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La automatización de flujos de trabajo utiliza formas comunes de automatización, como la automatización robótica de procesos (RPA) y la automatización de los procesos de negocio, para mover la información correcta entre los componentes del sistema de TI, según las reglas empresariales definidas, para realizar pasos como la incorporación de empleados nuevos, por ejemplo.
La automatización de flujos de trabajo es la clave para que los procesos digitales de cualquier función laboral (Recursos Humanos, Finanzas, Adquisiciones, etc.) fluyan en una serie repetitiva de pasos sin intervención humana. Los usuarios solo definen esos pasos e identifican lo que debe hacerse en ellos para automatizar los flujos de trabajo con métodos de autoservicio, como arrastrar y soltar o modelar lo que debe suceder. La automatización resultante hace que estos procesos sean más consistentes, precisos y eficientes, a escala empresarial.
¿Cuáles son las ventajas de la automatización de los flujos de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo le permite aprovechar la transformación digital, ya que los usuarios pueden completar una mayor cantidad de flujos de trabajo de forma más rápida, sencilla y mejor que de forma manual o en papel. La naturaleza de autoservicio del software de automatización del flujo de trabajo les proporciona estas ventajas a todos los empleados, no solo a los expertos en tecnología.
Estas herramientas permiten a cada unidad comercial aumentar su productividad para que las empresas puedan realizar más trabajo y cumplir con los objetivos principales de su misión. Con la automatización del flujo de trabajo, las empresas maximizan el uso de sus empleados al acelerar lo que, de otro modo, serían procesos manuales, que suelen ser lentos, inconsistentes y propensos a errores. Las herramientas de automatización del flujo de trabajo eliminan estos cuellos de botella. Los beneficios específicos incluyen lo siguiente:
Precisión
La precisión de las funciones vitales del departamento, como garantizar que se pague el monto correcto de las facturas, solo puede mejorar con el software de automatización del flujo de trabajo, ya que, a diferencia de los empleados humanos, estas herramientas automatizadas siempre hacen lo que fueron capacitadas para hacer. Este enfoque elimina el error humano.
Menores costos
La automatización del flujo de trabajo es esencial para permitir que las organizaciones hagan más con menos. Mejorar la eficiencia y la productividad de los humanos reduce en gran medida los costos asociados a los errores y disminuye la cantidad de trabajadores que se necesitan para completar flujos de trabajo específicos.
Transparencia
El software de automatización del flujo de trabajo es fundamental para aumentar la visibilidad de los procesos más complicados. Garantiza que se asignen, sean repetibles y sostenibles para lograr una responsabilidad impecable en la que los trabajadores o factores son responsables de resultados comerciales específicos, lo que de otro modo podría ser una tarea costosa y que lleva mucho tiempo investigar.
Satisfacción laboral
Los niveles más altos de productividad y eficiencia que apoya la automatización del flujo de trabajo no solo tienen un impacto en el resultado final. Esta mayor eficacia también se traduce en una mayor satisfacción laboral para los trabajadores individuales, lo que conduce a mayores tasas de retención y una mejor adquisición de talento.
Flexibilidad del flujo de trabajo
Los usuarios pueden planificar, cumplir y coordinar la finalización de cualquier cantidad de tareas en un flujo de trabajo, sin importar cuán difíciles sean. Después, pueden automatizar procesos complejos que involucran datos no estructurados y estructurados para dar cuenta de cualquier necesidad de flujo de trabajo empresarial.
Escalabilidad
Es probable que la escalabilidad sea uno de los principales beneficios del software de automatización del flujo de trabajo. Permite a los usuarios realizar tareas discretas para cualquier proceso, sin importar la cantidad de datos o personas involucradas, como implementar credenciales de seguridad para los trabajadores de una fusión reciente. La automatización de estos flujos de trabajo garantiza que estos procesos se realicen con la misma fluidez con la que lo harían a una escala mucho menor.
¿Quién utiliza la automatización de los flujos de trabajo?
