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自 1982 年以來，Microsoft Excel 一直以其驚人的能力，支援企業跨任意數量的 Excel 試算表 (即活頁簿) 與索引標籤 (即工作表) 計算資料。您可以使用工具列來繪製圖形，建立樞紐分析表，以及從任意數量的來源查閱和編譯資料。最重要的是，搭配 VBA 程式設計語言、Visual Basic 編輯器以及 巨集錄製器一起使用，您只要按一個按鈕，就能執行簡單或複雜的重複任務。
傳統上，試算表一直是管理許多業務流程的主流方式，從財務到員工行程，無所不包。即使在人工智慧、大數據和雲端運算的現代，許多組織依舊仰賴 Microsoft Office 應用程式、使用 Excel，並且在試算表中存有大量資料。
然而，在看似無限的可能性背後，伴隨而來的是難以上手的 VBA。使用者可能得耗費數小時來鑽研自動化範例以及預先撰寫好程式以處理特定資料集的花俏 Excel 範本。還有大量專為教導單一目標或回答像是「開發人員索引標籤在哪裡？」以及「我要怎麼變更巨集名稱？」等問題所設計的教學課程與網路研討會。
Excel 自動化可以省下大量浪費的工時，並且解救大量中斷的工作流程。使用者完全不用學習 VBA 程式碼，就能自動化可重複的流程；可以建立和錄製巨集、使用巨集並建立報告。它甚至能夠現代化此架構以加入商業智慧和資料科學工具，讓組織能最佳化其 Excel 資料。
Excel 自動化可以為我做些什麼？
Excel 自動化有許多功能，可讓使用者更有效地利用 Excel 活頁簿。不僅能讓複雜的任務變得簡單，並使公司能夠快速準確地重複執行流程，以節省時間、金錢和精力。同時也是更新舊有業務流程 (和系統)，使其能與現代版本無縫協作進行詳細分析、資料科學和商業智慧的關鍵。
在這方面，它將傳統的結構化資料帶入了一個全新的境界。現在，它可以將半結構化和非結構化資料與所有新的自動化工具相結合，讓這些資訊為企業帶來利益。具體好處包括：
簡單易用的體驗
Excel 自動化的功能可處理各種麻煩惱人的工作；可以更新值、格式化儲存格和執行巨集。使用者不會受這些細節困擾，而是能夠專注於試算表中資訊的重要性，實現有效率又愉快的使用者體驗。
明智的決策
自動化 Excel 任務能讓使用者將所需的資訊從試算表傳輸至色彩繽紛的儀表板、圖表與圖形。這些功能以視覺化的方式呈現資料的意義，為決策提供資訊。類似的流程對於將 Excel 資訊擷取至分析工具中也很有用。
企業整合
自動化 Excel 流程是將試算表及其資料整合至任何企業系統的關鍵。自動化負責讓試算表成為與更現代的企業資源整合的另一個來源。
共用資料
使用者可以安全地共用 XLS、XLSX、XLSM (專門支援 VBA 巨集的 Excel 檔案) 和 CSV 檔案中的資料。無論資料的實體位置為何，Excel 自動化都能加密資料、壓縮資料，並將資料傳輸給其他人。上述每一個步驟均可輕鬆地自動化，從而安全地協同合作。
加強風險管理
在試算表與其他資源之間傳輸資料時，使用者經常會出點小錯。這些小錯誤可能會讓雪球越滾越大，進而對公司造成負面影響。自動化能讓資料傳輸的風險降為零。
低衝擊實作
RPA 的開發方式使其可以在對公司流程的干擾最小的情況下實施。在整合或升級 RPA 平台時，團隊可以繼續使用熟悉的技術。
誰在使用 Excel 自動化？
Excel 自動化可廣泛部署在各種不同的產業和使用案例中。從跨產業的觀點來看，會計部門經常將其用於追蹤財務資訊。人力資源部門仍然將資料保存在試算表中，並且是 Excel 自動化的自然採用者。甚至有公司利用自動化管理供應鏈網路。
採用某種程度的 Excel 自動化的特定產業還包括將大量資訊儲存在試算表中的政府機關。製造業則是另一個垂直領域，對於管理採購及合作夥伴關係等方面特別實用。Excel 自動化的詳細範例包括：
醫療保健
醫療保健供應商通常會將大量的病患資料儲存在試算表中，而這類資訊也常用來交叉參照供應商與藥品的相關資料。Excel 自動化可以簡化管理此資訊的流程，像是預約掛號、後續追蹤和治療等事項。
公共部門
政府組織會將大量的個人、組織、縣市與鄉鎮機關及其員工的相關資料儲存在 Excel 檔案中。自動化能讓這些實體單位，例如，加快資料擷取和移轉的速度，以及為新屋主匯入和新增資料。
製造
製造業運用試算表來管理供應鏈網路和採購資料的情況並不罕見。借助 Excel 自動化，他們可以自動填寫合作夥伴與耗材物料的相關資料，包括低潛在開發，而且還能擷取資料進行分析。
金融服務
