¿Qué es la automatización empresarial?
La automatización empresarial es la aplicación de soluciones de software para ejecutar tareas o procesos recurrentes en una organización.
También conocida como automatización de los procesos de negocio (BPA), la automatización empresarial es una táctica central que apoya los objetivos estratégicos de la gestión de los procesos de negocio. Implica el uso de tecnología para optimizar y automatizar los procesos de negocio con el fin de aumentar la eficiencia y el rendimiento, reducir los costos y transformar las operaciones de manera digital. Un proceso de negocio automatizado delega tareas de trabajo digitales (de varios pasos, múltiples sistemas y multifuncionales) a un software de automatización para que las ejecute y gestione.
Beneficios de la automatización empresarial.
Aumente la velocidad, la eficacia y la productividad de las operaciones empresariales con la automatización empresarial para ejecutar y optimizar las tareas y los procesos.
Ahorre
tiempo y aumente la productividad y la eficiencia al automatizar los procesos que consumen mucho tiempo, esto le permitirá acelerar los resultados comerciales y liberar a los empleados para que realicen trabajos de mayor valor.
Reduzca
los costos con la automatización empresarial al eliminar las demoras en los procesos, las variaciones y los incidentes que se generan por error humano.
Mejore
la precisión y consistencia al establecer flujos de trabajo óptimos y repetirlos.
Escale
con el crecimiento empresarial mediante la gestión sin problemas de los aumentos de volumen, sin errores ni limitaciones de capacidad.
Complazca
a los clientes al ofrecerles tiempos de respuesta más rápidos y liberar a los agentes para brindar un servicio más personalizado.
Tipos de automatización empresarial.
Existen muchos términos superpuestos para los enfoques de la automatización de procesos de negocio. La diferencia principal entre las estrategias o tecnologías de automatización radica en el alcance de sus capacidades para automatizar diversas tareas, procesos y flujos de trabajo, así como para integrarse con los datos, los sistemas y las personas involucradas.
La BPA y la automatización de flujos de trabajo representan, en términos generales, tipos de herramientas de software para automatizar procesos de negocio, en lugar de tareas individuales o aisladas. Es importante tener en cuenta que la automatización de los procesos de negocio no es lo mismo que la gestión de procesos de negocio (BPM), una disciplina operativa para gestionar los procesos en toda la organización. Otro tipo de automatización empresarial es la automatización robótica de procesos (RPA). La RPA es una tecnología de software específica que sustenta muchas plataformas de automatización empresarial y permite la captura, automatización, ejecución y gestión de tareas repetitivas basadas en reglas.
Sin embargo, los procesos de negocio rara vez son lineales o estáticos; la mayoría de los flujos de trabajo empresariales requieren la toma de decisiones y la capacidad de adaptarse a escenarios dinámicos y no planificados. Para abordar esta realidad, la industria de la automatización empresarial evolucionó para integrar potentes tecnologías de inteligencia artificial (IA) a lo largo de todo el ciclo de vida de la automatización, lo que respalda la flexibilidad y la imprevisibilidad de las operaciones empresariales reales. La automatización cognitiva y la automatización inteligente, o automatización impulsada por IA, representan el avance actual de la automatización empresarial.
Automatización de los procesos de negocio (BPA)
Término general para el uso de software que permite automatizar procesos de negocio, incluidas las plataformas de automatización de uso general y aplicaciones para funciones específicas, como la administración de las relaciones con los clientes (CRM).
Automatización robótica de procesos (RPA)
La tecnología de software de la RPA potencia la captura, automatización, ejecución y gestión de las tareas repetitivas basadas en reglas.
Procesamiento inteligente de documentos (IDP)
Se aplicó tecnología de inteligencia artificial para automatizar el procesamiento de datos no estructurados de documentos como facturas, formularios y contratos, esto respaldó la automatización de procesos de extremo a extremo.
Automatización inteligente
También conocida como automatización impulsada por IA, combina tecnologías cognitivas como PNL y el aprendizaje automático con la RPA para automatizar procesos complejos.
Automatización cognitiva
Tecnologías de IA que imitan los procesos de pensamiento y la toma de decisiones humanos al automatizar las tareas y los procesos complejos.
Automatización del flujo de trabajo
El uso de herramientas de software para automatizar tareas de trabajo y procesos integrales. Otro término para la automatización de los procesos empresariales.
