ما هو تعريف تعدين العمليات؟ | تعدين المهام

استكشاف العمليات هي طريقة سهلة في المتناول لاستخدام علوم البيانات ومنهجية تحليل العمليات لتحسين أداء العمليات التجارية ومراقبتها وقياسها. ستكون قادرًا على تحسين اتخاذ القرارات المستنيرة وإجراء تعديلات في الوقت الفعلي ومراقبة النتائج بقليل من التدخل البشري أو من دونه. وعلى الرغم من أن التشغيل الآلي والذكاء الاصطناعي لإدارة العمليات التجارية جديدان نسبيًا، إلا أن مفهوم تعدين العمليات ليس بالأمر الجديد.

تاريخيًا، تفقد الشركات آلافًا من الساعات التي يقضيها الموظفون في مسح الوثائق ضوئيًا بشكل يدوي للحصول على المعلومات اللازمة لتحديد المشكلات. سيتعيّن عليها بعد ذلك تخمين أفضل حل للتحسين والأسباب الجذرية لذلك وكيفية تنفيذ التغييرات وأخيرًا مراقبة كل شيء يدويًا لتقييم النتائج. وهذا أجدى نفعًا. ومع ذلك، فإن الأمر لا زال يُقصد به التخمين في أثناء عملية اتخاذ القرارات لأن ما تراه قد لا يمثّل نظام الأعمال بدقة. تقنيات استكشاف العمليات وخوارزمياتها هي تحول رقمي لهذه الخطوات نفسها.

اليوم، مع وجود بعض التعليمات البرمجية الذكية والبيانات وتحليلات العمليات، فإن تقنية استكشاف العمليات الآلية تنشئ تصورًا دقيقًا للأداء الفعلي للعمليات في أي نظام لإنشاء سجل أحداث من دون المشاركة بشكل مباشر في رسم الخرائط وتحسين تدفقات العمليات. يتضمن ذلك كل شيء بدءًا من أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) والعمليات المالية ووصولاً إلى تخطيط موارد المؤسسات (ERP). إذن، كيف تعمل أدوات استكشاف العمليات؟

تنشئ أنظمة الأعمال مسارًا ورقيًا رقميًا من خلال بيانات السجل لديها. تنشئ أدوات استكشاف العمليات نموذجًا من هذه البيانات لإنشاء خريطة العمليات. بعد ذلك، يقوم الذكاء الاصطناعي والبرامج الأخرى بتقييم هذه النماذج لفهم الخصائص، مثل: تسلسل الأحداث والتنظيم ووقت المعالجة. ومن هناك، يمكنك تحديد التكاليف المقترنة بالمشكلات المكتشفة مع توضيح فوائد الحلول الممكنة واتخاذ قرارات قائمة على البيانات. يمكن لخوارزميات استكشاف العمليات بعد ذلك الاستمرار في مراقبة الأنظمة المتنوعة لمساعدتك على قياس نجاح الحلول التي تم تنفيذها.

ما الذي يمكن أن يفعله استكشاف البيانات لي؟

يمكن لكل شركة أو مجموعة أو مؤسسة الاستفادة من التشغيل الآلي للعمليات بشكل فوري وحقيقي. تبدأ هذه المزايا بكفاءة أعلى داخل الأنظمة ذاتها، ولكنها تتوسع أيضًا لتشمل مجالات أخرى.

يمكنك تحليل فاعلية تدريب الموظفين وتحسينه عن طريق تحديد الأخطاء التي ترتكب بشكل شائع. ستجد فرصًا سانحة لزيادة المبيعات وحتى التمكّن من تحديد البائعين الذين يستطيعون تلبية المطالب الصعبة لأي مشروع جديد. وكلما لجأت إلى التشغيل الآلي، أصبح نطاق هذه الفوائد أكبر.

زيادة الإنتاجية

يمكن لكل عنصر من عناصر العمل لديك تنفيذ المزيد في وقت أقل من خلال القضاء على المشكلات والعثور على طرق جديدة لمعالجة الاستثناءات والتخلص من أوجه القصور. أضف الذكاء الاصطناعي والتشغيل الآلي إلى تقنية استكشاف العمليات الحالية. بعد ذلك، يمكنك تشغيل المهام الإضافية آليًا لكي يتمكن أفراد الفريق من أصحاب المهارات العالية من التركيز بشكل أكبر على القيام بما هو مهم في أثناء معالجة أنظمة معلومات استكشاف العمليات لمراقبة الجزء المتبقي.

