Qu'est-ce que l'automatisation Excel ?

Depuis 1982, Microsoft Excel soutient les entreprises grâce à son impressionnante capacité à calculer des données sur n'importe quel nombre de feuilles de calcul (alias classeurs) et d'onglets (alias feuilles de travail). La barre d'outils vous permet de tracer des graphiques et de créer des tableaux croisés dynamiques, ainsi que de rechercher et de compiler des données provenant d'un grand nombre de sources. Plus important encore, à l'aide du langage de programmation VBA, de Visual Basic Editor et de l'enregistreur de macro, vous pouvez exécuter des tâches répétitives simples ou complexes en cliquant sur un bouton.

Auparavant, les feuilles de calcul étaient le principal moyen de gérer de nombreux processus métier, allant des finances aux horaires des employés. Même à notre époque marquée par l'intelligence artificielle, le Big Data et le cloud computing, de nombreuses organisations s'appuient encore sur des applications Microsoft Office, utilisent Excel et disposent de nombreuses données dans des feuilles de calcul.

Toutefois, ces possibilités apparemment infinies s'accompagnent d'une courbe d'apprentissage accélérée en matière de VBA. Les utilisateurs peuvent passer des heures à étudier des exemples d'automatisation et des modèles Excel sophistiqués qui ont été préprogrammés pour traiter des ensembles de données spécifiques. Les tutoriels et les webinaires regorgent d'informations dans le but d'enseigner un seul objectif ou de répondre à des questions telles que « Où se trouve l'onglet Développeur ? » ou « Comment changer le nom de ma macro ? ».

Toutes ces heures de travail perdues et ces interruptions de flux de travail pourraient être évitées grâce à l'automatisation Excel. Celle-ci permet aux utilisateurs d'automatiser des processus reproductibles, notamment de créer et d'enregistrer des macros, puis de les utiliser et de créer des rapports, le tout sans avoir à apprendre le code VBA. Elle permet également de moderniser ce cadre pour alimenter des outils de Business Intelligence et de science des données afin que les organisations puissent optimiser leurs données Excel.

Que peut faire l'automatisation Excel pour moi ?

L'automatisation Excel offre de nombreuses possibilités permettant aux utilisateurs de travailler plus facilement avec un classeur Excel. Elle simplifie les tâches complexes et permet aux entreprises de répéter des processus de manière rapide et précise, économisant ainsi du temps, de l'argent et des efforts. C'est aussi la clé pour mettre à jour les anciens processus métier (et systèmes) de manière à ce qu'ils s'intègrent parfaitement aux processus modernes d'analyse détaillée, de science des données et de Business Intelligence.

À cet égard, les données structurées traditionnelles entrent dans un monde nouveau. Il est désormais possible de joindre des données semi-structurées et non structurées, tous les nouveaux outils d'automatisation rendant ces informations profitables à l'entreprise. Les avantages spécifiques comprennent :

Expérience conviviale

La fonctionnalité d'automatisation Excel s'occupe des tâches laborieuses et permet de mettre à jour des valeurs, mais aussi de mettre en forme les cellules et d'exécuter des macros. Les utilisateurs ne s'encombrent pas de ces détails et peuvent au contraire se concentrer sur l'importance des informations contenues dans les feuilles de calcul, garantissant ainsi une expérience utilisateur efficace et agréable.

Prise de décision éclairée

L'automatisation des tâches Excel permet aux utilisateurs de transférer les informations souhaitées des feuilles de calcul vers des tableaux de bord, des diagrammes ainsi que des graphiques colorés. Ces derniers illustrent visuellement la signification des données permettant ainsi de prendre des décisions éclairées. Un processus similaire est utile pour extraire les informations d'Excel dans les outils d'analyse.

Intégration des entreprises

L'automatisation des processus Excel est essentielle pour intégrer les feuilles de calcul et leurs données dans n'importe quel système d'entreprise. Grâce à l'automatisation, les feuilles de calcul ne sont plus qu'une source parmi d'autres à intégrer dans les sources plus modernes des entreprises.

Partage des données

Les utilisateurs peuvent partager des données en toute sécurité dans des fichiers XLS, XLSX, XLSM (fichiers Excel qui prennent en charge spécifiquement les macros VBA) et CSV. L'automatisation Excel permet de chiffrer les données, de les compresser et de les transférer à d'autres personnes, quel que soit leur emplacement physique. Chacune de ces étapes est facilement automatisable afin de garantir des collaborations sûres.

Meilleure gestion des risques

Lorsqu'ils transfèrent des données entre des feuilles de calcul et d'autres ressources, les utilisateurs commettent souvent de petites erreurs. Ces petites erreurs peuvent s'amplifier et aboutir à des erreurs plus importantes ayant un impact négatif sur l'entreprise. L'automatisation élimine les risques générés par les transferts de données.