¿Qué debe buscar en una solución de automatización empresarial?
La automatización empresarial se convirtió en una herramienta esencial en organizaciones de todos los tamaños y en todas las industrias. Además, las soluciones para la automatización empresarial proliferaron, lo que generó una oferta de una gama cada vez mayor de herramientas y tecnologías para ayudar a optimizar las operaciones y alcanzar los objetivos de transformación digital. En general, al seleccionar un proveedor de automatización empresarial, es importante priorizar la seguridad y la escalabilidad combinadas con tecnologías cognitivas integradas, como la IA generativa, que están redefiniendo con rapidez la velocidad y el alcance de las capacidades de automatización empresarial.
Facilidad de uso
La facilidad de uso puede ser el criterio número uno a la hora de evaluar las soluciones de automatización empresarial. A diferencia de otras tecnologías de software, la facilidad de uso para la automatización empresarial significa mucho más que tener una interfaz intuitiva. Habilitar la automatización con el fin de llegar a todos los rincones de las operaciones significa que las herramientas de automatización deben ser accesibles para los usuarios de negocio sin habilidades técnicas avanzadas ni capacitación en el modelado de IA, al mismo tiempo que apoyan y aceleran el trabajo de los desarrolladores expertos en automatización. A la vez, la automatización empresarial aún requiere mapear flujos de trabajo y lógica complejos, así como integrarlos en todos los sistemas y aplicaciones empresariales. Las soluciones de automatización empresarial preparadas para el futuro ya superan estas diferencias al aprovechar la IA generativa para impulsar el descubrimiento de procesos y el desarrollo de automatizaciones siguiendo indicaciones en lenguaje natural, lo cual acelera y simplifica el trayecto desde la idea hasta la automatización.
Integraciones, conectividad y escala
Elija una solución de automatización que no solo satisfaga los requisitos comerciales actuales, sino que también sea lo suficientemente escalable y flexible para adaptarse a las necesidades empresariales futuras. La solución debería conectarse sin problemas a cualquier aplicación comercial que utilice, con conectores nativos y paquetes prediseñados para arrastrar y soltar en los flujos de trabajo de automatización. Las API también pueden estar disponibles como componentes básicos de la automatización sin código. Apoye la escalabilidad optando por una solución de automatización que se ejecute completamente en la nube para lograr velocidad de ejecución, flexibilidad e interacciones de datos en tiempo real.
Automatización para citizen developers (no técnicos)
Junto con la capacitación detallada en automatización y orientación dirigida por expertos, busque herramientas que capaciten a los empleados no técnicos, conocidos como citizen developers, para contribuir de manera segura y efectiva con los esfuerzos de la automatización empresarial de una organización. La automatización asistida por IA generativa aprovecha las indicaciones del lenguaje natural para crear y perfeccionar automatizaciones de procesos, sin importar la experiencia en codificación. Para utilizar automatizaciones desarrolladas por citizen developers, es necesario mantener los estándares de codificación y verificar la calidad del código. Identifica los errores, los cuellos de botella y las infracciones de las prácticas recomendadas de manera automática. Las capacidades de análisis de calidad de código integradas pueden identificar de manera automática los errores, los cuellos de botella y las infracciones de las prácticas recomendadas. Las soluciones efectivas ofrecen gobernanza y barreras de seguridad para garantizar automatizaciones seguras y de alta calidad con las revisiones necesarias antes de su implementación.
Seguridad y cumplimiento de nivel empresarial
Debido a que la automatización de procesos de negocio involucra sistemas operativos centrales y datos potencialmente confidenciales, la seguridad y el cumplimiento son aspectos críticos que deben evaluarse antes de elegir una solución de automatización empresarial. Busque prácticas sólidas de privacidad de datos y la encriptación de datos segura (es decir, encriptación AES-256, certificado FIPS-140). Considere la autenticación y autorización. ¿Cómo se gestiona el acceso y se almacenan las credenciales? Busque la administración de identidad y acceso (IAM). Haga una lista de verificación de los estándares de cumplimiento de la industria, como GDPR, ISO 22301, ISO 27001, SOC 1 Tipo 2, SOC 2 Tipo 2 y HITRUST. Asegúrese de que los proveedores hayan realizado evaluaciones de riesgos exhaustivas, evaluaciones de vulnerabilidad y auditorías de cumplimiento para respaldar y mantener su postura de seguridad.
