So halten Sie die IBR ein und vermeiden Strafen

Stellen Sie sich vor, Sie werden mit einer Geldstrafe von 1 Million USD belegt, weil Sie einen Patienten nicht rechtzeitig über seine Gesundheitsversorgung und deren Kosten informiert haben. In den Vereinigten Staaten müssen Organisationen im Gesundheitswesen aufgrund einer im Oktober 2022 in Kraft getretenen Regierungsverordnung mit solch einer Strafe rechnen.

Die Verordnung trägt den Namen Information Blocking Rule (IBR). Intelligente Automatisierung kann eine wesentliche Rolle dabei spielen, Unternehmen bei der Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen und hohe Strafen zu vermeiden.

In einem aktuellen Blog-Interview spricht Dr. Yan Chow, MD, MBA und Global Healthcare Industry Leader bei Automation Anywhere, über diese neue Verordnung. Der Artikel geht aber noch tiefer.

Mehr als nur Behandlungsnotizen

Wenn Patienten in der Vergangenheit ihre Krankenakten einsehen wollten, umfasste das ausschließlich Behandlungsnotizen, also Bildgebungsberichte, Laborergebnisse und Notizen zu Arztbesuchen. Wenn ein Patient Finanzdaten benötigte, wurden diese in der Regel von einem separaten System abgerufen und von der Versicherungsgesellschaft des Patienten angefordert.

Das IBR schreibt vor, dass jeder Gesundheitsdienstleister in der Lage sein muss, den Patienten innerhalb weniger Tage ihre vollständigen medizinischen Unterlagen, einschließlich elektronischer Gesundheitsdaten (Electronic Health Information, EHI), zur Verfügung zu stellen. Das Problem dabei ist, dass sich diese Daten in der Regel an unterschiedlichen Orten und in unterschiedlichen Systemen befinden, die nicht ohne weiteres miteinander kommunizieren können. Zudem liegen sie oft in unterschiedlichen Formaten vor.

Und als wäre der Druck auf Gesundheitsdienstleister nicht schon hoch genug, hat die Regierung mit der neuen Verordnung ein Portal eingerichtet, über das jeder Patient oder Betreuer medizinisches Fachpersonal melden kann, das nicht in der Lage ist, rechtzeitig eine vollständige Aufzeichnung der erbrachten Leistungen in klinischer und finanzieller Hinsicht vorzulegen. Und diese Meldung kann Geldstrafen in Höhe von bis zu 1 Million USD pro Patient nach sich ziehen.

Informationen hier, dort, überall

In einer Legacy-Umgebung kann es eine Sisyphusarbeit sein, alle Informationen zusammenzutragen und fehlerfrei zu halten. Nehmen wir z. B. an, ein Patient hat ein ernstes medizinisches Problem. Der Patient betritt eine Arztpraxis und bittet um seine Informationen. Aber bedenken Sie, dass dieser Patient mehr als einen Arzt aufgesucht hat, ins Krankenhaus gegangen ist und bildgebende Untersuchungen für dieses Problem erhalten hat.

Da wäre der Arzt, der die Versorgung koordiniert, sowie der Arzt der Notaufnahme, die bildgebende Einrichtung oder das Krankenhaus, die der Patient möglicherweise aufgesucht hat, und der Radiologe oder Pathologe. Wurde der Patient operiert, kommen Anästhesisten, andere klinische Spezialisten, weitere Laboruntersuchungen und vielleicht sogar Nachsorge wie Physiotherapie hinzu.

Alle diese Orte und Gesundheitsdienstleister haben dem Patienten Dienstleistungen erbracht. Die IBR ist unklar, welche Verantwortung genau bei welchem Arzt liegt.

Wenn ein Patient die Unterlagen verlangt und der Arzt in dem Krankenhaus tätig ist, in dem der Patient behandelt wurde, muss der koordinierende Arzt möglicherweise Unterlagen aus der Praxis, dem Krankenhaus, dem Labor, der ambulanten Versorgung und der Apotheke vorlegen.

Dabei ist so gut wie sicher, dass diese Standorte nicht dasselbe Abrechnungs- oder Kliniksystem nutzen. Und bei Legacy-Umgebungen erfolgt die Zusammenstellung der Daten in der Regel manuell, was zeitaufwändig ist und das Risiko für Fehler birgt, die an die Aufsichtsbehörde gemeldet werden und zu Strafen führen können.

Wie Automatisierung helfen kann

Wenn Gesundheitsdienstleister über intelligente Automatisierung verfügen, können sie Digital Co-Workers oder Software-Bots einsetzen, um manuelle Prozesse zu automatisieren und die Erfassung und Organisation von Datensätzen zu optimieren und beschleunigen. Intelligente Automatisierung soll dabei helfen, Informationen aus unterschiedlichen Systemen zu vernetzen und abzurufen, den Abruf zu protokollieren und zu prüfen, die Informationen zusammenzustellen und sie sogar an einem gemeinsamen, zentralen Ort zu speichern, von dem aus die Patienten Zugang erhalten können. Intelligente Automatisierung kann Aufgaben wiederholt, in großem Umfang, ohne Fehler und rund um die Uhr erledigen. Außerdem können die Informationen in ein nutzbares, patientenfreundliches Format gebracht werden.

Ein Tool zur Entscheidungsfindung

Die Erfassung von Informationen umfasst in der Regel entscheidungsbasierte Schritte, bei denen der Arzt bestimmen muss, welche Datensätze einbezogen werden sollen. Intelligente Automatisierung kann diese Aufgabe vereinfachen.

Beispielsweise kann der digitale Co-Pilot Automation Co-Pilot von Automation Anywhere einem Arzt dabei helfen, sich bei den verschiedenen Systemen anzumelden, sich zu authentifizieren und die erforderlichen Informationen zu extrahieren – und sogar Kontakt mit dem Krankenhaus, der Praxis, dem radiologischen Bildgebungszentrum und anderen Standorten aufzunehmen, um Informationen anzufordern oder bereitzustellen. Das alles erfolgt schnell und einfach über eine zentrale Stelle.

Andere Arten von Compliance

Dieselben Bots, die dabei helfen können, den Patienten Informationen gemäß IBR zur Verfügung zu stellen, können auch für die Einhaltung anderer Vorschriften verwendet werden, wie z. B. für Kostenvoranschläge nach Treu und Glauben (Good Faith Estimates, GFEs). Ein Bot kann beauftragt werden, sich bei Krankenhäusern anzumelden und Informationen über die Anspruchsberechtigung und Abrechnung von Anbietern sowie andere GFE-Informationen aus Systemen wie Epic, Cerner oder Meditech abzurufen. Der Bot kann den Versicherungstarif eines Patienten mit den Anbietern abgleichen, die für die Behandlung bestimmter Krankheiten in Frage kommen. Anschließend kann er Informationen über die Preisgestaltung von Dienstleistungen sowie Vorabinformationen über Gesundheitsdienstleister ohne Vertragsbindung abrufen.

Die Beschaffung und Bereitstellung all dieser Informationen war bis zur Einführung der GFE-Anforderungen und der intelligenten Automatisierung oft schwierig.

Ausweitung der Anwendungsfälle

Die Einhaltung von Vorschriften ist nur ein Bereich, in dem sich die intelligente Automatisierung als unverzichtbares Instrument für Organisationen im Gesundheitswesen erweist. Sie wird auch eingesetzt, um die Patientenversorgung und die damit verbundenen Geschäftsabläufe zu verbessern, indem sie klinische sowie Front- und Back-Office-Abläufe automatisiert.