Cómo Vale encontró oro gracias a la automatización impulsada por IA

Hoy en día, Automation Anywhere ofrece una gran cantidad de innovaciones de automatización impulsadas por IA para ayudar a las organizaciones a automatizar más procesos, pasando del descubrimiento a la automatización en tiempo récord. Pero, toda automatización exitosa comienza por entender primero las matices del proceso que se va a automatizar, para poder encontrar el camino más rápido hacia la optimización del proceso y el retorno de inversión (ROI) empresarial.

Vale, una empresa minera global con sede en Brasil, utilizó Process Discovery de Automation Anywhere para comprender mejor los procesos de adquisición, identificar candidatos ideales para la automatización y automatizar más de 3000 procesos, para así ahorrar más de 121 000 horas al año. Y planea usar la automatización para ayudar a los trabajadores a aprovechar su tiempo y centrarse en tareas más gratificantes. Siga leyendo para aprender cómo.

Cómo duplicar el volumen sin aumentar la cantidad de trabajo

Vale extrae mineral de hierro, pellets, níquel y otros recursos; realiza operaciones para obtener cobre, oro, plata y otros materiales, y tiene operaciones en logística, energía y producción de acero. También compra mineral de hierro para que otras empresas mineras puedan aprovechar las amplias redes logísticas globales de Vale, que incluyen instalaciones y oficinas en Canadá, Indonesia, Malasia, China, el Reino Unido y otros países.

Vale es una organización verdaderamente masiva, con más de 120 000 empleados y decenas de miles de trabajadores externos que participan en las operaciones. De esos, 80 000 trabajadores utilizan computadoras para procesos que podrían ser automatizados. Incluso la búsqueda de pequeñas oportunidades de automatización ahorraría miles de horas y millones de dólares a la empresa.

Si a esto le sumamos su tamaño y los requisitos regulatorios notoriamente burocráticos de Brasil, Vale, que comenzó su proceso de automatización en 2018, no tuvo que rebuscar demasiado para ver el impacto de la automatización.

“Hay varios productores en Brasil que nos venden para exportar sus productos al mundo”, explicó Alexandre Pigatti, jefe de Inteligencia Artificial y Democratización de Datos de Vale, en Imagine Austin 2024. “En Brasil, hay mucha documentación involucrada en estas transacciones. Tenemos planes de duplicar el número de esas transacciones, pero no hay espacio para duplicar la cantidad de personas necesarias para hacerlo. Ese fue nuestro desafío”.

Entender cómo se hacen realmente las cosas

Al principio, Vale utilizó los métodos tradicionales basados en entrevistas de Process Discovery para definir y analizar sus procesos existentes. Fue un proceso lento y laborioso que requirió mucho trabajo de revisión y entrevistas de seguimiento.

“Fue difícil programar reuniones porque todos tienen su propio trabajo que hacer y están pendientes de las fechas de entrega”, recordó Pigatti. “También son seres humanos y se olvidan de las cosas, por lo que acabábamos encontrando lagunas cuando intentábamos aplicar los procesos. Eso era un problema, porque debíamos volver a entrevistarlos. Esta fase solía durar unos tres meses”.

Vale vio una oportunidad para modernizar este precursor crítico de la automatización con Process Discovery de Automation Anywhere impulsado por IA. Funciona instalando un agente de software ligero en el escritorio de un usuario para registrar todos los puntos de contacto del proceso. Process Discovery identifica, estructura y mapea los datos del proceso para crear planos de proceso y documentos de definición de proceso (PDD). Los equipos de automatización pueden entonces analizar los procesos para encontrar oportunidades de optimización, decidir los próximos pasos e informar los esfuerzos de cumplimiento.

Para este proceso de documentación regulatoria, Vale instaló agentes de Process Discovery en las computadoras de solo siete trabajadores y los dejó funcionar durante diez días. En ese tiempo, capturó 370 000 eventos.

“Con Process Discovery, tomó solo 10 días, lo que fue mucho mejor para nosotros”, agregó Pigatti. “Process Discovery es mejor porque no se olvida de ningún paso”.