Flexibilidad de implementación
Los principales proveedores de automatización empresarial admiten varias opciones de implementación, incluso con plataformas de automatización completamente nativas de la nube. Las plataformas deben estar listas para usarse de inmediato y no requerir ninguna infraestructura especial, con opciones para implementarlas en la nube (y aprovechar sin problemas proveedores de la nube como AWS y GCP) o usarlas de manera local, alojándolas en su propia infraestructura. Busque alta disponibilidad y recuperación ante desastres (HA/DR) global, y una arquitectura con múltiples inquilinos altamente escalable, que incluya capacidades de escalamiento automático, para optimizar el rendimiento y minimizar los cuellos de botella.
Procesamiento inteligente de documentos (IDP)
Seleccionar la solución adecuada de automatización empresarial incluye evaluar las capacidades de Document Automation. No todas las plataformas de automatización empresarial ofrecen el procesamiento inteligente de documentos (IDP) integrado. Los compradores deben buscar soluciones que aprovechen de forma nativa el procesamiento de documentos impulsado por la IA para una extracción de datos precisa que se integre perfectamente con los flujos de trabajo automatizados con el fin de impulsar la ejecución de los procesos integrales. Las capacidades fundamentales incluyen una excelente clasificación y separación de documentos para identificar con precisión las páginas relevantes dentro de documentos de varias páginas, pero las capacidades avanzadas de extracción y validación de datos son críticas para obtener resultados precisos y confiables. Las ofertas avanzadas podrán mejorar la calidad del documento a través de técnicas como la reducción de ruido y la corrección de la distorsión. Las características de flexibilidad y personalización ayudan a adaptar Document Automation a las necesidades específicas empresariales, incluida la compatibilidad con múltiples idiomas. Priorice las soluciones con una resistente protección de datos y compatibilidad con el cumplimiento normativo. Los modelos de documentos prediseñados pueden reducir en gran medida el tiempo de configuración, y la solución debe ser lo suficientemente versátil para satisfacer los requisitos específicos de su industria.
Asistencia del Centro de Excelencia (CoE) de Automatización
Su Centro de Excelencia (CoE) de Automatización puede determinar el impulso y el éxito del programa de automatización. Al seleccionar una solución, priorice aquellas que ofrecen capacitación y orientación profesional, junto con herramientas de administración del CoE diseñadas específicamente. Las herramientas del CoE deben ofrecer visibilidad y control a nivel de programa. Y deben incluir el seguimiento integrado de los indicadores clave de rendimiento (KPI) y el retorno de la inversión (ROI) para medir el tiempo ahorrado, la eficiencia de costos, la agilidad operativa y el impacto financiero. Busque herramientas que puedan ayudar a acelerar el proceso mediante la facilitación de la presentación de ideas de automatización, así como la identificación y consolidación de oportunidades de automatización a través de integraciones con aplicaciones de trabajo que utilizan los empleados, como JIRA o ServiceNow.
Ejemplos de casos de uso de automatización empresarial en diferentes industrias.
- Servicio de Atención al Cliente mejorado: la automatización puede optimizar las operaciones del Servicio de Atención al Cliente al automatizar las consultas rutinarias, acelerar el procesamiento de las tarjetas de crédito y agilizar el proceso del conocimiento de clientes (KYC), lo que permite garantizar respuestas rápidas y mejorar la satisfacción del cliente.
- Mejora en el cumplimiento y la detección de fraudes: garantice el cumplimiento normativo y mejore la seguridad mediante la automatización de los procesos de cumplimiento, los protocolos del KYC y los sistemas de detección de fraude, al identificar y abordar con rapidez las irregularidades.
- Operaciones financieras optimizadas: impulse la eficiencia y precisión en los procesos financieros al automatizar las cuentas por pagar, el cumplimiento de préstamos y los informes de libro mayor, lo que reduce errores manuales y acelera las funciones bancarias esenciales.
- Reducción de costos y mejora de la eficiencia: la automatización empresarial puede mejorar la administración del ciclo de ingresos, agilizar la atención al paciente al automatizar los procesos como la autorización previa e impulsar la transferencia precisa y oportuna de información a través de la extracción automatizada de datos de documentos.
- Mejoras en la experiencia del paciente: automatice los procesos centrados en el paciente, como la admisión previa, el registro y la programación, para simplificar los registros y reducir los tiempos de espera. Automatice los cobros en los puntos de venta y la configuración de la telemedicina para brindar mejores experiencias a los pacientes, incluso en entornos de atención remota.
