Gestion automatisée des documents

Les professionnels des ressources humaines passent beaucoup de temps à saisir des données et à gérer des dossiers. Mais une bonne partie de ces tâches peuvent être automatisées par des outils qui réduisent la nécessité de saisir manuellement les données. En outre, les flux de travail automatisés permettent aux professionnels des ressources humaines de se consacrer à leur cœur de métier : le conseil aux employés et leur prise en charge.

L'automatisation des processus par la robotique (RPA) vous permet de concevoir des flux de travail simples ou complexes, selon les besoins de votre service RH. En créant plusieurs flux de travail, vous êtes en mesure d'automatiser facilement l'acheminement des documents tout au long de la carrière des employés : de la candidature à la retraite, en passant par la paie ou un éventuel licenciement. Considérez cette approche comme une gestion automatisée des documents.

Dans cette optique, la RPA d'Automation Anywhere est indispensable. Notre solution fournit Document Automation et des robots de tâches prêts à l'emploi pour les RH. Pour commencer, vous pouvez la déployer sur des processus simples, comme la collecte de signatures électroniques. Vous pouvez aussi vous lancer avec une démonstration de faisabilité (POC) pour découvrir les possibilités que la RPA offre à votre entreprise. Ensuite, estimez l'impact de l'automatisation des RH sur vos résultats, à l'instar de cette banque internationale.

Quels sont les avantages de la gestion automatisée des documents pour les RH ?

Une grande partie des tâches RH reposent sur des processus manuels et sont soumises à la supervision humaine. Malheureusement, de nombreux responsables RH pensent que les robots sont impersonnels et incapables de générer beaucoup de valeur. Cette vision est loin d'être vraie. La récupération automatisée des dossiers transforme les tâches RH, en augmentant l'efficacité, la précision et l'accessibilité. La RPA est compatible avec la plupart des logiciels RH, ce qui vous permet de maintenir le fonctionnement de vos systèmes Workday, Jobvite et OKTA pendant le déploiement. Vous y gagnez sur toute la ligne.

Amélioration de la collaboration

La récupération automatisée des dossiers employés (ERRA) est conçue pour fonctionner de manière transversale afin de recruter, de promouvoir et de former les nouveaux employés, tout en renforçant la fidélité des anciens employés. L'ERRA réduit également la complexité des processus qui requièrent plusieurs étapes et authentifications. Cette solution fonctionne dans de multiples systèmes RH partenaires.

Réduction des coûts

Le traitement automatisé des documents permet de faire des économies. Le recrutement et l'intégration deviennent plus efficaces, les équipes éliminent les tâches en double, et la charge de travail des professionnels RH diminue. En bref, plus vous automatisez l'activité RH, plus vous réalisez des économies.

Décisions basées sur les données

Il est possible d'entraîner les robots RPA pour générer des rapports détaillés sur les flux de travail ou les performances des employés. Les robots peuvent aussi identifier les problèmes ou les opportunités en temps réel. L'entreprise acquiert ainsi une meilleure vision de sa propre structure et de ses employés.

Amélioration de la précision

La saisie manuelle des données sur site s'avère très répétitive. Lorsque des humains effectuent ces actions et migrent les données d'une base de données à l'autre, la probabilité est grande qu'ils commettent des erreurs coûteuses. L'automatisation des flux de travail RH, comme la récupération des dossiers, élimine ce risque et évite la perte de documents.

Conformité

La récupération automatisée des dossiers et des documents fournit des journaux que les responsables et les experts en conformité peuvent auditer pour garantir le respect des politiques et des réglementations locales, nationales et internationales. En outre, les robots localisent et suppriment les données PII, conformément aux politiques gouvernementales sur la gestion de l'information.

Amélioration de la gestion des données des employés

Au-delà de la conformité, pour bien gérer les données des employés, comme les changements d'adresse, les promotions ou les mutations entre les différents services, il faut maintenir ces informations à jour. Ce processus est vulnérable aux erreurs et prend beaucoup de temps. L'automatisation intelligente rassemble les données, réduit les erreurs, accélère le cycle et diminue les coûts.

Qui bénéficie de la gestion automatisée des documents ?

Au-delà des professionnels RH, la gestion automatisée des documents apporte des avantages à de nombreuses équipes. N'importe quel service d'entreprise peut en bénéficier, car cette solution élimine les processus effectués sur support papier, améliore la productivité et augmente la rentabilité des services.

Services de paie et de comptabilité

L'automatisation des tâches RH et de la récupération des dossiers se révèle particulièrement utile pour les personnes chargées de calculer la paie et les avantages sociaux. Ces professionnels peuvent mettre à jour les avantages sociaux, tels que l'accumulation des jours de congés ou des indemnités de maladie. Ils peuvent également générer des relevés et d'autres documents pour communiquer plus efficacement avec les employés et la direction.

