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D’après notre expérience, lorsque se termine la phase initiale d’un projet, seules 20 % des possibilités d’automatisation ont été prises en compte. Et même lorsque les possibilités d’automatisation ont été identifiées, 65 % des opérations qui suivent sont encore consacrées à la compréhension du processus avant que ne soit véritablement mise en œuvre la solution d’automatisation.
Pour accélérer le projet d’automatisation et en optimiser le retour sur investissement, il convient d’être capable de découvrir, comprendre et rationaliser efficacement les processus métier avant de les automatiser. Et, si l’on en croit Gartner, « 50 % des scripts de RPA seront générés automatiquement d’ici 2023 ». Cela signifie que la découverte des processus représente une technologie habilitante d’une importance déterminante pour la transformation numérique.
Découverte intelligente de processus Automation Anywhere
Automation Anywhere propose Process Discovery, une solution intelligente de découverte des processus qui s’appuie sur l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage machine pour analyser et consolider automatiquement plusieurs enregistrements de flux de travail émanant de différents utilisateurs. Discovery Bot est ainsi en mesure d’identifier des modèles communs, à savoir les étapes essentielles de chaque processus (voir Figure 1).
Discovery Bot génère alors un diagramme de flux de travail, dans lequel chacune des étapes représente une action utilisateur spécifique, accompagnée d’une capture d’écran de l’interface graphique. Ces données sont ensuite exploitées par la plateforme intelligente Enterprise RPA pour concevoir automatiquement la structure des robots RPA.
Par le passé, les consultants internes et externes partaient de recherches effectuées dans la documentation existante concernant le processus et d'entretiens avec les experts des processus pour déterminer les flux de travail réels. Cette manière de procéder pour la découverte de processus s’est avérée lente et coûteuse, et se faisait au détriment des activités principales.
Les méthodes modernes de collecte automatique de données et les méthodes de mappage telles que le process mining et la découverte de processus garantissent quant à elles une vue plus rapide et plus complète des procédures réelles de travail. Quelle est la différence entre l’extraction du process mining et la découverte ?
Process mining
Les premières solutions de process mining sont nées à la fin des années 2000. Cette méthode consiste à lire et analyser les journaux système des principales solutions d’entreprise, par exemple ERP (Enterprise Resource Planning, ou progiciels de gestion intégrés), CRM (Customer Relationship Management, gestion de la relation client), ECM (enterprise content management, gestion de contenu d’entreprise) entre autres, pour identifier les séquences répétées de modification de statuts du système, ce qui correspond à différents processus métier.
Cette démarche permet d’assurer un suivi des événements système réels dans leur intégralité, avec toutes les variations possibles, y compris les exceptions. Globalement, le process mining désigne une méthode puissante permettant d’identifier, d’analyser et d’optimiser des processus métier.
Cependant, le process mining présente certaines limites :
- Il fonctionne uniquement pour des systèmes générant des journaux. L’important travail réalisé dans Excel, sur une calculatrice ou à l’aide d’autres outils personnels de productivité en dehors des applications d’entreprise, est invisible pour les solutions de process mining.
- Les anciennes applications et les environnements de bureau virtuels sont hors de portée pour les solutions de process mining.
- Certes le process mining met en lumière les modifications de statuts du système, mais il ne capture pas les détails des interactions de l’utilisateur avec le système, ce qui permettrait la création automatique de robots d’automatisation des processus par la robotique (RPA) pour ce processus.
Découverte de processus
La découverte automatique de processus est une méthode plus récente qui dépasse ces limites. Les solutions de découverte de processus permettent l’enregistrement des interactions utilisateur avec divers systèmes, y compris les solutions d’entreprise (ERP, CRM, gestion des processus métier (BPM), ECM, etc.), les applications personnelles de productivité (Microsoft Excel, Outlook, etc.), ainsi que les terminaux et les environnements virtuels.
Exécutées en arrière-plan sans gêner l’utilisateur, les solutions de découverte de processus enregistrent l’activité de l’utilisateur dans plusieurs applications et effectuent des captures d’écran dans le but d’apporter une certaine visibilité sur la façon dont le travail est effectué, du point de vue de l’utilisateur.
La découverte de processus présente également certaines limites :
- Elle enregistre les interactions de l’utilisateur avec le système mais ne permet pas de voir ce qui se passe dans le système.
- Elle nécessite la présence d’un agent sur le client pour enregistrer les actions de l’utilisateur.
Pourquoi la découverte de processus ?
Comme nous le constatons, le process mining et la découverte de processus sont les deux principales méthodes qui permettent de comprendre des processus et ainsi d’aller plus loin dans l’optimisation et l’automatisation. Les deux présentent des avantages et des limites, mais une différence majeure les distingue :
- Le process mining prend en charge l’optimisation de processus. Il apporte une certaine visibilité dans les processus déjà automatisés des systèmes d’entreprise (ERP, CRM, etc.).
- La découverte de processus conduit à l’automatisation de processus. Elle enregistre, analyse des actions répétitives de l’utilisateur et crée des robots RPA qui réaliseront automatiquement ces actions.
La découverte de processus s’inscrit tout naturellement dans la principale plateforme RPA et nous présentons Discovery Bot comme un composant d’Automation Anywhere Enterprise. Nous proposons également des fonctionnalités d’extraction de processus par le biais de partenariats avec des prestataires majeurs de cette technologie.