تقليل المخاطر

تكون الأنظمة رائعة عند بقاء كل شيء كما هو، ولكن الاستثناءات يمكن أن تكون كارثية. يتم نسيان الخطوات وفقدان الأشياء وارتكاب الأخطاء. إن تحسين النظام استنادًا إلى ما تعتقد حدوثه معناه أنك تخاطر بالتعرّض للفشل في مراعاة الظروف غير المتوقعة، ما يؤدي إلى تفاقم المشكلة. يقلل استكشاف العمليات هذه المخاطر ويسمح لك باتخاذ قرارات واثقة.

تحسين رضا الموظفين

يبدو أن استكشاف العمليات الشامل لا يفيد سوى الأعمال من الخارج، ولكن هذا غير حقيقي. عندما يثق الموظفون وأفراد الفرق في الأنظمة التي يستخدمونها، ولا يتعين عليهم بعد الآن تنفيذ مهام إضافية أو متكررة، يصبح لديهم الدافع لإحداث فرق وإضافة قيمة. ومن المحتمل أيضًا أن يقللوا المماطلة.

زيادة الدقة

بدلاً من العمل من مفهوم النظام المثالي، يوفر استكشاف العمليات صورة واضحة للنظام بغض النظر عن الظروف. هناك مساحة قليلة لارتكاب الأخطاء. ومع ذلك، فإن استكشاف العمليات يعني أيضًا التوافق؛ لذا، فإن المهام الأكثر وضوحًا تتبع العملية نفسها.

خفض التكاليف

إن تعدين العمليات يعني التعامل مع عدد أقل من الأخطاء وتقليل الوقت المستغرق وتوفير مزيد من المعلومات التي تحتاج إليها والمرونة للتركيز على الأمور التي تدر عليك أموالاً وزيادة مستوى رضا العملاء. هناك العديد من حالات الاستخدام التي توضح كيفية تقليل أوجه القصور في كل صناعة تقريبًا.

إتاحة الفرص

نظرًا إلى أن استكشاف العمليات يعمل مع أي نظام ينشئ سجلات للأحداث، فمن السهل العثور على فرص مخفية سابقًا. يمكنك تحديد البائعين الذين يمكنهم تحسين تلبية احتياجاتك، أو تحديد المناصب الوظيفية أو الموظفين غير المستغلين تمامًا، أو البحث عن شركاء لديهم مساحة للتحسين. تكون الاحتمالات لا حصر لها عندما تجمع استكشاف العمليات مع التشغيل الآلي الروبوتي للعمليات.

تقرير هام فريد من نوعه حول الصناعة

تعرّف على كيفية تحقيق أفضل الشركات 8,5 أضعاف عائد الاستثمار على برامج التشغيل الآلي الخاصة بها واكتشف الطريقة التي تقوم فيها الشركات الرائدة في صناعاتها بتحويل أعمالها للتغلب على التحديات العالمية وتحقيق الازدهار بفضل التشغيل الآلي الذكي.

الحصول على التقرير

مَن يستخدم استكشاف العمليات؟

سواء أكان هدفك هو توصيل المنتجات إلى العملاء أم تقديم خدمات مالية سليمة أم توفير منتجات تعليمية عالية الجودة، فيمكن لشركتك بأكملها الاستفادة من استكشاف العمليات. تعمل هذه الروبوتات البسيطة بهدوء للمساعدة على تحديد المجالات ذات المشكلات في العمليات، ثم مراقبتها بدقة مذهلة. ونظرًا إلى أنها في المتناول وقابلة للتطوير ومرنة، فإنها ستتغير لتلائم شركتك. تشمل استخدامات استكشاف العمليات ما يأتي:

التجارة الإلكترونية

يمنح استكشاف العمليات فرق التسويق وتطوير الويب وحتى المبيعات ميزة واضحة. يمكنهم معرفة المزيد عن سلوك العملاء والقرارات المتعلقة بالشراء والاعتماد بشكل أقل على الشخصيات المظهرية القائمة على الصور النمطية. يمكنك تحسين محركات التوصية وإخراج الأشياء المجهولة من البيع الإضافي.