Professionnels de la conformité, de la sécurité et de l'audit

L'automatisation permet de planifier et d'identifier les besoins. Par exemple, en collectant les dates d'expiration des certifications professionnelles, le service RH peut facilement inscrire les employés aux sessions de renouvellement. Surtout, les systèmes d'automatisation sont sécurisés et permettent aux entreprises de protéger leurs données en limitant l'accès aux informations confidentielles.

Gestion et leadership

Pour les dirigeants, la récupération automatisée des dossiers peut servir à évaluer les performances professionnelles, à prendre des décisions en matière de rémunération ou à décider des promotions. En outre, cette approche est idéale lorsqu'il s'agit d'aider les employés à définir un plan de carrière, de dispenser des formations ou de planifier des programmes de développement des compétences.

Informatique et sécurité

L'automatisation de la récupération des dossiers est facile à déployer, à paramétrer et à gérer. La solution offre également des fonctionnalités de sécurité supplémentaires et pèse peu sur le réseau. Enfin, l'automatisation facilite l'élaboration et l'exécution des planifications relatives à la conservation des documents. Ainsi, l'entreprise supprime les données inutiles sans enfreindre les lois et les règlements.

Dell tire parti de la RPA pour stimuler la productivité des RH en automatisant les tâches simples

« Nous avons une quantité importante et variable d'automatisations, certaines très complexes et d'autres assez simples. Nous essayons de changer notre façon de travailler en mettant en place ces automatisations. »

– Joe Cotnoir, directeur HRIS, développement des processus métier, Dell

85%

d'efficacité en plus

automatisations déployées dans le domaine RH rien qu'en 2019

Lire l'étude de cas

Comment la gestion automatisée des documents aide les services des ressources humaines

L'automatisation de procédures telles que la collecte de la documentation, la vérification des informations, la conformité et le classement fait gagner du temps aux professionnels RH. Souvent, les services RH sont incapables de se consacrer aux missions spécialisées et stratégiques en raison des nombreuses tâches répétitives liées à la gestion des documents. Toutefois, en combinant les systèmes de gestion des documents et de récupération des dossiers avec d'autres tâches RPA et métier, l'entreprise étend les avantages de l'automatisation au-delà de ses activités de base.

Automatisation du processus d'embauche

Traitement des candidatures et des CV
Recoupement entre les compétences et les postes pour trouver le meilleur profil
Vérification des documents
Processus d'intégration
Gestion de la paie et des avantages sociaux
Identification, configuration des comptes et tableaux de bord employés

Communications

Récupération des documents selon les besoins
Envoi de notifications lorsque les certifications professionnelles expirent
Information aux employés au sujet de l'accumulation des congés et de l'assurance-santé
Génération des contrats, des documents de retraite et de licenciement
Définition des promotions internes pour ceux qui sont qualifiés
Requête et mise à jour automatiques des dossiers

Traitement intelligent des documents

Suivi de l'expiration des certifications professionnelles
Production de rapports de haute qualité
Identification des informations ou documents manquants
Suivi de l'utilisation des documents et des métriques de performances
Normalisation des données pour les rendre accessibles à d'autres programmes
Vérification de la validité des documents

Tâches de sécurité et de conformité

Journaux pour la chaîne de traçabilité
Référencement croisé pour combler le fossé entre les systèmes d'information
Codage, chiffrement et autres mesures de sécurité
Contrôle d'accès aux documents
Automatisation de la suppression des documents
Contrôle des formations et des certifications adéquates

Ce qu'il faut attendre des solutions de traitement et de gestion des documents

Le logiciel idéal pour la gestion des ressources humaines doit être flexible, facile à utiliser et conforme aux normes de sécurité pour offrir la meilleure expérience possible. Ce n'est certainement pas chose aisée, mais la plateforme RPA native du cloud d'Automation Anywhere, dotée d'une gamme unique de fonctionnalités, répond à toutes ces exigences, ce qui en fait le premier choix des entreprises du monde entier.

Les solutions de gestion des documents RH proposées par Automation Anywhere déploient les robots, l'IA et le ML pour créer des flux de travail puissants et dynamiques. En peu de temps, ces solutions automatisées et omnicanales effectuent plusieurs tâches et fournissent des informations exploitables et mesurables que vous pouvez utiliser pour développer votre activité, tout en minimisant les risques. Ainsi, vous êtes en mesure de maximiser les performances de votre service RH, tout en donnant à votre entreprise un avantage concurrentiel à long terme.

Comment les entreprises peuvent se lancer dans le traitement automatisé des documents

Pour découvrir les possibilités que la RPA d'Automation Anywhere offre à votre entreprise et à vos employés, contactez-nous dès maintenant pour obtenir une démo. Nos experts en automatisation vous montreront comment nos différentes solutions RPA vous permettent d'économiser de l'argent, d'augmenter la productivité et d'exploiter de nouvelles opportunités qui n'auraient pas été possibles autrement.

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