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À une époque où les entreprises cherchent des moyens d'éliminer les inefficacités de leurs opérations pour augmenter leurs marges bénéficiaires, le traitement des bons de commande apparaît comme un candidat de choix pour l'automatisation.
L'automatisation du traitement des bons de commande réduit les coûts, accélère les cycles, améliore l'expérience client et libère le personnel pour lui permettre de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. C'est ce qu'indique une enquête de l'APQC menée auprès de 167 collaborateurs assurant la prise en charge des bons de commande et issus d'entreprises ayant des volumes de commande élevés ou des stratégies d'inventaire « juste à temps ». Concrètement, l'automatisation permet aux entreprises d'économiser entre 5 et 15 $ par bon de commande, et réduit les cycles de traitement des bons de commande de plus de 46 %, d'après les recherches de l'APQC.
Dans certains secteurs, l'automatisation des bons de commande est un facteur essentiel pour rester compétitif en termes de satisfaction de la clientèle. Et pourtant, de nombreuses entreprises continuent de traiter manuellement les bons de commande sur papier et ceux qui arrivent par e-mail ou par fax. Dans la plupart des entreprises, le traitement manuel a un impact important sur l'efficacité du traitement des commandes, sans parler des erreurs et des retards de livraison qui résultent inévitablement de la saisie manuelle.
Avec une pression incessante pour réduire les coûts et 34 % des entreprises interrogées par l'APQC qui déclarent mettre une plus grande partie de leur personnel à des postes en contact avec les clients, c'est le moment idéal pour automatiser le traitement des commandes.
Repensez votre approche de l'automatisation
Pour expliquer leur réticence à automatiser le traitement des bons de commande, les entreprises citent plusieurs raisons, notamment l'absence de budget d'investissement, les ressources limitées des services, la peur du changement, les priorités concurrentes, le manque de ressources informatiques et l'absence de soutien de la haute direction. Mais l'un des principaux obstacles à l'automatisation des bons de commande est l'approche obsolète que la plupart des entreprises adoptent pour automatiser leurs processus.
La plupart des entreprises ont adopté une approche descendante de l'automatisation, où le service informatique est chargé d'installer et d'activer des systèmes indépendants visant à automatiser des fonctions telle que le traitement des commandes. Mais l'innovation évolue très rapidement, ce qui se traduit par un énorme retard avec l'informatique. En outre, les entreprises déploient régulièrement de nouveaux systèmes, sans retirer les anciens de la circulation. En conséquence, les humains exécutent manuellement 80 % des processus métier, y compris ceux qui nécessitent le transfert manuel de données entre les systèmes existants et ceux que le service informatique n'a pas eu le temps d'automatiser du tout. Imaginez un peu le temps perdu par le personnel à saisir plusieurs fois et copier-coller les informations de commande dans différents systèmes.
Pire encore, les systèmes de saisie des commandes traditionnels traitent uniquement les données structurées, celles qui proviennent de feuilles de calcul aux formats papier ou électronique, de bases de données ou de formulaires normalisés. Mais les entreprises se noient dans les données non structurées, telles que les SMS, les e-mails, les messages manuscrits et les documents semi-structurés qui contiennent un ensemble connu de données, mais avec des mises en page différentes qui rendent les données difficiles à extraire. La plupart ignorent ces données en raison de la complexité liée à leur traitement ou analyse. En fait, ces données sont appelées « données obscures » parce que les entreprises ne savent tout simplement pas ce qu'elles contiennent.
L'automatisation des processus par la robotique (RPA) associée à l'automatisation cognitive constitue une meilleure approche de l'automatisation. La RPA automatise des tâches simples et répétitives qui peuvent facilement être répliquées en demandant à un robot logiciel de répéter des saisies clavier ou de suivre un ensemble de règles définies. Les robots interagissent avec les systèmes informatiques et les applications, de la même façon que les êtres humains. Cette technologie est en grande partie prête à l'emploi. Vous n'avez donc pas besoin de modifier les systèmes informatiques, applications ou machines déjà en place. Cela fait de la RPA la solution idéale pour le traitement des bons de commande, où l'intégration transparente avec des systèmes d'enregistrement tels qu'une application ERP, un système d'inventaire ou une plate-forme CRM est essentielle pour éliminer les inefficacités des processus et les lacunes en matière d'informations.
La RPA automatise les processus de traitement des bons de commande, notamment :
- La récupération des bons de commande
- L'extraction des données des bons de commande
- La validation des informations relatives aux bons de commande
- Le routage électronique des bons de commande pour la gestion des approches et des exceptions
- Le chargement des informations relatives aux bons de commande sur des systèmes en aval
Utiliser l'intelligence artificielle (IA) pour l'automatisation cognitive permet d'optimiser la RPA, avec la possibilité de traiter et d'analyser des documents non structurés et semi-structurés, tels que des bons de commande. Les solutions RPA dotées de capacités d'IA disposent de connaissances sectorielles intégrées qui leur permettent de trouver les données uniques et spécifiques au processus requises pour les processus spécialisés. La combinaison de la vision par ordinateur, de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) et de la logique floue permet d’extraire et d’enrichir automatiquement les données, tandis que l’apprentissage machine permet d’améliorer la précision des données capturées. L'automatisation cognitive permet de s'assurer qu'un système intelligent extrait toutes les données non structurées.
Surtout, l'automatisation basée sur l'IA donne des résultats plus rapidement que les systèmes obsolètes. La technologie est préentraînée pour automatiser les processus métier. Il devient alors inutile pour le service informatique et/ou les spécialistes des données de concevoir des modèles élaborés. Les utilisateurs professionnels peuvent concevoir leurs propres modèles de traitement et commencer à fonctionner en quelques semaines - aucune compétence en matière de codage n'est nécessaire. L'ergonomie grand public et l'évolutivité professionnelle contribuent à renforcer l'adoption par les utilisateurs et garantissent un retour sur investissement rapide tout en répondant aux besoins actuels et futurs de l'entreprise.
La clé de la réussite commerciale
L'analyse de rentabilité pour l'automatisation du traitement des bons de commande est éprouvée et convaincante. Près de 90 % des entreprises interrogées par l'APQC affirment que l'automatisation et l'intégration accrues des processus ont été très ou extrêmement efficaces pour stimuler leur réussite. Grâce à la RPA associée à l'automatisation cognitive, il n'a jamais été aussi facile pour les entreprises d'automatiser leur processus de traitement des bons de commande.
La RPA associée à l'automatisation cognitive permet de surmonter les obstacles liés aux approches traditionnelles de l'automatisation, permettant ainsi aux entreprises d'éliminer les processus de saisie de commande sur papier, mais également de réduire les coûts, d'accélérer les cycles, de mieux utiliser le personnel et de proposer une expérience client supérieure.
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