Mise en œuvre à faible impact

L'automatisation des processus par la robotique (RPA) a été conçue de façon à ce que sa mise en œuvre perturbe le moins possible les processus de l'entreprise. Les équipes peuvent ainsi continuer à travailler avec une technologie familière pendant l'intégration ou la mise à niveau de la plateforme RPA.

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Qui utilise l'automatisation Excel ?

L'automatisation Excel est largement déployée dans un grand nombre de secteurs et de cas d'utilisation différents. D'un point de vue intersectoriel, elle est fréquemment utilisée par les services comptables pour assurer le suivi des informations financières. Les services des ressources humaines conservent encore des données dans des feuilles de calcul et ont adopté naturellement l'automatisation Excel. Il existe même des entreprises qui automatisent la gestion des réseaux de la chaîne d'approvisionnement.

Parmi les secteurs qui utilisent un certain niveau d'automatisation Excel, on peut citer les organisations gouvernementales qui stockent une multitude d'informations dans des feuilles de calcul. La production industrielle est un autre secteur vertical dans lequel l'automatisation est particulièrement utile pour gérer des éléments tels que les achats et les relations avec les partenaires. Voici quelques exemples détaillés de l'automatisation Excel :

Soins de santé

Les prestataires de soins de santé disposent d'énormes quantités de données sur les patients qui se trouvent généralement dans des feuilles de calcul. Souvent, ces informations sont croisées avec des données sur les prestataires et les médicaments. L'automatisation Excel permet de rationaliser les processus de gestion de ces informations pour des éléments comme les rendez-vous, les suivis et les traitements.

Secteur public

Les organisations gouvernementales disposent d'un grand nombre de données dans des fichiers Excel concernant les individus, les organisations, les organismes municipaux et étatiques, et leurs employés. L'automatisation permet à ces entités d'accélérer l'extraction et la migration des données, ainsi que d'importer et d'ajouter des données pour les nouveaux propriétaires, par exemple.

Production industrielle

Il n'est pas rare que la production industrielle gère des données relatives aux réseaux de la chaîne d'approvisionnement et aux achats dans des feuilles de calcul. Grâce à l'automatisation d'Excel, la production industrielle peut remplir automatiquement les données relatives aux partenaires et aux fournitures, y compris les développements à faible latence, mais aussi récupérer les données pour les analyser.

Services financiers

Les banques et services financiers gèrent plusieurs types de données dans des feuilles de calcul, qu'il s'agisse d'informations sur les clients ou de données sur les hypothèques, les lignes de crédit et d'autres services. L'automatisation permet à ces organisations de charger rapidement ces informations dans des systèmes en aval afin de les analyser et de décider, par exemple, d'accorder ou non un prêt à un client.

Ventes et marketing

Les services de marketing et de vente ont souvent du mal à gérer les données clients, notamment dans le parcours moderne des clients actuels, où les points de contact sont multiples et les délais de conversion plus longs. Il est essentiel de fusionner avec précision les données clients à travers les plateformes, les points de contact et les canaux d'analyse. Souvent, ces données clients commencent par la feuille Excel qui est toujours prête. L'automatisation permet d'éliminer la frustration et les erreurs liées à l'agrégation et à la fusion des données clients afin d'offrir une expérience client plus positive.

Opérations de processus métier

De nombreux services BPO incluent la gestion des stocks, mais cette gestion doit souvent se faire sur plusieurs systèmes. Rassembler tout cela dans un seul système peut s'avérer difficile. Grâce à la prédominance d'Excel dans le secteur des affaires, de nombreuses entreprises se tournent vers les feuilles de calcul. L'automatisation Excel facilite l'inventaire en automatisant notamment le rapprochement des stocks.

Questions fréquemment posées concernant l'automatisation d'Excel

Quels types de tâches Excel peuvent être automatisés ?

Certaines tâches d'Excel peuvent déjà être automatisées au sein même du programme grâce à des formules, comme la création de rapports dynamiques basés sur des données. Toutefois, l'automatisation Excel à l'aide de la RPA reprend les capacités inhérentes d'Excel et les amplifie. L'automatisation Excel permet notamment de supprimer le travail manuel :

de migration et d'extraction de données ;
d'intégration des bases de données ;
d'intégration des applications ;
d'exécution des rapports d'analyse ;
de nettoyage et d'analyse des données.

Les macros Excel sont-elles identiques à la RPA ?

Non. Bien que l'automatisation des processus par la robotique et les macros présentent certaines similitudes, il existe des différences significatives.