La automatización de los flujos de trabajo puede aplicarse de manera horizontal en diferentes verticales y unidades de negocio. Sería difícil encontrar una industria o departamento que no utilice alguna forma de este tipo de automatización de alguna manera. Dado que sus principales ventajas de mayor eficiencia, eficacia, escala y reducción de costos son convenientes a nivel universal en cualquier entorno de trabajo, la automatización de los flujos de trabajo suele encontrarse en la mayoría de ellos, sin importar estos puntos de distinción.
Aún así, los casos de uso departamentales para la automatización de flujos de trabajo suelen ser mayores en algunas unidades comerciales que en otras. El área de recursos humanos es un candidato ideal para la automatización de los flujos de trabajo, en gran medida debido a la excesiva dependencia del papel que tradicionalmente tenía este ámbito. La misma percepción se aplica al área de finanzas. Los equipos de Servicio de Asistencia al Cliente también son usuarios frecuentes del software de automatización de flujos de trabajo porque les permite acceder con rapidez a cualquier cantidad de sistemas para resolver problemas y satisfacer a los clientes.
Es probable que los servicios financieros y los bancos tengan las mayores tasas de adopción de herramientas de automatización de flujos de trabajo debido a su apoyo a los trabajadores del conocimiento. Otras verticales incluyen seguros, ventas y marketing, y atención médica. Los casos de uso específicos incluyen los siguientes:
Recursos humanos
Hay una serie de funciones valiosas que la automatización de los flujos de trabajo agiliza y acelera en RR. HH. Además de la incorporación y el despido de empleados, estas herramientas son efectivas para gestionar solicitudes de vacaciones, planillas de horas y los distintos pasos necesarios para procesar los beneficios. Son útiles para agilizar cualquier cambio relacionado con RR. HH., como los de los planes de seguro médico.
Área legal
La automatización de los flujos de trabajo es fundamental para automatizar funciones básicas en departamentos legales individuales o para empresas del sector legal. Los métodos como RPA son excelentes para extraer información de los formularios de admisión de clientes y posicionarlos en sistemas de TI posteriores. Los usuarios también pueden automatizar flujos de trabajo para realizar un seguimiento de los plazos de los casos, las revisiones de contratos y las retenciones legales.
Equipos de TI
Hay una gran cantidad de usos para la automatización de los flujos de trabajo en TI. Quizás lo más urgente sea procesar solicitudes de servicio, algo que de otra manera no siempre resulta sencillo. Este enfoque también es útil para procesar y manejar incidentes de seguridad y para configurar cuentas nuevas. Además, las herramientas de automatización de los flujos de trabajo aceleran las solicitudes de acceso a servicios ad hoc para fines de auditoría y gobernanza de datos.
Contabilidad
Existen varios flujos de trabajo de finanzas que puede automatizar para aumentar la efectividad. La mayoría de las tareas relacionadas con aprobaciones o solicitudes (como solicitudes de gastos de capital [CapEx], autorizaciones para gastos [AFE] o aprobaciones de gastos) se pueden automatizar para reducir el tiempo de acción. De manera similar, los elementos relacionados con cuentas por pagar, cuentas por cobrar o realizar cambios en los salarios son ideales para las soluciones de automatización de flujos de trabajo.
Atención médica
La automatización de los flujos de trabajo mejora algunos de los procesos más vitales en la atención médica. Además de procesar formularios de reclamos por procedimientos de diagnóstico y médicos, también es importante para automatizar varios aspectos de la facturación. Las ventajas operativas incluyen el procesamiento de rotaciones de guardia y los horarios de trabajo del personal. Otros ejemplos incluyen el procesamiento de formularios de admisión y alta de pacientes.
Servicios financieros y seguros
Algunos de los procesos centrales en finanzas y seguros se gestionan de manera rutinaria con capacidades de automatización de los flujos de trabajo. El procesamiento de reclamos de hipotecas y préstamos, incluidos aspectos del proceso de aprobación, es uno de los más importantes. Otros incluyen identificar y asimilar información con el fin de tomar decisiones para analistas financieros e inversores.
¿Cómo puedo comenzar a automatizar los flujos de trabajo?