¡De tres meses a diez días, Automation Anywhere ayudó a Vale a reducir sus ciclos de descubrimiento de procesos en un 89%! Pero ese fue solo el primero de muchos ahorros.

Optimización y automatización de todo el proceso, incluso en los pasos que se salen de la norma

Process Discovery también arrojó conocimientos valiosos sobre procesos que Vale podría haber pasado por alto. Primero, encontró poca variación en el proceso entre los usuarios, lo que indicaba que el proceso era muy estable, estaba muy desarrollado y era ideal para la automatización. También encontró oportunidades de optimización en un paso que requería que los vendedores completaran un formulario de control de calidad. Vale esperaba respuestas estandarizadas, pero cada vendedor rellenaba el formulario de una manera diferente, lo que indicaba una oportunidad de entrenamiento adicional o de mejora del formulario.

A nivel de interacción con el sistema, Vale esperaba que los trabajadores completaran la mayor parte del proceso en su sistema SAP. Los análisis de Process Discovery mostraron que los trabajadores usaban Microsoft Excel, File Explorer y Outlook más que SAP, lo que evidenció más oportunidades de optimización.

“Los trabajadores usaron Excel el 42% del tiempo, por lo que nos cuestionamos si debíamos capacitar mejor a los trabajadores en el uso de SAP o incorporar el uso de Excel en el proceso”, dijo Pigatti. “Fue un hallazgo interesante porque, si solo hubiéramos hecho minería de procesos, solo funcionaría en registros de SAP y otros sistemas heredados. No tendríamos registros de Excel ni de Microsoft. Process Discovery capturó todo”.

Nuevas formas de transformar el trabajo con automatización

Con estos resultados de Process Discovery, Vale identificó seis categorías de procesos, desde la creación de pedidos y la gestión de facturas hasta la elaboración de informes sobre la calidad de los productos y su cumplimiento.

“La automatización no busca reducir el personal; se trata de ahorrar tiempo para que las personas puedan realizar un trabajo más analítico y estratégico”, explicó Pigatti.

“Pudimos ahorrar 2500 horas anuales, lo que equivale a $5 millones en costos evitados sin aumentar el número de empleados de tiempo completo (FTE), lo que cambió por completo la forma de trabajar de todo el departamento”.

Actualmente, Vale se encuentra a mitad de camino en la automatización de su proceso de adquisición de materiales, pero ya ha automatizado más de 3000 tareas que le permiten ahorrar 121 000 horas anuales en más de 30 áreas. Y hay más por venir. Con 810 citizen developers capacitados, Pigatti está buscando ahorrar más costos y tiempo, así como oportunidades para automatizar más procesos en toda la organización. Un componente importante de esos esfuerzos será Automation Co-Pilot de Automation Anywhere, el primer asistente potenciado por IA generativa diseñado para la automatización.

“Estamos buscando aplicar Co-Pilot en varios sistemas heredados”, dijo Pigatti. “Queremos usar la IA generativa. Y también tenemos servicios de generación aumentada por recuperación (RAG) listos para ser puestos en marcha”.

Pigatti mencionó ejemplos en los que Vale tiene previsto usar automatizaciones impulsadas por IA y bots de chat para realizar tareas con mayor rapidez y precisión.

“Imagine pedirle a un bot de charla que programe mis vacaciones. El bot de charla podría ir al sistema de RR. HH. y programar mis vacaciones (porque siempre olvido cómo entrar a esa parte del sistema). Me avisaría cuando el proceso haya finalizado. O, si quisiera saber la producción de una mina de mineral de hierro específica, podría preguntarle al bot de charla, y este podría consultar nuestros sistemas de fabricación, generar los informes, extraer la información y responderme”.

“Este tipo de automatizaciones son las que cambiarán la forma en que nuestra gente interactúa con nuestros sistemas”, concluyó Pigatti. “Cambiará por completo la forma en que trabajamos”.

Para obtener más información sobre el proceso de automatización impulsado por IA de Vale, mire la sesión Imagine 2024, “Vale demuestra el poder de Process Discovery para una mayor eficiencia y precisión”.