خدمة العملاء

ينشئ Salesforce وSAP والعديد من برامج إدارة علاقات العملاء الأخرى سجلات للأحداث؛ ومن ثَم، تصبح مثالية لاستكشاف العمليات. استخدم هذه المعلومات لتشغيل تتبع دورة التشغيل آليًا وإبراز المجالات التي توجد بها مساحة للتحسين وزيادة كفاءة تتبع العملاء المحتملين. ونتيجة لذلك، يمكنك قضاء مزيد من الوقت حول العملاء المحتملين الذين يمكن الحصول على مردود منهم ووقت أقل حول العملاء المحتملين الذين لا يمكن الحصول على مردود منهم.

التصنيع

يتطلب التصنيع الناجح منك تقييم سلاسل التوريد وإدارة علاقات العملاء وتخطيط موارد المؤسسات والمزيد، ومراقبتها وتتبعها. ستتحسن إمكانية تقليل الفاقد لديك، إلى جانب تخصيص الموارد بفاعلية أكبر والحصول على قياسات دقيقة وقابلة للتحديد للإنتاجية. يمكنك بعد ذلك طرح أفكار تدعمها البيانات واتخاذ القرارات ومعرفة عائد الاستثمار لتغييراتك في الوقت الفعلي.

التعليم

يتطلب تحسين الدورات التدريبية ونتائج التعلم أن تفهم كيف يتعلم الطلاب وفي أي مجال يبذلون الجهد. يتيح لك استكشاف العمليات الكشف عن المجال الذي يقضي فيه الطلاب وقتهم وتتبعه، ومقارنة نتائجهم، وتطابق تلك المعلومات مع محتوى الدورة التدريبية. والنتيجة؟ يحقق الجميع مستويات أعلى من النجاح بجهد أقل.

الرعاية الصحية

يؤدي تحسين العمليات من خلال إدارة العمليات التجارية الآلية إلى إزالة الغموض عن عمليات الرعاية الصحية وتسهيل مطابقتها مع مؤشرات الأداء الرئيسية. يمكنك معرفة المزيد حول عمليات المعالجة وكيف تؤثر في مرافق الرعاية الصحية والمتخصصين والمرضى. ستكون قادرًا على تحسين الرعاية المقدَّمة إلى المرضى وتقليل المشكلات وتتبع النتائج وزيادة دقة كل قرار تتخذه.

البرامج

يبدو تطوير البرامج مشابهًا للفوضى الإنتاجية. توفر خرائط العمليات تنظيمًا لحالات الارتباك من خلال وضع تصور يمنح الجميع صورة واضحة حول كيفية عمل كل شيء وفي أي موقع يكون كل شخص ملائمًا في العملية. بعد ذلك، استخدم هذا الحل إلى جانب حلول الذكاء الاصطناعي لتتبع كل شيء وتوثيقه ومراقبته والتعرّف على المواقف المريبة.

الأسئلة المتداولة حول استكشاف العمليات والعمليات التجارية

ما أنواع استكشاف العمليات الموجودة؟

تشتمل تقنيات استكشاف العمليات على الأنواع الأساسية الثلاثة الآتية:

استكشاف تقنية استكشاف العمليات

يُستخدم عندما يكون هو نموذج العملية الأول الذي تم إنشاؤه (وليس السابق)
تأتي البيانات فقط من بيانات السجل.
ينشئ خرائط العمليات الخاصة بالعمليات التشغيلية الموجودة

التحقق من المطابقة

تُستخدم عند وجود نموذج افتراضي أو سابق
يقارن بيانات سجل الحدث مع النموذج الموجود
يحدد الاستثناءات والأحداث غير النموذجية

التعزيز

التأكد من استخدام النموذج الحالي
يسعى إلى إيجاد طرق لتحسين النموذج الحالي من حيث التوقيت والتكاليف والسمات الأخرى
مثالي لتحسين العمليات

هل استكشاف العمليات واكتشاف العمليات الشيء نفسه؟

لا. لا تعمل تقنية استكشاف العمليات إلا مع الأنظمة التي تنشئ سجلات بيانات الأحداث. بالإضافة إلى أنها ترسم الخطوات المختلفة في العديد من مجالات العمليات التجارية. يمكنها تحديد عمليات العمل هذه وتقييمها واستخلاص المعرفة لمساعدتك على اكتساب رؤية ثاقبة لما يحدث في العملية من البداية إلى النهاية. أما اكتشاف العمليات، فإنه ينطوي على تعلم كيفية تفاعل البشر مع العمليات التجارية وتحليلها إلى جانب استخدام هذه المعلومات جنبًا إلى جنب مع بيانات السجل.