- Gestión de riesgos y análisis de datos: aplique la automatización en auditorías, alertas de atención preventiva y detección de fraude para ayudar a mitigar los riesgos. La automatización también ayuda en la integración e interoperabilidad de los sistemas y puede mejorar el análisis predictivo para una mejor toma de decisiones al proporcionar paneles operativos en tiempo real.
- Eficiencia operativa y cumplimiento: mejore la planificación de la demanda, la previsión de ventas y la administración de la cadena de suministro. Optimice las tareas de gestión financiera, como las cuentas por pagar y la gestión de inventario, para reducir costos y aumentar el cumplimiento.
- Experiencia del cliente: automatice la clasificación de casos, el proceso de escalar y la captura de datos en tiempo real para ofrecer interacciones fluidas y personalizadas.
- Innovación y comprensión de datos: impulse la innovación mediante la automatización de procesos de desarrollo de productos, como la gestión de la lista de materiales (BOM) y las simulaciones de pruebas de productos. Automatice los informes y análisis para optimizar la recopilación y la interpretación de datos que le permitan tomar decisiones fundamentadas.
- Eventos adversos y quejas: aplique la automatización empresarial para acelerar la recepción y clasificación de quejas, extraer información de múltiples fuentes, sistemas y tipos de documentos, completar formularios y enviar comunicaciones de seguimiento.
- Cadena de suministro: automatice los procesos de adquisición, almacenamiento y ajuste de inventario, incorpore nuevos proveedores y coordine la gestión del programa de la cadena de suministro, y asegure y ajuste las opciones de logística y transporte.
- Estudios clínicos: utilice la automatización inteligente para crear documentación reglamentaria y presentaciones de auditoría, preparar formularios normativos para el desarrollo preclínico y clínico, y completar bases de datos clínicas e informes de investigación.
La evolución de la automatización empresarial.
El imperativo de productividad, junto con la demanda cada vez mayor de procesos más rápidos y precisos, está impulsando la innovación en la automatización empresarial, con los avances recientes que aprovechan la IA generativa.
Sistemas empresariales
La automatización empresarial comenzó formalmente con la llegada de los sistemas empresariales, como el software de planificación de recursos empresariales (ERP), para alinear y gestionar las operaciones comerciales globales mediante la integración de diversas funciones como finanzas, RR. HH. y administración de la cadena de suministro en un único sistema unificado. Los sistemas empresariales proporcionaron amplios beneficios comerciales, incluida una mayor precisión de los datos, la reducción de los silos operativos y flujos de trabajo más optimizados. Mediante el uso de sistemas empresariales integrados, las organizaciones vieron el potencial de una transformación más profunda de los procesos para agilizar aún más las operaciones y crear un cambio radical en la eficiencia.
Mejora de procesos
La gestión de procesos empresariales (BPM) surgió para abordar la necesidad de la transformación de procesos. Las herramientas de BPM les proporcionaron a las organizaciones capacidades para modelar y optimizar procesos más allá del alcance de los sistemas empresariales como la planificación de recursos empresariales (ERP). Las herramientas de BPM ofrecieron un enfoque más detallado para mejorar los procesos, centrándose en la eficiencia y la agilidad. Pero aun cuando la BPM evolucionó para abarcar capacidades más avanzadas, como la supervisión y el análisis de procesos, la automatización de procesos se mantuvo como una tarea lenta y que requería mucho esfuerzo de TI. La necesidad de aumentar la productividad en toda la empresa y de una manera mucho más rápida exigía una solución. Esta demanda dio paso al desarrollo de la tecnología de automatización empresarial accesible.
Automatización accesible
El salto crítico hacia herramientas de automatización accesibles llegó en la década de 2010 con el desarrollo de la automatización robótica de procesos (RPA). La RPA introdujo el concepto de software de automatización intuitivo para configurar de manera rápida y fácil los programas que imitan actividades digitales humanas y realizan tareas repetitivas basadas en reglas. Esta tecnología de automatización empresarial permitió grandes mejoras en la eficiencia operativa y ahorros de costos inmediatos al eliminar errores en la ejecución de procesos. Además, la capacidad de la RPA de operar en múltiples sistemas empresariales sin necesidad de integraciones significó que podía ofrecer un retorno de la inversión (ROI) en una fracción del tiempo de los proyectos de automatización tradicionales.