L'une des plus importantes concerne les limitations. Les macros se limitent à la suite Microsoft Office, par conséquent l'extension de votre travail Excel en dehors d'Office peut s'avérer un véritable casse-tête. En revanche, la RPA offre un éventail de tâches plus large grâce à sa capacité à s'intégrer à d'autres applications.

La seconde différence concerne la facilité d'utilisation. La RPA est facile à utiliser et dispose d'une interface glisser/déposer. Aucune connaissance en matière de codage n'est requise. Les macros, en revanche, nécessitent une connaissance approfondie du VBA, c'est-à-dire du code nécessaire pour les écrire.

Si je connais le VBA, la RPA peut-elle quand même m'aider ?

Cela dépend de vos besoins. Si vous n'avez jamais souhaité étendre votre travail en dehors d'Excel ou d'Office, peut-être que non. Si vous disposez d'extraits de code VBA, la RPA et l'automatisation d'Excel ne sont peut-être pas faites pour vous. En revanche, si vous souhaitez réduire le travail manuel que représentent l'écriture de tous ces codes de macro et la compilation des données, ou si vous voulez étendre vos capacités Excel à d'autres domaines et applications, la RPA est la solution idéale.

Dois-je avoir Excel pour utiliser l'automatisation Excel de la RPA ?

Cette question peut paraître bête, mais détrompez-vous. Les plateformes RPA comme Automation 360 vous permettent de gérer des feuilles et des classeurs Excel sans avoir à installer le programme. Il s'agit tout simplement d'un autre moyen d'utiliser la RPA pour rendre vos processus métier plus fluides.

Quel est le principal avantage de l'automatisation Excel ?

La réponse est simple : des données propres. Lorsque l'on utilise des feuilles de données du type Excel dans plusieurs domaines d'une entreprise, le maintien de l'intégrité des données est l'un des points les plus importants et l'un des plus difficiles à maîtriser. L'automatisation des flux de travail Excel permet de fournir des données propres, garantissant ainsi la précision de la fusion, de la comparaison ainsi que du regroupement des données et d'autres activités de gestion des données.

L'automatisation Excel est-elle réservée aux grandes entreprises ?

Non, l'automatisation RPA est accessible aux entreprises de toute taille, et est totalement évolutive. Ainsi, votre solution d'automatisation Excel évolue en fonction des besoins de votre entreprise.

Comment débuter avec l'automatisation Excel ?

La meilleure façon de commencer à exploiter l'automatisation Excel est d'implémenter une solution d'automatisation des processus par la robotique (RPA). Les logiciels RPA utilisent des agents logiciels appelés « robots » pour effectuer les différentes actions nécessaires à l'automatisation des activités Excel. Les solutions RPA fonctionnent bien avec Excel. Elles sont non seulement spécialisées dans l'automatisation des processus routiniers et reproductibles, mais constituent également d'excellents outils pour traiter les données structurées contenues dans les feuilles de calcul.

Une fois que vous aurez adopté une plateforme RPA, il sera très facile d'arrêter l'enregistrement et de démarrer l'automatisation des activités Excel. Il vous suffit d'utiliser des méthodes de type pointer-cliquer et glisser-déposer pour montrer aux robots les différentes étapes d'un processus donné.

Les meilleures solutions RPA utilisent la vision par ordinateur et l'intelligence artificielle pour contrôler toutes ces étapes jusqu'au moindre clic de souris. Lorsque vous aurez terminé, le système saura quoi faire pour déployer des robots en vue d'automatiser les tâches Excel. Cela inclut des tâches telles que le transfert d'informations depuis d'autres systèmes vers Excel, ou vice versa.

Par exemple, la RPA est idéale pour collecter des informations sur différents sites Web afin de remplir des feuilles de calcul. Lorsqu'elle est utilisée pour automatiser des tâches relativement banales comme la mise à jour de valeurs ou le formatage de cellules pour des tâches spécifiques, elle permet aux entreprises de gagner du temps et de l'argent. Elle accomplit ces tâches plus efficacement (et plus rapidement) qu'un être humain. De plus, les robots ne sont jamais fatigués et ne font pas d'erreurs comme le ferait une personne travaillant tard ou distraite.

L'une des dernières étapes consiste à déployer les robots pour implémenter d'autres formes d'automatisation Excel. Par exemple, si vous automatisez déjà certaines parties d'Excel à l'aide de macros, les robots peuvent prendre le relais pour effectuer cette tâche à l'échelle de l'entreprise. La précision obtenue est idéale pour lancer des processus en aval, comme l'intégration d'informations dans des feuilles de calcul pour la formation de modèles d'apprentissage machine, l'analyse de la productivité des membres d'une équipe de vente ou tout autre cas d'utilisation. Grâce à la RPA, l'automatisation Excel s'adapte à l'entreprise, mais est aussi fiable et sécurisée.

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