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Quais são os benefícios de gerenciar as renovações de contratos com automação?
A Gestão do Ciclo de Vida do Contrato (CLM), incluindo novos contratos, renovações, fluxos de trabalho contratuais, obtenção de assinaturas eletrônicas e garantia de que os contratos sejam recebidos até a data de renovação podem ser partes demoradas da aquisição, especialmente quando o processo de fluxo de trabalho é complicado.
Como muitos contratos dependem de modelos e assinaturas eletrônicas, é um processo comercial que é ideal para a RPA. Aqui estão alguns benefícios de automatizar o processo de gestão do contrato:
Impulsionador para a Transformação DigitalContratos, alterações ou renovações envolvem processos manuais, elaboração e atualização de contratos demorados, processo de aprovação de múltiplas partes interessadas e processos de negócios para a trilha de auditoria e gestão do ciclo de vida do contrato (CLM). As funções podem ser automatizadas como parte da transformação digital de uma empresa. Symantec economizou 4500 horas com a RPA da Automation Anywhere.
Crescimento dos funcionáriosOs funcionários são os principais interessados no processo de gestão de contratos e podem identificar gargalos, processos de negócios, fluxo de trabalho e testar software de gestão de contratos. Eles podem ajudar a criar modelos de contrato, processos de aprovação e contribuir para uma solução de contrato de fácil utilização, tudo isso proporcionando oportunidades de crescimento para os funcionários.
Redução de errosA entrada manual de dados para a criação de contratos é demorada e propensa a erros, causando frustração para as partes interessadas, força de vendas internas/externas, compras, fornecedores e contrapartes. Soluções e aplicações de gestão de contratos podem automatizar e agilizar o fluxo de trabalho, criar e atualizar painéis de controle, e os funcionários podem se concentrar na gestão de relacionamentos.
Confiança e reputaçãoContratos incompletos ou com erros refletem mal sobre o emissor. As integrações de software de gestão de contratos melhoram os tempos de resposta, identificam oportunidades de renovação, garantem o cumprimento das datas de renovação de contratos e agilizam a gestão de renovação e os processos de aprovação. Esses fatores criam confiança e reputação junto às partes interessadas, tanto internas quanto externas.
Simplifique o fluxo de trabalhoSoluções automatizadas de gestão de contratos podem agilizar a funcionalidade, simplificar o processo de gestão de contratos, o processo de aprovação e rastrear marcos e dados contratuais para fornecer uma trilha de auditoria transparente. A RPA pode fazer alterações contratuais em tempo real, fornecendo atualizações de status em tempo real para a força de vendas e partes interessadas.
Maior eficiênciaO software de gestão de contratos de RPA monitora renovações e lembretes, cria modelos em tempo real, obtém assinaturas eletrônicas e arquiva contratos. A capacidade de atualizar um repositório centralizado, marcos e painéis de controle oferece um fluxo de trabalho simplificado. A Dai-ichi Life Insurance descobriu o quão eficiente é a RPAcom uma economia anual de 132 mil horas.
Quem se beneficia da automação da renovação de contratos?
A RPA agiliza os processos de trabalho empresarial em todos os locais para negociação, criação e renovação de contratos, sinaliza e investiga inconsistências, arquiva contratos e gerencia a documentação necessária para aumentar a lucratividade.
Houve momentos em que tive que ficar acordado até as três da manhã processando os formulários de pedidos. Agora, os bots lidam com o processamento, e eu posso me concentrar mais nos clientes.
- Brandi Ford, Administrador Sênior de Contratos, Automation Anywhere 
88%
de redução no tempo de processamento de contratos
100%
de redução no tratamento de exceções com Automation Co-Pilot
80%
de redução no tempo de processamento
Como gerenciar as renovações de contratos com automação pode ajudar sua empresa
A gestão de contratos pode maximizar o desempenho financeiro e aumentar os negócios. As aquisições e contratos com fornecedores têm impacto direto no fornecimento, custos e lucros. A automação da renovação de contratos pode agilizar os processos de aprovação, padronizar a elaboração de contratos, provisões e fluxos de trabalho, aderir aos requisitos de conformidade regulamentar, estabelecer um repositório central para que os contratos possam ser recuperados facilmente e criar uma trilha de auditoria transparente.
