ما هو OCR؟

السرعة

تتمثل الفائدة الأكبر من برنامج OCR في مدى تسريع عمليات إدخال البيانات ومعالجة البيانات. فقد تمكّن أسرع كاتب تم تسجيله على الإطلاق من كتابة 216 كلمة في الدقيقة. مقارنة بذلك، يمكن لأسرع برنامج OCR على كمبيوتر في حالة جيدة التعرف على أكثر من 1500 حرف في الثانية.

الدقة

ونذكر من الفوائد الأخرى الدقة. بالنسبة إلى الإنسان، تُعتبر كل نقطة اتصال - إدخال البيانات أم معالجتها أم استخراجها مجالاً يسمح بحدوث أخطاء. أما دقة تقنية OCR، فتبلغ 98% للبرامج ذات الميزات الأساسية. ويمكن تعزيز مستوى الدقة من خلال إضافة تقنية الذكاء الاصطناعي، مثل خوارزميات التعلم العميق ومعالجة اللغة الطبيعية (NLP) والتعرف الذكي على الأحرف (ICR) وغيرها من برامج التعرف.

الوظائف

على الرغم من إمكانية تحويل النصوص إلى صور رقمية ومستندات ممسوحة ضوئيًا من دون تقنية التعرف البصري على الأحرف، إلا أن وظائف OCR تضيف إمكانية فهرسة تلك المستندات وتحريرها والبحث فيها. إذا سبق أن تلقيت مستند PDF لا يتكون سوى من صورة ممسوحة ضوئيًا، فأنت تفهم حتمًا الاستياء الناجم عن عدم القدرة على تحرير النص. ولكن، تخلّصك تقنية OCR من هذا الاستياء سواء أكنت تعمل مع مستندات ورقية أم بطاقات عمل أم مذكرات مكتوبة بخط اليد أم حتى إيصالات متاجر ممسوحة ضوئيًا.

التكلفة

ينتقل عدد متزايد من الشركات اليوم نحو السحابة والعالم الرقمي، بفضل الفوائد المتعددة لحيازة معلومات بين يديك. لكن تكلفة إدخال البيانات ومعالجتها واستخراجها يدويًا قد تكون باهظة. لذلك، يساعد اعتماد تقنية OCR في خفض تكاليف استخراج البيانات، كما وتكاليف النسخ والطباعة وما إلى ذلك.

المساحة

ستزول الحاجة إلى الأوراق الفعلية بفضل تقنية OCR التي تساعدك في تحويل كدسات المستندات الورقية المنتشرة عبر المؤسسة إلى معلومات رقمية وموثّقة ومصنّفة بشكل سريع ودقيق. فقد ولّت أيام خزائن الملفات الكبيرة والمليئة بالمستندات الورقية، ليتم استبدالها بخادم واحد ومنصة تسهّل العثور على أي معلومات ضمن المؤسسة.

إمكانية التحرير

كما ذكر أعلاه، ستشعر باستياء كبير عند التعامل مع مستند PDF لا يحتوي سوى على صورة ولا يمنحك القدرة على تحرير النص. لكن، تخلّصك تقنية OCR من هذه المشكلة من خلال تحويل كل مستنداتك إلى تنسيقات ملفات مفضّلة مثل Word. يسهّل ذلك تحديث محتويات المستندات بدلاً من عملية النسخ/اللصق/التحرير التي تستغرق وقتًا طويلاً.

الخدمات المصرفية

كانت المصارف من أول الأماكن التي اعتمدت تقنيات التشغيل الآلي وتقنية OCR، ولا يزال مجال الخدمات المصرفية أحد أكبر مستخدميها. يسهّل التقاط البيانات العمليات المصرفية ويسرّعها ويزيد من فعاليتها.

وتُعدّ الصرافات الآلية أحد أول الأمثلة على التشغيل الآلي وتقنية OCR، ويشكّل إيداع الشيكات عبر الهاتف المحمول من أحدثها. لقد تحسنت جودة تقنية OCR بحيث أصبح بإمكان الكمبيوتر قراءة رقم الحساب والتوقيع والمبلغ بالدولار والتعرف بدقة على الفرق بينها. في الواقع، تم تصميم الخط لرقم الحساب في أسفل الشيك خصيصًا لزيادة إمكانية قراءته آليًا.

تسمح أيضًا تقنية OCR للمصارف باستخراج البيانات بدقة من مجالات أخرى، بما في ذلك طلبات الرهن العقاري وقسائم الرواتب وطلبات القروض.

التأمين

تتعامل شركات التأمين مع كميات هائلة من المعاملات الورقية على أساس يومي؛ إذ تتطلب مقترحات التأمين والحسابات الجديدة وتجديدات البوالص ومعالجة المطالبات كلها معاملات ورقية. تترتب تكلفة باهظة على رقمنة كل المستندات اللازمة يدويًا، وذلك من حيث الرواتب والعمالة.