Los usuarios pueden comenzar con la automatización de los flujos de trabajo siguiendo un plan de cinco pasos basado en determinar qué procesos se benefician de la automatización, delinear los objetivos empresariales de la automatización, seleccionar el software de automatización, capacitar a los miembros del equipo en su uso y perfeccionar los flujos de trabajo con KPI para aumentar el ROI.
PASO 1
Hay varias formas de identificar los procesos que es beneficioso automatizar. Estos procesos pueden variar desde lo obvio (ver qué procesos tienen que volver a hacerse con frecuencia, cuáles tienen el mayor impacto en el costo o cuáles son más perjudiciales para la eficiencia de los empleados) hasta lo más científico, en que representa visualmente las tareas en los procesos con diagramas de flujo. Una combinación de ambos enfoques suele ser lo que mejor funciona. Los flujos de trabajo que son más complicados que otros, que son críticos para la misión o que son altamente repetitivos son ideales para la automatización.
PASO 2
A continuación, es fundamental delinear los objetivos empresariales relacionados con el proceso. Estos deben estar bien definidos y ser un resultado natural del proceso, lo que minimice idealmente la variación. Es útil pensar en estos objetivos en términos de “o esto o lo otro”. Por ejemplo, aprobarle o negarle un préstamo a un solicitante. En este paso está implícito especificar qué tareas del flujo de trabajo contribuyen al objetivo empresarial en mente y cómo. Aunque los procesos pueden ser multifacéticos, las tareas que incluyen y su relación con los objetivos del negocio deben ser simples.
PASO 3
Hay un par de consideraciones que influyen qué software de automatización de flujos de trabajo debería seleccionar. Estas dependen del caso de uso específico, la industria y el departamento. Para tareas que involucran toma de decisiones o análisis, la RPA, que frecuentemente se combina con inteligencia artificial y aprendizaje automático, es útil.
PASO 4
Capacitar a los usuarios sobre la herramienta de automatización de los flujos de trabajo es fundamental para tener éxito. Las opciones como la RPA tienen curvas de aprendizaje muy bajas y no requieren mucha capacitación. Por lo general, las organizaciones solo muestran en pantalla el proceso que desean que este software realice, el cual luego internaliza y automatiza.
PASO 5
El paso final es perfeccionar los flujos de trabajo en función de los resultados en producción. Los KPI pueden determinar qué tan exitoso es el software de automatización de los flujos de trabajo. Por ejemplo, los usuarios pueden tener un umbral de precisión (por encima del 90 por ciento para recuperar la información necesaria y satisfacer una solicitud específica del Servicio de Atención al Cliente, por ejemplo) que sirve como base para la aprobación de un flujo de trabajo automatizado. La supervisión y la evaluación continuas de los KPI indicarán cuánto se debe cambiar un flujo de trabajo y cuándo para lograr los objetivos empresariales mediante la automatización de procesos.
Preguntas frecuentes sobre la automatización de los flujos de trabajo
La automatización de los flujos de trabajo es el diseño, la ejecución y la automatización de procesos empresariales, en los que las tareas, la información o los documentos se pasan de un participante a otro de acuerdo con un conjunto de reglas de procedimiento.
La automatización de los flujos de trabajo mejora la eficiencia, reduce la posibilidad de errores, elimina tareas innecesarias y ayuda a garantizar que los procesos se completen de manera estandarizada. También puede aumentar la transparencia y facilitar el seguimiento del progreso.
Las tareas repetitivas, predecibles y basadas en reglas son excelentes candidatas para la automatización del flujo de trabajo. Esto puede incluir tareas como el procesamiento de facturas, la incorporación de empleados, los tickets del Servicio de Asistencia al Cliente y más.
La automatización de los flujos de trabajo se puede lograr con una variedad de herramientas que van desde un simple software de automatización de tareas, hasta plataformas más avanzadas que utilizan inteligencia artificial y aprendizaje automático.
El nivel de dificultad puede variar de acuerdo con la complejidad del flujo de trabajo que se esté automatizando. Sin embargo, con las herramientas y la orientación adecuadas, la mayoría de las empresas pueden implementar con éxito la automatización de los flujos de trabajo para mejorar la eficiencia y la productividad.
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