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En una época en que las empresas están buscando formas de eliminar las ineficiencias de sus operaciones para aumentar los márgenes de ganancia, el procesamiento de pedidos de ventas sobresale como un candidato principal para la automatización.
La automatización del proceso de pedidos de ventas reduce los costos, acelera los tiempos de los ciclos, mejora la experiencia del cliente y libera al personal para que realicen tareas de valor añadido. Eso es según una encuesta de APQC que contestaron 167 profesionales de pedidos de ventas de empresas con grandes volúmenes de pedidos o estrategias de inventario "justo a tiempo". De hecho, la automatización les ahorra a las empresas entre USD 5 y USD 15 por pedido de ventas y reduce los tiempos de ciclo de los pedidos de ventas en más de un 46 por ciento, según la investigación de APQC.
En algunas industrias, la automatización de pedidos de ventas es un factor importante para estar al día con la competencia en cuanto a la satisfacción del cliente. Sin embargo, muchas empresas todavía procesan manualmente los pedidos de ventas que llegan en papel o por correo electrónico o fax. El procesamiento manual tiene un gran impacto en la eficiencia y eficacia del procesamiento de pedidos en la mayoría de las empresas, por no hablar de los errores y retrasos en la entrega que surgen inevitablemente por realizarlo manualmente.
Con una presión constante para reducir costos y con el 34 por ciento de las empresas que APQC encuestó trasladando a más miembros de su personal a puestos orientados al cliente, ahora es el momento de automatizar el procesamiento de pedidos.
Replantéese su enfoque de la automatización
Las empresas exponen varias razones para resistirse a la automatización de su proceso de pedidos de ventas, incluido ningún presupuesto de capital, recursos departamentales tensos, miedo al cambio, prioridades de la competencia, falta de recursos de IT y ningún alto directivo. Sin embargo, una de las mayores barreras para la automatización de pedidos de ventas es el enfoque anticuado que la mayoría de las empresas tienen para automatizar sus procesos.
La mayoría de las empresas han adoptado un enfoque descendente para la automatización, donde IT tiene la tarea de instalar y permitir que los sistemas independientes automaticen una función como el procesamiento de pedidos. Sin embargo, el ritmo de innovación se está moviendo muy rápido, lo que resulta en un gran atraso en IT. Además, con regularidad las empresas están implementando nuevos sistemas, sin retirar los antiguos. Como resultado, los seres humanos realizan manualmente el 80 por ciento de los procesos empresariales, incluidos los que requieren la transferencia manual de datos entre sistemas heredados y aquellos que IT no ha tenido tiempo de automatizar en absoluto. Solo tenga en cuenta la cantidad de tiempo que el personal pierde reintroduciendo, cortando y pegando información de pedidos en varios sistemas.
Para empeorar las cosas, los sistemas tradicionales de ingreso de pedidos solo manejan datos estructurados, el tipo de datos que provienen de hojas de cálculo, bases de datos o formularios estandarizados electrónicos o en papel. Sin embargo, las empresas se ahogan en un caos de datos no estructurados, como mensajes de texto, correos electrónicos, mensajes escritos a mano y documentos semiestructurados que contienen un conjunto conocido de datos, pero con diferentes diseños que dificultan la extracción de los datos. Muchos ignoran estos datos debido a la complejidad en el procesamiento o en el análisis. De hecho, estos datos se conocen como "datos ocultos" porque las empresas simplemente no saben lo que contienen.
La automatización robótica de procesos (RPA) con automatización cognitiva ofrece un mejor enfoque de automatización. La RPA automatiza las tareas simples y repetitivas que pueden replicarse fácilmente indicándole a un bot de software que copie pulsaciones de teclas o que siga un conjunto definido de reglas. Los bots interactúan con los sistemas de IT y con las aplicaciones, igual que los seres humanos. Esta tecnología es en gran parte inmediata y no requiere cambios en los sistemas de IT, en las aplicaciones heredadas ni en las máquinas existentes. Esto hace que la RPA sea ideal para el procesamiento de pedidos de ventas, donde la integración sin contratiempos con sistemas de registro, como una solicitud de ERP, un sistema de inventario o una plataforma CRM, es fundamental para eliminar las ineficiencias del proceso y las brechas de información.
La RPA automatiza los procesos de pedidos de ventas tales como:
- Recuperación de pedidos de ventas
- Extracción de datos de pedidos de ventas
- Validación de la información de pedidos de ventas
- Enrutamiento electrónico de pedidos de ventas para el manejo del enfoque y de las excepciones
- Carga de información de pedidos de ventas en sistemas posteriores
El aprovechamiento de la Inteligencia Artificial (AI) para la automatización cognitiva mejora la RPA con la capacidad de procesar y analizar documentos no estructurados y semiestructurados, como los pedidos de ventas. Las soluciones RPA con capacidades de AI tienen una experiencia de dominio integrada para encontrar datos únicos y específicos de procesos que se requieren para procesos especializados. Una combinación de visión artificial, tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y lógica parcial extrae y enriquece automáticamente los datos, mientras que el aprendizaje automático (ML) ayuda a mejorar la precisión de los datos capturados. La automatización cognitiva ayuda a garantizar que un sistema inteligente extraiga todos los datos no estructurados.
Es importante destacar que la automatización impulsada por la AI ofrece resultados más rápido que los sistemas anticuados. La tecnología está pre-entrenada para automatizar los procesos empresariales. Esto elimina la necesidad de que los científicos de IT o de datos diseñen modelos complejos. Los usuarios empresariales pueden diseñar sus propios modelos de procesamiento y comenzar a realizar operaciones en tan solo unas semanas, sin necesidad de tener conocimientos de programación. La facilidad de uso para el consumidor y la escalabilidad empresarial ayudan a garantizar una adopción sólida de los usuarios y un rápido retorno de la inversión mientras se cumple con los requisitos empresariales actuales y futuros.
Una clave para el éxito empresarial
El caso de negocio para automatizar el proceso de pedidos de ventas está probado y es convincente. Casi el 90 por ciento de las organizaciones que APQC encuestó dice que el aumento de la automatización e integración de procesos fue muy o extremadamente efectivo para impulsar el éxito de la entidad empresarial. Gracias a la RPA con automatización cognitiva, automatizar el proceso de pedidos de ventas se convirtió en una tarea sencilla para las empresas.
La RPA con automatización cognitiva supera las barreras que surgen por los enfoques tradicionales de automatización, permitiéndoles a las empresas finalmente eliminar los procesos de entrada de pedidos en papel y reducir los costos, acelerar los tiempos de ciclo, utilizar mejor al personal, y ofrecer una experiencia superior del cliente.
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