AI et automatisation
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À présent, je veux savoir POURQUOI l'automatisation des comptes fournisseurs (AP) est importante et connaître la différence entre l'automatisation semi-complète et complète du processus Procure-to-Pay. Lorsque nous nous concentrons sur les principales préoccupations des chefs de département AP, nous pouvons voir comment l’automatisation peut y répondre.
1. Efficacité du processus Procure-to-Pay. Les départements AP ont rarement assez de ressources et sont incités à faire plus avec moins. Cela est d'autant plus difficile que le flux de factures entrantes diminue l'efficacité du traitement, mesurée par le nombre de factures par ETP (équivalent temps plein), ce qui équivaut à un employé AP travaillant 8 heures par jour. Le graphique ci-dessous présente le nombre moyen de factures traitées par un seul professionnel par an, en fonction du niveau d'automatisation du processus Procure-to-Pay.
Dans les entreprises qui ont adopté l'automatisation des comptes fournisseurs, où au moins 70 % des factures sont reçues électroniquement, puis traitées via un flux de travail automatisé, un seul employé dédié aux comptes fournisseurs peut traiter plus de 22 500 factures par an. Dans une entreprise similaire qui traite toujours les factures manuellement, les performances d'un seul employé dédié aux comptes fournisseurs pourraient être 10 fois moins élevées.
2. Coût de traitement des factures. Les données de l’Institute of Finance and Management indiquent le coût moyen du traitement des factures en fonction du niveau d’automatisation. Ce nombre n'inclut pas certaines dépenses, telles que les frais généraux et les dépenses d'automatisation initiales, mais compare les fonctions Comptes fournisseurs de différentes entreprises. Les départements Comptes fournisseurs hautement automatisés peuvent réduire leurs coûts jusqu'à 80 %.
Source : Institute of Finance and Management, Rapport de référence sur les comptes fournisseurs, 2017
3. Relations avec les fournisseurs. Un traitement plus efficace des factures entraîne davantage de paiements dans les délais. Environ 29 % des répondants de l'IOFM dont l'automatisation est importante déclarent avoir payé leurs factures (autres que celles liées à des bons de commande) dans les délais au moins 96 % du temps, contre seulement 13 % pour les répondants dont l'automatisation est modérée. Cela signifie que vos fournisseurs sont plus satisfaits et vos employés sont moins stressés et plus heureux au travail. Des paiements anticipés peuvent même entraîner des réductions et des économies de coûts supplémentaires.
Globalement, l'automatisation améliore les performances des processus AP et réduit les coûts en éliminant la saisie des données de facturation, le traitement manuel des factures et le routage requis dans un environnement manuel ou semi-automatisé. La technologie extrait et valide automatiquement les données de facturation, rapproche les factures des bons de commande, avec les accusés de réception, et enregistre les factures approuvées directement sur une plate-forme ERP. Toutes les factures nécessitant une vérification, une approbation ou une résolution des exceptions sont acheminées électroniquement vers des personnes spécifiques en fonction de règles préconfigurées.
De plus, des tableaux de bord alertent automatiquement les responsables en cas de goulots d'étranglement et informent les utilisateurs des factures arrivant à échéance. La technologie suit les indicateurs de productivité clés, de sorte que le service des comptes fournisseurs n’a plus besoin de s'acquitter de frais sur plusieurs systèmes bancaires pour payer les fournisseurs.
Pour savoir POURQUOI l’automatisation de bout en bout de l’approche « Procure-to-Pay » est cruciale et COMMENT la combinaison de la technologie RPA et d'un robot Document Automation cognitif permet d’atteindre le niveau maximum d'automatisation, consultez ce webinaire à la demande.