بفضل برنامج OCR، يصبح استخراج البيانات الآلي جزءًا سريعًا من العمليات اليومية في مجال التأمين. ففور تعبئة أوراق التأمين الجديدة، يمكن مسحها ضوئيًا وحفظها في النظام. بالتالي، يصبح العميل الجديد "مسجلاً في النظام"، ويبقى طوال مدة بوليصته. وهذا يعني أن بإمكان شركة التأمين سحب معلوماته في أي وقت: عندما يكون لديه أسئلة متعلقة بالبوليصة أو عندما يرغب بتغيير بوليصته أو يحتاج إلى معالجة مطالبة.

الرعاية الصحية

تتم معالجة الملايين من المطالبات الطبية سنويًا. ينجم عن ذلك الكثير من المعاملات الورقية والكثير من المعالجات اليدوية، والكثير من الأخطاء، في مجال صناعة تُعتبر فيه الدقة بالغة الأهمية. إن سجلات المرضى المفقودة ليست سوى مشكلة شائعة واحدة تنشأ من عدد المستندات الورقية الكبير في مجال الرعاية الصحية. تُعد هذه الأخطاء أحد أهم الأسباب للانتقال إلى السجلات الرقمية.

أدخل إلى عالم تقنية OCR لتحويل كميات السجلات الهائلة إلى تنسيق إلكتروني بسهولة تامة. فهي تزيل الجانب اليدوي من العملية، مما يقلل الأخطاء ويسرع حفظ السجلات الطبية والمطالبات ويعزز إمكانية الوصول إلى المعلومات. كذلك، أصبح من السهل توفير أي عدد من النماذج الطبية أو سجلات الصيدليات أو الملاحظات السريرية أو غيرها من المستندات الطبية، في غضون 24 ساعة في أي مكان تظهر الحاجة إليها.

البيع بالتجزئة

تسمح تقنية OCR بالتعامل بشكل أفضل مع الشحن وتلقي المعلومات وغيرها في مجال البيع بالتجزئة. وغالبًا ما يتم استخدامها لالتقاط البيانات من قوائم التعبئة، ومسح طلبات الشراء ضوئيًا، ورقمنة الفواتير، وتتبع المخزون والمزيد غير ذلك.

يمكن لبرنامج OCR إنتاج آلاف نماذج الفواتير تلقائيًا من دون تفاعلات المستخدم. فهو قادر على تحويل وحدة SKU والسعر واسم المنتج إلى تنسيق رقمي بمساعدة الكاميرات.

أما بالنسبة إلى العملاء، فيعزز البرنامج مرونة برامج المكافآت والقسائم. بفضل تقنية OCR في الهاتف المحمول، ما عليهم سوى مسح الرموز التسلسلية ضوئيًا لاسترداد قيمتها.

الموارد البشرية

تُعتبر الموارد البشرية جزءًا لا يتجزأ من الشركات، إلا أنها من أكثر المجالات التي تستهلك فيها المهام وقتًا طويلاً. وأفضل مثال على ذلك هو الاختيار المسبق للمرشحين. فيمضي مسؤول التوظيف مدة معدلها 3 أيام لتوظيف شخص جديد.

كيف يمكن للبرنامج OCR المساعدة؟ يسمح برنامح OCR لمسؤولي التوظيف بمعالجة التطبيقات ضمن دفعات. وأثناء معالجتها، يتم استخراج البيانات ذات الصلة وتصنيفها. بالتالي، يمكن لمسؤولي التوظيف استخدام هذه البيانات المُستخرجة لمطابقة المرشحين مع متطلبات الوظيفة.

‏يوفر ذلك منافع متعددة لقسم الموارد البشرية. أولاً، فهو توفر وقت مسؤولي التوظيف الثمين. ثانيًا، يساعد في مبادرات مثل المساواة بين الجنسين والمساواة العرقية، نظرًا إلى أنه يستثني كل شيء باستثناء المؤهلات المطلوبة. بذلك، لن يشكّل الانحياز اللاواعي عدم الموضوعية مشكلة بعد الآن. ثالثًا، لن يضطر المرشحون للانتظار طويلاً للحصول على ردّ لأن العملية أصبحت أسرع بكثير، مما يولّد انطباعًا أكثر إيجابية منذ البداية.

العقارات

تتخصص شركات العقارات التجارية والسكنية في إنشاء المعاملات الورقية؛ إذ يجب توقيع سجلات التسويات والنفقات والصيانة وفواتير البيع وغير ذلك وحفظها. وبعد حفظها، من الضروري التمكّن من الوصول إليها بسهولة.

لا يتّسم أي نظام يدوي لحفظ الملفات بالفعالية والسرعة اللتين تتمتع بهما خزانة حفظ الملفات الإلكترونية المزودة بالتقنية المطلوبة لتصنيف حزم المستندات اللازمة وجمعها وإنشائها تلقائيًا. عند دمج تقنية OCR في نظام إدارة المستندات الخاص بك ستتمكّن من البحث في كل مستند، سواء أكان صورة أم مستندًا نصيًا.