les erreurs entraînent des coûts élevés. La préparation de l’organisation et l’identification des processus à automatiser implique des discussions internes et externes, l’exploration des meilleures pratiques et outils du secteur, et l’élaboration de la transition globale vers des opérations numériques automatisées. L’implication des ressources humaines dès les stades précoces peut aider à garantir une approche réaliste et à aborder ouvertement toute préoccupation.
Préparation
Préparez-vous à l’automatisation avec les technologies et les outils adaptés
Les fournisseurs d’automatisation des processus métier sont un outil stratégique essentiel pour stimuler la productivité et la compétitivité. En tant que tels, évaluez-les selon des critères immédiats et à long terme tels que la sécurité, l’évolutivité, les intégrations et le bilan d’innovation. Simultanément, renforcez la préparation interne en établissant un centre d’excellence (CdE) en automatisation avec une structure de gouvernance claire et en saisissant l’opportunité d’apprendre des mises en œuvre d’automatisation des processus métier dans votre secteur. Utilisez ces apprentissages pour définir des objectifs pour vos initiatives d’automatisation et établir des repères et des critères de succès.
Automatisation
Développez et mettez en œuvre l’automatisation des processus métier
Développez les premières automatisations de processus en travaillant étape par étape dans chaque phase, de la découverte des processus et de la cartographie à la conception du flux de travail, aux tests et au déploiement. Ces premières automatisations visent à développer en profondeur l’environnement spécifique de votre entreprise afin de valider les hypothèses et les modèles d’implémentation, ainsi que de mesurer l’impact de l’automatisation par rapport à vos indicateurs de succès et à vos plans de gestion du changement. En regardant vers l’avenir, la phase d’automatisation deviendra le cœur de votre programme d’automatisation des processus métier, avec un suivi et une amélioration continus pour affiner les processus et obtenir des résultats optimaux.
Mise à l’échelle
Développez votre programme d’automatisation et gérez le changement
L’automatisation est un moyen, pas une fin. Planifiez d’améliorer, d’élargir, d’évaluer et d’expérimenter en continu les initiatives d’automatisation pour garantir le succès à long terme de votre stratégie d’automatisation des processus métier. Favorisez l’adoption de l’automatisation par les employés en leur permettant de participer, que ce soit en soumettant des idées d’automatisation ou en construisant des automatisations par eux-mêmes en tant que développeurs citoyens. Gardez les canaux de communication ouverts en partageant et en promouvant les cas de réussite interne de l’automatisation, ainsi qu’en écoutant les besoins et les retours d’information des employés.
Comment une plateforme complète d’automatisation alimentée par l’IA prend-elle en charge l’automatisation des processus métier ?
Assurez le succès de l’automatisation des processus métier grâce au développement et à l’intégration d’automatisation rapides et flexibles en tirant parti de la Plateforme pour réussir l’automatisation. Obtenez de l’assistance pour l’ensemble de votre transition vers l’automatisation, y compris la gestion des effectifs, l’intégration des systèmes, la sécurité et l’évolutivité, et profitez d’automatisations résilientes, d’un déploiement rapide et d’une gouvernance efficace.