Melhoria da qualidade
- Use o software CLM atual para concluir muitas funções administrativas de forma consistente e contínua
- Assegurar que o preço do contrato, o faturamento e os modelos sejam consistentes de cliente para cliente.
- Consolidar dados de múltiplas plataformas, incluindo sistemas legados, em um único painel de controle
- Marcar informações incompletas ou errôneas, rota para investigação e resolver assim que for detectada
- Criar uma trilha de auditoria clara em seus processos de gestão de contratos
Compras
- Atualizar as negociações contratuais em tempo real, mantendo uma trilha de auditoria de mudanças e exclusões
- Verificar os pedidos de descontos, preços e exceções em relação aos processos comerciais,
- Marcar compromissos e enviar automaticamente informações e documentos necessários para os calendários apropriados
- Identificar rapidamente e sinalizar termos não padronizados, roteá-los para investigação e atualizar o status do contrato
- Acompanhar preços escalonados, descontos e mudanças ou penalidades de remuneração, e ajustar os preços para refletir os dados
- Digitalizar múltiplas fontes de dados para sinalizar fornecedores que tiveram problemas, encaminhamentos, atrasos ou não cumprimento
Finanças
- Assegurar que os contratos sejam criados de acordo com termos padrão, com controle de dados automatizado e conformidade regulamentar
- Reduzir erros humanos, melhorando o fluxo de caixa e economizando tempo na reconciliação manual e na entrada de dados
- Analisar disposições contratuais, discrepâncias de marcações, exceções, descontos e desvios
- Capturar, extrair e processar dados de uma variedade de formatos para alterações contratuais, termos e condições
- Gerar dados em tempo real, relatórios de exceção, reconciliação e dados de auditoria transparentes sob demanda
Serviços compartilhados
- Aumentar a produtividade, reduzir erros e proporcionar transparência de processos durante todo o ciclo de vida da gestão de contratos
- Investigar, analisar e resolver exceções, discrepâncias e questões de reconciliação
- Encaminhar as próximas renovações para vendas, suporte ao cliente, contabilidade e compras
- Acessar dados de uma variedade de sistemas e documentos empresariais, comparar as informações e gerar relatórios
- Melhorar as comunicações interdepartamentais, otimizar os fluxos de trabalho dos contratos e criar uniformidade em termos de termos e preços
- Identificar preocupações de conformidade, rotear problemas para o departamento apropriado e fornecer documentação de apoio
O que procurar em uma plataforma de automação de data center
Ao considerar um investimento em uma solução de gestão automatizada de contratos, é importante considerar que tipo de solução você está procurando. Até que ponto você deseja incorporá-lo? Talvez você esteja apenas procurando uma solução de automação de contrato para completar campos em um modelo de contrato neste momento, mas você pode querer outras características no futuro. Como seu negócio precisa mudar à medida que a empresa cresce, você quer que sua solução de automação seja dimensionável. Assim, você pode acrescentar a criação de contratos personalizados, o envio de contratos para aprovação e assinaturas eletrônicas, a sinalização de exceções e outras ações.
Que tipo de plataformas empresariais você opera atualmente? Você precisará extrair informações de sistemas legados? A solução de gestão de contratos é compatível? Você pode dimensionar a solução para suas necessidades? Você tem experiência interna para personalizar a solução de gestão de contratos? Alinhe suas necessidades atuais e futuras.
Como começar com a automação de renovação de contratos
Comece identificando as funções ou processos comerciais a serem automatizados e determine qual será sua prova de conceito e como avaliar o sucesso. Existem departamentos-chave que se beneficiariam da automação da renovação de contratos? Onde estão os gargalos em sua operação?
A Automation Anywherer pode ajudar você em cada passo do caminho.
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