IA y automatización
La automatización empresarial alcanzó una nueva frontera con la integración de tecnologías de inteligencia artificial (IA), incluida la IA generativa. La automatización inteligente aprovecha la IA no solo para ejecutar tareas cognitivas, sino también para procesar documentos y datos complejos, aprender y mejorar a partir de la experiencia, y permitir que el desarrollo de la automatización sea mucho más rápido. Esta evolución está cerrando rápidamente la brecha de productividad, lo que les permite a las empresas automatizar y aprovechar de manera segura la IA generativa para acelerar la transformación digital y, en última instancia, obtener una ventaja competitiva en un mercado global dinámico.
¿Cómo comenzar su trayecto en la automatización empresarial?
Comience su trayecto en la automatización empresarial planificando las primeras automatizaciones estratégicas, estableciendo su centro de excelencia (CoE) y pensando en el futuro para escalar con seguridad y flexibilidad.
Introducción
Cómo comenzar su trayecto en la automatización empresarial
Si bien no hay una forma incorrecta de comenzar, es un error pensar que los procesos simples y sin importancia deben automatizarse primero. Por el contrario, es clave automatizar primero los procesos de alto valor, incluso los complejos, para generar una comprensión clara de lo que implicará la automatización en la organización, así como para obtener un ROI tangible en los proyectos de automatización iniciales, lo que impulsará la expansión del programa. Considere procesos que requieren velocidad y consistencia, en los que los errores conllevan costos elevados. Preparar la organización y determinar los procesos que se automatizarán implica debates internos y externos, explorar las mejores prácticas y herramientas de la industria, y visualizar la transición general hacia operaciones digitales automatizadas. Involucrar a RR. HH. desde el principio puede ayudar a garantizar un enfoque realista y abordar cualquier inquietud con claridad.
Preparación
Prepárese para la automatización con las herramientas y tecnologías adecuadas
Como una herramienta estratégica central para impulsar la productividad y la competitividad, evalúe a los proveedores de automatización empresarial según criterios inmediatos y a largo plazo, como la seguridad, la escalabilidad, las integraciones y el historial de innovación. Al mismo tiempo, desarrolle la preparación interna estableciendo un centro de excelencia (CoE) de automatización con una estructura de gobernanza clara y aprovechando la oportunidad de aprender de las implementaciones de automatización empresarial en su industria. Utilice estos aprendizajes con el fin de definir objetivos para sus iniciativas de automatización y establecer puntos de referencia y criterios de éxito.
Automatización
Desarrolle e implemente la automatización empresarial
Desarrolle las primeras automatizaciones de procesos trabajando paso a paso en cada fase, desde Process Discovery y las asignaciones, hasta el diseño del flujo de trabajo, las pruebas y la implementación. El objetivo de estas automatizaciones iniciales es desarrollar minuciosamente el entorno único de su empresa para validar las suposiciones y los modelos de implementación, así como medir el impacto de la automatización en relación con sus métricas de éxito y planes de gestión del cambio. Con vistas hacia el futuro, la fase de automatización se convertirá en el corazón de su programa de automatización empresarial, con una supervisión y mejora continuas para ajustar los procesos y obtener resultados óptimos.
Escale
Desarrolle el programa de automatización y la gestión del cambio
En realidad, la automatización es un recorrido, no un destino. Planifique mejorar, expandir, evaluar y experimentar continuamente en todas las iniciativas de automatización para garantizar el éxito a largo plazo de su estrategia de automatización empresarial. Fomente la adopción de las automatizaciones en la fuerza de trabajo al capacitar a los empleados para que participen, ya sea presentando ideas de automatización o creando automatizaciones por su cuenta como citizen developers. Mantenga abiertos los canales de comunicación al compartir y comunicar historias de éxito de automatización interna, además de escuchar las necesidades y los comentarios de los empleados.
Cómo una plataforma de automatización impulsada por IA respalda la automatización empresarial.
Logre una automatización empresarial exitosa con el desarrollo y la integración de automatizaciones rápidas y flexibles aprovechando Automation Success Platform. Obtenga asistencia técnica para todo el proceso de automatización, que incluye la gestión de la fuerza de trabajo, la integración de sistemas, la seguridad y la escalabilidad, para disfrutar automatizaciones resilientes, una implementación rápida y gobernanza efectiva.