銀行與金融服務公司會在試算表中管理多種類型的資料，從客戶資訊到抵押貸款、信用額度的相關資料，以及其他服務。自動化能讓這些組織迅速地將此資訊載入下游系統進行分析，以決定是否要向客戶提供貸款，舉例而言。
銷售和行銷
特別是在當今的現代客戶旅程中，因為有多個接觸點與更長的轉換時間，行銷與銷售服務經常在客戶資料管理方面遇到困難。跨平台、接觸點和分析通路來準確地合併客戶資料是極為重要的事。客戶資料通常會從隨時可用的 Excel 工作表開始。自動化可消弭彙總及合併客戶資料所帶來的挫折感與錯誤，進而擁有更正面的客戶體驗。
業務流程運作
許多 BPO 服務包含庫存管理，但這種管理作業通常必須跨多個系統進行。要將所有的項目整合到一個系統可能會是一大難題。由於 Excel 在商業領域中佔有主導地位，許多公司轉而改用試算表。Excel 自動化透過自動執行存量調節等任務，讓盤存變得更輕鬆。
關於 Excel 自動化的常見問題集
Excel 的某些部分已經可以透過公式在程式本身內達成自動化，像是根據資料建立動態報表。然而，使用 RPA 的 Excel 自動化不僅會承繼 Excel 的功能，更可放大這些能力。除此之外，Excel 自動化還能讓下列事項不再是手動工作：
移轉和擷取資料
資料庫整合
應用程式整合
執行分析報告
清除和剖析資料
簡而言之，答案為「否」。雖然機器人流程自動化和巨集有一些相似之處，但也存在顯著差異。
最大的差別之一就是限制。巨集限用於 Microsoft Office 套件；在 Office 以外要擴展 Excel 工作可能十分困難。但是 RPA 能與其他應用程式整合，因此可執行更廣泛的任務。
其次是易用性。RPA 簡單易用，並且具有拖/放介面。不需要瞭解如何撰寫程式碼。至於巨集，則是必須深入瞭解 VBA：撰寫巨集所需的程式碼。
這取決於您的需求。如果您不曾想過要將工作範圍拓展至 Excel 或 Office 以外，這或許對您沒什麼用處。如果您出乎意料地有一堆 VBA 程式碼片段可以解決問題，您大概不需要 RPA 及 Excel 自動化。但是，如果您想減少手動撰寫所有巨集程式碼與編譯資料的人力，或是想要將手上擁有的超強 Excel 功能擴展到其他領域和應用程式，那麼 RPA 非常適合您。
乍聽之下，這好像是個傻問題，但實際上您還真的不需要。Automation 360 等 RPA 平台可讓您 管理 Excel 試算表和活頁簿，但無需安裝程式。這也是 RPA 讓業務流程更順暢的另一種方式。
五個字：乾淨的資料。在公司的多個領域中使用 Excel 等資料試算表時，保持資料完整性是最重要的考量要素之一，也是最難監控的要素之一。自動化 Excel 工作流程可提供乾淨的資料、確保準確地執行資料合併、比較、對照和其他資料管理活動。
否。RPA 自動化適用於任何規模的公司，而且完全可擴充。因此，您的 Excel 自動化解決方案會隨著公司的需求而成長。
如何開始使用 Excel 自動化？
開始使用 Excel 自動化的最佳方法是實施機器人流程自動化 (RPA) 解決方案。RPA 軟體使用被稱為機器人的軟體代理程式，執行自動化 Excel 活動所需的各種動作。RPA 解決方案能良好地與 Excel 搭配使用。它們不僅專精於自動化日常業務、可重複的流程，更是用於處理試算表內結構化資料的絕佳工具。
採用 RPA 平台後，您就能很輕鬆地停止記錄並開始自動化 Excel 活動。只要使用點選與拖放的方法，就能向機器人顯示特定流程中的所有各種步驟。
頂級 RPA 解決方案運用電腦視覺與 AI 來監控所有的這些步驟，即使是單獨的滑鼠點擊也都不會錯過。完成後，系統就會知道如何部署機器人來自動化 Excel 任務。這包括將資訊從其他系統傳輸到 Excel 等任務，反之亦然。
例如，RPA 非常擅長用「畫面抓取」的方式從不同網站獲取資訊以填入試算表。用來自動化相對單調的工作時，像是為了特定工作更新值或格式化儲存格，它可以節省公司的時間和金錢。與人類相比，能更有效率 (也更快) 地執行這些工作。此外，機器人永不疲倦，也不會像人一樣因為工作過晚或分心而犯錯。
最後一個步驟之一是部署機器人以實作其他形式的 Excel 自動化。舉例來說，如果您已使用巨集自動執行 Excel 的某些部分，機器人可以接手，以企業規模執行此任務。可以確保準確性的特點使其成為啟動下游流程的理想選擇，像是在試算表中整合機器學習模型訓練的資訊、分析銷售團隊成員的生產力，或任何其他使用案例。RPA 能讓 Excel 自動化成為企業級規模，同時可靠又安全。
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