معالجة المستندات الذكية لحسابات المقبوضات

في السنوات الأخيرة، شهد القطاع المالي والمحاسبي زيادة ملحوظة في التشغيل الآلي الذكي لدعم التسريع الرقمي.

تُعدمعالجة المستندات الذكية (IDP) إحدى تقنيات RPA التي تلتقط البيانات من مستندات الأعمال، ما يزيد كفاءة حسابات المدفوعات وحسابات المقبوضات وعمليات الخزينة وزمن دورتها.

ويمكن استخدام تقنية RPA المدمجة مع التعلم الآلي ومعالجة اللغة الطبيعية لالتقاط البيانات في التنسيقات المُهيكَلة وغير المُهيكَلة لتحسين معالجة حسابات المقبوضات بالكامل.

على سبيل المثال، يمكن للمؤسسات استخدام تقنية RPA والذكاء الاصطناعي لمعالجة الفواتير بدلاً من موظف الحسابات. يمكن للأقسام المالية إدارة متطلبات توزيع الفواتير ومقارنة الأسعار ومعلومات الشركة ومراجعة المستندات. يُغني التقاط البيانات عن طريق التعرف البصري على الأحرف (OCR) عن الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا مع التخلص من الخطأ البشري.

ما فوائد معالجة المستندات الذكية لحسابات المقبوضات؟

إن معالجة المستندات الذكية شائعة في الأقسام المالية نظرًا إلى قدرتها على تحويل المعلومات غير المُهيكَلة وشبه المُهيكَلة إلى بيانات يمكن البحث عنها باستخدام التعرف البصري على الأحرف (OCR). وعلى الرغم من أن هذه العملية قد تبدو بسيطة، إلا أن معالجة المستندات الذكية تستخدم تقنيات متطورة كمعالجة اللغة الطبيعية (NLP) ورؤية الكمبيوتر والتعلم الآلي (ML) لتيسير المهام علينا.

تحسين الكفاءة التشغيلية

عادةً ما تستغرق معالجة فاتورة واحدة عدة أيام. ومع الأسف، يتم استغراق أغلب هذا الوقت في عمليات حسابات المقبوضات اليدوية مثل حفظ المستندات ونسخها وإرسالها بالبريد واسترجاعها وإرسالها بالفاكس. توفر معالجة البيانات الذكية إمكانية حفظ البيانات المُهيكَلة وغير المُهيكَلة واسترجاعها، ما يمكِّن المستخدمين من استخدام نظام إدارة المستندات بصورة أفضل.

إدخال طلبات سريع ودقيق

تستلم أقسام حسابات المقبوضات طلبات بتنسيقات كثيرة، بما في ذلك الفاكس والهاتف والبريد الإلكتروني والتبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) وعمليات الشراء عبر الإنترنت وحتى التحويلات النقدية. يسمح تكامل معالجة المستندات الذكية لحسابات المقبوضات مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مثل نظام SAP أو Oracle، بمعالجة الفواتير بدقة، بما في ذلك استخراج البيانات والفهرسة ورصد المصدر وتعقب المستندات الذكي.

تقليل فترة تحصيل قيمة المبيعات

تمثل المدفوعات المستحقة لحسابات المقبوضات مشكلة متكررة في التجارة بين الشركات. وتؤدي المعالجة اليدوية إلى حدوث تأخيرات وأخطاء، مع ترك كميات من الإيرادات الشهرية غير متاحة. تمنحك تقنية RPA بيانات دقيقة لتتبع فترة تحصيل قيمة المبيعات وإرسال الفواتير آليًا في أوقات محددة وتشغيل التذكيرات والتحصيلات آليًا وتوفير خيارات الدفع الرقمي للوصول إلى مدفوعات تمكن إدارتها بصورة أفضل.

تبسيط إنشاء الفواتير

قد تكون عمليات إنشاء الفواتير وإرسال طلبات الدفع مستهلكة للوقت ومكلفة نظرًا إلى الأخطاء والتأخيرات. تتيح معالجة المستندات الذكية (IDP) وتقنية RPA إلحاق العملاء والفواتير الجديدة. يمكن إنشاء الفواتير على دفعات باستخدام نماذج مبنية على بيانات الشركة، كما يمكن تسليمها آليًا في مواعيد محددة وتسويتها مع الأنظمة المحاسبية.

تعزيز دقة البيانات

وقد تؤدي الأخطاء الناتجة عن تنفيذ الفواتير بصورة غير صحيحة إلى خسارة الإيرادات وآثار سلبية أخرى. ويعمل التشغيل الآلي على التخلص من أغلب الأخطاء اليدوية، إن لم تكن كلها، المتعلقة بإدخال البيانات. وكذلك يعمل التشغيل الآلي الذكي على إدارة حسابات المقبوضات ومنع نقص الإيرادات والديون المتعثرة.

