So ist Vale mit KI-gestützter Automatisierung auf Gold gestoßen

Automation Anywhere bietet heute eine Vielzahl von KI-gestützten Automatisierungsinnovationen, um Unternehmen dabei zu helfen, mehr Prozesse zu automatisieren, indem sie in Rekordzeit von der Entdeckung zur Automatisierung übergehen. Aber jede erfolgreiche Automatisierung beginnt damit, zunächst die Nuancen des zu automatisierenden Prozesses zu verstehen, damit Sie den schnellsten Weg zur Prozessoptimierung und zur Geschäfts-ROI finden können.

Vale, ein globales Bergbauunternehmen mit Sitz in Brasilien, nutzte Process Discovery von Automation Anywhere, um die Akquisitionsprozesse besser zu verstehen, ideale Kandidaten für die Automatisierung zu identifizieren und mehr als 3,000 Prozesse zu automatisieren, um jährlich über 121.000 Stunden einzusparen. Und man hat sich zum Ziel gesetzt, Automatisierung zu nutzen, um den Mitarbeitenden zu helfen, Zeit freizusetzen, damit sie sich auf lohnendere Arbeiten konzentrieren können. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie.

Verdopplung des Volumens ohne Erhöhung der Arbeitslast

Vale fördert Eisenerz, Pellets, Nickel und andere Rohstoffe, betreibt Aktivitäten zur Gewinnung von Kupfer, Gold, Silber und anderen Materialien und hat Aktivitäten in den Bereichen Logistik, Energie und Stahlherstellung. Das Unternehmen erwirbt auch Eisenerz, damit andere Bergbauunternehmen von Vales umfangreichen globalen Logistiknetzwerken profitieren können, einschließlich Einrichtungen und Büros in Kanada, Indonesien, Malaysia, China, dem Vereinigten Königreich und darüber hinaus.

Vale ist ein ausgesprochen großes Unternehmen mit über 120.000 Mitarbeitenden und Zehntausenden zusätzlichen Drittarbeitern, die an den Tätigkeiten beteiligt sind. Von diesen nutzen 80.000 Mitarbeiter Computer für Prozesse, die potenzielle Automatisierungskandidaten sind. Selbst kleine Automatisierungsmöglichkeiten zu finden, würde dem Unternehmen problemlos Tausende von Stunden und Millionen von Dollar sparen.

Wenn man die Größe des Unternehmens mit den notorisch bürokratischen regulatorischen Anforderungen Brasiliens kombiniert, dann musste Vale, das 2018 seine Automatisierungsreise begann, nicht lange suchen, um Auswirkungen der Automatisierung finden.

„Es gibt mehrere Produzenten in Brasilien, die an uns verkaufen, um ihre Produkte in die Welt zu exportieren“, erklärte Alexandre Pigatti, Leiter der Künstlichen Intelligenz und Daten-Demokratisierung bei Vale, auf der Imagine Austin 2024. „In Brasilien haben wir eine Menge Dokumentation, die mit diesen Transaktionen verknüpft ist. “Wir haben Pläne, die Anzahl dieser Transaktionen zu verdoppeln, aber es gibt keine Möglichkeit, die Anzahl der dafür benötigten Personen zu verdoppeln. Das war unsere Herausforderung.“

Verstehen, wie Dinge tatsächlich erledigt werden

Zunächst nutzte Vale traditionelle, interviewbasierte Process Discovery-Methoden, um seine bestehenden Prozesse zu definieren und zu analysieren. Es war ein langsamer, mühsamer Prozess, der viel Nacharbeit und Folgeinterviews erforderte.

„Es war schwierig, Meetings zu planen, da jeder seine eigenen Aufgaben hat und sich um Fristen sorgt“, erinnerte sich Pigatti. „Sie sind auch nur Menschen und vergessen Dinge, daher traten bei der Implementierung schließlich Lücken auf. Das war schlecht, weil wir sie erneut interviewen müssten. In der Regel dauerte diese Phase etwa drei Monate.“

Vale sah eine Gelegenheit, diesen kritischen Vorläufer der Automatisierung mit der KI-gestützten Process Discovery von Automation Anywhere zu modernisieren. Dieser funktioniert, indem ein kleiner Software-Agent auf dem Desktop eines Benutzers installiert wird, um jeden Prozessberührungspunkt aufzuzeichnen. Process Discovery identifiziert, strukturiert und kartiert die Prozessdaten, um Prozessblaupausen und Prozessdefinitionsdokumente (PDD) zu erstellen. Automatisierungsteams können dann die Prozesse analysieren, um Optimierungsmöglichkeiten zu finden, über nächste Schritte zu entscheiden und die Compliance-Bemühungen zu unterstützen.

Für diesen regulatorischen Dokumentationsprozess installierte Vale Process Discovery Agents auf den Computern von nur sieben Mitarbeitern und ließ sie 10 Tage lang laufen. In dieser Zeit erfassten sie 370.000 Ereignisse.