هل يمكنني الاستفادة من استكشاف العمليات بمجرد إجراء تغييرات وتحسين عملياتي التجارية؟

نعم! بمجرد تنفيذ التغييرات، لا يزال استكشاف العمليات إحدى الأدوات القيِّمة لإدارة العمليات التجارية. كما أنه سيستمر في مراقبة هذه الأنظمة للتأكد من حصولك على العوائد التي ينبغي لك الحصول عليها. سيكون لديك أيضًا مسار تدقيق كامل يمكنك استخدامه للامتثال ولأغراض تجارية أخرى.

هل يعمل برنامج استكشاف العمليات مع حلول التشغيل الآلي الأخرى؟

بالتأكيد. أصبح التشغيل الآلي الروبوتي للعمليات أداة ضرورية جنبًا إلى جنب مع استكشاف العمليات. يمكن للتشغيل الآلي الروبوتي للعمليات تشغيل أي مهام روتينية أو متكررة آليًا تستغرق ساعات من الوقت المدفوع مقابل الحصول على القليل من المكافآت. بهذه الطريقة، يمكن لفريقك التركيز على المهام الأكثر أهمية التي تتطلب مهاراتهم وخبراتهم من دون القلق حيال إكمال المهام العادية في الوقت المحدد.

هل يُعد التحسين باستخدام استكشاف العمليات مهمًا بالفعل في إدارة العمليات التجارية؟

تبدو فكرة تحسين إدارة العمليات التجارية بسيطة في بادئ الأمر. شاهد العملية، ووضِّح أين تكمن المشكلة في عملية سير العمل، وقم بتغييرها بطريقة ما لجعل المشكلة أقل صعوبة. لسوء الحظ، يؤدي تبسيط العملية إلى إغفال جميع التفاصيل ذات الإشكالية التي تفرض في الغالب إجراءات معقّدة، ما يسبب سوء فهم حول الوظيفة الفعلية للنظام.

لا يشارك الجميع في كل خطوة من الإجراء. تصبح العادات السيئة وأساليب الالتفاف عند التعامل مع الأخطاء من الممارسات القياسية. بالإضافة إلى حدوث تغيير في الأشياء أحيانًا، ما يفرض إدخال تغيير على نظامك. والنتيجة؟ وقت ضائع وأخطاء وعدم دقة وخسارة مالية وربما مشكلات أكثر خطورة.

من خلال ضمان أن تكون عملياتك التجارية فعالة من حيث التكلفة ومرنة ودقيقة، يمكنك التكيّف بسرعة مع التغيير وقضاء وقت الفراغ الجديد هذا بشأن العملاء وإبقاؤهم سعداء. ستعمل على تقليل التكاليف وزيادة عائد الاستثمار لديك بمجرد الحصول على مزيد من الأنظمة التي تستخدمها بالفعل.

كيف أبدأ باستخدام استكشاف العمليات؟

لا يمكن أن يكون التشغيل الآلي لأنظمة المعلومات التجارية وتحسينها وإعادة تصميمها فعالاً إلا عندما تقوم ببنائها على أساس البيانات الفعلية بدلاً من التصورات المثالية للنظام. وهذا يجعل أداة استكشاف العمليات هي المكان المثالي للبدء. وللقيام بذلك، يجب عليك البدء بخطة.

للحصول على أفضل النتائج، أنشئ وثيقة يمكنك استخدامها لتوجيهك خلال العملية. ضع قائمة بأهداف العمل مع إدخال معلومات حول الأولوية ومؤشرات الأداء الرئيسية المقترنة بكل منها. ضع جدولاً زمنيًا للمهام المختلفة، وأدرج أصحاب المصلحة الرئيسيين للتأكد من أن الجميع في الصفحة نفسها. وأخيرًا، ستجد قائمة بمصادر البيانات المحتملة وفوائد تضمين كل منها فيما يتعلق بكيفية ارتباطها بأهدافك.