تعزيز الضوابط الداخلية

يجب على مديري الأقسام المالية الاعتماد على بياناتهم في تقييم أسباب المشكلات وأوجه القصور ومدى إنتاجية الفرق الفردية. تسهِّل إضافة معالجة المستندات الذكية إلى مسار عمل التقارير جمع القياسات الدقيقة. توجه الروبوتات البرمجية المعلومات المستهدفة إلى المديرين وتنبه أصحاب المصلحة آليًا بناءً على قواعد محددة.

المستفيدون من حسابات المقبوضات مع معالجة المستندات الذكية

تلعب معالجة المستندات الذكية (IDP) دورًا فعالاً في كل وظيفة وقسم تجاري في جميع المجالات تقريبًا. على سبيل المثال، يستخدم مجال الصيرفة معالجة المستندات الذكية لمعالجة الشيكات عبر الهاتف المحمول، كما يستخدم المجال الصناعي معالجة المستندات الذكية لمعالجة الفواتير الواردة.

الشؤون القانونية

يدعم التشغيل الآلي لحسابات المقبوضات باستخدام معالجة المستندات الذكية المجال القانوني بوسائل متعددة. على سبيل المثال، يمكن لمعالجة المستندات الذكية الوفاء بالتزامات إعداد تقارير الامتثال من خلال إنشاء تقارير دقيقة وإخطارات فعلية لضمان تلبية المتطلبات القانونية دائمًا.

خدمة العملاء

يؤدي توفير الفواتير الدقيقة والتسليم المتسق للفواتير وسهولة الدفع والجدولة إلى منح الموظفين إمكانية الوصول الفوري إلى بيانات العملاء، ما يوفر لهم مصدرًا واحدًا دقيقًا بشأن حالة الفواتير والدفع.

قسم التحليلات

توفر تقنية RPA منهجًا غنيًا بالبيانات لحسابات المقبوضات التي تؤثر بصورة مباشرة في التحليلات. تعمل الروبوتات البرمجية على إنشاء سجلات تدقيق لتحسين الرؤية وتحديث مصدر البيانات المركزي الرئيسي في الوقت الحقيقي. تساعد المعلومات الدقيقة على تحديد مخاطر عدم الدفع المحتملة ومواطن إعطاء الأولوية لعمليات التحصيل.

مندوبو المبيعات

يتيح استخدام تقنية RPA، مثل العمال الرقميين، لممثلي المبيعات الوصول إلى مزيد من معلومات العملاء، بما في ذلك حدود الائتمان وسجلات الدفع والأنشطة الحالية. حيث يساعدهم ذلك على وضع توقعات مبيعات أفضل وتحديد العملاء المحتملين ذوي المخاطر.

تلجأ TREASURYONE إلى التشغيل الآلي لتقديم خدمات مالية متميزة

"ما يهمنا بشكل أساسي هو أن ندع الأعمال الشاقة للروبوتات. وهدفنا ليس أن تحل محل موظفينا، بل أن تقوم بما تبرع فيه، كي يتفرغ موظفونا للتركيز على الأعمال الأهم التي يتميزون فيها؛ كبناء العلاقات وتقديم خدمة أفضل لعملائنا".

- رادولف جانز فان رينسبرج، مدير التقنية المالية بشركة TreasuryONE, TR Tech

100%

نسبة الحد من الأخطاء

من عمليات الأعمال المهمة المتكاملة تم تشغيلها آليًا

ساعة عمل في الأسبوع تم توفيرها للتركيز على رضا العملاء

قراءة دراسة الحالة

كيفية مساعدة حسابات المقبوضات بمعالجة المستندات الذكية لقسم المحاسبة لديك

تساعد معالجة المستندات الذكية التحول الرقمي على المضي قدمًا. بالإضافة إلى ذلك، يدفع الامتثال للمبادرات النظامية للتخلي عن الأوراق إلى المزيد من التشغيل الآلي لعمليات الأعمال. ولكن كيف يدعم التشغيل الآلي لحسابات المقبوضات ومعالجة المستندات الذكية أرباح المؤسسة؟

إليك بعض الأمثلة على كيفية مساعدة مؤسستك على البقاء والازدهار:

احصل على الأموال بسرعة

يمكنك استخراج بيانات الدفع من مصادر مختلفة، بما في ذلك الأوراق المطبوعة غير المُهيكَلة والمصادر الرقمية شبه المُهيكَلة.
يمكن إنشاء فواتير فورية عند الطلب بناءً على التفاصيل التي تم إدخالها.
يمكن للفواتير الانتقال بين عمليات الموافقة مع تقديم إخطارات آلية لأصحاب المصلحة المقبلين.
تواصل مع العملاء بشأن حالات فواتيرهم بسرعة وسهولة.
يمكنك توزيع الفواتير على مواقع العملاء المحددة، سواء عن طريق البريد الإلكتروني أو منصة العميل القديمة.
يمكنك تقديم طرق دفع سهلة والتواصل مع مؤسسات الدفع وإخطار أصحاب المصلحة بمواعيد الدفع.