„Mit Process Discovery hat es nur 10 Tage gedauert, und das war viel besser für uns“, fügte Pigatti hinzu. „Und Process Discovery war besser, weil es nie einen Schritt vergisst.“

Automation Anywhere half Vale, seine Process Discovery-Zyklen um 89 % zu verkürzen – von drei Monaten auf zehn Tage!

Optimierung und Automatisierung des gesamten Prozesses, sogar Schritte außerhalb der Norm

Process Discovery lieferte auch wertvolle Prozesseinblicke, die Vale sonst möglicherweise übersehen hätte. Zuerst stellte sie geringe Prozessvariationen zwischen den Benutzern fest, was darauf hindeutet, dass der Prozess sehr stabil, ausgereift und ideal für die Automatisierung war. Es wurden auch Optimierungsmöglichkeiten in einem Schritt gefunden, der von den Verkäufern verlangte, ein Qualitätskontrollformular auszufüllen. Vale erwartete standardisierte Antworten, aber jeder Verkäufer füllte das Formular auf unterschiedliche Weise aus, was auf eine Möglichkeit für zusätzliche Schulungen oder zur Verbesserung des Formulars selbst hinweist.

Auf der Ebene der Systeminteraktion erwartete Vale, dass die Mitarbeiter den Großteil des Prozesses in seinem SAP-System abschließen. Analysen aus Process Discovery zeigten tatsächlich, dass Mitarbeiter Microsoft Excel, den Datei-Explorer und Outlook mehr als das SAP-System nutzten, was auf zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten hinweist.

„Mitarbeiter verwendeten Excel zu 42 % der Zeit, also fragten wir uns, ob wir die Mitarbeiter besser in SAP schulen oder Excel Teil des Prozesses machen sollten“, sagte Pigatti. „Es war ein interessantes Ergebnis, denn hätten wir nur Process Mining durchgeführt, funktioniert es nur mit Protokollen von SAP und anderen Altsystemen. Wir haben keine Protokolle für Excel oder Microsoft. Process Discovery hat alles erfasst.“

Neue Wege erkunden, um die Arbeit mit Automatisierung zu transformieren

Mit diesen Ergebnissen aus dem Process Discovery identifizierte Vale sechs Prozesskategorien, von der Auftragserstellung und Rechnungsverwaltung bis hin zur Berichterstattung über die Produktqualität und Erfüllung.

„Bei der Automatisierung ging es nicht darum, die Belegschaft zu reduzieren; es ging darum, den Menschen Zeit zu geben, um mehr analytische und strategische Arbeit zu leisten“, erklärte Pigatti.

„Wir konnten 2.500 Stunden pro Jahr einsparen – das entspricht einer Kosteneinsparung von 5 Millionen, ohne die FTEs zu erhöhen – und es hat die gesamte Arbeitsweise der Abteilung völlig verändert.“

Vale befindet sich derzeit mitten in der Automatisierung seines Materialbeschaffungsprozesses und hat bereits über 3000 Aufgaben automatisiert, um jährlich 121.000 Stunden in mehr als 30 Bereichen zu sparen. Und es kommt noch mehr. Mit 810 ausgebildeten Citizen Developern strebt Pigatti zusätzliche Kosten- und Zeitersparnisse sowie Möglichkeiten zur Automatisierung weiterer Prozesse in der gesamten Organisation an. Ein großer Bestandteil dieser Bemühungen wird der Automation Anywhere Automation Co-Pilot sein, der erste durch Generative KI gestützte Assistent, der für die Automatisierung entwickelt wurde.

„Wir möchten Co-Pilot in mehreren Altsystemen anwenden“, sagte Pigatti. „Wir wollen Generative KI in die Tat umsetzen. Und wir halten RAG-Dienste (Retrieval-Augmented Generation = Abruf-gestützte Generierung) bereit, um ebenfalls in Aktion zu treten.“

Pigatti nannte Beispiele, in denen Vale plant, KI-gestützte Automatisierungen und Chatbots einzusetzen, um Aufgaben schneller und genauer zu erledigen.

„Stellen Sie sich vor, dass ich einen Chatbot bitte, meinen Urlaub zu planen. Der Chatbot könnte ins HR-System gehen und meinen Urlaub planen (weil ich immer vergesse, wie ich in diesen Teil des Systems komme). Der Chatbot würde mich dann benachrichtigen, wenn der Prozess abgeschlossen ist. Oder vielleicht möchte ich wissen, wie hoch die Produktion einer bestimmten Eisenerzmine ist. Ich könnte den Chatbot fragen, und er könnte unsere Fertigungssysteme abfragen, die Berichte erstellen, die Informationen extrahieren und mir antworten.

„Es sind diese Arten von Automatisierungen, die die Art und Weise verändern werden, wie unsere Mitarbeiter mit unseren Systemen interagieren“, schloss Pigatti. „Es wird unsere Arbeitsweise vollständig verändern.“

Um mehr über Vales KI-gestützte Automatisierungsreise zu erfahren, sehen Sie sich die Imagine 2024-Sitzung an, „Vale demonstriert die Kraft von Process Discovery, für größere Effizienz und Präzision.“.