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Au cours des deux dernières années, l'importance du coût de la main-d'œuvre s'est accrue dans le cadre de l'exploitation d'une entreprise, alors que les équipes responsables de l'exploitation étaient poussées à accélérer les cycles. Au même moment, les fournisseurs de solutions d'automatisation des processus par la robotique (RPA) ont fourni un mécanisme permettant d'automatiser les tâches. L'adéquation entre ce besoin et cette technologie conçue spécifiquement pour répondre à ce besoin a suscité une vague d'intérêt pour l'automatisation dans le monde entier.
À l'échelle régionale, les raisons de l'intérêt affiché pour l'automatisation du travail sont diverses, mais certaines répercussions étaient notables :
- La première se rapporte au lien entre l'automatisation des tâches et la logique selon laquelle une bonne automatisation entraînerait un retour positif mesurable sur l'activité.
- La deuxième répercussion a été la volonté d'exceller en matière d'automatisation, l'automatisation des tâches devenant un domaine d'intérêt central. Cela a donné lieu à des efforts pour élaborer des centres d'excellence RPA avec l'objectif de générer plusieurs euros de bénéfices à partir d'un euro investi.
Il est courant d'intégrer des rapports et une analyse commerciale dans des applications, mais la mesure de la valeur commerciale réelle des investissements technologiques n'est pas très répandue. Alors, pourquoi est-il nécessaire de mesurer les avantages économiques de la RPA ?
- Il n'y a aucune raison d'automatiser si l'automatisation ne favorise pas directement l'amélioration des performances de l'entreprise. La seule façon d'identifier les gains de performance est de les mesurer.
- La mesure du succès d'une initiative facilite l'application de ce succès à d'autres efforts similaires. Le mesurage est utilisé afin de communiquer avec les sponsors intéressés par l'adoption de la RPA.
- Le mesurage appuie l'amélioration continue des projets de RPA existants et jette les bases du développement de la RPA dans le cadre de nouveaux cas d'utilisation potentiellement plus novateurs.
Quand faut-il commencer les mesures de RPA ?
Avant d'investir dans la découverte des processus dans le but d'identifier les projets d'automatisation possibles, les équipes d'amélioration des processus commencent à recueillir des informations sur les problèmes et les types d'améliorations requis, dans le cadre de discussions préliminaires menées avec le propriétaire du processus. C'est là que débute véritablement la capture des mesures.
En se fondant sur des entrevues et des discussions, ainsi que sur la capture des coûts et des problèmes de performance, l'équipe peut élaborer avec le sponsor une première évaluation déterminant si la RPA peut ou non favoriser l'amélioration du processus.
La découverte des processus alimente un plan d'automatisation préliminaire. Celui-ci s'accompagne d'un modèle de mesures qui décrit les répercussions de ces améliorations sur la performance du processus. Tous ces éléments combinés créent une analyse de rentabilité, qui comprend les coûts et les avantages pour le propriétaire du processus. Dans l'idéal, le calcul du retour sur investissement peut examiner les coûts liés aux améliorations, le temps requis pour générer un bénéfice et le retour obtenu sur une période de 2 à 3 ans.
Les mesures sont utilisées dès que le projet d'automatisation commence à effectuer le suivi des progrès. En outre, une fois en production, les renseignements relatifs aux processus permettent de surveiller le fonctionnement de l'automatisation en production afin d'assurer la prise en charge immédiate des problèmes éventuels ou des modifications requises.
Comme les applications sont déployées de différentes manières (dans le cloud, sur site, de façon hybride ou sous la forme d'une application mobile), il est important de réaliser une nouvelle évaluation des possibilités d'automatisation afin de déterminer d'autres utilisations possibles de la RPA permettant d'offrir une valeur ajoutée à l'entreprise. Les compétences d'évaluation de la valeur commerciale sont essentielles pour promouvoir l'automatisation dans des scénarios de déploiement toujours plus complexes.
Mise en œuvre des mesures d'automatisation
Hormis les mesures de l'intégrité de la RPA, qui devraient être ancrées dans votre système RPA, les mesures de la valeur commerciale centrées sur les mesures clés nécessaires pour maintenir le retour sur investissement du projet et du programme doivent constituer un objectif à part entière.
Si un sponsor de RPA peut voir combien d'heures-personnes étaient précédemment allouées à une tâche et le coût par heure que cela représentait, il est possible de calculer l'économie (€) possible par processus et par service. D'autres éléments se rapportent à la mesure du retour sur investissement, notamment : les coûts de gestion continue des changements, les coûts d'infrastructure, le personnel de RPA et les coûts des services professionnels qui actualiseront régulièrement le retour sur investissement. Les mesures doivent également inclure un délai de rentabilisation. Le fait de comprendre le délai de rentabilisation d'une façon plus large dans le cadre des programmes facilite la budgétisation et la planification de nouvelles initiatives de RPA.
Porter son attention sur les mesures du retour sur investissement a pour avantage de favoriser la validation et la promotion du succès de tout projet de RPA individuel et du programme de RPA dans son ensemble. La mesure du succès facilite le déploiement élargi des projets de RPA, notamment parce qu'elle facilite la budgétisation des investissements initiaux, des coûts et des bénéfices sur une base continue, ainsi que la confiance dans le fait que les nouveaux investissements génèreront un retour satisfaisant.
L'amélioration continue a largement évolué vers un effort en temps quasi réel pour effectuer le suivi du rendement continu de l'automatisation en production et de l'intégrité des ressources utilisées pour l'automatisation. Comme les agents numériques peuvent travailler sans répit, il convient de tenir compte de leur disponibilité continue et de leur perspicacité en matière de performance. Il est important d'envisager des solutions de mesurage automatisant pleinement la création de mesures sur une base continue et intégrées dans des plateformes d'automatisation disponibles dans un format mobile ou via un navigateur.
Rédigé par : Maureen Fleming, blogueuse invitée, vice-présidente d'IDC, Intégration et automatisation des processus.