تحسين عمليات حسابات المقبوضات

يمكنك رقمنة طلبات الائتمان والاستغناء عن الحاجة إلى مسح المستندات الورقية ضوئيًا.
ويمكنك توفير إمكانية وصول العملاء الجدد لملء طلبات الائتمان عبر الإنترنت وتقليل تعارضات الجدولة المحتملة.
احصل على بيانات العملاء ذوي الصلة من مصادر متعددة من دون الحاجة إلى البحث في المعلومات يدويًا.
تابع حالة الدفع آليًا وأرسل رسائل متابعة لطيفة لتحفيز دفع الفواتير المستحقة.
احرص على التكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسة والبرامج المحاسبية ومنصات الفوترة من أجل التسليم المشغَّل آليًا.
يمكنك التخلص من حالات الفوترة المتأخرة والناتجة عن حالات عدم الدقة أو تعطيلات الموافقة.

استعِد وقت العميل

تخلَّص من الأعمال الشاقة المستمرة والتي قد تؤدي إلى ارتكاب أخطاء وتأخر عمليات التسليم والإغفالات.
اسمح للموظفين بالعثور على طرق جديدة لتبسيط العمليات المالية والمهام المحاسبية.
ساعد على تقليل أوقات معالجة الفواتير لتتيح للموظفين معالجة المزيد من الفواتير بصورة أسرع.
تتبَّع جميع الأنشطة القائمة على حسابات المقبوضات آليًا واحتفظ بالسجلات الدقيقة من أجل المتطلبات القانونية.
يمكنك تشغيل سجلات الإدخال في السجلات المالية آليًا.
يمكنك تسجيل الدخول/تسجيل الخروج من عدة منصات قديمة من خلال تسجيل الدخول مرة واحدة لتوفير الوقت عند بداية اليوم ونهايته.

الاستمرارية التشغيلية

يمكن توصيل تقنية RPA فورًا بأي نظام دون الحاجة إلى أعمال تطوير.
يمكنك كذلك الحد من المخاطر وضمان أمن البيانات باستخدام إمكانية الوصول المستندة إلى الدور وسجلات التدقيق.
تمتع بتوسيع وتيرة التنفيذ كما تريد، سواء بالتشغيل الآلي لكل عملية أو إذا كنت تعتمد التشغيل الآلي الشامل.
اجعل الموظفين أكثر تكيُّفًا مع دعم قوة العمل الرقمية.
ساعد على تسريع عملية التعافي من الأزمات بفضل إمكانات تقنية RPA التي تساعد على جعل البنيات التحتية للأعمال أكثر مرونة.
حافظ على سير العمل بالشركة في أثناء حدوث أعطال بمركز البيانات من خلال توفير إمكانية وصول فورية للبيانات الموزَّعة.

ما الذي يجب البحث عنه في حلول معالجة العمليات الذكية لحسابات المقبوضات

ثمة الكثير من حلول التشغيل الآلي لحسابات المقبوضات، ولكن يختلف كل حل عن الآخر. إذن، ما الذي يجب البحث عنه؟

هل الحل مرن؟ يجب أن يتمتع حل تقنية RPA الذي اخترته بالقدرة على العمل في أماكن العمل أو المنظومات المختلطة أو السحابة. كما تحتاج إلى الوصول إلى جميع المواقع الخاصة بك للحصول على رؤية بيانات وإمدادات كاملة للشركة.

هل يتيح الحل إرسال فواتير بمجموعة من الطرق المتنوعة؟ على سبيل المثال، يفضل بعض العملاء الفواتير الورقية، كما يفضل آخرون التوزيع الرقمي. يجب أن يكون حل تشغيل حسابات المقبوضات آليًا مرنًا بصورة كافية للتعامل مع توزيع الفواتير.

هل يتمتع برنامج تقنية RPA بإمكانية التكامل مع تطبيقات الجهات الخارجية والتطبيقات القديمة؟ يجب أن يتكامل حل تشغيل حسابات المقبوضات آليًا بسرعة وسهولة مع تخطيط موارد المؤسسة والتقنيات الموجودة الأخرى.

وأخيرًا، هل هو آمن؟ عند التعامل مع المعاملات المالية يجب أن تكون بياناتك محميَّة. تأكد من أن منصة تقنية RPA الخاصة بك توفر خدمة تشفير البيانات ووصولاً مستندًا إلى الدور والذي تحتاج إليه للحفاظ على أمان البيانات.

كيفية البدء

يمكنك طلب عرض تجريبي والاستمتاع بالتوجيه عبر منصتنا من خلال خبراء في التشغيل الآلي لمساعدتك في تطوير إثبات للمفهوم.

وأخيرًا، يمكنك التسجيل في Automation Anywhere University لتعلم مسارات التدريب المستندة إلى الدور. احصل على تجربة عملية لإنشاء روبوتات من دون برمجة وبالسحب والإفلات وتعلَّم كيفية استخدامها في المحاسبة بسهولة.

طلب عرض توضيحي